Stundennachweis: Pflicht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Wann beginnt Arbeitszeit – und wann endet sie? Seit 2022 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, diesen Sachverhalt übersichtlich zu dokumentieren. Neben der analogen Aufzeichnung oder der Pflege von Excel-Listen empfiehlt sich für einen zuverlässigen Stundennachweis insbesondere die digitale Arbeitszeiterfassung.

Wir zeigen Ihnen, wie das Personalmanagement belastbare Stundennachweise sicherstellt und dabei zusätzlich die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

Inhalt
• 1Key Facts: Ist der Stundennachweis Pflicht?
• 2Stundennachweis – Definition
• 3Wer muss Stundennachweise führen?
• 4Dürfen Arbeitnehmer einen Stundennachweis vom Arbeitgeber verlangen?
• 5Welche Daten muss ein Stundennachweis enthalten?
• 6Tabelle für Stundennachweis mit Excel erstellen
• 7Vor- und Nachteile des Stundennachweises
• 85 HR Tipps zur Erstellung des Stundennachweises
• 9Fazit

Key Facts: Ist der Stundennachweis Pflicht?

• Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) eine Zeiterfassungspflicht für alle deutschen Unternehmen festgelegt – und damit das wegweisende “Stechuhr-Urteil” des Europäischen Gerichtshofs bestätigt (siehe BAG – 1 ABR 22/21 und EuGH – Az. C-55/18)
• Konkret müssen Unternehmen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren, um die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten sicherzustellen
• Die Form der Erfassung – analog oder digital – bleibt Arbeitgebern bisher freigestellt
• Entsprechend ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht – und damit auch der Stundennachweis

Stundennachweis – Definition

Ein Stundennachweis oder Stundenzettel listet die erbrachte Arbeitszeit von Beschäftigten systematisch und nachvollziehbar auf. Auf Grundlage dieser Dokumentation lässt sich die Einhaltung der maximalen Arbeitszeit pro Tag gemäß Arbeitszeitgesetz sicherstellen. Zudem erkennt HR mögliche Abweichungen von der Sollarbeitszeit frühzeitig – beispielsweise, um Überstunden auszahlen oder abbauen zu können.

Von der Beweis- und Kontrollfunktion, die der Stundennachweis erfüllt, profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. So lässt sich die Arbeitszeit grundsätzlich flexibler und dennoch übersichtlich gestalten.

Für Beschäftigte mit einem Arbeitsvertrag auf Stundenbasis sind Stundennachweise zwingend erforderlich, um eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen. Doch auch bei Mitarbeitern mit Festgehalt besteht für den Stundennachweis Pflicht.

Wer muss Stundennachweise führen?

Grundsätzlich obliegt die Verantwortung für die Erstellung von Stundennachweisen Arbeitgebern. In der Praxis können Unternehmen die Dokumentation jedoch an ihre Mitarbeiter delegieren, sofern sie eine lückenlose Erfassung sicherstellen.

Besondere Relevanz kommt dem Stundennachweis im Minijob zu, um die Geringfügigkeitsgrenze und das Mindestlohngesetz einzuhalten. Ein Nachweis über erbrachten Arbeitszeiten ist jedoch grundlegend in allen Branchen und Konstellationen erforderlich – vom Homeoffice bis zum Bereitschaftsdienst.

Dürfen Arbeitnehmer einen Stundennachweis vom Arbeitgeber verlangen?

Ja, grundsätzlich besteht eine Befugnis zur Einsichtnahme in den Stundennachweis für alle Arbeitnehmer. Idealerweise erfolgt die Stundendokumentation ohnehin transparent über Excel-Tabellen oder eine Software zur Zeiterfassung.

Beschäftigte dürfen die Erstellung des Stundennachweises jedoch nicht von ihrem Arbeitgeber verlangen, sofern er diese Aufgabe an sie delegiert hat. Eine Verweigerung dieser Anweisung kann ernste arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Diese reichen von einer Abmahnung bis zur verhaltensbedingten Kündigung.

Welche Daten muss ein Stundennachweis enthalten?

Für den Stundennachweis gelten als Pflichtdaten:

• Der Arbeitsbeginn
• Die Arbeitsdauer
• Das Arbeitsende
• Indirekt sind hieraus auch die gesetzlichen Pausenzeiten ersichtlich. Wie genau die Pausenzeitverteilung gestaltet wird, ist jedoch nicht zwingend zu dokumentieren.

Darüber hinaus ist die Auflistung einiger optionaler Daten empfehlenswert, um den Mehrwert des Dokuments zu erhöhen. Insbesondere Verwaltung und Buchhaltung profitieren von der Personalnummer des Beschäftigten sowie seinem vertraglich festgelegten Arbeitszeitmodell in Vollzeit oder Teilzeit.

Tabelle für Stundennachweis mit Excel erstellen

Die einfachste digitale Variante zur Stundendokumentation ist eine klassische Excel-Tabelle. Diese kann beispielsweise die folgenden Parameter enthalten:

Die Pflege manueller Dokumente erfordert jedoch einen relativ hohen Zeitaufwand und ist anfällig für Übertragungsfehler. Zudem benötigen Beschäftigte zur korrekten Ermittlung meist zusätzliche digitale Tools wie einen Arbeitszeitrechner.

Effektiver als ein Stundennachweis mit Excel ist daher die transparente Dokumentation der Arbeitszeiten über eine Software zur Zeiterfassung. Diese rechnet erbrachte Arbeitsstunden automatisch aus.

Vor- und Nachteile des Stundennachweises

Die Etablierung von Stundennachweisen macht sich durch verschiedene psychologische Effekte im Unternehmen bemerkbar. Insbesondere ihre Kontrollfunktion ist bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern unterschiedlich konnotiert. Eine transparente Kommunikation ist der entscheidende Faktor, um negative Auswirkungen von Stundennachweisen von vornherein auszuschließen.

5 HR Tipps zur Erstellung des Stundennachweises

Laut geltendem Arbeitsrecht lässt sich die Stundendokumentation entweder analog oder digital fixieren. Das größte Potenzial entfaltet sich jedoch bei Anwendung einer multifunktionalen Stundennachweis Software:

1. Für jeden Stundennachweis gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Ihre Einhaltung obliegt dem Arbeitgeber. Zeiterfassungssysteme mit Funktionen zur Massendatenlöschung ermöglichen eine systematische Eliminierung obsoleter Dokumente.
2. Gesetzlich stehen Unternehmen verschiedene Erfassungsvarianten offen. Digitale oder analoge Stundenzettel auf Papier erfordern jedoch zeitliche Kapazitäten und sind fehleranfällig. Eine akkurate Umsetzung gelingt daher ausschließlich mit einem elektronischen Arbeitszeitkonto.
3. Erfolgt der Stundennachweis über eine funktionsstarke Software, wird das digitale Stundenkonto um wertvolle Funktionen ergänzt. Vom Urlaubsantrag bis zur Krankmeldung. Dies schafft wertvolle Synergieeffekte – in der Personalabteilung und im gesamten Unternehmen.
4. Ist der Stundennachweis ausschlaggebend für die Höhe der Vergütung, wird eine Lohnanbindung obligatorisch. Diese ermöglicht eine direkte Übertragung der aufgezeichneten Arbeitszeiten in die Lohnbuchhaltung.
5. Getrackte Arbeitszeiten sind wertvolle Daten. Zur optimalen Auswertung sollte HR aussagekräftige Kennzahlen wie die Fehlzeitenquote berechnen und ein regelmäßiges Reporting erstellen, um die Unternehmensentwicklung konsequent im Blick zu behalten.

Fazit

Unternehmen, die heute noch keinen Stundennachweis erbringen, stehen in der Pflicht, umgehend nachzurüsten. Ein einfacher Stundennachweis mit Excel erscheint dabei zunächst als naheliegendste Lösung. Bei genauerer Betrachtung wird jedoch deutlich, dass flexible Zeiterfassungssysteme einen erheblich größeren Mehrwert bieten. So lassen sich beispielsweise Überstunden automatisch abrechnen und Abwesenheiten digital verwalten.

Ganz gleich, für welche Lösung Arbeitgeber sich entscheiden: Eine transparente Kommunikation mit Beschäftigten ist in jedem Fall obligatorisch, um ein Gefühl der Kontrolle zu vermeiden und die positiven Effekte der Arbeitszeiterfassung vollumfänglich zu nutzen. Ist dies der Fall, lässt sich die Arbeitsmotivation von Beschäftigten durch eine effiziente Zeiterfassung steigern.