Prozessautomatisierung: 8 HR Prozesse automatisieren

Eine aktuelle Sage-Studie zeigt: Im Schnitt verbringen HR Manager über 40% ihrer Zeit mit administrativen Tätigkeiten. Wertvolle Kapazität, die häufig beim Vorantreiben strategischer Themen im Unternehmen fehlt.

Eine einfache Möglichkeit, um mehr Raum für kreative, strategische und wirklich wirksame Aufgaben zu schaffen, ist die Prozessautomatisierung.

Wir zeigen Ihnen 4 konkrete Schritte zur Automatisierung von Prozessen und konkrete Tipps, die das Personalmanagement bei einer reibungslosen Implementierung unterstützen.

Inhalt
• 1Prozessautomatisierung Definition
• 2Ist Prozessautomatisierung für KMU sinnvoll?
• 3Arten von Prozessautomatisierung: Robotic Process Automation (RPA) und Workflow Automation
• 4Prozessautomatisierung Beispiele: 8 HR Prozesse optimieren
• 5In 4 Schritten zur Prozessautomatisierung
• 6Vorteile und Nachteile der Prozessautomatisierung
• 75 HR-Tipps zur Prozessautomatisierung
• 8Prozessautomatisierung Software: Mit askDANTE HR Prozesse automatisieren
• 9Fazit: Digitale Prozessautomatisierung mit Zeiterfassung kombinieren

Prozessautomatisierung Definition

Die Prozessautomatisierung nutzt technologiegestützte Verfahren, um Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und strategische Unternehmensziele zu erreichen. Dabei werden Prozesse, die bisher von Mitarbeitern gesteuert wurden, zielgerichtet in automatisierte Workflows umgewandelt. Die eingesetzten technischen Lösungen reichen von einfachen automatisierten Programmen über Roboter (RPA) bis zu Künstlicher Intelligenz (KI).

Konkrete Beispiele für Prozessautomatisierungen sind die automatische Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder die KI-gestützte Analyse von Bewerberdaten.

Im Ergebnis lassen sich Zeit und Kosten einsparen sowie Fehler minimieren. Gleichzeitig entsteht das Potenzial, die Mitarbeiterzufriedenheit durch den Wegfall monotoner Tätigkeiten zu verbessern.

Als Teilbereich der Prozessoptimierung fokussiert sich die Prozessautomatisierung auf die Etablierung automatischer Abläufe und nicht primär auf ihre qualitative Verbesserung.

Synonym werden häufig die Begriffe Geschäftsprozessautomatisierung und Business Process Automation (BPA) verwendet.

Ist Prozessautomatisierung für KMU sinnvoll?

Ja, denn in nahezu jedem Unternehmen besteht Potenzial für Prozessautomatisierung – insbesondere mit Blick auf administrative Prozesse. Diese kosten viel Zeit und tragen gleichzeitig nicht unmittelbar zur Wertschöpfung bei. Nicht nur für Konzerne bietet die Automatisierung von Prozessen daher einen unvergleichlichen Hebel, um Wettbewerbsvorteile zu generieren und Gewinnmaximierung zu erreichen. Auch die KMU Digitalisierung lässt sich hierdurch zuverlässig vorantreiben.

Darüber hinaus steigert die Prozessautomatisierung in vielen Fällen auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da monotone Aufgaben obsolet werden. Gerade KMUs, die besonders stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, profitieren von einer gesteigerten Arbeitgeberattraktivität.

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Prozessautomatisierung insbesondere für Aufgaben geeignet, die:

• regelmäßig anfallen und wiederholbar sind
• regelbasiert sind, also festen Vorgaben folgen
• bereits digital ablaufen, jedoch durch einen Menschen durchgeführt werden – denn analoge Prozesse wie das Versenden von Briefen sollten vor der Automatisierung zunächste digitalisiert werden
• ein hohes Maß an Konzentration erfordern und Mitarbeiter daher stark binden
• standardisierten Input mit wenigen Varianten und Abweichungen benötigen
• eine hohe Arbeitskapazität einnehmen – denn so entstehen die größten Effekte

Arten von Prozessautomatisierung: Robotic Process Automation (RPA) und Workflow Automation

Unter dem Oberbegriff der Business Process Automation (BPA) lassen sich zwei Arten der Prozessautomatisierung verorten: die Workflow Automatisierung und die robotergestützte Automatisierung, kurz RPA (Robotic Process Automation). Ihre Auswahl ist von der Komplexität des Arbeitsauftrages abhängig.

Was ist Workflow Automatisierung?

Workflow Automatisierung kommt bei der Durchführung simpler oder regelbasierter Tätigkeiten zum Einsatz.

• Simple Prozessautomatisierung eignet sich für feste, eindimensionale Prozesswege, die nicht weiter abgeändert werden müssen, beispielsweise beim automatisierten Versand der monatlichen Lohnabrechnung
• Regelbasierte Prozessautomatisierung wird relevant, sobald der Prozessweg viele Variablen enthält, die unterschiedliche Handlungsweisen erforderlich machen, beispielsweise bei der Bearbeitung von Dienstreiseanträgen

Was ist Robotergestützte Prozessautomatisierung oder Robotic Process Automation (RPA)?

Robotergestützte Prozessautomatisierung eignet sich zur Bearbeitung komplexerer Anforderungen mit zahlreichen Varianten und Ausnahmefällen. KI und Machine Learning können dabei zum Einsatz kommen, müssen es jedoch nicht zwangsläufig. Ein beispielhaftes Einsatzgebiet für Robotic Process Automation (RPA) ist die Beantwortung individueller Kundenanfragen.

Die hohe Schnelligkeit und Effektivität der robotischen Prozessautomatisierung ermöglicht eine unbegrenzte Skalierung der eingesetzten Tätigkeit.

Prozessautomatisierung Beispiele: 8 HR Prozesse optimieren

Die größten Potenziale zur Prozessautomatisierung liegen in den Unternehmensbereichen IT, Finanzen und HR. Grund hierfür ist der relativ hohe Anteil an administrativen Aufgaben. In vielen Fällen reicht die simple oder regelbasierte Workflow Automation aus, um messbare Effekte zu erzielen.

Für den HR-Bereich ergeben sich hieraus insbesondere 8 Einsatzfelder für Prozessautomatisierung.

Personalbeschaffung

Während der fortgeschrittene Recruiting-Prozess immer den persönlichen Austausch mit Kandidaten erfordert, eignen sich einige vorgelagerte Schritte hervorragend zur Prozessautomatisierung. Hierzu zählen:

• das Scannen von Lebensläufen nach zwingend notwendigen Qualifikationen
• die automatische Beantwortung (ungeeigneter) Bewerbungen
• die Übermittlung von Dokumenten aus dem HRM an relevante Personen im Unternehmen

Onboarding / Schulung

Besteht bereits ein standardisierter Onboarding-Prozess, lässt sich dieser oft mit wenig Aufwand automatisieren. Dies gilt beispielsweise für die Übermittlung eines virtuellen Willkommenspakets inkl. Unternehmenspräsentation und Homeoffice-Policy

Dokumentenablage

Das Ablegen von Dokumenten ist ein fehleranfälliger Prozess, obwohl er relativ einfachen Regeln folgt. Daher ist er prädestiniert zur Prozessautomatisierung. So lassen sich beispielsweise Dokumente mit charakteristischer Benennung automatisch in festgelegte Ordner überführen.

Personalplanung

Die Personalplanung umfasst verschiedene Bereiche – von der strategischen Personalbedarfsplanung bis zur operativen Personaleinsatzplanung. Alle Aufgabenfelder dazwischen bergen das Potenzial, Workflows automatisiert ablaufen zu lassen. Dies gilt beispielsweise für die optimale Verteilung von Arbeitszeiten, auch für komplexe Schichtmodelle, sowie die automatische Bearbeitung von Anträgen, um Überstunden auszahlen zu können.

Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Liegt in der Entgeltabrechnung keine Änderung gegenüber dem Vormonat vor, sind Unternehmen grundsätzlich nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitern monatlich ein Dokument zur Verfügung zu stellen. Ist dies dennoch erwünscht, lässt sich die Versendung relativ einfach automatisieren. Darüber hinaus wird der gesamte Payroll-Prozess durch eine direkte Lohnanbindung vom Zeiterfassungssystem ins Abrechnungstool stark vereinfacht.

Abwesenheitsmanagement

Das Abwesenheitsmanagement schließt sowohl die Urlaubsplanung als auch die Krankmeldung beim Arbeitgeber ein. Potenzielle Prozesse zur Automatisierung sind daher beispielsweise der Urlaubsantrag oder die automatische Information von Vorgesetzten bei Eingang einer (krankheitsbedingten) Abwesenheit. Auch nachgelagerte Prozesse, wie die Prüfung einer potenziellen Lohnfortzahlung, bieten sich in größeren Unternehmen zur Automatisierung an.

Compliance

In Bezug auf Compliance-Themen bieten automatisierte Prozesse den großen Vorteil der fehlerfreien Dokumentation. Konkret zeigt sich dies beispielsweise in der Verwendung automatisierter Alarmcenter, die Vorgesetzte bei Überschreitungen der maximalen Arbeitszeit pro Tag gemäß Arbeitszeitgesetz zuverlässig informieren.

Reporting und Analyse

Nicht nur für Marketing und Business Development sind monatliche Analysen und Reportings relevant. Auch im strategischen HR-Bereich ist es elementar, langfristige Kennzahlen wie das FTE oder die Fehlzeitenquote berechnen zu können. Die automatische Generierung derartiger Kennzahlen spart Zeit und minimiert Fehler.

In 4 Schritten zur Prozessautomatisierung

Ist ein potenzieller Prozess zur Optimierung identifiziert, obliegt es Projektverantwortlichen, 4 elementare Schritte zu beachten.

1. Bestimmung der Prozessart

Handelt es sich um eine simple, regelbasierte oder komplexe Prozessautomatisierung? Geht es darum, nur einen spezifischen Bereich oder mehrere Prozesse gleichzeitig zu optimieren?

2. Nutzwertanalyse

Durch eine Kosten-Nutzen-Analyse wird simuliert, welche positiven Effekte und unmittelbar gewinnsteigernde Wirkung die Automatisierung des Prozesses hat – und welche Kosten sie im Gegenzug verursacht.

Als Faustregel gilt:

Spart die Prozessautomatisierung mindestens 50% der Prozessdauer ein und amortisiert sich innerhalb eines Jahres, ist sie uneingeschränkt zu empfehlen.

Für komplexe Prozesse kann die Amortisierungsdauer deutlich länger ausfallen und dennoch sinnvoll sein. Sehr einfache Prozesse können hingegen nahezu keine Kosten verursachen – beispielsweise, wenn bereits ein Zeiterfassungssystem genutzt wird, dessen Potenzial bisher nicht voll ausgeschöpft wurde.

3. Implementierung der Prozessautomatisierung

Vor der konkreten Implementierung ist es erforderlich, den Prozess zunächst in seine Teilschritte zu gliedern. Anschließend sollten die folgenden Fragen umfassend geklärt werden:

• Ist das nötige technische Know-How im Unternehmen vorhanden oder wird externe Unterstützung benötigt?
• Kann der anvisierte Prozess vollständig automatisiert werden oder handelt es sich um eine Teilautomatisierung?
• Wie gestaltet sich die praktische Umsetzung – und muss hierfür ein eigenes Projekt erfasst werden?

4. Überwachung der automatisierten Prozesse

Ist die Prozessautomatisierung erfolgreich implementiert, beginnt unmittelbar die Phase der Überwachung und Optimierung. In vielen Fällen ist es erforderlich, automatisierte Workflows im Nachhinein abzuändern und an die praktischen Anforderungen anzupassen. Dies sollte nicht als Scheitern, sondern als natürlicher Bestandteil des Prozesses eingeordnet werden.

Vorteile und Nachteile der Prozessautomatisierung

Obwohl die Prozessautomatisierung überwiegend Vorteile für Unternehmen hat, müssen vor der Implementierung auch die Nachteile abgewogen werden.

Die drei größten Nachteile der Prozessautomatisierung lassen sich häufig bereits im Vorfeld entkräften:

• die Implementierungskosten amortisieren sich meist innerhalb eines absehbaren Zeitraums
• neue technische Kompetenzen (durch Neueinstellung oder Weiterbildung) schaffen Synergieeffekte im Unternehmen und lassen sich abteilungsübergreifend einsetzen
• eine negative Mitarbeiter-Einstellung gegenüber der Prozessautomatisierung kann durch eine klare und wertschätzende Kommunikation verhindert oder abgemildert werden

5 HR-Tipps zur Prozessautomatisierung

Auf dem Weg zur Prozessautomatisierung sollten Führungskräfte insbesondere 5 Tipps beachten, die auch eine aktuelle McKinsey Umfrage aufgreift:

1. Grundlegend besteht bei Automatisierungsprozessen die Anforderung, Technologien für Menschen nutzbar zu machen, statt Mitarbeiter an unübersichtliche Prozesse anzupassen. Die Nutzerfreundlichkeit der Technologie steht daher an erster Stelle.
2. Die Einführung neuer Technologie sollte immer kommunikativ begleitet werden, um Mitarbeitern ein Gefühl für den Nutzen der Neuerung zu geben. Dies stärkt die Identifikation mit dem Arbeitgeber und beugt Unzufriedenheit am Arbeitsplatz vor.
3. Inspiration zur Auswahl geeigneter Prozesse können sowohl Wettbewerber als auch branchenfremde Unternehmen liefern, die eine ähnliche Transformation durchlaufen haben. Ein detaillierte Marktanalyse eröffnet häufig neue Perspektiven.
4. Die Skalierbarkeit des angewendeten Prozesses entscheidet darüber, wie stark er die Effektivität im Unternehmen verbessert. Daher sollte bereits von Beginn an eine mögliche Ausweitung der Prozessautomatisierung mitgedacht werden.
5. Grundsätzlich sollten Führungskräfte die Prozessautomatisierung auf einer strategischen Ebene betrachten und als Tool zur langfristigen Unternehmensentwicklung verstehen. Nur so lässt sich ihr volles Potenzial ausschöpfen.

Prozessautomatisierung Software: Mit askDANTE HR Prozesse automatisieren

askDANTE eröffnet auf verschiedenen Ebenen Potenziale, um Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Als funktionsstarkes Tool zur Arbeitszeiterfassung zählt auch die Prozessautomatisierung zum Leistungsumfang der Software. Dies schließt zahlreiche Aufgabenfelder der Zeitwirtschaft ein, wie beispielsweise:

• die Erstellung eines standardisierten Urlaubs-Workflows
• die Generierung eines monatlichen Reportings
• der Anstoß eines standardisierten Prozesses zur Auszahlung von Überstunden
• die automatische Information von Vorgesetzten bei ausgewählten Ereignissen (z.B. versäumtes Einstempeln, fehlende eAU oder Arbeitszeitüberschreitung) über ein Alarmcenter

Unternehmen, die mit askDANTE Arbeitszeiten erfassen, sparen durch die Integration dieser automatisierten Prozesse Personalressourcen ein, ohne weitere Kosten zu generieren.

Fazit: Digitale Prozessautomatisierung mit Zeiterfassung kombinieren

Prozessautomatisierung erfordert nicht immer den Einsatz von KI und Machine Learning. Häufig verbergen sich in vermeintlich kleinen Automatisierungsprozessen, wie einem automatischen Urlaubs-Workflow, ungeahnte Potenziale. In Zeiterfassungssystemen wie askDANTE derartige Möglichkeiten bereits enthalten. Dies macht die Schaffung neuer Infrastruktur-Lösungen obsolet.

Mögliche Bedenken von Mitarbeitern können häufig bereits im Vorfeld entkräftet werden. Insbesondere durch eine transparente HR-Kommunikation und einen Einblick in das strategische Leitbild des Unternehmens.