Minusstunden durch Arbeitgeber verursacht: 5 HR-Tipps

Nicht nur Überstunden zählen zur Arbeitsrealität vieler Unternehmen – auch der korrekte Umgang mit Minusstunden ist für HR Manager im Tagesgeschäft relevant. Doch unter welchen Voraussetzungen darf ein Stundendefizit überhaupt erfasst werden?

Wir haben die wichtigsten Fakten für Personalverantwortliche zusammengefasst und klären, ob Minusstunden durch den Arbeitgeber verursacht oder lediglich durch Arbeitnehmer hervorgerufen werden können.

Das Wichtigste in Kürze: Dürfen Minusstunden durch Arbeitgeber verursacht werden?

• Nein, Minusstunden dürfen lediglich erfasst werden, sofern sie durch den Arbeitnehmer verursacht wurden

• Voraussetzung ist die schriftliche Übereinkunft über ein Arbeitszeitkonto, das sowohl Minusstunden als auch Überstunden dokumentiert
• Sobald ein Arbeitnehmer seine Arbeitskraft bereitstellt, hat er seine vertraglichen Pflichten erfüllt und muss bezahlt werden – egal, ob sein Arbeitgeber ihn beschäftigen kann oder nicht (sog. Annahmeverzug)
• Ausnahmen gelten, sofern der Arbeitsvertrag geplante Schwankungen der Wochenarbeitszeit aufgreift – so dürfen Minusstunden beispielsweise bei Saisonarbeit auch durch den Arbeitgeber hervorgerufen werden

Inhalt
• 1Das Wichtigste in Kürze: Dürfen Minusstunden durch Arbeitgeber verursacht werden?
• 2Was sind Minusstunden?
• 3§ 615 BGB: Das Arbeitsrecht zu Minusstunden, die durch Arbeitgeber verursacht wurden
• 4Unverschuldete Minusstunden korrekt auf dem Arbeitszeitkonto erfassen
• 5Minusstunden bei Krankheit – das gilt laut Gesetz
• 6Dürfen Arbeitgeber Minusstunden mit Urlaub verrechnen?
• 7Minusstunden bei Kündigung – verrechnen oder ausgleichen?
• 8FAQ
• 95 HR-Tipps bei Minusstunden
• 10Fazit: Minusstunden nacharbeiten nicht immer legitim

Was sind Minusstunden?

Minusstunden entstehen, sobald Arbeitnehmer weniger als ihre vertraglich vereinbarte Sollarbeitszeit leisten. Entsprechend stellen Minusstunden das Gegenteil von Überstunden dar und können nicht nur für Mitarbeiter in Vollzeit anfallen. Synonym haben sich auch die Begriffe Minderarbeit, Minderstunden oder Unterstunden etabliert.

Im Hinblick auf ihre Entstehung lassen sich zwei Arten von Minusstunden unterscheiden.

1. Durch den Arbeitgeber verursachte Minusstunden

Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter vorzeitig nach Hause schicken oder vom geplanten Arbeitsantritt abhalten, sind für das entstehende Stundendefizit verantwortlich. Entsprechend ist eine Anrechnung als Minusstunden unzulässig.

Klassischerweise entstehen durch den Arbeitgeber verursachte Minusstunden häufig durch:

• eine zu geringe Arbeitsauslastung oder schlechte Auftragslage
• extern verursachte Arbeitsverhinderung, z.B. schlechte Wetterbedingungen oder technische Ausfälle
• eine fehlerhafte Personaleinsatzplanung

2. Durch den Arbeitnehmer verursachte Minusstunden

Durch den Arbeitnehmer verursachte Minusstunden entstehen beispielsweise durch:

• einen verspäteten Arbeitsbeginn
• Überziehen der Mittagspause
• private Erledigungen im Arbeitszeitraum
• unausgewogene Nutzung von Gleitzeit
• vorgezogenen Feierabend

Mangelnde Arbeitsmotivation bei Beschäftigten kann Minusstunden begünstigen, muss jedoch nicht zwangsläufig ursächlich sein. Auch private Verpflichtungen, Stress oder die bewusste, temporäre Reduktion der Arbeitsbelastung können Arbeitnehmer zu einer Anhäufung von Minusstunden bewegen.

Wünschenswert ist in jedem Fall ein enges Vertrauensverhältnis zu Vorgesetzten, um mögliche Ursachen beleuchten zu können und gemeinsame Lösungsansätze zu finden.

Voraussetzung für die korrekte Erfassung von Minusstunden ist grundsätzlich ein elektronisches Arbeitszeitkonto, dem beide Vertragspartner zustimmen. Im Rahmen der Zeiterfassungspflicht ist dieses Konto mittlerweile auch erforderlich, um das Konzept der Vertrauensarbeitszeit gesetzeskonform umsetzen zu können.

§ 615 BGB: Das Arbeitsrecht zu Minusstunden, die durch Arbeitgeber verursacht wurden

Rechtliche Orientierung in Bezug auf Minusstunden erhält das Personalmanagement über § 615 BGB. Der Paragraph im Bürgerlichen Gesetzbuch legt fest, dass Arbeitgeber jegliche Verluste durch angeordnete Minusstunden selbst tragen:

“Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein.”

Abweichend hiervon obliegt Arbeitgebern die Möglichkeit, Schwankungen der Wochenarbeitszeit in Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträgen aufzugreifen. Üblich ist dies zum Beispiel bei Saisonarbeit. Beschäftigte gleichen in der Nebensaison aufgebaute Minusstunden überlicherweise in der Hauptsaison aus.

Unverschuldete Minusstunden korrekt auf dem Arbeitszeitkonto erfassen

Elementar ist, dass lediglich Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto erfasst werden, die unmittelbar durch Mitarbeiter verursacht wurden. Im Gegenzug werden Überstunden automatisch mit zu geringen Arbeitszeiten verrechnet, sodass im Idealfall ein ausgeglichenes Stundenkonto resultiert. Die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit ist dabei obligatorisch.

Die sicherste Möglichkeit, einen belastbaren Stundennachweis zu erbringen, stellen digitale Zeiterfassungssysteme dar. Intelligente Softwarelösungen bieten eine Auswahl verschiedener Erfassungsarten:

• Zeiterfassung mit Terminal – insbesondere für Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeitsplatz, die über einen personalisierten Transponder die Möglichkeit erhalten, sich einzustempeln
• Zeiterfassung am PC – für Beschäftigte mit Bildschirmarbeitsplatz
• Zeiterfassung mit App – für mehr Flexibilität, insbesondere im Außendienst oder im Handwerk

Auch eine individuelle Kombination verschiedener Erfassungsarten und eine zentrale Überführung auf das elektronische Arbeitszeitkonto ist legitim. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Beschäftigte teilweise im Homeoffice oder remote arbeiten.

Minusstunden bei Krankheit – das gilt laut Gesetz

Erkrankte Mitarbeiter unterliegen gemäß §3 EntgFG der Lohnfortzahlung. Sofern die Krankmeldung beim Arbeitgeber und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) fristgerecht eingehen, dürfen Arbeitgeber bei Krankheit entsprechend keine Minusstunden erfassen.

Um Buchungsfehler zu vermeiden, sollte der Abwesenheitsgrund bereits bei Eingang der Krankmeldung für Führungskräfte ersichtlich hinterlegt werden. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem eignet sich nicht nur zur lückenlosen Dokumentation, sondern erinnert HR-Verantwortliche beispielsweise auch daran, die eAU abzurufen.

Dürfen Arbeitgeber Minusstunden mit Urlaub verrechnen?

Nein, grundsätzlich kann Urlaub nur für einen Zeitraum in der Zukunft eingeplant werden. Eine rückwirkende Inanspruchnahme von Urlaub, wie es bei einer Verrechnung mit Minusstunden der Fall wäre, ist entsprechend unzulässig. Dies bezieht sich insbesondere auf den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 20 Tagen für eine 5-Tage-Woche.

Darüber hinaus gewährter Urlaub kann prinzipiell mit Minusstunden verrechnet werden. In der Praxis ist dieses Vorgehen jedoch umstritten, da die angemessene Erholung von Beschäftigten auf dem Spiel steht. Eine Kürzung kann erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsmotivation haben und in einem Leistungsabfall resultieren. Daher bietet es sich an, Mitarbeitern einen digitalen Urlaubsplaner zur Verfügung zu stellen, der verfügbaren Resturlaub transparent aufzeigt. Dies erleichtert die zeitnahe Inanspruchnahme von Urlaubstagen.

Auch Feiertage dürfen nicht mit Minusstunden verrechnet werden, da sie gemäß §9 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in der Regel als arbeitsfreier Zeitraum gelten.

Minusstunden bei Kündigung – verrechnen oder ausgleichen?

Weist ein Mitarbeiter bei einer Kündigung Minusstunden auf, dürfen diese nur unter bestimmten Voraussetzungen vom Gehalt abgezogen werden:

1. Die Minusstunden wurden durch den Arbeitnehmer verursacht
2. Es besteht ein Arbeitszeitkonto
3. Vertraglich ist explizit festgelegt, dass Minusstunden erfasst werden

Sind nicht alle Punkte erfüllt, obliegt es Arbeitgebern, das letzte Gehalt des ausscheidenden Arbeitnehmers vollumfänglich auszuzahlen.

Um rechtliche Streitigkeiten zu umgehen, ist es ratsam, einen zeitlichen Ausgleich der Minusstunden innerhalb eines festen Zeitrahmens anzustreben.

Besteht ein Aufhebungsvertrag, sollte dieser unbedingt den Umgang mit offenen Minusstunden aufgreifen.

FAQ

Darf der Arbeitgeber Minusstunden anordnen?

Nein, Arbeitgeber dürfen ihre Mitarbeiter nicht zur Anhäufung von Minusstunden bewegen, indem sie beispielsweise einen früheren Feierabend anordnen. Schickt ein Vorgesetzter seinen Angestellten vorzeitig nach Hause, so handelt es sich um unverschuldete Minusstunden, die nicht auf dem Arbeitszeitkonto erfasst werden dürfen.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Gesetzlich sind durch Mitarbeiter verursachte Minusstunden nicht vorgesehen bzw. unzulässig. Denn streng genommen stellt jede durch den Arbeitnehmer verursachte Kürzung der vereinbarten Arbeitszeit einen Verstoß gegen den Arbeitsvertrag dar.

In der Praxis überlassen viele Arbeitgeber es ihren Mitarbeitern jedoch selbst, mögliche Minusstunden selbständig auszugleichen. Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, im Arbeitsvertrag ein fixes Kontingent an zulässigen Minusstunden festzulegen.

Verfallen Minusstunden oder gibt es einen Ausgleichszeitraum?

Nein, Minusstunden verfallen grundsätzlich nicht, sofern Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträge keine entsprechenden Klauseln enthalten.

Dürfen Arbeitgeber Minusstunden vom Gehalt abziehen?

Ja, Minusstunden können sich auf die Entgeltabrechnung auswirken. Jedoch nur, sofern die Minusstunden durch den Arbeitnehmer verursacht wurden und

1. Mitarbeiter weniger arbeiten, als vertraglich vorgesehen oder
2. ein Ausgleich der Minusstunden nicht im vereinbarten Zeitraum erfolgt oder
3. mehr Minusstunden angesammelt wurden, als vertraglich zulässig sind

Zudem kann ein Abzug legitim sein, wenn Mitarbeiter vorübergehend in einem anderen Unternehmen tätig sind und dadurch Minusstunden in ihrem eigentlichen Job anhäufen.

Analog hierzu müssen Unternehmen Überstunden auszahlen, sofern keine abweichenden vertraglichen Pflichten gelten.

Ein Mitarbeiter hat einen halben Tag gearbeitet und sich dann krank gemeldet – entstehen Minusstunden?

Nein, bei einer Krankmeldung im laufenden Arbeitstag gilt der ganze Tag als abgeleistet und es entstehen keine Minusstunden. Auch ein ärztliches Attest kann lediglich für volle Arbeitstage ausgestellt werden.

HR-Verantwortliche, die Abwesenheitskennzahlen wie die Fehlzeitenquote berechnen, können halbe Arbeitstage dennoch dokumentieren, um besonders exakte Ergebnisse zu erhalten.

Sind Minusstunden im Dienstplan zulässig?

Nein. Minusstunden, die wissentlich im Dienstplan eingebaut werden, sind nur zulässig, sofern diese Option explizit vertraglich oder tariflich fixiert ist. Insbesondere HR-Verantwortliche, die einen Schichtplan erstellen, müssen dies bei jeder Personaleinsatzplanung berücksichtigen.

Können durch eine Fortbildung Minusstunden entstehen?

Handelt es sich um eine durch den Arbeitgeber angeordnete Fortbildung oder Bildungsurlaub, dürfen hierdurch keine Minusstunden entstehen. Durch Mitarbeiter selbst gewählte Fortbildungen dürfen Arbeitgeber jedoch ablehnen. Insbesondere, wenn kein beruflicher Bezug besteht.

Eine Weiterbildung außerhalb der Arbeitszeit oder unter Entstehung von Minusstunden ist in diesem Fall denkbar, jedoch besteht für Arbeitnehmer kein gesetzlicher Anspruch.

Grundsätzlich empfiehlt es sich für Führungskräfte, das Streben nach Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter zu unterstützen, um Motivation und Bindung aufrechtzuerhalten und von neu erworbenem Wissen zu profitieren.

Erlaubt §19 Berufsbildungsgesetz Minusstunden für Azubis?

Gemäß §19 Berufsbildungsgesetz (BBiG) befinden Auszubildende sich nicht in einem regulären Arbeitsverhältnis, sondern in einer Anlernphase. Entsprechend obliegt es Arbeitgebern, genug Arbeit für die erfolgreiche Erlangung beruflichen Wissens zur Verfügung zu stellen. Entlassen Vorgesetzte ihre Auszubildenden früher als üblich in den Feierabend, entstehen daher bezahlte Freistunden und keine Minusstunden.

Der grundsätzliche Anspruch auf Lohnfortzahlung liegt jedoch auch bei Auszubildenden bei 6 Wochen.

Entstehen bei Kurzarbeit Minusstunden?

Arbeitnehmer in Kurzarbeit verfügen über eine verkürzte Arbeitszeit und ein entsprechend angepasstes Entgelt. Bei Ableistung der vereinbarten Stundenzahl entstehen daher keine zusätzlichen Minusstunden.

Was passiert mit Minusstunden am Jahresende?

Minusstunden verfallen am Jahresende nicht, sondern werden automatisch ins Folgejahr übertragen.

5 HR-Tipps bei Minusstunden

Entstehen regelmäßig durch den Arbeitgeber verursachte Minusstunden, kann dies zu Frust und Demotivation bei Beschäftigten führen. Im ersten Schritt sollte daher immer eruiert werden, warum die Minusstunden entstehen. Grundlage hierfür ist eine fundierte Personalbedarfsplanung.

Liegt die Ursache der Minderbeschäftigung nicht in einer wirtschaftlichen Schieflage des Unternehmens, haben Personalverantwortliche zahlreiche Möglichkeiten, adäquat zu reagieren. Mögliche Lösungsansätze sind:

1. Änderung des Arbeitszeitmodells – denn Teilzeit kann für Arbeitnehmer im Rahmen des aktuellen Teilzeittrends attraktiv sein
2. Erweiterung des Aufgabenspektrums – denn häufig bieten bisher nicht geleistete Tätigkeiten unausgeschöpftes Potenzial und Mehrwert für Unternehmen, beispielsweise in der Prozessoptimierung
3. Weiterbildung – denn stetige Entwicklung motiviert viele Mitarbeiter und erweitert unternehmensinternes Wissen, das sich häufig abteilungsübergreifend anwesenden lässt
4. Einführung eines Lebensarbeitszeitkontos – denn dies erweitert die Möglichkeiten in Bezug auf Plus- und Minusstunden und schafft langfristig mehr Flexibilität für Arbeitnehmer und Beschäftigte
5. Altersteilzeit – denn viele ältere Mitarbeiter profitieren von einem fließenden Übergang in den Ruhestand

Elementar hierbei ist, dass Mitarbeiter nicht zu einer Kürzung ihrer Arbeitszeit gedrängt werden dürfen. Stattdessen sollte eine gemeinsame, einvernehmliche Lösung angestrebt werden.

In bestimmten Konstellationen kann zudem Kurzarbeit erforderlich werden.

Im konträren Fall, also dem Aufbau von Minusstunden durch Mitarbeiter, kann ein automatisiertes Alarmcenter Abhilfe schaffen. Es informiert Vorgesetzte bei bestimmten Ereignissen, wie ungeplanten Abwesenheiten, und ersetzt manuelle Prüfungen durch clevere Prozessautomatisierung.

Fazit: Minusstunden nacharbeiten nicht immer legitim

Grundsätzlich gilt: Minusstunden sind nur als solche anrechenbar, sofern Mitarbeiter ihre Entstehung selbst verschulden. Nur in Ausnahmefällen und mit schriftlicher Vereinbarung ist eine Abweichung möglich, beispielsweise für Saisonarbeit.

Viele Unternehmen handhaben ein geringes Kontingent an Minusstunden, indem sie Mitarbeiter eigene Abwesenheiten selbständig regulieren lassen. Im Rahmen dieser Vertrauensarbeitszeit ist eine elektronische Arbeitszeiterfassung dennoch unerlässlich, um faire Arbeitsbedingungen zu schaffen und der Zeiterfassungspflicht gerecht zu werden. Darüber hinaus unterstützt eine digitale Zeitwirtschaft HR enorm bei der korrekten Verwaltung von Plus- und Minusstunden und treibt die ganzheitliche KMU Digitalisierung im Unternehmen voran.

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