Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Die wichtigsten Fakten in Übersicht

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – viele Unternehmen und Beschäftigte schauen ihr mit Besorgnis entgegen, aber sie kommt nicht ohne Grund. Was der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassungspflicht konkret besagt und ab wann diese für Arbeitgeber besteht, erfahren Sie hier. Außerdem fassen wir zusammen, welche Ausnahmen bestehen und wie sich HR-Verantwortliche auf die digitale Zeiterfassung per Gesetz vorbereiten können.

Digitale Zeiterfassung als Pflicht kommt

Schnell noch die E-Mail vom Chef nach Feierabend beantworten oder die offen gebliebene Aufgabe im Urlaub erledigen – für viele Arbeitnehmer gehören diese Beispielfälle zum Arbeitsalltag. Das Problem dabei: Ausnahmen können rasch zu Überstunden werden – schlimmstenfalls nicht dokumentiert und abgegolten. Der Gesetzgeber spricht in solchen Fällen von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz und geht nun dagegen vor.

Die Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und Bundesarbeitsgerichts (BAG) streben mit der Reform des Arbeitszeitgesetzes durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung die Verhinderung solcher Negativbeispiele für Arbeitnehmer an. Die Lösung dafür: die digitale Zeiterfassung als Pflicht für KMUs, die in den letzten Monaten Schritt für Schritt vorbereitet wurde.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Bei der Arbeitszeiterfassung handelt es sich um ein klassisches Arbeitszeitmodell, das Unternehmen für die Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden von Angestellten nutzen. Betrachtet wird dabei die vertraglich zu erbringende Sollarbeitszeit eines Beschäftigten im Hinblick auf seine tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Ziel dabei ist es, eine Übersicht über erbrachte Überstunden und eine fehlerfreie Grundlage für die Entgeltabrechnung zu erhalten. Ein relevanter Grund, die Arbeitszeiterfassung auch per Gesetz zu regulieren.

Die Stundenerfassung erfolgt inzwischen über verschiedene Zeiterfassungssysteme – von der Excel-Liste über die Zeiterfassung am PC bis zur mobile Zeiterfassung per App.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – der aktuelle Stand

• Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in einer Urteilsfindung vom Mai 2019 (Az.: C-55/18) den Beschluss gefasst, dass Unternehmen aller EU-Mitgliedstaaten zur Einführung einer Arbeitszeiterfassung verpflichtet werden. Dies ist sozusagen der Gründungsstein der aktuellen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

• Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dieses Gesetz zur Arbeitszeiterfassung unter dem sogenannten BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung 2022 (Az.: 1 ABR 22/21) für die deutsche Gesetzgebung übernommen und ein entsprechendes Reglement beschlossen. Darunter fällt im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) die Erfassung der gesamten werktäglichen Arbeitszeit: Dauer, Beginn und Ende.

• Einem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. April 2023 oblag die konkrete Ausgestaltung der neuen Vorschrift im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Dieses sieht eine Erfassung der Arbeitszeiten noch am selben Arbeitstag und mittels eines elektronischen Zeiterfassungssystems vor.

Der Beschluss des BAG besitzt für Deutschland jedoch bereits heute Gültigkeit – d.h. Unternehmen sind zum aktuellen Zeitpunkt dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Was sagt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?

Nach § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) besteht für Arbeitgeber derzeit eine Pflicht zur teilweisen Erfassung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden von Beschäftigten. Gemeint sind Überstunden, die aus der Überschreitung der festgesetzten acht Stunden pro Arbeitstag resultieren. Für diese Plusstunden besteht eine Nachweispflicht von zwei Jahren.

Unterschiedliche Seiten verwiesen immer wieder auf die Problematik einer solchen Regelung. Schließlich sei eine Aufzeichnung von Überstunden der Arbeitnehmer nur dann sauber möglich, wenn auch die regulären Arbeitsstunden erfasst werden. Mit dem BAG-Urteil hat sich die Aufzeichnungspflicht für Unternehmen deshalb auf die Dokumentation der gesamten Netto-Arbeitszeit von Beschäftigten erweitert.

Die Pflicht zur Zeiterfassung im Überblick

Die Pflicht zur Zeiterfassung erstreckt sich auf die Gesamtheit der Unternehmen in der EU. Sie dient vornehmlich dem Arbeitsschutz aller Arbeitnehmer. Die Reformierung des deutschen Arbeitszeitgesetzes folgt dieser Verpflichtung. Das sind die wichtigsten Fakten zum Sachverhalt:

Das EuGH-Urteil 2019

Mit einem Urteil vom 14. Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung geleisteter Arbeitszeiten intern einzuführen haben. Die Verpflichtung besagt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer mithilfe eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen” Systems aufzuzeichnen haben.

BAG-Urteil: Arbeitszeiterfassung Gesetz 2022

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seiner Überführung des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung vom 13. September 2022 festgesetzt, dass ein Zeiterfassungssystem nicht nur einzuführen, sondern auch anzuwenden ist (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Von Arbeitgebern wird zusätzlich gefordert, dass Anfang, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufgezeichnet werden. Ob Pausenzeiten ebenfalls zu dokumentieren sind, geht aus der Vorschrift zunächst nicht hervor.

Referentenentwurf 2023: Ergänzungen zur Stempeluhr-Pflicht

Seit April 2023 soll ein Referentenentwurf die Gesetzeslage zur Stempeluhr-Pflicht zusätzlich reglementieren. Beide Urteile des EuGH und BAG hatten bisher keine expliziten Angaben zum Format der Arbeitszeiterfassung gegeben. Der neue Entwurf schlägt daher ein elektronisches Zeiterfassungssystem als Leitsystem vor, das sowohl die klassische Excel-Liste und die moderne Zeiterfassungssoftware als auch die mobile Zeiterfassung per App in Betracht zieht. Er umfasst auch die Forderung nach einer Erfassung der Arbeitszeiten am gleichen Arbeitstag, um maximale Genauigkeit zu gewährleisten sowie Manipulationen und fehlerhafte Nachkorrekturen vorzubeugen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), das diesen Entwurf vorgeschlagen hat, erhofft sich dadurch mehr Rechtssicherheit und Transparenz im Sachverhalt. Über den Entwurf zur Zeiterfassungspflicht wird derzeit noch im Bundestag verhandelt. Das Gesetz tritt voraussichtlich noch 2024 in Kraft.

Zeiterfassungs-Pflicht gilt ab wann?

Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht für Arbeitgeber deutschlandweit bereits heute. Genauer heißt es: Auch wenn das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) noch nicht an die neue Rechtsprechung angeglichen ist, besitzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung laut BAG-Urteil bereits zum aktuellen Zeitpunkt übergreifende Gültigkeit. Das hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zusätzlich offiziell bestätigt.

Übergangsfristen für die elektronische Zeiterfassungs-Pflicht

Mit Inkrafttreten der elektronischen Aufzeichnung sind klar reglementierte Übergangsfristen für die verschiedenen Parteien vorgesehen:

• Für alle Unternehmen in Deutschland gilt eine Umsetzungsfrist von: einem Jahr
• Für Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten besteht eine Frist von: zwei Jahren
• Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern haben für die Einführung insgesamt: fünf Jahre

Die Übergangsfristen betreffen in diesem Fall nur die digitale Erfassungsart und nicht das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung selbst.

Sieht die Arbeitszeiterfassung-Pflicht Ausnahmen vor?

Die Arbeitszeiterfassung Pflicht besteht trotz einiger Ausnahmen zunächst für alle Arbeitgeber in Deutschland. Arbeitszeiten erfassen müssen damit nach BAG-Urteil und in Anlehnung an § 5 Abs. 1 Satz 1 BetrVG alle Mitarbeiter in einem Unternehmen – unabhängig davon, ob sie im Betrieb, Außendienst oder im Rahmen der Telearbeit arbeiten.

Für die Arbeitszeiterfassung bestehen Ausnahmen jedoch für folgende Parteien:

1. Nach § 5 Abs. 3 Satz BetrVG fallen Angestellte in leitender Position bei der Zeiterfassungspflicht kategorisch unter Ausnahmen. Leitende Angestellte sind in der Regel Führungskräfte, die beispielsweise zur Einstellung und Entlassung ermächtigt sind oder relevante Prokura innehaben.
2. Kleinbetriebe bis zu zehn Mitarbeitern sind laut Referentenentwurf von der elektronischen Aufzeichnungspflicht ebenfalls ausgenommen – sie können die Arbeitszeiten in nicht elektronischer Form ausführen.
3. Ausgenommen sind laut Entwurf auch Hausangestellte in einem Privathaushalt von der digitalen Aufzeichnungspflicht.
4. Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassung sind ebenfalls bei Tarifpartnern möglich, die in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung sind. Hier ist eine händische Erfassung stattdessen möglich.

Warum wurde die Arbeitszeiterfassung per Gesetz eingeführt?

Das Arbeitszeiterfassung-Gesetz ist unter anderem vor dem Hintergrund des Arbeitnehmerschutzes entstanden. Mit der länderübergreifenden Vorschrift soll das Thema Sicherheit und Mitarbeitergesundheit stärker in den Fokus genommen werden. Eine maßgebliche Rolle für das Urteil spielen hierbei die rechtssichere Einhaltung von Höchstarbeitszeit, Pausenzeiten und Überstunden.

Das Gesetz zur Zeiterfassung soll keineswegs als Kontrollfunktion Einsatz finden – eine Befürchtung, die vor allem seitens von Arbeitnehmern zu vernehmen war. Stattdessen steht eine allgemeine Transparenz für Beschäftigte und Arbeitgeber im Fokus, was tatsächlich erbrachte Arbeitszeiten betrifft. Auch die zunehmende Flexibilität im Arbeitsbereich soll durch die Arbeitszeiterfassung nicht gemindert werden – die Pflicht zur Zeiterfassung bietet lediglich mehr Sicherheit, was vertraglich festgelegte Sollzeiten anbelangt. Der Gesetzgeber erhofft sich dadurch, Fairness beim Ausgleich von Überstunden zu erlangen und Arbeitgebern mehr Planungssicherheit zu geben.

Zahlreiche elektronische Zeiterfassungssysteme bieten inzwischen mehr als das einfache Stempeln von Arbeitszeiten an. Die Funktionsbreite reicht heute von der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung bis zur Schichtplanung, Projektzeiterfassung und Lohnanbindung.

Wem obliegt die Arbeitszeiterfassung bei der Stechuhr-Pflicht?

Der Arbeitgeber ist im Rahmen der Stechuhr-Pflicht dazu angehalten, die Arbeitszeiten seiner Angestellten noch am selben Tag (elektronisch) aufzuzeichnen. Hierzu ist eine systematische Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Der Referentenentwurf stellt dabei für die elektronische Form eine Delegation der Aufzeichnung an den Arbeitnehmer und an Dritte in Aussicht. Dem Arbeitgeber obliegt jedoch weiterhin auf übergeordneter Ebene die ordnungsgemäße Einhaltung der Aufzeichnungspflicht.

Wie lange müssen erfasste Arbeitszeiten aufbewahrt werden?

Auch hierzu gibt der Referentenentwurf klare Antwort: Es besteht eine Nachweispflicht der aufgezeichneten Arbeitszeiten von mindestens zwei Jahren, um diese beispielsweise auf Nachfrage des Betriebsrates zur Verfügung stellen zu können.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit bei der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit?

Das Arbeitszeitmodell der Vertrauensarbeitszeit ist wesentlicher Bestandteil von New Work und fand in jüngster Vergangenheit in zahlreichen modernen Unternehmen Anwendung. Es steht grundsätzlich für zwei Aspekte: Flexibilität und Eigenverantwortung, was die Gestaltung der Arbeitszeit betrifft, und den Effekt einer Hebelwirkung für eine gelungene Work-Life-Balance.

Vertrauensarbeitszeit führte jedoch vielerorts bei Beschäftigten dazu, dass Freizeit und Arbeitszeit ungefiltert ineinander zu fließen begannen. Arbeitgebern wie Arbeitnehmern drohte nachweislich ein Verlust an Übersicht, was geleistete Überstunden sowie das Einhalten von Ruhepausen und Höchstarbeitszeiten betraf.

Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung steht dieser Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit grundsätzlich nicht entgegen. Betriebe können das Arbeitszeiterfassungssystem jederzeit in das Modell der Vertrauensarbeitszeit integrieren, wenn sie dieses weiterhin nutzen wollen – so ist es im Referentenentwurf vorgesehen. Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit besteht jedoch auch im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit.

Wer kontrolliert die digitale Zeiterfassungs-Pflicht?

Ist die Arbeitszeit erfasst – die Kontrolle einer ordnungsgemäßen Arbeitszeiterfassung liegt beim Arbeitgeber. Wird die Erfassung entrichteter Stunden auf den Beschäftigten übertragen, hat der Arbeitgeber nach Ausführung des Referentenentwurfs Sorge dafür zu leisten, dass er über Verstöße gegen die rechtlichen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes Auskunft erhält.

Gesetz zur Arbeitszeiterfassung und Betriebsrat

Nach dem BAG-Urteil ist der Arbeitgeber gesetzlich zur Einführung einer Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Auch wenn der Betriebsrat im Rahmen von § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz Mitwirkung beim Einsatz von technischen Einrichtungen besitzt: Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates im Sinne des Initiativrechts nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz greift nach Auslegungen des BMAS in diesem Fall nicht.

Was passiert bei Verstößen gegen die Zeiterfassungs-Pflicht 2023?

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und die Zeiterfassungs-Pflicht von 2023 können sehr unterschiedlich ausfallen und mannigfaltigen Schweregrad besitzen. Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass ein Verstoß gegen das ArbZG mit bis zu 30 000 Euro sanktioniert werden kann. Das Ausmaß ist in der Regel von Fall zu Fall unterschiedlich.

Zeiterfassungspflicht für HR mit askDANTE umsetzen

Das Thema digitale Zeiterfassung hat mit den Urteilen zur Zeiterfassungspflicht an neuem Schwung gewonnen. Auch wenn die finale Gesetzgebung noch aussteht, deutet sie auf die Dringlichkeit des Themas Zeiterfassung für Unternehmen und HR hin. Insbesondere in Bezug auf einen rechtssicheren Umgang mit Überstunden, Pausenzeiten und dem Arbeitnehmerschutz im Allgemeinen.

HR-Abteilungen sollten die aktuelle Übergangszeit nutzen, um passende Zeiterfassungssysteme für die internen Bedürfnisse zu recherchieren. Auf dem Markt gibt es aktuell zahlreiche Anbieter für die Arbeitszeiterfassung – angefangen von der klassischen On-Premises-Lösung über die Cloud-Variante mit Zeiterfassungsterminal bis zur App. Hier gilt es, die eigenen Anforderungen abzustecken und verschiedene Systeme zu testen. Die Implementierung kann je nach Produktanbieter durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen.

Elektronische Zeiterfassung für alle Personalprozesse

Personaler sollten bei der Suche nach einem geeigneten Tool auch Bedarfe der nahen Zukunft im Auge behalten. Auch unabhängig davon, was die elektronische Zeiterfassungs-Pflicht betrifft. Sei es die 4 Tage Woche, das flexible Arbeitszeitmodell der Gleitzeit oder die Zeiterfassung im Homeoffice – der Arbeitsalltag vieler Beschäftigten wird zunehmend digitaler.

Eine große Unterstützung können dabei digitale HR-Lösungen – wie die elektronische Zeiterfassung – sein. Diese bieten in der Regel komplexe Funktionsumfänge für die gesamte Prozesskette in der Personalverwaltung an. Das Modulspektrum reicht dabei von der mühelosen Zeiterfassung über die Urlaubsverwaltung mit digitalen Urlaubsanträgen bis zur Personaleinsatzplanung, einer Lohnanbindung und Schnittstellen zu HR-Management-Systeme. Ausschlaggebend ist oftmals ein leistungsstarkes Arbeitszeitkonto, das zuverlässige Zeitdaten berechnet und individuelle Sonderwünsche abdeckt.

Hinweis: askDANTE bietet KMUs Unterstützung in allen genannten Aspekten des Arbeitszeitmanagements – auch bei dem wichtigen Thema Arbeitszeitbetrug. Die digitale SaaS-Lösung ist in verschiedenen Tarifen verfügbar und jederzeit 14 Tage kostenfrei zu testen.

Digitale Arbeitszeiterfassung als Pflicht ist wichtiges Employer Benefit

Eine starke Arbeitgebermarke ist für moderne Unternehmen ein echtes Muss. Zahlreiche HR-Bereiche setzen daher immer mehr auf das Thema Employer Branding für Recruiting- und Retention-Maßnahmen. Mit einer starken elektronische Arbeitszeiterfassung kann eine HR-Strategie auf die nächste Stufe gehoben werden.