←Zurück zur Übersicht

Elektronische Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung (eAU)

Header zeigt Mitarbeiter am Laptop, der in askDANTE elektronische Krankmeldungen, die eAU, abruft.

Tschüss, gelber Schein – seit Januar 2023 gilt die elektronische Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung (eAU) deutschlandweit. Damit wurde der Krankenschein in Papierform durch ein digitales Vorgehen abgelöst, das den bürokratischen Aufwand im Gesundheitssystem und in Unternehmen vermindert.

Mit der eAU haben zahlreiche Betriebe 2023 einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht – aber noch lange nicht alle. Nach wie vor gibt es Teams, die beim Thema eAU improvisieren und keine richtige Lösung gefunden haben.

Hier lesen Sie, wie das neue Verfahren für Krankenkassen und Arbeitgeber läuft und warum HR die eAU-Abfrage unbedingt mit einer zertifizierten Zeiterfassungssoftware umsetzen sollte.

Der Weg zur elektronischen Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung

Büros voller Patientenbefunde auf Papier, mit Fax verschickte Rezepte und ausschließlich die ärztliche Krankschreibung vor Ort in der Praxis – das Digitalisierungsbestreben in Deutschland ist seit einiger Zeit nicht ohne Grund auf Hochkurs.

Erst die saisonale, jetzt die dauerhafte Krankschreibung per Telefon. Seit 2023 dann die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber, ab 2024 das E-Rezept und mit 2025 die flächendeckende Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA): Die großangelegte Digitalstrategie der Bundesregierung im Bereich Gesundheit und Medizin – die Telematikinfrastruktur (TI) – revolutioniert das deutsche Gesundheitswesen.

Ziele der Digitalstrategie in Deutschland

Das übergeordnete Ziel dieser Digitalstrategie ist die Ablösung der unsystematischen Zettelwirtschaft in Institutionen und Unternehmen durch digitale Prozesse. Sie sollen den Verwaltungsaufwand im Gesundheitssystem und in Betrieben reduzieren sowie die Patientenversorgung zukunftsfähiger gestalten.

Zu den allgemeinen Hauptvorteilen der Digitalisierung gehören die Themen Nachhaltigkeit und die Sicherung von Wettbewerbsvorteilen. Hinzu kommen auch die Automatisierung und die generelle Vereinfachung von Prozessen, die sich durch Effizienzsteigerung positiv in Unternehmen auswirken.

Was ist die elektronische Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung?

Im Rahmen dieser Digitalisierungsbetrebungen hat der Bundestag im September 2019 im sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz III die Einführung der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (abgekürzt: eAU) beschlossen.

Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung handelt es sich um die elektronische Krankschreibung, die den bisher bekannten „gelben Schein”, also die Krankmeldung auf Papier ablöst.

Das Bürokratieentlastungsgesetz – das von der Anhebung der Kleinunternehmergrenze über die Entlastung von Unternehmen bei der Statistikpflicht bis zur Einführung der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reicht – verfolgt dabei die Reduzierung von Überregulierungen in zwei Richtungen. Zum einen die Minderung der bürokratischen Belastung in Betrieben und Organisationen, und damit die Verbesserung bestehender Unternehmensprozesse.

Techniker Krankenkasse als Pilotprojekt

Die Techniker Krankenkasse (TK) ist die erste Krankenkasse, die im Rahmen des entsprechenden Pilotprojekts mit dem Verfahren elektronischer Krankmeldung am 20. August 2021 gestartet ist.

Mit diesem Startdatum haben Ärzte die Möglichkeit erhalten, die Krankmeldungen ihrer Patienten digital verschlüsselt an die TK per Datensatz zu übermitteln. Dieses Vorgehen ist seit Januar 2022 für alle Vertragsärzte und Vertragskrankenhäuser per Gesetz verpflichtend. Seit dem 1. Januar 2023 gilt die eAU zudem auch für Arbeitgeber – diese erhalten Auskunft und Angaben zur Krankmeldung ihrer Mitarbeiter nun ausschließlich über die zuständigen Krankenkassen.

Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung früher und heute

Die Einführung der neuen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung markiert den zentralen Wechsel vom Papier- zum Digitalformular im deutschen Gesundheitswesen und in Unternehmen. Das sind die wesentlichen Punkte im eAU-Transformationsprozess:

AU früherAU heute
Vor dem 1.Januar 2023 bestand die Krankmeldung aus einem gelben Papierformular, dem sogenannten gelben Schein, der mit Kopien von drei Seiten vom Arzt an den Patienten ausgehändigt wurde.Seit dem 1.Januar 2023 wurde die Papier-Krankmeldung vom elektronischen Krankenschein abgelöst, der von der Arztpraxis an die Krankenkassen auf digitalem Wege übermittelt und dort anschließend vom Arbeitgeber abgerufen wird.
Die entsprechenden Durchschläge der AU wurden anschließend vom Arbeitnehmer jeweils an die eigene Krankenkasse und den Arbeitgeber als Nachweis verteilt. Die dritte Kopie war für die eigene Dokumentation vorgesehen.Im Fall einer Krankmeldung besteht für den Arbeitnehmer weiterhin eine Benachrichtigungspflicht des Arbeitgebers, die Pflicht zur Vorlage einer AU-Bescheinigung besteht jedoch nicht mehr.

Wie funktioniert die elektronische Krankmeldung?

Die elektronische Krankmeldung umfasst wie zuvor bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier einen Workflow zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber, der Arztpraxis und Krankenkassen. Das Verfahren lässt sich in folgende sechs Schritte aufteilen, die aufeinander folgen:

Grafik zeigt das Verfahren der elektronische Krankmeldung, der eAU, in sechs Schritten mithilfe der Darstellung verschiedener Icons.

Der konkrete Ablauf bei elektronischer Krankmeldung sieht wie folgt aus:

  1. Bei gesundheitlichen Problemen suchen Beschäftigte wie zuvor einen Arzt auf.
  2. Dieser spricht eine Arbeitsunfähigkeit aus und schreibt den Patienten krank.
  3. Krankgeschriebene Mitarbeiter informieren wie bisher ihre Vorgesetzten via Telefon, E-Mail oder über betriebsinterne Kommunikationswege über die ärztliche Attestierung und starten ihre Genesung.
  4. Ärzte versenden im gleichen Zug die elektronische AU des Kassenpatienten über die Telematikinfrastruktur (TI) an die Krankenkassen.
  5. Die Krankenkassen stellen jetzt die AU-Daten zum Abruf bereit.
  6. Im letzten Schritt können Arbeitgeber die elektronische Krankmeldung von der Krankenkasse abrufen, beispielsweise über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem.

Wie ruft der Arbeitgeber die elektronische Krankschreibung ab?

Spricht der Arzt eine Krankmeldung aus, besteht für Mitarbeiter weiterhin eine Meldepflicht beim Arbeitgeber. Neu dabei ist, dass ab sofort keine Pflicht zur Einreichung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sprich eines ausgestellten Attests existiert.

Die elektronische Krankschreibung verpflichtet Arbeitgeber dazu, die Krankmeldung direkt bei den Krankenkassen abzurufen. Sie können dies in der Regel auf zwei bzw. drei Wegen machen:

Weg 1Weg 2Weg 3
Über ein systemgeprüftes LohnabrechnungsprogrammÜber ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem (wie askDANTE)Arbeitgeber, die keine Lohnabrechnungs- oder Zeiterfassungssoftware mit eAU-Funktion im Hause haben, können die eAU auch über das SV-Meldeportal abrufen

eAU Abfrage per Zeiterfassung

Seit die eAU-Pflicht für Arbeitgeber besteht, entfällt für Mitarbeiter die Bescheinigungspflicht ihrer Krankmeldung. Sie müssen ihre Vorgesetzten jedoch nach wie vor über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit in Kenntnis setzen.

Damit Vorgesetzte und HR auch mit dem Entfallen des gelben Scheins einen Nachweis über die Krankschreibung unverzüglich bekommen, können Arbeitgeber die eAU mithilfe einer Zeiterfassungssoftware – wie askDANTE – abrufen, die eine implementierte und zertifizierte eAU-Schnittstelle anbietet.

eAU für Arbeitgeber in askDANTE Zeiterfassung

Ob 4 Tage Woche oder Produktionsbetrieb mit Schichtplaner und rollierendem Schichtmodell – ganz gleich, welches Arbeitszeitmodell moderne Unternehmen heute führen, ein reibungsloses und stressfreies Abwesenheitsmanagement ist für KMUs das A und O.

askDANTE stellt deshalb neben einer funktionsstarken Zeiterfassung und verschiedenen Zusatzfunktionen, wie der Urlaubsverwaltung, Personaleinsatzplanung und Projektzeiterfassung, KMUs auch starke innovative Features zur Seite, wie der Erfassung einer Krankmeldung mithilfe der eAU für Arbeitgeber.

Die elektronische AU in askDANTE

Infografik zum Thema elektronische AU in der Zeiterfassung askDANTE.

Digitale Krankschreibung einrichten

So einfach richten Sie die digitale Krankschreibung in askDANTE ein:

Vorgesetzte erhalten damit die Möglichkeit, die Krankheitszeiten ihrer Beschäftigten in der Zeiterfassungssoftware von askDANTE zu dokumentieren und nach Bedarf die eAU direkt mit einem Klick abzurufen. Die Krankenkassen rückmelden die Daten zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anschließend in askDANTE. Sie vermeiden damit beispielsweise die Abfrage an zweiter bzw. externer Stelle und die Anschaffung einer Entgeltabrechnungssoftware vor Ort.

Krankenschein 2023 - Infopoint mit Tipps und wichtigen Infos

Die eAU-Abfrage können Vorgesetzte in askDANTE jederzeit aktivieren. Die eAU-Funktion ist anschließend sofort startbereit. Wie Sie die elektronische Krankmeldung unkompliziert einrichten können, zeigen wir Ihnen in diesem 90-sekündigen Video:

eAU in askDANTE in 90 Sekunden

Eine Schritt für Schritt-Anleitung zum Thema Krankenschein 2023 in askDANTE finden Sie außerdem auf unserem eAU-Infopoint.

Dieser hält ein ganzes Set an unterstützendem Material für Sie bereit – von hilfreichen Videotutorials über eine praktische Checkliste bis zum ausführlichen FAQ-Bereich.

eAU und Zeiterfassung: 4 Vorteile

Grafik zeigt einen Screenshot aus der eAU Funktion in der Zeiterfassung askDANTE. Die elektronische Krankmeldung wird in askDANTE mit einem Klick abgerufen und der Status der Rückmeldung unter dem Reiter Abwesenheiten zusammengefasst.

Die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit einer Zeiterfassungssoftware abzufragen, bringt eine Reihe an Vorteilen für KMUs. Zu den wichtigsten Vorzügen gehören:

  1. Schnellere Informationsgewinnung: Der wichtigste Vorzug für Arbeitgeber besteht darin, dass ihnen der Nachweis über die Krankmeldung rascher vorliegt als in der Entgeltabrechnung.
  2. Komfortable Abfrage: Das Abrufen der eAU findet direkt im Zeiterfassungssystem über einer Schnittstelle statt. So haben Sie alle wichtigen Daten und Informationen zu den Ausfällen ihrer Mitarbeiter an einem Ort.
  3. Direkte Rückmeldung: Die zuständige Krankenkasse übermittelt den eAU-Nachweis direkt in askDANTE. Sie brauchen kein zusätzliches System, wie zum Beispiel ein Entgeltabrechnungsprogramm.
  4. Weiternutzung: Die eAU wird direkt im Zeiterfassungsprogramm hinterlegt und kann damit zum Beispiel für Zuschlagsberechnungen oder die Schichtplanung gleich weiter genutzt werden.

Welche Daten werden bei der eAU übermittelt?

Die Krankenkassen übermitteln in der Regel folgende AU-Daten an den Arbeitgeber:

  • Vor- und Nachname des Beschäftigten
  • Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit (Beginn und Ende)
  • Datumsangabe des ärztlichen Befundes über die Arbeitsunfähigkeit
  • Kenntlichmachung, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
  • Hinweisgebende Angaben, ob es sich um eine Art von Unfall handelt – zum Beispiel um einen Arbeitsunfall

Für wen gilt die digitale Krankmeldung?

Die digitale Krankmeldung gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten – demnach für alle Arbeitnehmer, die gesetzlich bei einer Krankenkasse versichert sind. Die elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt darüber hinaus für alle Vertragsärzte und -Zahnärzte sowie für alle Arbeitgeber.

Elektronische Krankmeldungen – ab wann Pflicht?

Elektronische Krankmeldungen sind zum aktuellen Zeitpunkt (Januar 2024) für folgende Hauptparteien gesetzlich verpflichtend: Krankenkassen, Ärzte, Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Das flächendeckende Gesetz zur eAU wurde dabei über mehrere Stufen und Zeiträume hinweg eingeführt:

Im ersten Schritt wurde die Übermittlung der eAU von den ärztlichen Praxen an die Krankenkassen sichergestellt. Gesetzliche Pflicht für die digitale Krankschreibung besteht seit dem 1. Januar 2022 für alle Kassenärzte, Vertragszahnärzte und Vertragskrankenhäuser.

Im nächsten Schritt wurde die eAU-Pflicht für Arbeitgeber eingeführt. Seit 1. Januar 2023 sind auch alle Arbeitgeber an die elektronische Krankschreibung gebunden. Sie erhalten die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seitdem von den Krankenkassen und nicht mehr von ihren Beschäftigten.

Für wen gelten elektronische Krankmeldungen nicht?

Auch wenn im Rahmen des eAU-Projekts im Grunde eine allgemeine Pflicht für alle Beteiligten besteht, gibt es Ausnahmefälle (Auskunft geben hier die TK und AOK). Elektronische Krankmeldungen sind beispielsweise in diesen Fällen aktuell nicht vorgesehen:

  1. Die eAU-Pflicht gilt nicht für Privatversicherte bzw. privat versicherte Beschäftigte.
  2. Im Falle einer Krankheit des Kindes (bei “Kind krank”)
  3. Im Falle von geringfügig Beschäftigten (Minijobber) in privaten Haushalten
  4. Krankmeldungen aus dem Ausland durch eine Zahn- bzw. Arztpraxis
  5. Im Kontext von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen, insofern die Kosten hier nicht von den Krankenkassen getragen werden

Fazit: Elektronische Arbeits­unfähigkeits­bescheinigung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) hat den gelben Schein abgelöst. Die eAU, die vorrangig das Ziel Bürokratieabbau in Unternehmen und im Gesundheitswesen verfolgt, ist seit 2023 für Arbeitgeber flächendeckend verpflichtend. Sie sind seitdem zu einer digitalen Abfrage der Krankmeldung direkt bei den gesetzlichen Krankenkassen angehalten. Zeiterfassungssysteme wie askDANTE bieten Unternehmen deshalb eine implementierte eAU-Schnittstelle in der Software an, mit der das Abrufen der digitale Krankmeldung für Vorgesetzte stressfrei und sicher abläuft.

Disclaimer

Die Inhalte dieser Website wurden mit größter Sorgfalt, und nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Bitte beachten Sie jedoch, dass die bereitgestellten Inhalte auf unserer Internetseite ausschließlich dem unverbindlichen Informationszweck dienen. Dies gilt auch für Beiträge mit rechtlichem / rechtsfachlichem Hintergrund. Sie ersetzen keine individuelle juristische Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind daher ohne Gewähr auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität zu verstehen.

Lernen Sie askDANTE kennen

Kostenlose Webdemo

Bitte warten...

Wird zur Terminabstimmung und Bedarfsermittlung benötigt.

  • bis 20 Mitarbeiter
  • bis 50 Mitarbeiter
  • bis 75 Mitarbeiter
  • bis 100 Mitarbeiter
  • bis 150 Mitarbeiter
  • bis 200 Mitarbeiter
  • bis 250 Mitarbeiter
  • bis 300 Mitarbeiter
  • bis 500 Mitarbeiter
  • ab 500 Mitarbeiter
Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden.