Zeitwirtschaft: Definition, Aufgaben und Software

Das komplexe Konstrukt der Zeitwirtschaft geht über die reine Arbeitszeiterfassung hinaus. Ein Zeitwirtschaftssystem ist das vitale Nervensystem, das effiziente Betriebsabläufe ermöglicht und die Basis für eine gerechte Mitarbeitervergütung schafft.

Erfahren Sie hier, wie eine durchdachte Zeitwirtschaft Aufgaben im Personalmanagement vereinfacht und einen nachhaltigen Beitrag zur Steigerung der Performance im gesamten Unternehmen leistet.

Inhalt
• 1Was ist Zeitwirtschaft – Definition
• 2Positive vs. negative Zeitwirtschaft: Aufgaben und Auswirkungen
• 3Arbeitszeitmanagement: Kernaufgabe der Zeitwirtschaft
• 4Zeitwirtschaft Methoden zur optimalen Aufgabenbewältigung
• 5Zeitwirtschaftssysteme und Zeitwirtschaft Software
• 6Welchen Mehrwert bringt die mobile Zeitwirtschaft?
• 7Stressfaktor Zeiterfassung? 3 Tipps für HR
• 8Fazit: Strategische Zeitwirtschaft als Wettbewerbsvorteil

Was ist Zeitwirtschaft – Definition

Die Zeitwirtschaft umfasst alle nachgelagerten Prozesse der systematischen Arbeitszeiterfassung. Hierzu zählt insbesondere die sorgfältige Verwaltung und Analyse von Zeitdaten der Belegschaft. Dies schließt eine Vielzahl personalwirtschaftlicher Vorgänge ein, von der Bearbeitung des Urlaubsantrags bis zur Erstellung der Lohnabrechnung.

Grundsätzlich obliegt es dem strategischen Personalmanagement, die Zeitwirtschaft Aufgaben nicht nur als operative Notwendigkeiten zu verstehen, sondern sie aktiv zu gestalten und im gesamten Unternehmen zu implementieren.

Im Kern dieser Disziplin steht das Ziel, die wertvolle Ressource „Zeit“ der Mitarbeitenden so effizient wie möglich zu nutzen. Die Einhaltung der im Arbeitszeitgesetz verankerten Bestimmungen ist dabei obligatorisch. So müssen gesetzliche Pausenzeiten und Höchstarbeitszeit stets Berücksichtigung finden.

Positive vs. negative Zeitwirtschaft: Aufgaben und Auswirkungen

Die Art und Weise, wie die Zeitwirtschaft Aufgaben im Unternehmen gelebt und umgesetzt werden, hat signifikante Folgen für die Effizienz, Compliance und die Zufriedenheit der Beschäftigten. Je nach Systematik der Erfassung kann zwischen positiver und negativer Zeitwirtschaft differenziert werden.

Positive Zeitwirtschaft

• Aktive Erfassung und systematische Verarbeitung aller Zeitdaten im Unternehmen
• Annahme: Erfasste Zeit = Ist-Zeit

Negative Zeitwirtschaft

• Ausschließliche Erfassung von Abweichungen im Soll-Plan, z.B. Überstunden oder Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Weiterbildung
• Annahme: Soll-Zeit = Ist-Zeit

Unabhängig davon, ob die Arbeitszeiten aktiv erfasst (positive Zeitwirtschaft) oder passiv nachgetragen werden (negative Zeitwirtschaft), sind klare Regelungen essentiell. So sollte einheitlich festgelegt sein, wie Arbeitnehmer sich bei einem Arztbesuch während der Arbeitszeit verhalten oder mit Resturlaub umgehen.

Arbeitszeitmanagement: Kernaufgabe der Zeitwirtschaft

Das Arbeitszeitmanagement stellt eine Kernaufgabe der Zeitwirtschaft dar. Konkret umfasst es die Planung, die effektive Steuerung und die kontinuierliche Kontrolle der Arbeitszeiten aller Beschäftigten. Ein professionell implementiertes Arbeitszeitmanagement zielt darauf ab, ein optimales Gleichgewicht zwischen den betriebswirtschaftlichen Notwendigkeiten des Unternehmens und den individuellen Interessen der Belegschaft zu gewährleisten. Dies sollte im Einklang mit den Regelungen im Arbeitsvertrag stehen.

Zeitwirtschaft Methoden zur optimalen Aufgabenbewältigung

Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Zeitwirtschaft Methoden etabliert. Im Zuge der fortschreitenden KMU Digitalisierung entwickeln diese sich permanent weiter. Konkret lassen sich die Methoden der Zeitwirtschaft unterteilen in:

• analoge Zeitwirtschaft, z.B. physische Papier-Stundenzettel
• digitale, manuelle Zeitwirtschaft, z.B. Excel-Listen
• digitale, automatisierte Zeitwirtschaft, z.B. ganzheitliche Zeiterfassungssysteme

Der zunehmende Einsatz elektronischer Zeiterfassungssoftware ermöglicht eine präzisere und effizientere Erfassung von Arbeitszeiten, auch im Homeoffice. Moderne Systeme bieten zudem Self-Service-Funktionen für die Urlaubsplanung und die Verwaltung von Abwesenheiten.

Moderne Zeitwirtschaft zeichnet sich entsprechend durch die Verwendung eines digitalen und multifunktionalen Systems aus.

Zeitwirtschaftssysteme und Zeitwirtschaft Software

Moderne Zeitwirtschaftssysteme sind unerlässlich zur Koordination eines strukturierten Arbeitszeitmanagements. Dabei vereint Zeitwirtschaft Software zahlreiche HR-Prozesse wie die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die Verwaltung der Krankmeldung für Arbeitgeber inklusive elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Auch die Erstellung detaillierter Auswertungen und Reportings ist möglich. Durch eine Lohnanbindung lassen sich Zeitdaten unmittelbar zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen nutzen. Entsprechend zentralisiert Zeitwirtschaft Software alle Themen rund um die Arbeitszeiterfassung und -verwaltung im Unternehmen.

Welchen Mehrwert bringt die mobile Zeitwirtschaft?

Die Zeiterfassung mit App bietet insbesondere einen Mehrwert für Mitarbeiter, die ortsunabhängig oder aus dem Homeoffice arbeiten. Tendenziell lässt sich jedoch eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten bei fast allen Beschäftigten beobachten, egal ob in Vollzeit und Teilzeit. So können Arbeitnehmer oft eigenständig entscheiden, wann sie Überstunden abbauen oder einsehen, zu welchem Zeitpunkt Kollegen abwesend sind. Diese Transparenz steigert das Autonomie-Empfinden von Beschäftigten und ihre grundsätzliche Arbeitszufriedenheit.

Stressfaktor Zeiterfassung? 3 Tipps für HR

Eine internationale Studie des HR-Dienstleisters SD Worx aus dem Jahr 2024 verdeutlicht die negativen Seiten der Zeiterfassung. Denn Beschäftigte, die die minutengenaue Dokumentation ihrer Arbeitszeiten als Kontrollinstanz im Sinne einer Stechuhr wahrnehmen, fühlen sich zunehmend gestresst. Aufwändige Erfassungsprozesse, wie die Dokumentation von Excel-Listen, verstärken diesen Effekt.

HR-Verantwortlichen stehen verschieden Handlungsoptionen offen, um dem Kontrollempfinden von Beschäftigten entgegenzuwirken:

1. Bei der Auswahl eines geeigneten Tools sollte die Benutzerfreundlichkeit stets im Vordergrund stehen. Elementar sind schlanke und einfache Abläufe, die nicht erklärungsbedürftig sind.
2. Eine klare Kommunikation ist bereits vor der Einführung einer Zeitwirtschafts-Lösung im Unternehmen obligatorisch. So sollten die ausschlaggebenden Gründe für die neue Software, wie Effizienzsteigerungen, erhöhte Flexibilität oder die Zeiterfassungspflicht, transparent genannt werden. Dies wirkt unternehmensinternen Vermutungen entgegen.
3. Der genannte Mehrwert sollte für alle Mitarbeiter spürbar sein. Neue Funktionen und Abläufe, wie der Urlaubsplaner online, sollten daher für alle Teammitglieder zugänglich sein und bei Bedarf genau erläutert werden.

Fazit: Strategische Zeitwirtschaft als Wettbewerbsvorteil

Eine durchdachte Zeitwirtschaft steigert die Effizienz, sichert die Compliance und fördert die Zufriedenheit in Konzernen und KMU. Durch die digitale Arbeitszeiterfassung werden zudem ineffiziente, manuelle Prozesse obsolet.

Die Investition in moderne Zeitwirtschaftssysteme ist ein legitimer und notwendiger Schritt für jeden HR Manager, um einen signifikanten Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Dies führt zu optimierten Prozessen, einer höheren Mitarbeiterbindung und einer insgesamt stärkeren Positionierung des Unternehmens am Markt.