askDANTE Kurzarbeit – Teil 1

Kurzbeschreibung

Sie können ab jetzt in askDANTE unter Menü > Verwaltung „Kurzarbeitszeiträume“ definieren und abrechnen, vorzugsweise einzelne Kalendermonate. Sie können einem Kurzarbeitszeitraum die betroffenen Mitarbeiter hinzufügen und geplante Kurzarbeitsquoten setzen. Auf diesem Weg haben Sie die Möglichkeit, viele Zeiträume (Monate) zu definieren, unterschiedlich zu konfigurieren und abzurechnen.

Innerhalb eines Kurzarbeitszeitraumes können Mitarbeiter „ganz normal“ stempeln oder Abwesenheiten buchen. Das Zeitkonto läuft dann „geplant“ in den negativen Bereich. Zum Ende des Zeitraumes können Sie eine Abrechnung anstoßen, mit der alle Zeitkonten zu einem Buchungsdatum ausgeglichen werden. Alle berechneten Werte können Sie dann als Report herunterladen und weiterverarbeiten.

Die Abrechnung und der Report kommen mit Kurzarbeit Teil 2 Ende zu April 2020.

Erfassung und Buchungen unter Kurzarbeit

Im Prinzip arbeiten und buchen Sie in askDANTE ganz normal wie immer. Wenn Zeiten erfasst werden sollen, dann können Sie diese ganz normal stempeln, gleiches gilt für alle Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildungen usw.

Der eigentliche Unterschied zum Normalbetrieb ist, dass die Mitarbeiter durch die Kurzarbeit die Soll-Zeiten nicht voll erbringen können und somit im Laufe des Monats die Zeitkonten ins Minus laufen. Dies ist von uns ausdrücklich so gewollt!

Die Herausforderung bei der Abrechnung der Kurzarbeit ist, dass es sich dabei nicht zwangsweise um eine komplette Schließung des Betriebes handelt. Dadurch können verschiedene Konstellationen auftreten, die ein tagesaktuelles Abrechnen der Kurzarbeitsstunden unmöglich machen. Tatsächlich wird erst ganz am Ende eines Zeitraumes und nach Eingabe aller Daten die rückwirkende Abrechnung der Kurzarbeit möglich.

Aus genannten Gründen laufen die Zeitkonten zunächst ins Minus und können dann mit der „Abrechnen“ Funktion (kommend Ende April 2020, Teil2) rückwirkend mit einem Klick kompensiert werden.

Wichtig: Für die Nutzung der beschriebenen Funktion muss und darf KEINE Veränderung der Arbeitszeitprofile (Soll-Stunden) vorgenommen werden, da die vertragliche Sollzeit zur Berechnung der Stundenkompensation herangezogen wird.

Anlegen eine Kurzarbeitszeitraumes

Unter Menü > Verwaltung finden Sie einen neuen Menüpunkt zur Verwaltung der Kurzarbeit. Das Recht zur Bearbeitung der Kurzarbeitszeiträume wurde vielen Administratoren automatisch vergeben, sofern diese bereits Zugriff auf Menü > Verwaltung > Arbeitszeitprofile hatten. Sollten Sie den entsprechenden Menüpunkt nicht sehen oder Ihren Benutzern das Recht entziehen wollen, so können Sie dies unter Menü > Einstellungen > Zugriffsprofile einrichten.

Ein Kurzarbeitszeitraum kann theoretisch ein beliebiger Zeitraum sein. Sinnvoll ist jedoch die Aufteilung in einzelne Kalendermonate, da diese auch als nachvollziehbare Grundlage für die Abrechnung herangezogen werden. Unsere Empfehlung ist daher, für jeden betroffenen Kalendermonat einen einzelnen Kurzarbeitszeitraum einzurichten und entsprechend zu benennen, z.B. „April 2020“ und „Mai 2020“.

Legen Sie nun Ihren ersten Kurzarbeitszeitraum mit den folgenden Feldern an:

• Name – ein beliebiger Name, B. „April 2020“

• Von – Startdatum des Zeitraums, z.B. 01.04.2020

• Bis – Enddatum des Zeitraums, z.B. 30.04.2020

• Quote – Standardwert für die geplante Kurzarbeitsquote, sofern kein abweichender Wert pro Mitarbeiter angegeben ist, z.B. 60%

• Anmerkung: Die Quote ist gedacht als der Anteil der Kurzarbeit an den monatlichen Stunden, also

• 100% = Vollumfängliche Kurzarbeit, keine „normale“ Arbeit

• 30% = 30% Kurzarbeit, 70% „normale“ Arbeit

Hinzufügen von Mitarbeitern

Sie können jedem Kurzarbeitszeitraum die betroffenen Mitarbeiter hinzufügen. Über mehrere Monate ist es damit auch möglich, in verschiedenen Zeiträumen unterschiedliche Mitarbeiter oder Quoten einzurichten.

Öffnen Sie den oben erstellten Kurzarbeitszeitraum und gehen Sie dort in den Reiter „Mitarbeiter“. Zu Beginn sind noch keine Mitarbeiter enthalten. Fügen Sie nun die betroffenen Mitarbeiter hinzu (Funktion rechts unten). Im „Hinzufügen“ Dialog haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Mitarbeiter auswählen

• Einzelauswahl – suchen Sie im Textfeld einen oder beliebig viele Mitarbeiter per Namen aus (Mehrfachauswahl ist möglich)
• Aus Kurzarbeitszeitraum kopieren – Wenn Sie schon einen fertigen Kurzarbeitszeitraum haben (z.B. Vormonat), dann können Sie die Mitarbeiterauswahl einfach von dort übernehmen
• Alle Mitarbeiter – übernimmt alle Mitarbeiter in den Kurzarbeitszeitraum

Individuelle Quote

Sie können hier einen Wert setzen, der vom Standardwert des Kurzarbeitszeitraumes abweicht und für die ausgewählten Mitarbeiter gilt.

Drücken Sie „Speichern“ und fügen Sie damit Ihre Mitarbeiter dem Kurzarbeitszeitraum hinzu. Die Mitarbeiter sind nun in der Liste zu sehen.

Kurzarbeitsquote: Standardwert und individuelle Anpassung

Die Kurzarbeitsquote hat in askDANTE „nur“ informativen Wert und dient zur Orientierung für den Mitarbeiter und später in der Auswertung. Der Wert hat keine rechnerische Auswirkung bei der Abrechnung, da es sich hierbei um einen Planwert handelt.

Jeder Kurzarbeitszeitraum hat einen Standardwert für die Quote, den man beim Anlegen des Zeitraumes angeben kann. Abweichend kann jedem Mitarbeiter einen anderen Wert zugewiesen bekommen.

Beispiel: Unternehmensweit ist die Kurzarbeitsquote 60%, für ausgewählte Mitarbeiter in der Logistik ist die Quote aber 90%, während im Kundenservice nur 20% Kurzarbeit geplant sind.

Sie können bei der Auswahl der Mitarbeiter für den Kurzarbeitszeitraum eine abweichende individuelle Quote angeben. Anschließend können Sie auch in der Liste einen einzelnen Mitarbeiter auswählen (Klick auf die Zeile) und eine abweichende Quote setzen.

Anzeige im Anwesenheitskalender

Alle betroffenen Mitarbeiter werden im Anwesenheitskalender rot hinterlegt angezeigt. Zudem erhalten die Mitarbeiter die Kennzeichnung „K“ am Kopf Ihrer Zeile.

Der Anwesenheitskalender funktioniert ansonsten weiterhin wie gewohnt. Es können weiterhin alle Urlaube, Krankheiten, Fortbildungen sowie Notizen usw. dargestellt und benutzt werden.

Anzeige in „Mein Profil“

Der Mitarbeiter bekommt in seinem Self-Service Bereich eine Anzeige, dass er sich momentan in Kurzarbeit befindet. Damit wollen wir Rückfragen und Irritationen vermeiden, da sich in Kurzarbeit möglicherweise (vorübergehend) auch Minusstunden ansammeln und Überstundenkonten abbauen.

Die Anzeige wurde an folgenden Stellen angepasst:

• Bereich Info, Kachel „Aktueller Saldo“: Dort, wo sonst der Stand der Überstundenangezeigt wurde, findet sich der Hinweis auf Kurzarbeit mit Angabe der Quote. Der Stand des Überstundenkontos wird so lange angezeigt wie der Saldo noch positiv ist.
• Bereich Zeitkonto: Alle betroffenen Monate des Jahres, die den Mitarbeiter betreffen, sind mit einem „K“ Symbol gekennzeichnet.

Darum kommt die Abrechnung in Schritt 2

Der Umfang der Funktionsbeschreibungen bis zu diesem Punkt zeigt vielleicht am besten, dass das Thema Kurzarbeit auf den ersten Blick einfach aussieht, im Detail jedoch viele kleine Funktionen und Ansichten mit sich zieht. Gleichzeitig müssen wir bei der Lösung berücksichtigen, dass diese auch zu allen anderen bestehenden Funktionen passt.

Das Team von askDANTE arbeitet derzeit mit Hochdruck an der Umsetzung von Abrechnung und Zeitkompensation. Diese Funktionen werden von den meisten Unternehmen zu Ende April 2020 benötigt. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir durch die Abwägung von Qualität und Richtigkeit unserer Funktionen diese Zeit benötigen, um eine zuverlässige und passende Lösung bereitzustellen.

Wir werden Sie wieder aktiv informieren, sobald die Abrechnung zu Ende April zur Verfügung steht.