Gleitzeit richtig einführen: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber

Ein bisschen früher anfangen, dafür etwas früher gehen – das Arbeitszeitmodell der Gleitzeit ist wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmen. Denn es ermöglicht Arbeitnehmern und Teams die flexible Einteilung ihrer Arbeitszeiten in einem vorgegeben Zeitrahmen.

Hohe Flexibilität und hohe Akzeptanz beim Arbeitnehmer – das Modell Gleitzeit bietet eine Reihe interessanter Vorteile für KMUs, die wir Ihnen hier zusammengestellt haben. Außerdem erfahren Sie, welche Modelle es bei der Gleitzeit gibt und worauf Sie bei der Umsetzung auch im Zusammenspiel mit einer Zeiterfassung achten sollten.

Was ist Gleitzeit?

Die öffentlichen Verkehrsmittel haben Verspätung, ein kurzer Arztbesuch vor 8 Uhr oder das Kind vorher noch schnell in die Kita bringen – alles kein Problem für Teams, die in ihrem Unternehmen das Arbeitszeitmodell der Gleitzeit pflegen. Pünktlich auf die Minute ist beim Gleitzeitmodell nebensächlich, denn fest definierte Arbeitszeiten spielen hier eine Nebenrolle.

Ganz gleich, ob Vertrauensarbeitszeit, 40-Stunden-Modell oder 4 Tage Woche, die Grundidee von Gleitzeit ist stets dieselbe: Es gibt keine verpflichtenden Zeitangaben, die vorgeben, wann Beginn und Ende der Arbeit für Mitarbeiter bestehen.

Dies gibt Beschäftigten besonders viel Gestaltungsspielraum, was die Anwesenheitszeiten und die Anwesenheitspflicht während der Arbeitszeit betrifft. Arbeitgeber hingegen haben mit der Gleitzeit ein starkes Benefit an der Hand, das das Thema Employer Branding unterstützt.

Gleitzeit: Definition

Die Gleitzeit Definition in einem Satz: Beim Gleitzeitmodell können Mitarbeiter innerhalb eines vorgegebenen Rahmens die Lage, Verteilung und Dauer ihrer Arbeitszeit selbst festlegen. Dabei wird in der Regel eine Kernarbeitszeit vereinbart, die bestimmt, in welchem Zeitrahmen eine Pflicht zur Anwesenheit im Büro bzw. im Homeoffice besteht.

Der Zeitraum der Gleitzeit findet dabei im Prinzip vor und nach der Kernarbeitszeit statt. In diesen Zeitphasen wird Beschäftigten ermöglicht, Start und Ende ihrer Arbeitszeit selbst zu bestimmen. Hierbei empfiehlt es sich, auch eine Rahmenarbeitszeit einzuführen, mit denen die Gleitzeitphasen in geregelten Zeitfenstern abgebildet werden. Mit einer Arbeitszeiterfassung kann dieses Zusammenspiel besonders gut abgebildet werden.

Unternehmen profitieren insbesondere von einer Zeiterfassung im Homeoffice. Diese sorgt vor allem für einen strukturierten Arbeitsalltag.

Rahmenarbeitszeit

Mit der Vereinbarung einer Rahmenarbeitszeit wird verhindert, dass Mitarbeiter zu ungewöhnlich oder sogar zuschlagspflichtigen Zeiten arbeiten, was zu erheblichen Mehrkosten für das Unternehmen führen kann.

Gleitzeit Bedeutung im Beispiel

Zur Gleitzeit Bedeutung: Die Modelle Gleitzeit und Kernarbeitszeit lassen sich in der Praxis ideal miteinander kombinieren, weil sie Arbeitnehmern und Arbeitgebern in hohem Maße Vorteile bringen: Ein klassischer 8-Stunden-Arbeitstag im Rahmen der Gleitzeit kann in dieser Kombination wie folgt aussehen:

• Kernarbeitszeit: 9:00 Uhr bis 15:00 Uhr
• Abschnitte der Gleitzeit: 6:00 Uhr bis 9:00 Uhr sowie 15:00 Uhr bis 18:00 Uhr

Mit diesen flexibel-fixen Zeitfenstern können Mitarbeiter persönlich entscheiden, wann sie die Arbeit aufnehmen und Feierabend machen. Vorgesetzte profitieren ebenfalls: dank der vereinbarten Kernarbeitszeit können sie die eigene Personaleinsatzplanung optimal sicherstellen und beim Thema Mitarbeitermotivation punkten.

Kernarbeitszeit

Die Kernarbeitszeit umfasst einen Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer anwesend sein muss. Dieser Korridor gewährleistet, dass alle Mitarbeiter für Kunden sowie Kollegen ansprechbar sind und so Kommunikationsprobleme ausgeschlossen werden.

Gleitzeit mit Kernarbeitszeit

Gleitzeit ist in der Regel kein intransparentes Modell ohne eindeutiges Regelwerk in der Arbeitszeitgestaltung. Im Gegenteil: Gleitzeit mit Kernarbeitszeit setzt auf halb-variable Arbeitszeiten in einem eindeutig abgesteckten Zeitrahmen. Es umfasst in der Regel den zeitlichen Umfang der Sollarbeitszeit und bildet den im Arbeitsvertrag ausgemachten Arbeitsumfang ab.

Wie jedes Arbeitszeitmodell ist auch die Gleitzeit an die geltende Gesetzgebung zum Arbeitsrecht gebunden. Dabei gilt es insbesondere folgende Themenbereiche rechtskonform umzusetzen:

• Tägliche Höchstarbeitszeit
• Pausenzeiten und Ruhezeiten
• Erfassung der Arbeitszeiten (Arbeitszeiterfassung)
• Überstunden

Sollarbeitszeit

Die Sollarbeitszeit definiert, wie lange täglich oder monatlich gearbeitet werden soll. Die tatsächlich geleistete Arbeit sollte dabei per Zeiterfassungssystem gemessen werden. Entstehende Differenzen werden in den Folgetagen oder -monaten abgebaut bzw. auf ein Überstundenkonto verbucht.

Die wichtigsten Gleitzeitmodelle

Mitarbeitern die Flexibilität und Freiheit geben, die individuell zu ihnen passt, ist ein entscheidender Faktor in modernen Unternehme. Um dies erfolgreich umzusetzen, entscheiden sich viele KMUs heute oftmals für eines dieser vier Gleitzeitmodelle:

1. Gleitzeit mit Kernarbeitszeit: Bei dieser Form der Gleitzeit werden konkrete Anwesenheitszeiten für Mitarbeiter definiert, in denen sie die vereinbarte Arbeit zu erbringen haben. Beginn und Ende der Arbeitszeiten können hierbei von den Mitarbeitern frei gewählt werden. Dieses Gleitzeitmodell ist das gängigste Modell in der Praxis, weil es eine optimale Balance zwischen Freiheit und Pflicht für Vorgesetzte und Beschäftigten gleichermaßen anbietet.

2. Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit: Eine alternative Form ist die variable Gleitzeit (amorphe Arbeitszeit) ohne Vereinbarung einer Kernarbeitszeit. Hier wird ausschließlich das Arbeitsvolumen für einen bestimmten Zeitraum (Monat/ Jahr) festgelegt. Die Lage und Dauer sind dabei vom Mitarbeiter frei wählbar. Dieses Gleitzeitmodell bietet sich vor allem für Mitarbeiter an, die ihre Arbeit teamunabhängig ausführen können.

3. Gleitzeit mit Funktionszeit: Bei der Gleitzeit mit Funktionszeit handelt es sich um ein Gleitzeitmodell, bei dem eine Art Kernarbeitszeit festgelegt wird, in der bestimmte Unternehmensbereiche oder Teams anwesend sein müssen, um einen funktionierenden Betrieb sicherzustellen. Die detaillierte Ausführung obliegt den Angestellten selbst.

4. Gleitzeit mit Jahresarbeitszeit: Bei diesem Modell kommt es nicht explizit auf die tägliche bzw. wöchentliche Arbeitszeit an, die Mitarbeiter zu leisten haben. Stattdessen wird sich hier nach der vertraglich festgelegten Jahresarbeitszeit gerichtet. Die Tages- und Wochen-Arbeitszeit richtet sich deshalb am anfallenden Arbeitsumfang. Heißt: Beschäftigte arbeiten bei dieser Gleitzeit immer dann, wenn es etwas zu tun gibt.

Gleitzeitkonto in der Zeiterfassung

In der Regel werden alle Modelle der Gleitzeiten mit einer Zeiterfassung und einem Arbeitszeitkonto verwaltet. Im daraus entstehenden Gleitzeitkonto wird anschließend die getätigte Ist-Arbeitszeit aufgezeichnet und mit der vertraglich vorgeschriebenen Soll-Arbeitszeit abgeglichen.

Der Vorteil eines Gleitzeitkonto besteht darin, dass die verschiedenen zeitlichen Schwankungen in den Gleitzeitmodellen sauber erfasst werden. Dies ist vor allem für die Themen rechtskonforme Erfassung von Überstunden und Pausenzeiten. Plus- und Minusstunden werden hierbei exakt dokumentiert und können im Anschluss nach Bedarf nachgeholt bzw. abgebummelt werden.

Umsetzung mit askDANTE

Sie wollen das Thema Gleitzeit in Ihrem Betrieb einführen oder besser umsetzen? Vom Arbeitzeitkonto über die Einstellung von Kernarbeitszeiten bis zum Thema Überstunden – askDANTE ist eine Allround-Lösung für das Thema Arbeitszeitmanagement und unterstützt Sie optimal.

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Einführung der Gleitzeit im Betrieb

Wer Gleitzeit in seinem Unternehmen oder in bestimmten Betriebszweigen einführt, vereinbart mit seinen Mitarbeitern im Prinzip drei Punkte: Kernarbeitszeit, Rahmenarbeitszeit und Sollarbeitszeit.

Es empfiehlt sich zudem, das Gleitzeitmodell an ein digtitales Zeiterfassungssystem zu koppeln. Dieses schafft Transparenz und gibt Vorgesetzten Übersicht bei den Themen An- und Abwesenheiten, Urlaubsverwaltung und Personaleinsatzplanung.

Funktionsstarke Zeiterfassungssysteme unterstützen Teams zudem beim Thema Compliance: Ein Zeiterfassungstool wie askDANTE bietet Vorgesetzen ein Alarmcenter an, mit dem Benachrichtigungen über Verstöße der Rahmensarbeitszeit oder Mindestruhezeit versendet werden können.

Ist ein Gleitzeitmodell für meinen Betrieb sinnvoll?

Wer ein Gleitzeitmodell einführt, sollte zunächst prüfen, ob dieses Arbeitszeitmodell grundsätzlich für den Betrieb oder das jeweilige Team geeignet ist.

Tätigkeiten, die generell im Schichtbetrieb (z. B. Einzelhandel, Produktion, Gastronomie) erledigt werden, scheiden von vornherein aus. Sinnvoll ist ein Gleitzeitmodell überall dort, wo es weniger relevant ist, zu welcher Uhrzeit die Aufgaben erledigt werden.

Vor allem Angestellte im Bürobereich profitieren von der Flexibilität, was die Kommen und Gehen-Zeiten betrifft. Hier können Unternehmen die produktiven Tageszeiten ihrer Mitarbeiter optimal ausnutzen, die sich von Mensch zu Mensch unterscheiden. Zudem wird eine schwankende Auftragslage optimal ausgeglichen, denn Überstunden, die in einer arbeitsintensive Phase angesammelt werden, können in Monaten mit weniger Arbeit abgebaut werden.

Gleitzeit: Vorteile und Nachteile

Gleitzeit Vorteile (Arbeitgeber)	Gleitzeit Vorteile (Mitarbeiter)	Gleitzeit Nachteile
Reduzierung des Krankenstands	Mehr Motivation der Mitarbeiter durch höhere Zeitsouveränität	Mitarbeiter sind nur zur Kernzeit gleichzeitig im Betrieb
Höhere Produktivität der Mitarbeiter	Mitarbeiter sind entspannter durch Wegfall der morgendlichen Hektik	Höherer Verwaltungsaufwand und Missbrauchspotenzial, die jedoch durch Einführung einer elektronischen Zeiterfassung ausgeglichen werden können
Reduzierung eines unproduktiven Absitzens der Arbeitszeit	Private Termine wie Behördengänge können besser wahrgenommen werden	Mitarbeiter müssen eigenständig auf die Einhaltung der vertraglich vorgegebenen Arbeitszeiten achten
Einsparung von bezahlten Überstunden	Work-Life-Balance steigt	Abstimmungsaufwand kann sich erhöhen
Einsparung von externen Urlaubsvertretungen	Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf	Schichtbetriebe erhalten zusätzlichen Koordinationsaufwand
Auslastungsschwankungen werden ohne großen Aufwand ausgeglichen
Reduzierung von Kündigungen und Neuanstellung bei saisonalen Schwankungen

Fazit: Gleitzeit

Heute zeitlicher starten, dafür morgen etwas später – das Thema Gleitzeit gehört zu den wichtigsten Arbeitszeitmodellen in modernen Unternehmen. Das Gleitzeitmodell gibt Arbeitnehmern viel Flexibilität und Freiraum, was die Ausgestaltung der Arbeitszeiten angeht. Für Arbeitgeber steht mit der Gleitzeit auch ein Benefit zur Verfügung, mit dem die Mitarbeiterzufriedenheit im eigenen Team gesteigert werden kann. Dabei gibt es verschiedene Gleitzeitmodelle – mit und ohne Kernarbeitszeit. Bei der Umsetzung profitieren Arbeitgeber vor allem von einer digitalen Zeiterfassung, mit der ein Gleitzeitkonto abgebildet werden kann, das auch die Themen Anwesenheiten, Überstunden und Pausenzeiten umfasst.