Arbeitszeiterfassung:
Definition, Vorteile, Pflicht, Modelle
Einführung
Das Thema Arbeitszeiterfassung ist zurzeit in aller Munde. Dafür hat zuletzt das BAG-Urteil gesorgt, das Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet hat, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Warum diese Entscheidung sinnvoll ist und was überhaupt hinter dem Thema Arbeitszeiterfassung steckt, lesen Sie hier.
Definition: Arbeitszeiterfassung
Der Begriff Arbeitszeiterfassung vereint die beiden Termini Arbeitszeit und Erfassung. Unter dem Begriff verbirgt sich ein gängiges Arbeitszeitmodell, bei dem Unternehmen die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten auf verschiedene Art und Weise erfassen. Gemeint ist die Anzahl der vertraglich festgelegten Arbeitsstunden (Sollstunden), die Mitarbeiter innerhalb eines feststehenden Zeitraums für das Unternehmen erbringen müssen. Die Arbeitszeiterfassung umfasst konkrete Zeitstempelungen von Arbeitsbeginn und Arbeitsende genauso wie die Aufzeichnung von Pausenzeiten und Überstunden.
Das Modell zielt darauf ab, Anwesenheitszeiten, Arbeitsstunden und -aktivitäten von Mitarbeitern möglichst exakt zu dokumentieren und zu verwalten, um daraus betriebsrelevante Maßnahmen ableiten zu können. Gleichzeitig dient das Modell Arbeitgebern dazu, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicherzustellen, was insbesondere gesetzliche Pausen und Ruhezeiten betrifft. In der Regel wird die simple Stempelung von Arbeitszeiten in Absprache mit dem Arbeitgeber vom Mitarbeiter eigenständig durchgeführt, wobei die Vorgehensweise der Zeiterfassung hiervon zunächst ausgenommen ist.
Moderne und digitale Zeiterfassungssysteme gehen einen Schritt weiter und stellen Unternehmen im Prinzip ein komplettes Arbeitszeitmanagement zur Verfügung. Dazu gehören Tracking-Basics wie die einfachen Kommen und Gehen-Ereignisse, aber auch komplexe prozessbedingte Featurekompetenzen, so etwa die Stundenerfassung auf Projekte und Kunden, die Abwesenheitsverwaltung samt Urlaubsplanung, eAU-Schnittstelle und integrierter Lohnanbindung, und die Schichtplanung mit automatischer Überstunden- und Zuschlagsberechnung.
Die Arbeitszeiterfassung hilft insbesondere Unternehmen, die unterschiedliche Arbeitszeitprofile in der Belegschaft aufweisen – von gängigen Modellen wie Vollzeit und Teilzeit bis hin zu Varianten wie Schichtarbeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice oder Nachtarbeit.
Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?
Effizienzsteigerung, Compliance und Planungssicherheit auf der einen, Transparenz und Fairness auf der anderen Seite – Arbeitszeiterfassung als strategisch eingesetztes Arbeitszeitmodell hilft Arbeitgebern und Mitarbeitern gleichermaßen, indem es sowohl betriebswirtschaftliche als auch im Hinblick auf Ziele der Mitarbeiterbindung maßgeblich personalpolitische Relevanz besitzt. Die wichtigsten Punkte dabei:
- Exakte und saubere Erfassung von Überstunden für die Entgeltabrechnung und Work-Life-Balance von Mitarbeitern
- Sicherstellung der gesetzlichen Pausen und Höchstarbeitszeiten im Rahmen eines korrekt laufenden betrieblichen Gesundheitsmanagement
- Vorausschauende Personaleinsatzplanung mithilfe eines integrierten Abwesenheitsmanagements
- Bewegungsdaten können direkt in die Lohnbuchhaltung für fehlerfreie und schnelle Abrechnungen fließen
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Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Bis zum EuGH-Urteil im Mai 2019 (Urt. v. 14.05.2019, Az. C-55/18) waren Unternehmen lediglich an das geltenden Arbeitszeitgesetz gebunden, demzufolge und vereinfacht gesagt ausschließlich Überstunden zu erfassen sowie tägliche Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen einzuhalten waren. Grundlage hierfür sind die § 3 bis 5 und 16 des ArbZG.
Mit dem BAG-Urteil vom September 2022 (Beschl. v. 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21) wurde die allgemeine Arbeitszeiterfassung in Unternehmen verpflichtend beschlossen. Ab sofort sind Arbeitgeber in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung mithilfe eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems gesetzlich angewiesen.
Mit dem entsprechenden Referentenentwurf (ArbZG-E) vom April 2023 wurde die Art und Weise der Zeitstempelung zudem weiter konkretisiert. Heißt: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen ab sofort täglich und auf elektronischem Wege aufgezeichnet werden. Erlaubt sind softwarebasierte Zeiterfassungssysteme, Zeiterfassungsapps und Excel-Listen.
Die Gesetzgebung sieht sich hier de facto in der garantierten Sicherstellung des Arbeitsschutzgesetzes, demzufolge die verpflichtende Zeiterfassung eine nötige Maßnahme zum Gesundheitsschutz von Beschäftigten darstellt.
Dürfen Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten?
Zur Frage, ob Arbeitgeber mit der Einführung der Arbeitszeiterfassung warten dürfen, bis das deutsche Arbeitszeitgesetz an das BAG-Urteil angeglichen ist, gibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BAMS) klare Antwort: Nein! Der Referentenentwurf gilt zwar als Startzeichen für die Änderung des Arbeitszeitgesetzes, das BAG-Urteil hat jedoch bereits heute Gültigkeit.
Arbeitszeiterfassung Systeme: Welche Modelle gibt es?
- Stundenzettel: Die händische Variante, um Arbeitszeiten mit Papier und Stift in tabellarischen Formularen zu erfassen. Der Nachteil: Die Methode kann bestenfalls in Betrieben mit überschaubarem Mitarbeiteranteil genutzt werden und erfordert eine manuelle Berechnung von Arbeitsstunden. Der manuelle Stundenzettel birgt zudem das Risiko einer unregelmäßigen und unzuverlässigen Zeiterfassung.
- Zeiterfassung per Excel: Computerbasierte Tabellen und Listen, die zur Stundenerfassung dienen, werden von Unternehmen gerne als provisorische Zwischenlösung zur Arbeitszeiterfassung genutzt, bevor auf Software-Lösungen umgestellt wird. Das Verfahren ist oftmals fehleranfällig bei der Dateneingabe und unterstützt keine betriebsprozessualen Workflows im Team.
- Stechuhren und Stempelkarten: Die klassische Stempeluhr oder Kontrolluhr, das Arbeitsbeginn und Arbeitsende mit Zeitkarten stempelt. Die Zeiten werden später zusammengezählt und ausgewertet. Ist heute kaum noch in Verwendung bzw. wurde durch zeitgenössische Pendants abgelöst. Zur Entstehungsgeschichte lesen Sie in diesem Blogartikel.
- Stationäre Terminals: Elektronische Terminals sind die moderne Version der klassischen Stempeluhr. Das elektronische Zeitmeldesystem gibt es inzwischen in verschiedener Nutzungsform – mit RFID-Verfahren, kontaktlosen Funkstempel-Chips und Karten, oder gar in biometrischen Fingerprint- und Gesichtserkennungs-Technologien). Hardware-Terminals werden oftmals in Kombination mit webbasierten Erfassungslösungen am PC genutzt, damit Mitarbeiter von der einfachen Stundenerfassung am Terminal profitieren und Führungskräfte mit dem Allround-Arbeitszeitmanagement einer digitalen Arbeitszeiterfassung betriebliche Workflows und HR-Prozesse automatisieren können.
- Digitale Arbeitszeiterfassung via Computer: Die Arbeitszeiterfassung via Desktop und PC/Mac ist der modernste Weg, um eine Zeiterfassung in Unternehmen durchzuführen. Die gesamte Arbeitszeitverwaltung läuft für Mitarbeiter und Vorgesetzte im Prinzip am Computer ab. Zunächst erfolgt der Login ins Zeiterfassungssystem, anschließend wird virtuell gestempelt und verwaltet, unabhängig vom Standort (Homeoffice, Dienstreise, Fortbildung etc.): Vom Erfassen der Kommen und Gehen-Zeiten über die Pausenaufzeichnung und Krankmeldung bis hin zur Projektbuchung, Urlaubsbeantragung und Personaleinsatzplanung. Der große Vorteil von online Arbeitszeiterfassung: Es steht eine komplette Zeitwirtschaft bereit, die Arbeitsabläufe reorganisiert, fehlerfreie Zeitdaten für Abrechnungsprozesse liefert und per Schnittstellensystematik zusätzlich mit weiteren Online-Tools aus Lohn und HR funktional optimal kollaboriert.
- Apps für Smartphone: Mobile Apps zur Arbeitszeiterfassung bieten Teams in der Regel Basic-Funktionen zum Ein- und Ausstempeln an. Sie eignen sich besonders für Homeoffice, Außentermine, Hybrid- und Remotearbeit.
- QR-Code/Barcode: Mit QR- und Barcode-Apps können Mitarbeiter Arbeitszeiten schnell und einfach erfassen. Das Verfahren eignet sich besonders, jedoch nicht ausschließlich, für Produktionsbetriebe, da die Zeiterfassung auch im Offline-Modus läuft.
Gut, zu wissen: Mit dem BAG-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht beschlossen, dass die verpflichtende Arbeitszeiterfassung für Unternehmen mit elektronischen Systemen zu leisten ist.
Die 6 Vorteile einer Arbeitszeiterfassung
Die (digitale) Aufzeichnung von Stunden bringt viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, zu den wichtigsten gehören:
- Übersicht und Transparenz: Beide Parteien wissen exakt, wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden und wie sich Plus- und Minusstunden-Konten dazu verhalten.
- Rechtssicherheit: Arbeitszeitgesetze können sicher eingehalten, und Überstunden, gesetzliche Pausen und Ruhezeiten nach Bedarf stets überprüft werden.
- Stressfreie Personalverwaltung: Einsicht über tagesaktuelle Urlaubstage, Krankheitszeiten, Schichteinteilungen und Abwesenheiten verhindern Engpässe und Fehlplanungen, und ermöglichen so eine reibungslose PEP.
- Fairness mit Überstunden-Überblick: Jede Überstunde wird (automatisch) erfasst, berechnet und abgegolten, was für Fairness sorgt und die Mitarbeiterzufriedenheit anhebt.
- Schnelle und korrekte Abrechnungsprozesse: Arbeitszeitdaten werden automatisch und fehlerfrei berechnet, und können gleich in integrierte Lohnprogramme eingespeist werden, was Abrechnungsvorgänge beschleunigt und für saubere Arbeitsentgelte sorgt.
- Betriebliches Gesundheitsmanagement: Besteht Überblick über die eigenen Arbeitszeiten und Überstunden, und werden Ruhepausen und -zeiten eingehalten, kann sich die Work-Life-Balance für Mitarbeiter und Vorgesetzte bestmöglich entfalten.
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz
Arbeitszeitdaten enthalten Informationen über die Arbeitszeit einer bestimmten Person, in diesem Falle dem Arbeitnehmer. Sie zählen damit zu den sogenannten “personenbezogenen Daten” und unterliegen nach Art. 4 Absatz 1 der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) einer besonders schützenswerten Behandlung und Verarbeitung.
Unternehmen, die sich für eine digitale Zeitwirtschaftslösung entscheiden, sollten stets darauf achten, dass Software- und App-Anbieter in ihren Produkten das Thema Datensicherheit beachten und den Schutz sensibler Daten vollumfänglich gewährleisten. Insbesondere die Themen Datenmissbrauch und ungewollte Datenweitergabe an unbefugte Dritte sind hier zentral zu nennen.
Der § 26 Absatz 1 des BDSG regelt zunächst, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten – wie im Falle der Arbeitszeit von Beschäftigten – im Rahmen des Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich erlaubt ist, insbesondere, wenn die Datenverarbeitung für legitime Zwecke (wie etwa den Vergütungszweck) geschieht (siehe Art. 6 Absatz 1 lit f DSGVO und Art. 5 DSGVO).
Art. 5 DSGVO regelt zudem, dass die Erhebung und Verwertung personenbezogener Daten für statistische Zwecke dagegen unzulässig ist, dies könnte sich beispielsweise auf mögliche Kontrollmaßnahmen der Leistungen von Beschäftigten beziehen, die mithilfe erfasster Arbeitszeitdaten stattfinden. Zu gewährleisten ist auch die Sicherheit personenbezogener Daten, welche vor „unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen" (Art. 5 Absatz 1 lit f DSGVO) zu schützen sind.
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