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Arbeitszeiterfassung: Definition, Vorteile, Pflicht, Modelle

Zwei Mitarbeiterinnen arbeiten mit der Arbeitszeiterfassung askDANTE am Laptop.

Das Thema Arbeitszeiterfassung ist zurzeit in aller Munde. Dafür hat zuletzt das BAG-Urteil gesorgt, das Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet hat, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Warum diese Entscheidung sinnvoll ist und was hinter dem Thema Arbeitszeiterfassung steckt, erfahren Sie hier.

Definition: Arbeitszeiterfassung

Der Begriff Arbeitszeiterfassung vereint zunächst einmal die beiden Begrifflichkeiten Arbeitszeit und Erfassung. Unter der Bezeichnung verbirgt sich ein gängiges Arbeitszeitmodell, bei dem Unternehmen die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten auf verschiedene Art und Weise erfassen – von der Excel-Tabelle über das Büro-Terminal bis zur mobilen App.

Arbeitszeiten Erfassen enthält Pausen und Überstunden

Beim Arbeitszeiten erfassen werden die Anzahl der vertraglich festgelegten Arbeitsstunden (Sollstunden) aufgezeichnet, die Mitarbeiter innerhalb eines feststehenden Zeitraums für das Unternehmen erbringen müssen.

Die Arbeitszeiterfassung umfasst dabei in der Regel neben der einfachen Zeitstempelung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende auch die Aufzeichnung von Pausenzeiten und Überstunden.

Wer ist für die Arbeitszeiten Erfassung zuständig?

In der Regel wird die einfache Arbeitszeiten Erfassung in Absprache mit dem Vorgesetzen vom Arbeitnehmer eigenständig durchgeführt, wobei die Art und Weise – also wie die Zeiterfassung erfolgt – hiervon zunächst ausgenommen ist.

Arbeitszeit dokumentieren für Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Setzen KMUs das Modell der digitalen Arbeitszeiterfassung ein, wird darauf abgezielt, Anwesenheiten, Arbeitszeiten und Aktivitäten der Arbeitnehmer möglichst exakt zu dokumentieren, um daraus betriebsrelevante Maßnahmen ableiten zu können.

Gleichzeitig dient das Arbeitszeit-Dokumentieren Arbeitgebern dazu, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicherzustellen – was zum Beispiel gesetzliche Pausen und Ruhezeiten betrifft. Der Einsatz eines digitalen Zeiterfassungssystems für die Themen Pausen und Überstunden ermöglicht ihre besonders gesetzeskonforme Erfassung.

Eine leistungsstarke Zeiterfassungssoftware bietet in diesem Bereich überdies spezielle Funktionen an, wie etwa den automatischen Pausenabzug oder ein Überstundenkonto mit Überstundenregelungen an, um Personalprozesse zu automatisieren.

Arbeitszeiterfassen unterstützt bei Projektarbeit

Im Rahmen der elektronischen Projektzeiterfassung können Arbeitszeiten außerdem auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten gebucht werden. Das Arbeitszeiterfassen unterstützt Arbeitgeber und Teams in dieser Weise, Überblick über die eigene Projektarbeit und die volle Zeit- und Kostenkontrolle zu behalten.

Die Projektzeiterfassung unterstützt viele Arbeitgebern auch darin, saubere Leistungsnachweise für Kunden zu generieren.

Von Arbeitserfassung zur Unternehmensentwicklung

Moderne, digitale Zeiterfassungssysteme üben inzwischen folglich mehr als das einfache Arbeitserfassung aus. Sie gehen einen Schritt weiter und stellen Unternehmen im Grunde ein komplettes Arbeitszeitmanagement zur Verfügung, das HR-Prozesse auf die nächste Stufe bringt.

Hierbei geht es weniger um Basic-Funktionen, wie etwa die Arbeitserfassung einfacher Kommen und Gehen-Zeiten, sondern um komplexe Features, die Prozesse digitalisieren und Workflows konstituieren. Darunter fallen zum Beispiel: die Zeiterfassung auf Projekte, die Verwaltung von Abwesenheiten inklusive eAU-Funktion, die digitale Urlaubsplanung sowie die Themen integrierte Lohnanbindung, Schichtplanung und die automatische Überstunden- und Zuschlagsberechnung.

Programm zur Arbeitszeiterfassung – welche Unternehmen profitieren davon?

Ein Programm zur Arbeitszeiterfassung hilft vor allem Unternehmen, die unterschiedliche Arbeitszeitprofile in der Belegschaft aufweisen – von gängigen Modellen wie Vollzeit und Teilzeit bis hin zu Varianten wie Schichtarbeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice oder Nachtarbeit.

Aber auch künftige Arbeitszeitmodelle können mithilfe eines Programm für Arbeitszeiterfassung besser umgesetzt werden. Ein Beispiel stellt die 4 Tage Woche dar, die immer mehr Teams zu steigender Produktivität und Arbeitsentlastung verhelfen soll.

Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Effizienzsteigerung, Compliance und Planungssicherheit auf der einen, Transparenz und Fairness auf der anderen Seite. Arbeitszeiterfassung als strategisch eingesetztes Arbeitszeitmodell hilft Arbeitgebern und Mitarbeitern gleichermaßen. Weil es sowohl betriebswirtschaftliche als auch im Hinblick auf Ziele der Mitarbeiterbindung maßgeblich personalpolitische Relevanz besitzt.

Die wichtigsten Punkte dabei:

  • Exakte und saubere Erfassung von Überstunden für die Entgeltabrechnung und Work-Life-Balance von Mitarbeitern
  • Sicherstellung der gesetzlichen Pausen und Höchstarbeitszeiten im Rahmen eines korrekt laufenden betrieblichen Gesundheitsmanagement
  • Vorausschauende Personaleinsatzplanung mithilfe eines integrierten Abwesenheitsmanagements
  • Bewegungsdaten können direkt in die Lohnbuchhaltung für fehlerfreie und schnelle Abrechnungen fließen

askDANTE Zeiterfassung

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Grafik zeigt Screenshot des virtuellen Terminals in der askDANTE Arbeitszeiterfassung auf einem Laptop Device.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Bis zum EuGH-Urteil im Mai 2019 (Urt. v. 14.05.2019, Az. C-55/18) waren Unternehmen lediglich an das geltenden Arbeitszeitgesetz gebunden, demzufolge und vereinfacht gesagt ausschließlich Überstunden zu erfassen sowie tägliche Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen einzuhalten waren. Grundlage hierfür sind die § 3 bis 5 und 16 des ArbZG.

Mit dem BAG-Urteil vom September 2022 (Beschl. v. 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21) wurde die allgemeine Arbeitszeiterfassung in Unternehmen verpflichtend beschlossen. Ab sofort sind Arbeitgeber in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung mithilfe eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems gesetzlich angewiesen.

Mit dem entsprechenden Referentenentwurf (ArbZG-E) vom April 2023 wurde die Art und Weise der Zeitstempelung zudem weiter konkretisiert. Heißt: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen ab sofort täglich und auf elektronischem Wege aufgezeichnet werden. Erlaubt sind softwarebasierte Zeiterfassungssysteme, Zeiterfassungsapps und Excel-Listen.

Die Gesetzgebung sieht sich hier de facto in der garantierten Sicherstellung des Arbeitsschutzgesetzes, demzufolge die verpflichtende Zeiterfassung eine nötige Maßnahme zum Gesundheitsschutz von Beschäftigten darstellt.

Dürfen Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten?

Zur Frage, ob Arbeitgeber mit der Einführung der Arbeitszeiterfassung warten dürfen, bis das deutsche Arbeitszeitgesetz an das BAG-Urteil angeglichen ist, gibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BAMS) klare Antwort: Nein! Der Referentenentwurf gilt zwar als Startzeichen für die Änderung des Arbeitszeitgesetzes, das BAG-Urteil hat jedoch bereits heute Gültigkeit.

Arbeitszeiterfassung Tool: Welche Modelle gibt es?

Von der Arbeitszeiterfassung am Computer über das Terminal an der Eingangstür des Büros bis zur mobilen App für die Hosentasche – welches das richtige Arbeitszeiterfassung Tool ist, entscheiden jedes Unternehmen für sich selbst. Hier ist ein Überblick über die verschiedenen Systeme und ihren Leistungsumfängen:

  1. Stundenzettel: Die händische Variante, um Arbeitszeit Erfassung mit Papier und Stift in tabellarischen Formularen zu machen. Der Nachteil: Die Methode kann bestenfalls in Betrieben mit überschaubarem Mitarbeiteranteil genutzt werden und erfordert eine manuelle Berechnung von Arbeitsstunden. Der manuelle Stundenzettel birgt zudem das Risiko einer unregelmäßigen und unzuverlässigen Zeiterfassung.

  2. Arbeitszeiterfassung per Excel: Computerbasierte Tabellen und Listen, die zur Arbeitsstundenerfassung dienen, werden von Unternehmen gerne als provisorische Zwischenlösung zur Arbeitszeiterfassung genutzt, bevor auf Software-Lösungen umgestellt wird. Das Verfahren ist oftmals fehleranfällig bei der Dateneingabe und unterstützt keine betriebsprozessualen Workflows im Team.

  3. Stechuhren und Stempelkarten: Die klassische Stempeluhr oder Kontrolluhr, das Arbeitsbeginn und Arbeitsende mit Zeitkarten stempelt. Die Zeiten werden später zusammengezählt und ausgewertet. Ist heute kaum noch in Verwendung bzw. wurde durch zeitgenössische Pendants abgelöst. Zur Entstehungsgeschichte der Stechuhr lesen Sie in diesem Blogartikel.

  4. Stationäre Terminals: Elektronische Terminals sind die moderne Version der klassischen Stempeluhr. Das elektronische Zeitmeldesystem gibt es inzwischen in verschiedener Nutzungsform – mit RFID-Verfahren, kontaktlosen Funkstempel-Chips und Karten, oder gar in biometrischen Fingerprint- und Gesichtserkennungs-Technologien). Hardware-Terminals werden oftmals in Kombination mit webbasierten Erfassungslösungen am PC genutzt, damit Mitarbeiter von der einfachen Stundenerfassung am Terminal profitieren und Führungskräfte mit dem Allround-Arbeitszeitmanagement einer digitalen Arbeitszeiterfassung betriebliche Workflows und HR-Prozesse automatisieren können.

  5. Digitale Arbeitszeiterfassung via Computer: Die Arbeitszeiterfassung via Desktop und PC ist der modernste Weg, um eine Zeiterfassung in Unternehmen durchzuführen. Die gesamte Arbeitszeitverwaltung läuft für Mitarbeiter und Vorgesetzte im Prinzip am Computer ab. Zunächst erfolgt der Login ins Zeiterfassungssystem, anschließend wird virtuell gestempelt und verwaltet, unabhängig vom Standort (Homeoffice, Dienstreise, Fortbildung). Vom Erfassen der Kommen und Gehen-Zeiten über die Pausenaufzeichnung und Krankmeldung bis hin zur Projektbuchung, Urlaubsbeantragung und Personaleinsatzplanung. Der große Vorteil von online Arbeitszeiterfassung: Es steht eine komplette Zeitwirtschaft bereit, die Arbeitsabläufe reorganisiert, fehlerfreie Zeitdaten für Abrechnungsprozesse liefert und per Schnittstellensystematik zusätzlich mit weiteren Online-Tools aus Lohn und HR funktional optimal kollaboriert.

  6. Apps für Smartphone: Mobile Apps zur Arbeitszeiterfassung bieten Teams in der Regel Basic-Funktionen zum Ein- und Ausstempeln an. Sie eignen sich besonders für Homeoffice, Außentermine, Hybrid- und Remotearbeit.

  7. QR-Code/Barcode: Mit QR- und Barcode-Apps können Mitarbeiter Arbeitszeiten schnell und einfach erfassen. Das Verfahren eignet sich besonders, jedoch nicht ausschließlich, für Produktionsbetriebe, da die Zeiterfassung auch im Offline-Modus läuft.

Gut, zu wissen: Mit dem BAG-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht beschlossen, dass die verpflichtende Arbeitszeiterfassung für Unternehmen mit elektronischen Systemen zu leisten ist.

6 Vorteile einer Arbeitszeiterfassung

Grafik zeigt askDANTE auf Laptop Device und den sechs Vorteilen einer Arbeitszeiterfassung.

Vom sinkenden Stresspegel bis zu stimmigen Lohnabrechnungen und zufriedenen Mitarbeitern – die (digitale) Arbeitserfassung bringt zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Zu den wichtigsten gehören:

  1. Übersicht und Transparenz: Beide Parteien wissen exakt, wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden und wie sich Plus- und Minusstunden-Konten dazu verhalten.
  2. Rechtssicherheit: Arbeitszeitgesetze können sicher eingehalten, und Überstunden, gesetzliche Pausen und Ruhezeiten nach Bedarf stets überprüft werden.
  3. Stressfreie Personalverwaltung: Einsicht über tagesaktuelle Urlaubstage, Krankheitszeiten, Schichteinteilungen und Abwesenheiten verhindern Engpässe und Fehlplanungen, und ermöglichen so eine reibungslose PEP.
  4. Fairness mit Überstunden-Überblick: Jede Überstunde wird (automatisch) erfasst, berechnet und abgegolten, was für Fairness sorgt und die Mitarbeiterzufriedenheit anhebt.
  5. Schnelle und korrekte Abrechnungsprozesse: Arbeitszeitdaten werden automatisch und fehlerfrei berechnet, und können gleich in integrierte Lohnprogramme eingespeist werden, was Abrechnungsvorgänge beschleunigt und für saubere Arbeitsentgelte sorgt.
  6. Betriebliches Gesundheitsmanagement: Besteht Überblick über die eigenen Arbeitszeiten und Überstunden, und werden Ruhepausen und -zeiten eingehalten, kann sich die Work-Life-Balance für Mitarbeiter und Vorgesetzte bestmöglich entfalten.

Arbeitszeiterfassen und Datenschutz

Arbeitszeitdaten enthalten Informationen über die Arbeitszeit einer bestimmten Person, in diesem Falle dem Arbeitnehmer. Sie zählen damit zu den sogenannten “personenbezogenen Daten” und unterliegen nach Art. 4 Absatz 1 der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) einer besonders schützenswerten Behandlung und Verarbeitung.

Unternehmen, die sich für eine digitale Zeitwirtschaftslösung entscheiden, sollten stets darauf achten, dass Software- und App-Anbieter in ihren Produkten das Thema Datensicherheit beachten und den Schutz sensibler Daten vollumfänglich gewährleisten. Insbesondere die Themen Datenmissbrauch und ungewollte Datenweitergabe an unbefugte Dritte sind hier zentral zu nennen.

Der § 26 Absatz 1 des BDSG regelt zunächst, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten – wie im Falle der Arbeitszeit von Beschäftigten – im Rahmen des Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich erlaubt ist, insbesondere, wenn die Datenverarbeitung für legitime Zwecke (wie etwa den Vergütungszweck) geschieht (siehe Art. 6 Absatz 1 lit f DSGVO und Art. 5 DSGVO).

Art. 5 DSGVO regelt zudem, dass die Erhebung und Verwertung personenbezogener Daten für statistische Zwecke dagegen unzulässig ist, dies könnte sich beispielsweise auf mögliche Kontrollmaßnahmen der Leistungen von Beschäftigten beziehen, die mithilfe erfasster Arbeitszeitdaten stattfinden. Zu gewährleisten ist auch die Sicherheit personenbezogener Daten, welche vor „unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen" (Art. 5 Absatz 1 lit f DSGVO) zu schützen sind.

Fazit zum Thema Arbeitszeiterfassung

Von Zeiterfassung am PC über das Terminal an der Wand bis zur mobilen App für unterwegs: Arbeitszeiterfassung ist heute wesentlicher Bestandteil von New Work, weil das Modell eine Reihe wichtiger Vorteile für moderne Teams anbietet. Dabei geht es nicht nur um den Compliance-Gedanken und das rechtlich sichere Arbeitszeiterfassen, sondern auch um die Automatisierung routinierter Prozesse.

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