Arbeitszeitkonto: Diese Funktionen braucht HR

Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Auf einem Arbeitszeitkonto wird die tatsächlich geleistete Arbeit eines Mitarbeiters mit der vertraglich zu leistenden Arbeitszeit verrechnet. Zudem berücksichtigt es Urlaubsansprüche sowie Krankheitstage und gibt beiden Vertragsparteien einen Überblick über Fehlzeiten und Überstunden. In der Regel werden Arbeitszeitkonten bei flexiblen Arbeitszeitmodellen eingesetzt.

Man unterscheidet zwischen Langzeit- und Kurzzeitkonten. Auf Langzeitkonten können Stunden über mehrere Jahre gesammelt werden und dienen dann als Ausgleich für ein Sabbatical oder den frühen Renteneintritt mit Altersteilzeit. Durch den langen Zeitraum müssen sie daher gegen Insolvenz abgesichert sein. Kurzzeitkonten, auch Gleitzeitkonten genannt, halten nur kurzfristige Schwankungen der Arbeitszeiten fest.

Wie funktioniert ein elektronisches Zeitkonto?

Arbeitszeitkonten werden in der Regel an eine elektronische Zeiterfassung gekoppelt. Das Erfassen von Kommen und Gehen erfolgt durch die Mitarbeiter per Terminal, PC-Anwendung oder Smartphone. Das ist noch die einfache Variante der Zeiterfassung. Doch was passiert, wenn Arbeitsstunden zu bestimmten Uhrzeiten (Nachtarbeit) anders bewertet werden als zu den „üblichen“? Und wie werden Feiertage mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verrechnet? Wie Überstunden bewertet? Das und noch viel mehr berechnet ein elektronisches Zeitkonto automatisch. Die Daten können anschließend über eine Schnittstelle direkt ins Lohnbuchhaltungs-System gespielt werden.

Urlaubsplanung über das Zeiterfassungssystem

Auch die Urlaubsplanung kann heute komplett über eine Zeiterfassungssoftware organisiert werden. Einige Tools bieten Kalenderübersichten, über die Mitarbeiter und Teamleiter auf einem Blick sehen können, an welchen Tagen Urlaub genommen werden kann. Der Antrag wird dann elektronisch an den zuständigen Vorgesetzten geschickt, der ihn mit einem Klick bestätigen oder ablehnen kann. Lange Abstimmungsprozesse werden dadurch vermieden.

Schichtplanung

Zudem können über bestimmte Zeiterfassungssysteme Schichten geplant und verteilt werden. Über den digitalen Schichtplaner lassen sich auf einem Blick feststellen, ob der Personalbedarf gedeckt ist oder zusätzliches Personal eingeplant werden muss. Auf elektronischem Wege können Mitarbeiter zudem Einsatzwünsche kommunizieren und ihre Schichten abrufen. Durch die Entwicklung flexibler Schichtsysteme wird eine elektronische PEP sogar unabdingbar, um die Komplexität der Personaleinsatzplanung effizient und fehlerlos zu managen.

Mitarbeiter Selfservice

Zudem bietet ein elektronisches Arbeitszeitkonto beiden Seiten jederzeit einen guten Überblick über die geleistete Arbeitszeit, verfügbare Urlaubstage, Fehlzeiten und Überstunden. Viele Systeme halten sogar die Möglichkeit bereit, diese Daten von zu Hause aus oder über eine Smartphone App abzurufen. Im Zuge des Wertewandels in der Arbeitswelt führt das zu mehr Eigenverantwortung und Flexibilität der Mitarbeiter, denn sie können selbst kontrollieren, wie viele Stunden sie innerhalb eines Leistungszeitraums erarbeitet haben.