Vertrauensarbeitszeit vs. Zeiterfassung: Wer gewinnt und was sagt das BAG-Urteil?

Vertrauensarbeitszeit oder Zeiterfassung? Das ist die Frage, die HRler und die deutsche Arbeitswelt zurzeit bewegt. Das BAG-Urteil zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und der entsprechende Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BAMS) haben hierzu klare Position bezogen: Arbeitszeiterfassung! Künftig heißt es also: Vertrauen ist gut, Transparenz ist besser? Irgendwie schon. Warum die Entscheidung zugunsten der elektronischen Zeiterfassung ausgefallen ist und warum diese entgegen allgemeiner Ansichten für Arbeitgeber und Teams zahlreiche positive Effekte hat, erfahren Sie hier. Außerdem klären wir, ob die Vertrauensarbeitszeit nun endgültig ausgedient hat, oder ob sich das Modell mit der verpflichtenden Erfassung von Arbeitszeiten doch vereinbaren lässt.

Vertrauensarbeitszeit Urteil: Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung mischt die Karten neu

Die Reformierung des Arbeitszeitgesetzes durch die Urteile des EuGH (Urt. v. 14.05.2019, Az. C-55/18) und des BAG (Beschl. v. 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21) hat das Thema Zeiterfassung in den Fokus öffentlicher und unternehmensweiter Diskussion gelegt. Arbeitgeber sind ab sofort dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Der entsprechende Referentenentwurf zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) vom April 2023 hat die Gesetzeslage dazu bestätigt und konkretisiert, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit täglich und mithilfe einer elektronischen Arbeitszeiterfassung zu erfassen sind.

Etwaige Umsetzungswege könnten bestehende digitale Zeiterfassungsgeräte, Apps oder Excel-Vorlagen sein. Das BAG-Urteil zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung besitzt für Unternehmen deutschlandweit bereits jetzt Gültigkeit, auch wenn das Arbeitszeitgesetz noch an die Rechtsprechung des BAG anzupassen ist und der Referentenentwurf Übergangsfristen von 1 bis 5 Jahren für die Umstellung vorsieht.

Die Neufassung des Arbeitszeitgesetzes hat die gegenwärtige Arbeitszeitgestaltung somit im Grunde komplett auf den Kopf gestellt. Feste Arbeitszeiten und klassische „9 to 5”-Jobs sind heute kaum noch zu finden, moderne Unternehmen setzen stattdessen auf Flexibilität und die freie Ausgestaltung individueller Arbeitszeiten. Ein Trend, der für viele Arbeitgeber vor allem im Rahmen der Digitalisierung bedeutsam wurde. Remote-Modelle und Work-Life-Balance statt Routine-Jobs und Anwesenheitspflicht war vielerorts zu hören. Und jetzt? Mit der neuen Gesetzgebung stehen sich ab sofort zwei Arbeitsmodelle gegenüber, die auf den ersten Blick unvereinbar scheinen, auf den zweiten jedoch womöglich in die gleiche Kerbe schlagen.

Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit im Kern-Unterschied

Zwei Ansätze, zwei Arbeitskulturen, zwei Fronten: Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung. Beide Modelle stehen für eine jeweils eigene Arbeitsweise, die unterschiedliche Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben. Während es in der Vertrauensarbeitszeit zentral um die flexible und eigenverantwortliche Ausgestaltung der Arbeitszeit geht, liegt der Fokus in der Zeiterfassung auf Transparenz und Fairness bei Mitarbeitern und Vorgesetzten.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Vom Papier-Stundenzettel zur digitalen Softwarelösung: Unter Arbeitszeiterfassung versteht man die betriebsinterne Erfassung von Arbeitszeiten von Beschäftigten in einem Unternehmen. Ziel ist es, Arbeitsstunden zu protokollieren, um die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften sicherzustellen (Stichwort: Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten) und Überstunden korrekt zu erfassen. Inzwischen wird beim Thema Arbeitszeiterfassung von einem eigenen Arbeitszeitmodell gesprochen, das Unternehmen und Teams mit positiven Attributen wie Fairness, Transparenz, Übersicht und Planbarkeit verbinden. Auch dem Thema Arbeitszeitbetrug kann hier optimal entgegengewirkt werden.

Dank moderner, webbasierter Zeiterfassungssysteme, die sich zum Allrounder in Sachen Arbeitszeitmanagement entwickelt haben, bietet die Arbeitszeiterfassung Betrieben heute einen echten Mehrwert: Von der Stundenerfassung zur Urlaubsverwaltung, Schichtplanung, Projektzeiterfassung und Lohnabrechnung – smarte Zeiterfassungstools sind nicht nur mobil von überall nutzbar (z. B. für die Zeiterfassung im Homeoffice oder auf Dienstreise). Ihre Kernkompetenz liegt in der Automatisierung und Digitalisierung routinierter, zeitaufwendiger HR-Prozesse, die mehr Effizienz und Produktivität in Unternehmen bringen.

Viele Teams nutzen ein Arbeitszeitkonto insbesondere für die Umsetzung von Gleitzeit im Team. Das Modell erlaubt Beschäftigten und Vorgesetzten einen optimalen Spielraum zwischen Flexibilität und Sicherheit bei der PEP.

So geht Zeiterfassung 2023

Es gibt verschiedene Arten und Modelle, wie Arbeitszeiten heute erfasst werden können:

• Papier-Stundenzettel
• Zeiterfassungssterminals (RFID / Fingerprint)
• Excel-Tabellen
• Webbasierte Zeiterfassung am PC
• Zeiterfassung-Apps

In der Regel können Unternehmen zwischen Einzel- oder Kombi-Lösungen wählen, wobei sich das Tarifpaket an den entsprechenden Anforderungen orientiert. Zusätzlich gibt es die Wahl zwischen cloudbasierter Zeiterfassungssoftware und On-Premises-Lösungen für die lokale Nutzung.

Vertrauensarbeitszeit: Definition

Vertrauensarbeitszeit ist ein flexibles Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter Arbeitszeiten selbstverantwortlich gestalten, ohne dass eine Erfassung von Arbeitsstunden vorgesehen ist. Das Thema Gleitzeit spielt dabei keine große Rolle: Über Arbeitsbeginn und Arbeitsende bestimmt der Beschäftigte nämlich selbst, zu dem auch die Organisation und Planung von Aufgaben und Arbeitszeit gehören.

Dabei steht, wie der Begriff selbst sagt, das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Vordergrund. Anstelle von Arbeitszeitkonten, Stundenzetteln und Timesheets gilt die sogenannte Vertrauensarbeit. D.h. Angestellte haben die Freiheit, ihre Arbeitsstunden nach individuellen Bedürfnissen zu gestalten, solange vereinbarte Ziele und Leistungen erreicht werden.

6 bis 15 oder 8 bis 17 Uhr – gilt Vertrauensarbeitszeit, können Beschäftigte im Grunde arbeiten, wann es ihnen passt. Eine zeitliche Präsenzpflicht besteht nicht. Die Einführung von Vertrauensarbeitszeit markiert für viele Betriebe einen strategischen Schritt in Richtung einer unternehmensweiten Vertrauenskultur, die sich in allen Arbeitsbereichen niederschlägt. Moderne Unternehmen setzen auf diesen Ansatz, weil er vor allem die Work-Life-Balance ideal umsetzt.

Zeiten erfassen bei Vertrauensarbeit – das müssen Sie beachten

Die Vertrauensarbeitszeit untersteht keiner gesetzlichen Grundverordnung und wird zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter direkt vereinbart. Wichtig dabei: Der Arbeitsvertrag muss den arbeitszeitlichen Umfang und die gesetzlichen Regelungen für Pausenzeiten klar definieren. Auch wenn das Modell Vertrauensarbeitszeit grundsätzlich keine Arbeitszeiterfassung vorsieht, unterliegt es den allgemeinen Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes (Stichwort: Paragraph § 3 und 5 des ArbZG).

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch bei Vertrauensarbeit

• Die werktägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern darf 8 Stunden nicht überschreiten (Verlängerungen auf 10 Std. sind erlaubt, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen durchschnittlich 8 Std. werktäglich nicht überschritten wurden)
• Beschäftigte, die mehr als 6 Stunden arbeiten, müssen eine Ruhepause von 30 Minuten machen (ab 9 Stunden sind es 45 Minuten)
• Arbeitnehmer müssen eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einhalten

Aufzeichnungspflicht in bestimmten Fällen

Arbeiten Beschäftigte über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden, stehen Unternehmen in der Verpflichtung, die hinausgehende Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufzuzeichnen bzw. zu dokumentieren. Das regelt der § 16, Absatz 2 des ArbZG wie folgt: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Aufzeichnungspflicht gilt auch im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit und kann nach Bedarf an Mitarbeiter delegiert werden.

Vertrauensarbeitszeit Überstunden – der aktuelle Stand

Überstunden sind erbrachte Arbeitsstunden, die über die gesetzlich vorgesehene Höchstarbeitszeit hinausgehen. Prinzipiell müssen Überstunden vom Arbeitgeber abgegolten werden, wenn sie angeordnet sind oder davon Kenntnis besteht. Überstunden sind daher gemäß § 16 ArbZG vom Arbeitgeber verpflichtend zu dokumentieren und laut gesetzlicher Aufzeichnungspflicht für zwei Jahre aufzubewahren.

Was passiert mit der Vertrauensarbeitszeit 2023?

Mit dem jüngsten Stechuhr-Urteil hat sich das Blatt in der Arbeitszeitgestaltung maßgeblich gewendet bzw. neu positioniert. Vertrauensarbeitszeit ist gut, Arbeitszeiterfassung ist besser – und zwar für alle Beteiligten, so lässt sich der jüngste Referentenentwurf zur Einführung der Arbeitszeiterfassung auslegen. Aber warum?

Ein Beispiel macht es klar: Arbeitnehmer in Deutschland machen jährlich zahlreiche Überstunden – viele davon bleiben unbezahlt. Darauf machen aktuelle Studien des Statistischen Bundesamts und des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) aufmerksam. Die Einführung einer Arbeitszeiterfassung könnte nicht nur die gesetzlich bereits jetzt geltende Überstundenerfassung in Betrieben sicherstellen und diesem Trend mithilfe einer transparenten Arbeitszeitgestaltung langfristig entgegenwirken. Sie könnte – wie eingangs dargelegt – sogar noch mehr leisten.

Die wichtigste Frage: Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja – aber nur im Rahmen einer Koexistenz beider Modelle bzw. unter Einhaltung bestimmter Vorgaben. Der Referentenentwurf zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG-E) macht dezidiert klar, dass die Möglichkeit zur Vertrauensarbeitszeit durch die verpflichtende Arbeitszeiterfassung nicht beeinträchtigt wird – insofern die Regelungen des öffentlichen Arbeitsschutzes, etwa der täglichen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit, wie üblich eingehalten werden. Die Schlussfolgerung: Eine flexible Arbeitsweise ist demnach weiterhin zulässig, Arbeitszeiten bleiben jedoch auch im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit zu erfassen. Im Referentenentwurf heißt es dazu:

Die Vorgaben des öffentlich-rechtlichen Arbeitszeitschutzes (insbesondere zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten) dienen dagegen der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und sind auch bei Vertrauensarbeitszeit heute schon einzuhalten. Vertrauensarbeitszeit unter Beachtung dieser Vorgaben ist daher auch weiterhin möglich.

Tschüss, Vertrauen. Hallo, Erfassung?

Nicht ganz! Das eine Arbeitsmodell soll das andere nicht ablösen. Vielmehr sollen beide Arbeitsweisen unter neuer Ausrichtung parallel zueinander bestehen, insofern der Wunsch nach einer Fortführung der Vertrauensarbeit auf Unternehmensebene besteht. Vertrauen und Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ja, aber mit einer guten Portion Transparenz und Fairness für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Wie diese Umsetzung konkret auszusehen hat, ist noch offen und wird vermutlich von einem Unternehmen zum anderen individuell austariert und vereinbart werden.

Viele Teams dürfte es zudem freuen, dass mit der Einführung der betriebsweiten Zeitstempelung auch für das Thema Raucherpause eine Lösung gefunden wird.

Vor- und Nachteile beider Modelle im Überblick

Vertrauensarbeitszeit: Vor- und Nachteile

Vertrauensarbeit ist in vielen Betrieben ein echter Zufriedenheitsfaktor, was Vorgesetzte und Beschäftigte angeht. Freie Arbeitszeitgestaltung bedeutet hier oftmals Selbstverantwortung statt Kontrolle, was Mitarbeiter als offen gelebte Wertschätzung und ein Arbeiten auf Augenhöhe erfahren können. Der positive Effekt: Die Zufriedenheit und Motivation auf der Mitarbeiterseite wachsen, und eine Steigerung von Produktivität und Leistung im Team entsteht.

Zu den Nachteilen gehören: Die Gefahren der Überlastung durch ein oftmals fehlendes bzw. dysfunktionales Arbeitszeitmanagement. Die intransparente Anhäufung von Überstunden ohne Dokumentation, und die stetige Erreichbarkeit bei Mitarbeitern auf der einen Seite. Auf der anderen der potenzielle Arbeitszeitbetrug und die enormen Kommunikations- und Koordinations- Anforderungen für Arbeitgeber.

Elektronische Zeiterfassung: Vor- und Nachteile

(Digitale) Arbeitszeiterfassung überzeugt vor allem durch Transparenz, Fairness und Planungssicherheit, was viele Mitarbeiter und Vorgesetzte als die eigentliche Voraussetzung für ein produktives und vertrauensförderndes Miteinander erachten. Heißt: Stehen Arbeitszeitkonten bereit, gibt es maximale Übersicht über geleistete Stunden. Überstunden können problemlos beglichen, Arbeitsaufwände früh analysiert und Personaleinsatzplanungen entsprechend clever verwaltet werden. Ebenfalls wichtig: Die Sicherstellung gesetzlicher Arbeitspausen sorgt für eine verbesserte Compliance. Minutengenaue Zeitdaten liefern eine saubere Basis für die Entgeltabrechnung und beschleunigen Abrechnungsprozesse. Und die allgemeine Automatisierung routinierter Verwaltungsaufgaben hebt HR-Prozesse auf das nächste Level.

Mögliche Nachteile: Der geringe Mehraufwand, der entsteht, wenn Arbeitszeiten durch Beschäftigte täglich zu erfassen sind und das mögliche Aufkommen einer Kontroll-Empfindung auf Seiten von Mitarbeitern, welches Vertrauensverluste im Beschäftigungsverhältnis zur Folge haben kann. Insofern es an einer korrekten internen Kommunikation fehlt, könnte überdies das produktive Arbeiten vernachlässigt werden, wenn der Effekt einer übermäßigen Fokussierung auf die Erfüllung vertraglich festgelegter Arbeitszeiten entsteht.