Remote arbeiten: Bedeutung und Vorteile für Arbeitgeber

Mitarbeiter, die schlecht erreichbar sind, keine Bindung zum Unternehmen haben und den Urlaubsplan 2025 höher priorisieren als ihre Aufgaben: Die negativen Vorurteile gegenüber Beschäftigten, die remote arbeiten, halten sich hartnäckig. Doch übersehen Führungskräfte an dieser Stelle mögliche Potenziale für Employer Branding, Fachkräftegewinnung und Mitarbeiter-Performance?

Wir haben die wichtigsten Informationen und Tipps zur Remote Arbeit für HR Manager zusammengefasst.

Inhalt
• 1Remote arbeiten – Bedeutung und Definition
• 2Sind Remote Jobs ortsunabhängig?
• 3Remote vs. Homeoffice – was sind die Unterschiede?
• 4Welche Berufe eignen sich für Remote Work?
• 5Exkurs: Warum Remote Work für junge Arbeitnehmer attraktiv ist
• 6Remote arbeiten im Ausland
• 7Dürfen Arbeitgeber eine Remote Tätigkeit verbieten?
• 8Remote arbeiten – Vorteile und Nachteile
• 95 HR-Tipps: Remote Work optimal gestalten
• 10Fazit

Remote arbeiten – Bedeutung und Definition

Remote Work lässt sich auf deutsch mit dem Begriff der Fernarbeit übersetzen. Konkret bedeutet dies, dass Beschäftigte sich während der Arbeitszeit nicht in den Räumlichkeiten ihres Arbeitgebers, sondern an einem anderen, selbstgewählten Ort aufhalten. Ihr Arbeitstag gestaltet sich entsprechend komplett ortsunabhängig. Daher besitzen Remote Worker in der Regel auch keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen.

Als Bestandteil des New Work Konzepts handelt es sich um eine relativ neue Arbeitsform. Im Gegensatz zu hybriden Homeoffice Modellen werden reine Remote Tätigkeiten jedoch weitaus seltener praktiziert.

Sind Remote Jobs ortsunabhängig?

Ja, Remote Jobs sind ihrer Definition nach ortsunabhängig und zielen auf eine flexible Beschäftigungsform ohne festen Arbeitsplatz ab. Die Tätigkeit darf also nicht nur aus dem eigenen Zuhause, sondern beispielsweise auch aus einem nahegelegenen Café, einem Coworking-Space oder dem Ausland erledigt werden. Dies ermöglicht einen mobilen Lebensstil, wie er für digitale Nomaden bereits obligatorisch ist.

Die genauen Rahmenbedingungen – beispielsweise, welche Orte kategorisch als Arbeitsplätze auszuschließen sind – sollte das Personalmanagement bereits vorab rechtssicher festlegen und schriftlich fixieren.

Remote vs. Homeoffice – was sind die Unterschiede?

Für HR-Verantwortliche ist die genaue Kenntnis der Unterschiede zwischen Remote und Homeoffice essentiell. Falsch kommunizierte Vorgaben können zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen bei Beschäftigten führen. Daher gilt zu beachten:

• Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten ausschließlich von Zuhause aus
• Beschäftigte, die remote arbeiten, können ihren Arbeitsort frei wählen

Eine zuverlässige Zeiterfassung im Homeoffice ist genauso wichtig wie für Remote Tätigkeiten. Nur so lassen sich Zeiterfassungspflicht und Arbeitszeitgesetz zuverlässig einhalten und ein fairer Überblick über geleistete Arbeitszeiten gewinnen.

Welche Berufe eignen sich für Remote Work?

Potenziell profitieren von Remote Arbeit alle Berufsgruppen, die ihre Tätigkeit digital und überwiegend selbständig ausüben. Dabei ist irrelevant, ob ein Arbeitsmodell in Vollzeit, Teilzeit oder im Minijob besteht.

Ein regelmäßiger digitaler Austausch sollte in jedem Fall obligatorisch sein – insbesondere, wenn Arbeitnehmer komplett remote arbeiten. Dies dient nicht nur der Fortschrittsprüfung, sondern vor allem der Mitarbeiterbindung.

Ortsunabhängige Arbeitnehmer sind häufig in den folgenden Berufszweigen tätig:

• Entwicklung und Programmierung, z.B. Webentwickler, Developer
• Online Marketing, z.B. SEA, SEO
• Design, z.B. Grafikdesigner, UX/UI Designer
• Redaktion, z.B. Journalist, Übersetzer, Ghostwriter
• Projektmanagement, z.B. Projektleiter
• Verwaltung, z.B. Buchhalter

Auch ein digitaler Bereitschaftsdienst lässt dich remote ausüben. Zudem werden Freelancer in vielen Fällen remote eingesetzt.

Dennoch ist es längst nicht in allen Berufen möglich, komplett remote zu arbeiten. Alle Jobs, die genuin auf zwischenmenschlichem Kontakt basieren – insbesondere medizinische oder pflegerische Berufe – eignen sich grundsätzlich nicht für Remote Work. Auch handwerkliche und körperliche Tätigkeiten, vom Müllwerker bis zum Dachdecker, sind weder im Homeoffice noch Remote möglich.

Exkurs: Warum Remote Work für junge Arbeitnehmer attraktiv ist

Bei vielen Führungskräften herrscht noch immer Unverständnis für die Forderung nach flexiblen Arbeitsmodellen, die meist jüngere Arbeitnehmer stellen. Remote Work, Workation, Sabbatical – häufig klingen derartige Modelle eher nach Urlaub als nach Leistungserbringung.

Hinter diesem neuen Verständnis von Arbeit steht jedoch nicht zwangsläufig fehlende Leistungsbereitschaft, sondern vielmehr ein ganzheitlicher und bewusster Blick auf den eigenen Lebensstil. Doch wieso bringt die junge Generation diese Perspektive mit?

Ein übergeordneter Erklärungsansatz liegt in der neuen Ausgangslage und Erwartungshaltung, mit der junge Beschäftigte in den Arbeitsmarkt eintreten. Zukunftsprognosen wie die Erschöpfung materieller Ressourcen und eine umfassende Kenntnis über globale Konflikte stellen das Prinzip des ewigen Wachstums, der immer härteren Arbeit für eine immer bessere Zukunft infrage. Gleichzeitig gewinnen Themen wie mentale Gesundheit und Work Life Blending an Bedeutung. So entwickelt sich der übergeordnete Wunsch, Leistung in einem zufriedenstellenden Job zu erbringen, ohne die ganzheitliche Lebensqualität zu vernachlässigen.

Auch, wenn viele Berufseinsteiger diese gesellschaftliche Perspektive gar nicht bewusst wahrnehmen oder kommunizieren, so nimmt sie unterbewusst doch einen großen Einfluss auf ihre Einstellung zur Arbeit und die konkrete Gestaltung ihrer Karriere. Führungskräfte, die dieses Bedürfnis verstehen, profitieren von einer zufriedenen und gesunden Belegschaft, die langfristig in der Lage ist, leistungsorientiert zu arbeiten.

Remote arbeiten im Ausland

Die freie Wahl des Aufenthaltsortes macht die Attraktivität der Remote Arbeit aus und grenzt sie von klassischen Homeoffice-Modellen ab. Bei der konkreten Ausgestaltung von Arbeitsverhältnissen, die remote Arbeiten im Ausland ermöglichen, gilt es für HR jedoch wichtige Punkte zu beachten.

Schriftliche Zusatzvereinbarung zum Remote Arbeiten im Ausland

Um zulässige Arbeitsorte und eine Art Verhaltenskodex festzulegen, ist die Ausarbeitung einer schriftlichen Zusatzvereinbarung zum Remote Arbeiten im Ausland erforderlich. Bei Vorhandensein eines Betriebsrats sollte alternativ oder zusätzlich eine Betriebsvereinbarung erstellt werden.

Länderspezifisches Arbeitsrecht berücksichtigen

Ob für arbeitsrechtliche Parameter wie die maximale Arbeitszeit pro Tag oder gesetzliche Pausenzeiten das inländische Arbeitsgesetz oder die Regelungen im Reiseland gelten, ist von der Aufenthaltsdauer des Beschäftigten abhängig. Gerade bei wechselnden Aufenthalten zwischen In- und Ausland kommt es dabei schnell zu Unübersichtlichkeit. Um diese zu umgehen, kann in einer Zusatzvereinbarung grundsätzlich vereinbart werden, dass das ausländische Arbeitsgesetz anzuwenden ist. So wird ein Berufen des Mitarbeiters auf das strengere deutsche Arbeitszeitgesetz ausgeschlossen.

Steuern für Remote Arbeiten im Ausland

Für Beschäftigte, die remote arbeiten, können auch im Ausland Steuern fällig werden. Innerhalb Europas gilt jedoch seit 01.07.2023 ein Rahmenabkommen, das bis zu 50% der Arbeitszeit im Ausland ohne steuerliche Verpflichtungen ermöglicht. Jedoch sind nicht alle Länder daran beteiligt. Darüber hinaus besteht mit vielen Ländern ein sogenanntes Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), das 183 Tage pro Jahr (also 50% der Arbeitszeit) im Ausland lohnsteuerfrei zulässt. Dennoch gilt es für HR-Mitarbeiter, Einzelfälle für bestimmte Länder zu prüfen. Sind hierfür keine Kapazitäten vorhanden, empfiehlt es sich, die Remote Tätigkeit auf festgelegte Staaten und Zeiträume zu begrenzen.

Meldepflicht, Visum und Arbeitserlaubnis für Remote Work im Ausland

Fehler bei Visumsanträgen oder Meldepflichten durch Beschäftigte können sich negativ auf Unternehmen auswirken. Daher sollten HR-Verantwortliche korrekte Prozesse im Vorfeld begleiten und unterstützen. Pauschale Aussagen lassen sich hier nur eingeschränkt treffen, sodass eine Einzelfallprüfung erforderlich ist. Bei kürzeren Aufenthalten im EU-Ausland sind jedoch in der Regel weder eine Arbeitserlaubnis, noch eine Anmeldung oder ein Visum erforderlich.

Dürfen Arbeitgeber eine Remote Tätigkeit verbieten?

Ja, die rechtliche Voraussetzung für Remote Arbeit liegt in der Zustimmung und Kulanz des Arbeitgebers. Obgleich sich die Arbeitsbedingungen eines Beschäftigten grundsätzlich für eine Remote Tätigkeit eignen, besteht aktuell kein rechtlicher Anspruch darauf, außerhalb des Unternehmens arbeiten zu dürfen. Mitarbeiter können sich lediglich auf Klauseln im Arbeitsvertrag berufen, sofern diese vorhanden sind.

Dies gilt auch für Arbeitnehmer im Homeoffice. Arbeitet ein Beschäftigter beispielsweise an drei Tagen pro Woche von Zuhause aus, so ist er dazu angehalten, sich in seinem häuslichen Umfeld aufzuhalten. Die Arbeit in einem Café oder Park ist nur gestattet, sofern dies explizit mit dem Vorgesetzten abgestimmt wurde. Ausschlaggebende Gründe hierfür liegen nicht nur im Versicherungsschutz, sondern auch in der Datensicherheit.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice und mobile Arbeitsformen wird aktuell diskutiert. Konkrete Gesetzesentwürfe liegen jedoch noch nicht vor. Darüber hinaus ist fraglich, ob Remote Work Bestandteil eines neuen Gesetzes sein wird.

Remote arbeiten – Vorteile und Nachteile

Je nach Tätigkeit, Erwartungshaltung und Lebensphase stehen unterschiedliche Vorteile und Nachteile im Fokus der Remote Arbeit. Daher gilt es, eine Etablierung im Unternehmen fundiert abzuwägen.

Sofern Beschäftigte remote arbeiten wollen, entstehen die größten Vorteile häufig in hybriden Modellen. Findet ein Wechsel zwischen Präsenz- und Remote-Tagen statt, werden die Mitarbeiterbindung und die Leistungskontrolle erleichtert, ohne auf die Vorzüge der Flexibilität und Fokussierung verzichten zu müssen.

5 HR-Tipps: Remote Work optimal gestalten

Eine kontrollierte und transparente Einführung von Remote Work oder hybriden Arbeitsmodellen bildet die Grundvoraussetzung für ihren Erfolg. Insbesondere HR-Verantwortliche sollten sich einiger Punkte bewusst sein, um klassische Schwachstellen bereits im Vorfeld auszuschließen.

1. Klare Regelungen und ggf. feste Bürotage: Führungskräfte sollten ihre Erwartungen an Beschäftigte klar kommunizieren. Die reine Vorgabe, selbst über die Anwesenheit im Büro bestimmen zu können, führt häufig zu internen Unstimmigkeiten. Entscheiden sich Unternehmen für ein hybrides Modell, ist daher die Vorgabe mindestens eines festen Bürotages sinnvoll, um Orientierung zu schaffen und persönlichen Kontakt zwischen allen Beschäftigten sicherzustellen. Die schriftliche Fixierung aller Regelungen in einer Betriebs- oder Zusatzvereinbarung ist dabei obligatorisch.
2. Austausch und Kommunikation: Regelmäßige Meetings und verfügbare Ansprechpartner sind für Beschäftigte, die remote arbeiten, essentiell. Andernfalls entsteht schnell ein Gefühl der Abgeschnittenheit vom Unternehmen und fehlender Zugehörigkeit. Zudem sind regelmäßige Mitarbeiterevents in Präsenz bei vielen Beschäftigten ein willkommener Gegensatz zum digitalen Alltag.
3. Zeitmanagement coachen: Nicht jeder Arbeitnehmer beherrscht ein effizientes Arbeitszeitmanagement. Für eine Remote Tätigkeit ist dies jedoch unerlässlich. Um Mitarbeitern dennoch ein ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, sind regelmäßige Coachings zu Themen wie Arbeitsorganisation und Effizienz überaus hilfreich. Auch Mitarbeiter in klassischen Arbeitsmodellen können ihre Arbeitsweise durch derartige Angebote verbessern.
4. Vertrauen: Ein sicheres Vertrauensverhältnis zu Arbeitnehmern ist die Voraussetzung, um Remote Arbeit anbieten zu können. Ist dies nicht vorhanden, ist das Projekt meist zum Scheitern verurteilt. Führungskräfte sollten sich vorab bewusst machen, wie wichtig ihre Einstellung zu der mobilen Arbeitsform ist. Denn kaum etwas ist schlimmer für die Mitarbeiterbeziehung, als ein Rückschritt von der Remote Tätigkeit zurück ins Büro.
5. Digitale Zeiterfassung: Eine faire Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter, die remote arbeiten, lässt sich ausschließlich über leistungsstarke Zeiterfassungssysteme umsetzen. Diese vereinfachen Verwaltungsprozesse erheblich und digitalisieren vielfältige Prozesse – von der Urlaubsplanung bis zur Dienstplanung. So treiben sie die KMU Digitalisierung voran und heben die gesamte Zeitwirtschaft im Unternehmen auf ein neues Level.

Fazit

Obwohl Remote Work für viele Arbeitnehmer bereits zum Alltag gehört, ist sie noch immer eine außergewöhnliche Arbeitsform, die in ihrer reinen Ausführung viele Herausforderungen mit sich bringt. Um innerhalb der Remote Arbeit eine stabile Mitarbeiterbindung zu erreichen und Abwesenheiten zu kompensieren, bietet sich die Ausübung hybrider Modelle an, die die Vorteile von mobiler Arbeit mit persönlichem Austausch vereinen. Alternativ können Remote Tätigkeiten mit regelmäßigen Mitarbeiterevents und Veranstaltungen unterfüttert werden, um eine starke Identifikation der Belegschaft mit den Werten und Zielen des Unternehmens zu erreichen.

Darüber hinaus vereinfacht der Einsatz einer funktionsstarken, digitalen Zeiterfassung mit App oder per Weboberfläche die Remote Arbeit enorm und schafft Sicherheit in Bezug auf arbeitsrechtliche Themen und Gesetze.