Entgeltabrechnung: Aufbau und Beispiel für Arbeitgeber

Eine globale Studie zeigt: Die Entgeltabrechnung ist in rund 22% der Fälle fehlerhaft und bedarf einer Nachkorrektur. Gleichzeitig wirkt sich eine faire und korrekte Vergütung unmittelbar auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsmotivation aus.

Wir haben die wichtigsten Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammengefasst und zeigen Ihnen, wie HR Manager effiziente Abrechnungsprozesse im Unternehmen gestalten.

Inhalt
• 1Was ist eine Entgeltabrechnung? Definition und Bedeutung
• 2Grundlagen der Entgeltabrechnung verstehen
• 3Aufbau einer Entgeltabrechnung: Tabelle mit allen Inhalten
• 4Entgeltabrechnung und Lohnabrechnung – Abgrenzung
• 5Digitale und elektronische Entgeltabrechnung
• 6Entgeltabrechnung erstellen: Der Prozess für HR Manager
• 7Entgeltabrechnung und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
• 8Entgeltabrechnung im Minijob
• 9Entgeltabrechnung Software und Programme
• 10Entgeltabrechnung Outsourcing: Eine Alternative?
• 11Entgeltabrechnung: Beispiel und Berechnung
• 12Was ist die Jahresentgeltabrechnung?
• 13Die Rolle des Arbeitgebers bei der Entgeltabrechnung – 3 Tipps für HR
• 14Fazit: Die Entgeltabrechnung als strategische HR-Aufgabe

Was ist eine Entgeltabrechnung? Definition und Bedeutung

Die Entgeltabrechnung ist ein standardisiertes Vorgehen, das die Vergütung von Arbeitnehmern systematisch berechnet und dokumentiert. Auch das entstehende Dokument wird als Entgeltabrechnung bezeichnet. Dies beinhaltet insbesondere das Bruttoentgelt sowie alle Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) zur Berechnung des Nettoauszahlungsbetrags. Die korrekte Erstellung der Entgeltabrechnung ist obligatorisch und unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben.

Synonym lässt sich auch der Begriff der Verdienstabrechnung verwenden. Bei der Lohnabrechnung und der Gehaltsabrechnung handelt es sich jedoch um Unterkategorien der Entgeltabrechnung. Während Lohnabrechnungen ein monatlich flexibles Entgelt auf Basis der geleisteten Stunden auflisten, basieren Gehaltsabrechnungen auf einem monatlichen Festgehalt, das sich in der Regel nicht verändert.

Grundlagen der Entgeltabrechnung verstehen

Um die Grundlagen der Entgeltabrechnung zu verstehen, ist es wichtig, die verschiedenen Komponenten zu kennen. Dazu gehören:

• Bruttoentgelt: das vereinbarte Gehalt oder der Lohn vor Abzügen
• Steuern: Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer
• Sozialversicherungsbeiträge: Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, ggf. Solidaritätszuschlag
• Betriebliche Abzüge: ggf. Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen
• Nettoentgelt: der Auszahlungsbetrag nach allen Abzügen

Zusätzliche Komplexität gewinnen Entgeltabrechnungen durch dynamische Parameter, die sich monatlich ändern. HR-Verantwortliche müssen beispielsweise gesetzliche Pausenzeiten berücksichtigen, mögliche Überstunden auszahlen oder eventuelle Feiertagszuschläge berechnen. Auch die korrekte Integration von Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld in die Jahres-Entgeltabrechnung obliegt qualifizierten HR-Mitarbeitern im Payroll-Bereich.

Aufbau einer Entgeltabrechnung: Tabelle mit allen Inhalten

Der Aufbau der Entgeltabrechnung folgt einer standardisierten Struktur, die in einer Entgeltabrechnung Tabelle übersichtlich dargestellt wird. Diese umfasst:

1. Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Name, Adresse, Personalnummer, Steueridentifikationsnummer
2. Abrechnungszeitraum: Monat und Jahr der Abrechnung
3. Entgeltbestandteile: Grundlohn/Gehalt, Zulagen, Zuschläge, Provisionen
4. Abzüge: Steuern (Lohnsteuer, Soli, KiSt), Sozialversicherungsbeiträge (KV, RV, AV, PV), sonstige Abzüge
5. Nettoauszahlungsbetrag: Betrag, der an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird
6. Informationen: ggf. Resturlaub, Überstunden, steuerliche Hinweise
7. Abkürzungen: Eine Liste der verwendeten Entgeltabrechnung Abkürzungen ist meist enthalten

Entgeltabrechnung und Lohnabrechnung – Abgrenzung

Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, ist die Lohnabrechnung eine Unterform der Entgeltabrechnung.

In der Lohnabrechnung bilden die geleisteten Arbeitsstunden die Basis für die ermittelte Vergütung, beispielsweise bei einem Minijob. Die Gehaltsabrechnung greift hingegen ein Festgehalt auf, das im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Die Entgeltabrechnung oder Verdienstabrechnung schließt beide Varianten ein und gilt somit als Oberbegriff.

Digitale und elektronische Entgeltabrechnung

Die elektronische oder digitale Entgeltabrechnung wird zunehmend zum Standard. Dabei erfolgt weder ein Ausdruck noch eine postalische Zustellung des Dokuments. Stattdessen stellen Payroll-Mitarbeiter eine digitale Verfügbarkeit aller Unterlagen für Beschäftigte sicher. Diese Online-Variante bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen Papierform:

• Effizienz: schnellere Erstellung und Verteilung
• Kosteneinsparungen: Reduzierung von Druck- und Versandkosten
• Umweltfreundlichkeit: weniger Papierverbrauch
• Sicherheit: geschützte Übertragung und Archivierung sensibler Daten
• Zugriff: Mitarbeiter können ihre Abrechnungen online einsehen

Zudem treibt eine digitale Entgeltabrechnung die KMU Digitalisierung maßgeblich voran. Laut Bundesarbeitsgericht (BAG) müssen Unternehmen jedoch gewährleisten, dass alle Mitarbeiter im Betrieb auf ihre Verdienstabrechnung zugreifen und diese bei Bedarf ausdrucken können.

Entgeltabrechnung erstellen: Der Prozess für HR Manager

Qualifizierte Fachkräfte im Bereich Payroll werden immer gefragter. Denn eine korrekte Entgeltabrechnung zu erstellen, ist eine komplexe Aufgabe, die fundiertes Wissen erfordert. Der idealtypische Prozess umfasst die folgende Schritte:

1. Erfassung der Arbeitszeiten: Grundlage für die Entgeltabrechnung bildet eine genaue Arbeitszeiterfassung, idealerweise über Zeiterfassungssysteme. Die Art der Aufzeichnung hat hierbei einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Zufriedenheit von Beschäftigten. Wird kein digitales Zeiterfassungstool eingesetzt, ist ein online verfügbarer Arbeitszeitrechner für viele Mitarbeiter obligatorisch, um ihren gesetzlich vorgeschriebenen Stundennachweis korrekt auszufüllen.
2. Berücksichtigung von Abwesenheiten: HR muss nicht nur die beanspruchten Urlaubstage im Urlaubsplan 2025 berücksichtigen. Auch Krankheiten, Elternzeit und weitere Abwesenheiten müssen korrekt erfasst und in der Abrechnung berücksichtigt werden.
3. Eingabe variabler Daten: Zuschläge, Zulagen, ein möglicher Akkordlohn und andere variable Entgeltbestandteile sollten fehlerfrei erfasst werden. Sofern Arbeitgeber Überstunden auszahlen, sind auch diese zu integrieren.
4. Berechnung der Abzüge: Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden gemäß den aktuellen Gesetzen und Sätzen berechnet.
5. Erstellung der Abrechnungsdokumente: Die Tabelle zur Entgeltabrechnung und gegebenenfalls weitere Bescheinigungen werden erstellt.
6. Auszahlung des Nettoentgelts: Die Überweisung an die Mitarbeiter erfolgt.
7. Meldungen und Zahlungen an Behörden: Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden an die entsprechenden Stellen abgeführt.

Für effiziente Prozesse lassen sich viele der genannten Schritte automatisieren. Darüber hinaus muss eine aktuelle Entgeltabrechnung nur dann ausgestellt werden, sofern es Veränderungen im Vergleich zum Vormonat gab. Andernfalls sind Arbeitgeber nicht zur wiederholten Erstellung verpflichtet.

Entgeltabrechnung und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist ein häufig auftretender Aspekt der Entgeltabrechnung. Allerdings müssen Arbeitgeber das Gehalt ihrer Mitarbeiter im Falle einer Krankmeldung nur unter bestimmten Voraussetzungen auszahlen. Dabei sind eine Dauer von maximal sechs Wochen pro Krankheit und eine fristgerechte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entscheidend. Die korrekte Berechnung und Dokumentation der entsprechenden Zahlungen obliegen dem Personalmanagement.

Entgeltabrechnung im Minijob

Im Minijob ist eine monatliche Ausstellung der Entgeltabrechnung obligatorisch. Da sich die Vergütung in der Regel an den geleisteten Arbeitsstunden orientiert und nicht als Festgehalt erfolgt, müssen HR-Verantwortliche das Entgelt monatlich exakt aufschlüsseln. Dabei ist die aktuelle Verdienstgrenze von 556 € pro Monat zu beachten (Stand 2025). Die resultierende maximale Arbeitszeit pro Tag ist in jedem Fall einzuhalten und bemisst sich am vereinbarten Stundenlohn.

Entgeltabrechnung Software und Programme

Der Einsatz von Software zur Entgeltabrechnung und Entgeltabrechnungsprogrammen ist essentiell für eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung. Diese Tools automatisieren viele Schritte und erleichtern die Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorgaben. Eine nahtlose Lohnanbindung ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer geeigneten Software. Entsprechende Schnittstellen zwischen Zeiterfassungstool und Lohnabrechnungsprogramm sind die Voraussetzung für fließende Prozesse.

Entgeltabrechnung Outsourcing: Eine Alternative?

Für einige Unternehmen kann ein Outsourcing der Entgeltabrechnung eine legitime Alternative darstellen. Dabei erfolgt eine vollständige oder partielle Übertragung des gesamten Prozesses an einen externen Dienstleister. Dies setzt wertvolle HR-Ressourcen frei und reduziert tendenziell das Fehlerrisiko. Zudem müssen unternehmensintern keine Fachkräfte für die anspruchsvolle Aufgabe der Entgeltabrechnung eingestellt werden.

Dennoch ist es für HR-Kräfte erforderlich, sich mit den Grundzügen der Entgeltabrechnung vertraut zu machen und ihren Mitarbeitern als kompetenter Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung zu stehen.

Entgeltabrechnung: Beispiel und Berechnung

In diesem Beispiel enthält die Entgeltabrechnung die folgenden Komponenten:

1. Unternehmensdaten
2. Mitarbeiterdaten
3. Adressdaten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber
4. Entgeltrelevante Angaben des Arbeitnehmers (Steuerklasse, Konfession etc.)
5. Zeitkonto / Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers
6. Abschnitt zu Lohnarten
7. Abschnitt zu Steuern
8. Abschnitt zur Sozialversicherung
9. Brutto-Netto-Abschnitt
10. Auszahlungsbereich

Was ist die Jahresentgeltabrechnung?

Die Jahresentgeltabrechnung fasst alle monatlichen Abrechnungen eines Kalenderjahres zusammen und dient als wichtige Grundlage für Steuererklärungen und Rentenansprüche. Sie enthält eine Übersicht über das gesamte Bruttoentgelt, alle Abzüge und die Summe der Auszahlungen.

Die Rolle des Arbeitgebers bei der Entgeltabrechnung – 3 Tipps für HR

Unabhängig davon, ob die Entgeltabrechnung unternehmensintern durchgeführt oder ausgelagert wird: Einige Rahmenbedingungen gilt es für das HR Management zu beachten, um eine zuverlässige Mitarbeitervergütung zu gewährleisten.

1. Entgeltabrechnung priorisieren: Die motivationale Wirkung einer korrekten Vergütung auf Mitarbeiter ist grundsätzlich nicht zu unterschätzen. Noch stärker sind jedoch die negativen Effekte, sollte es vermehrt zu Fehlern in der Entgeltabrechnung kommen. Daher sind höchste Ansprüche an korrekte Entgeltdokumente zu legen.
2. Klare Regelungen: Idealerweise sind alle Posten in der Entgeltabrechnung in ihrer Höhe und Bedeutung klar für Arbeitnehmer nachvollziehbar. Dies gilt sowohl für die Auszahlung von Überstunden, den Beginn einer Gehaltserhöhung oder die Zahlung eines Inflationsausgleichs. Je transparenter Arbeitgeber im Vorfeld kommunizieren und je besser das Dokument aufgeschlüsselt ist, desto weniger Fragen und Ungereimtheiten entstehen bei Beschäftigten. Und dies entlastet wiederum die zuständigen HR Manager.
3. Outsourcing prüfen: Am effektivsten kann die Verdienstabrechnung durch langjährige Fachkräfte erstellt werden, die direkt im Unternehmen sitzen und alle Besonderheiten der Vergütungsstrukturen kennen. Ist dies im Zuge des Fachkräftemangels oder wiederholter Mitarbeiterfluktuation nicht möglich, kann ein Outsourcing jedoch eine gute Alternative darstellen.

Fazit: Die Entgeltabrechnung als strategische HR-Aufgabe

Die Entgeltabrechnung ist ein komplexes und sensibles Feld, das fundiertes Fachwissen und äußerste Sorgfalt erfordert. Eine korrekte und effiziente Abwicklung ist obligatorisch und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und zur Vermeidung rechtlicher Risiken bei.

Moderne Zeiterfassungssoftware mit einer entsprechenden Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung kann wiederkehrende Prozesse maßgeblich vereinfachen und langfristig wertvolle Ressourcen freisetzen. Zudem trägt sie durch weitere Funktionen, wie ein aussagekräftiges Reporting, zur Unternehmensentwicklung bei.

In diesem Kontext bleibt es eine Kernaufgabe für HR, die Entgeltabrechnung zu verstehen und professionelle Payroll-Strukturen im Unternehmen zu etablieren.