Zeiterfassung im Homeoffice

Das Thema Zeiterfassung im Homeoffice ist aus dem modernen Arbeitstag nicht mehr wegzudenken. War das Arbeitsmodell zunächst nur einigen (digitalen) Berufszweigen vorbehalten, hat sich das Arbeiten im Homeoffice inzwischen in den meisten Unternehmen als fester Bestandteil des mobilen Arbeitstags etabliert. Damit das Arbeiten im Homeoffice jedoch genauso gelingt wie im Bürotag, setzen zahlreiche Unternehmen heute auf eine Zeiterfassungslösung.

Von der Erfassung geleisteter Arbeitsstunden außerhalb des Arbeitsortes bis zur optimalen Vereinbarkeit von Familie und Beruf – hier erfahren Sie alle Vorteile einer Zeiterfassung im Homeoffice in Echtzeit und wie Sie das ideale System zur Umsetzung finden.

Definition Homeoffice

Erledigen Beschäftigte ihre Arbeitsaufgaben nicht an ihrem eigentlichen Arbeitsort (beispielsweise dem Büro), sondern von Zuhause aus, spricht man umgangssprachlich von Homeoffice. Gemeint ist zunächst die Verlagerung der offiziellen Arbeitsstätte ins eigene häusliche Arbeitszimmer, in dem die Arbeitsaufgaben in der Regel vom Computer aus und mithilfe digitaler Infrastruktur erledigt werden.

Der Begriff Homeoffice ist heute ein geflügeltes Wort. Es wird oftmals mit den flexiblen Arbeitsformen „Telearbeit" und „Mobiles Arbeiten" synonym verwendet – die es jedoch voneinander zu unterschieden gilt:

1. Telearbeit: Die Telearbeit meint das dauerhafte Arbeiten von zu Hause bzw. am Arbeitsplatz im privaten Umfeld. Bei dieser Form hat der Beschäftigte keinen zusätzlichen Arbeitsplatz im Unternehmen. Gleichzeitig ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern den privaten Arbeitsplatz zu Hause einzurichten – dies bestimmt die Arbeitsstättenverordnung (ArbstättV) unter Paragraf 2 Absatz 7 ArbStättV.
2. Alternierende Telearbeit: Haben Beschäftigte einen weiteren Arbeitsplatz im Büro, ist die Sprache von alternierender Telearbeit. Montag im Büro, Dienstag zu Hause – dies ist die gängigste Form der Telearbeit. Der Begriff bedeutet im Prinzip, dass Beschäftigte eine gemischte Arbeitsform zwischen Arbeiten im Zuhause und Arbeitsplatz im Unternehmen leben.
3. Mobile Arbeit: Unter mobiler Arbeit versteht man zunächst, dass Beschäftigte ihre Arbeit mithilfe mobiler Endgeräte – wie dem Notebook, Tablet oder Smartphone – von unterwegs oder einem anderen externen Ort aus erledigen, der ihnen gefällt. Dies kann das eigene Zuhause sein, das nächstgelegen Café oder das Zugabteil auf Dienstreise sein.

Wichtiger Hinweis: Der Terminus Homeoffice wird im heutigen Sprachgebrauch für die beiden Arbeitsmodelle „alternierende Telearbeit" und „mobile Arbeit" unspezifisch verwendet. Eine gesetzliche Definition zum Begriff Homeoffice gibt es bis dato nicht.

Unterschied Homeoffice und mobiles Arbeiten

Spricht man von Homeoffice, meint man umgangssprachlich eine Arbeitsform, bei der Beschäftigte in der Regel einen Arbeitsplatz im privaten Haushalt haben, von dem aus sie regelmäßig zur Arbeit mithilfe der Telekommunikation „erscheinen”. Die Bezeichnung mobiles Arbeiten wird dagegen genutzt, wenn die Rede ist vom Arbeiten von verschiedenen Arbeitsorten aus. Das kann die eigene Wohnung, das nächstgelegene Coworking-Büro oder das Hotelzimmer im Außendienst sein.

Trend Homeoffice bleibt 2024 bestehen

Die globale Arbeitswelt befindet sich aktuell in einer umfassenden Veränderungsphase. Das allgemeine Thema New Work ist in aller Munde – vom Work-Life-Blending bis zur Work-Life-Balance, von der Vertrauensarbeitszeit bis zur Arbeitszeiterfassung, von der 4 Tage Woche bis zum Homeoffice als fester Bestandteil des Employer Branding im HR-Bereich.

Und tatsächlich: Eine aktuelle Studie des ifo Instituts hat bestätigt, dass Home-Office nicht mehr aus dem Arbeitsalltag deutscher Unternehmen wegzudenken ist. Über 32% der Erwerbstätigen, die in großen Unternehmen angestellt sind, haben im Februar 2024 teilweise im Homeoffice gearbeitet. Für KMUs konnte eine Homeoffice-Quote von über 20% festgestellt werden.

Die Prognose für das Arbeiten von zu Hause fiel damit entsprechend positiv aus: Aller Diskussionen zum Trotz scheint Homeoffice im deutschen Arbeitsumfeld nicht als kurzzeitige Sonderlösung, sondern als echtes Arbeitszeitmodell angekommen zu sein. Vor allem in der Dienstleistungsbranche hat sich Homeoffice als ein echtes Zukunftsmodell etabliert.

Homeoffice im Unternehmen umsetzen

Wie jedes neu eingeführte Arbeitszeitmodell, das unternehmensweit Anwendung findet, stellt auch Homeoffice die Personaleinsatzplanung vor große Herausforderungen. Dürfen Beschäftigte selbständig entscheiden, ob sie ins Homeoffice gehen? Oder muss dies zunächst vertraglich geregelt werden? Wie sieht es mit der Produktivität und dem Socializing zu Hause aus – und kann die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice auch außerhalb der Firmenräume rechtskonform umgesetzt werden?

Vorweggenommen gesagt: Die Zeiterfassung im Homeoffice muss gelingen, da die allgemeine Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitsstunden für Unternehmen unlängst besteht.

Rechtliche Vorschriften zu Homeoffice

Aktuell bestehen weder gesetzliche Vorgaben noch rechtliche Ansprüche eines Erwerbstätigen auf Homeoffice. Ob Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein können, obliegt zum jetzigen Zeitpunkt ausschließlich der Kulanz des Arbeitgebers.

In der Regel findet hier eine interne Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer statt, die eine Tätigkeit im Homeoffice regelt. Vielerorts wird sie im Arbeitsvertrag, in der Betriebs- oder einer Zusatzvereinbarung festgesetzt. Die Verpflichtung zum Homeoffice seitens des Arbeitgebers ist im Normalfall ebenfalls ausgeschlossen.

Vor- und Nachteile von Homeoffice für KMUs

Homeoffice gehört heute zu den gefragtesten Benefits im Rahmen von Recruiting-Maßnahmen. Die meisten Arbeitnehmer verbinden mit der Option auf Homeoffice insbesondere einen gewissen Freiheitsgrad, was die Ausgestaltung des eigenen Arbeitsstils angeht. Unternehmen kommt dieser Ansatz ebenfalls entgegen. Sie profitieren von zufriedenen und motivierten Mitarbeitern, die das Vertrauen ihres Arbeitgebers genießen und mit Selbstverantwortung umgehen lernen.

Die wichtigsten Vor- und Nachteile von Homeoffice im Überblick:

Vorteile Arbeitnehmer:

• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Mehr Kreativität dank Freiraum bei der Ausgestaltung des Arbeitsortes
• Konzentriertes Arbeiten möglich
• Vermeiden von Pendlerverkehr
• Bessere Vereinbarkeit von Familie und Job

Nachteile Arbeitgeber:

• Kernarbeitszeiten werden benötigt, um Produktivität im bestimmten Zeitraum sicherzustellen
• Risiko vor Verschlechterung der Team-Kommunikation wächst
• Gefahr vor geringerem Erholungseffekt bei Beschäftigten, da Arbeits- und Freizeit enger ineinanderfließen
• Verschlechterung der Struktur des Arbeitsalltags für Beschäftigte
• Fehlende Arbeitsplatzausstattung

Home Office Zeiterfassung – ein perfektes Zusammenspiel

Damit die Tätigkeit im Homeoffice reibungslos verläuft, greifen viele Betriebe inzwischen zu einer digitalen Zeiterfassung. Unternehmen können mithilfe umfassender Zeiterfassungssysteme Struktur in den Arbeitstag im Homeoffice bringen: Die Arbeitszeiterfassung online ermöglicht nämlich zuzüglich der Erfassung von Arbeitsstunden und Projekten auch eine weitgehend eindeutige Trennung von beruflicher und freier Zeit.

Welche Home Office Zeiterfassung dabei die richtige ist, hängt von vielen Faktoren ab. Zwei wesentliche davon: breiter Funktionsumfang und eine Arbeitszeiterfassung auf verschiedenen Endgeräten.

Ist die Zeiterfassung im Home Office ein Muss?

Ob Büro, Produktionshalle oder Home-Office – das Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist für alle Unternehmen in Deutschland obligatorisch. Ganz gleich, wo sich der Arbeitsplatz ihrer Beschäftigten befindet. Das bedeutet: Ja, Mitarbeiter sind im Grunde ebenfalls zu einer Zeiterfassung im Home Office verpflichtet. Der Arbeitgeber hat dabei Sorge zu leisten, ein geeignetes System zur Zeitstempelung zur Verfügung zu stellen.

Zeiterfassung Homeoffice – diese Optionen gibt es

Zeiterfassungssysteme gibt es im HR-Softwarebereich aktuell viele. Um die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, empfiehlt es sich, zunächst auf die eigenen Anforderungen zu schauen und anschließend nach einem Lösungspartner zu suchen, der neben erforderlichen Funktionen auch individuelle Eingriffe im Anwendungsbereich ermöglicht.

Generell stehen Teams folgende Erfassungsarten für die Zeiterfassung Homeoffice bereit:

Stundenzettel	Excel-Tabelle	Zeiterfassung am Desktop	Mobile Zeiterfassung
Der Stundenzettel ist die klassische Variante der Arbeitsstundenerfassung auf Papier. Sie stellt die kostengünstigste Lösung im Vergleich dar, die jedoch aufgrund des hohen Verwaltungsaufwandes nicht mehr überzeugt. Das Ausfüllen von Arbeitszeiten auf einen Zettel sowie das Korrigieren von Zeitangaben sind zwar einfach, aber zeitaufwendig. Das Aufbewahren etlicher Zettel ist angesichts der Digitalisierung im Unternehmensbereich dagegen nicht zukunftsträchtig. Die Frage stellt sich zudem, wie der Papier-Stundenzettel aus dem Homeoffice zum Arbeitgeber mühelos gelangt.	Die Excel-Tabelle stellt das digitale Äquivalent zum Stundenzettel dar. Hierbei benutzen Mitarbeiter digitale Excellisten, um ihre Arbeitsstunden im Homeoffice zu erfassen. Eine deutlich praktischere Methode als der Papierzettel, die jedoch fehleranfällig und vor manipulativen Eingriffen nicht gefeit ist.	Die digitale Zeiterfassung am PC ist heute der neue Standard im Bereich moderner Arbeitszeiterfassung. Unternehmen nutzen hierbei eine Software für Zeiterfassung im Homeoffice, mit der Arbeits- und Projektstunden gestempelt werden. In der Regel werden eine Reihe zusätzlicher Prozesse abgebildet: von der Urlaubsverwaltung und Erfassung von Pausenzeiten und Abwesenheiten bis zur Projektzeiterfassung und Schichtplanung.	Die Zeiterfassung per App gehört zu den beliebtesten Erfassungsarten in zahlreichen Branchen. Hierbei stempeln Mitarbeiter ihre Stunden mit dem Handy und einer passenden App. Die Methode eignet sich besonders für das Homeoffice und die mobile Arbeit unterwegs – zum Beispiel auf dem Bau oder auf Dienstreise.

Wichtiger Hinweis: Hier gilt es, die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung im Auge zu behalten. Vorgesehen für KMUs ist, dass die Zeiterfassung elektronisch, objektiv und täglich vonstattengehen muss – auch im Home Office. Eine Zeiterfassung in der Cloud eignet sich hierfür besonders, weil sie allen genannten Anforderungen entspricht und kaum Aufwand bei der Einrichtung des Zeiterfassungssystems verursacht.

Umsetzung mit askDANTE

Die digitale Online-Zeiterfassung askDANTE unterstützt KMUs bei der Realisierung individueller Arbeitszeitmodelle. Sie ist optimal geeignet für Teams, die sowohl komplett auf Homeoffice umgestellt haben als auch auf hybride Telearbeit setzen. Von der Arbeitszeiterfassung bis zur Urlaubsverwaltung – als SaaS-Anbieter (Software-as-a-Service) bietet askDANTE Unternehmen eine Allround-Lösung für das moderne Arbeitszeitmanagement an.

Folgende Funktionen unterstützen Teams bei der erfolgreichen Umsetzung einer Zeiterfassung im Homeoffice in Echtzeit:

1. askDANTE ermöglicht eine Zeitstempelung sowohl am Laptop als auch in Form der mobile Zeiterfassung (App). Das ist die Grundvoraussetzung für KMUs, die Beschäftigten die Erlaubnis zur strukturierten Arbeit im Homeoffice geben möchten. Mitarbeiter können hierüber ihre Stunden erfassen, aber auch Urlaubsanträge stellen. Ein Blick in das eigene Arbeitszeitkonto gibt zudem Aufschluss über die eigenen Überstunden.
2. askDANTE bietet zudem eine vollintegrierte Projektzeiterfassung an: Über diesen Weg können Beschäftigte ihre Aufgaben auf Tätigkeiten, Projekte und Kunden buchen. Besonders interessant, wenn Vorgesetzte die extra Portion Struktur im Homeoffice-Alltag anstreben.
3. askDANTE bietet die Möglichkeit, Zeitarten in Form von Tags – zum Beispiel Homeoffice oder Mobile Work – anzulegen, damit diese am virtuellen Terminal für die Zeiterfassung auswählbar sind. Vorteil dabei ist, dass Teamleiter im Nachgang relevante Quoten, wie etwa die Homeoffice-Quote, für das C-Level im Unternehmen auswerten können. Dies ist ebenfalls für größere Unternehmen von Relevanz, die eine standortbezogene Auswertung benötigen.
4. Eine weitere Option, Homeoffice in der Zeiterfassung von askDANTE abzubilden, verläuft über eigene Abwesenheiten, sprich über individuelle Ausfallgründe. Dieses Vorgehen bietet die Möglichkeit, eine Anfrage für Homeoffice-Tage in der Zeiterfassung über einen Genehmigungsprozess laufen zu lassen.
5. Gerne genutzt werden auch Tagesnotizen: Beschäftigte können hier beim virtuellen Zeiterfassen am Laptop das Icon „Häuschen” auswählen, um Vorgesetzte über ihren Arbeitstag im Homeoffice zu informieren.

Im Homeoffice Arbeitszeit erfassen und Überstunden

Ob KMUs Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit oder ein Zeiterfassungssystem intern einsetzen – das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt durchweg für Arbeitszeitmodelle. Dies bedeutet: Beschäftigte dürfen nicht länger als 8 Stunden am Tag arbeiten (§ 3 ArbZG), überschreiten sie diese Grenze, machen sie offiziell Überstunden. Überstunden müssen aufgezeichnet werden (§ 16 Absatz 2) – ganz gleich, ob diese im Firmenbüro oder im Homeoffice verrichtet werden.

Im Homeoffice Arbeitszeit erfassen wird mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem zum Kinderspiel. Denn dieses bietet in der Regel ein Arbeitszeitkonto an, das Überstunden automatisch berechnet.

Zeiterfassung Homeoffice und Pausenzeiten

Beim Thema Pausenzeiten im Homeoffice greifen ebenfalls die bekannten Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Hier ist zu beachten, dass nach 6 Stunden eine Pausenzeit von 30 Minuten und nach 9 Stunden eine von 45 Minuten einzulegen ist. Gesetzliche Ruhezeiten sind hiervon ebenfalls eingenommen.

Auch in diesem Fall können leistungsstarke Zeiterfassungstools Abhilfe schaffen. In der Regel können diese rechtskonforme Pausenmodelle abbilden und Alarme (beispielsweise mithilfe eines Alarmcenter) aktivieren, wenn Pausenzeiten im Homeoffice nicht eingehalten werden.

Zeiterfassung Home Office und Arbeitszeitbetrug

Zahlreiche Unternehmen haben noch immer Bedenken, was eine feste Etablierung von Homeoffice im Arbeitsalltag angeht. Zu groß ist die Angst bei Arbeitgebern, dass die betriebliche Produktivität dadurch leiden könnte oder Mitarbeiter einem höheren Risiko zum Arbeitszeitbetrug ausgesetzt sein könnten. Die Einführung einer Arbeitszeiterfassung kann diesem Thema jedoch generell entgegenwirken:

• Sind Beschäftigte dazu angehalten, ihre Arbeitszeiten auch im Homeoffice zu stempeln, entsteht eine eindeutige Trennlinie, die markiert, wann Arbeitszeit und Pausen sind. Dies gilt beispielsweise auch für die beliebte Raucherpause.
• Zum anderen ist es möglich, mit einer Online-Projektzeiterfassung zu arbeiten. Diese bietet Zusatzmöglichkeiten an, was die Einteilung des eigenen Arbeitstages in Projekte und Tätigkeiten betrifft, um so die Effizienz im Team sicherzustellen.

Der kurze Gang zum Kaffeeautomaten oder der gelegentliche Austausch mit Kollegen per Chat-Tool stellt jedoch kein ausschließliches Risiko im Homeoffice dar. Auch vor Ort im Büro gibt es diverse Ablenkungen, den morgendlichen Smalltalk oder der schnelle Besuch in der Teeküche.

Fazit

Das Arbeiten von Zuhause aus ist für viele Unternehmen inzwischen Alltäglichkeit geworden. Kein Wunder, denn Homeoffice bietet eine Reihe wichtiger Vorteile für Beschäftigte – von der optimalen Work-Life-Balance bis zum Kreativitätsbooster. Damit Arbeitgeber in Sachen Produktivität, Organisation des Arbeitstags oder Arbeitszeitbetrug auch in den eigenen vier Wänden auf der sicheren Seite sind, empfiehlt sich der Einsatz einer digitalen Zeiterfassung im Homeoffice. Diese bietet neben der ortsunabhängigen Stundenerfassung mit PC und App weitere Zusatzfeatures – wie etwa die Auswertung von Homeoffice-Quoten.