Entgelttransparenzgesetz: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Für Arbeitgeber und HR ist das Thema spätestens 2026 wieder besonders relevant. Denn neben dem bestehenden deutschen Entgelttransparenzgesetz muss auch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in nationales Recht umgesetzt werden. Damit rücken Fragen wie Gehaltsbänder, Auskunftsansprüche, Berichtspflichten und transparente Vergütungsstrukturen stärker in den Fokus. Deutschland muss die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 umsetzen; nach aktueller Lage ist die konkrete deutsche Umsetzung jedoch noch nicht final abgeschlossen.

Was ist das Entgelttransparenzgesetz? 

Das Entgelttransparenzgesetz, kurz EntgTranspG, ist ein deutsches Gesetz zur Förderung transparenter Entgeltstrukturen. Es ist am 6. Juli 2017 in Kraft getreten und soll dabei helfen, den Anspruch auf gleiches Entgelt für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit besser durchzusetzen.

Der Gedanke dahinter ist einfach: Ungleichbehandlung lässt sich nur schwer erkennen, wenn nicht klar ist, wie Gehälter überhaupt zustande kommen. Das Gesetz schafft deshalb Informationsrechte und Prüfmechanismen. Beschäftigte sollen besser nachvollziehen können, ob ihr Entgelt nach sachlichen, geschlechtsneutralen Kriterien festgelegt wird.

Für Unternehmen bedeutet das nicht, dass alle Beschäftigten automatisch das Gleiche verdienen müssen. Unterschiedliche Gehälter können weiterhin gerechtfertigt sein, etwa durch Berufserfahrung, Verantwortung, Qualifikation oder besondere Anforderungen einer Stelle. Entscheidend ist aber: Die Kriterien müssen nachvollziehbar, objektiv und diskriminierungsfrei sein.

Was regelt das Entgelttransparenzgesetz?

Das Entgelttransparenzgesetz regelt vor allem drei zentrale Instrumente: den individuellen Auskunftsanspruch, betriebliche Prüfverfahren und Berichtspflichten zu Gleichstellung und Entgeltgleichheit. Das Bundesfamilienministerium nennt genau diese Bausteine als Kern des Gesetzes.

Die drei wichtigsten Bausteine des Gesetzes

1. Individueller Auskunftsanspruch
Beschäftigte können unter bestimmten Voraussetzungen Auskunft darüber verlangen, nach welchen Kriterien ihr Entgelt festgelegt wird. Außerdem können sie Informationen zum Vergleichsentgelt einer vergleichbaren Tätigkeit erhalten.

2. Betriebliche Prüfverfahren
Private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten werden dazu aufgefordert, ihre Entgeltregelungen regelmäßig auf Entgeltgleichheit zu überprüfen. Es geht also nicht nur um einzelne Beschwerden, sondern auch um strukturelle Prüfung.

3. Berichtspflicht
Bestimmte große Arbeitgeber müssen regelmäßig über Maßnahmen zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit berichten. Auch das soll Transparenz schaffen und zeigen, wie Unternehmen mit dem Thema umgehen.

Im Kern geht es also nicht nur darum, Diskriminierung zu verbieten. Das ist ohnehin bereits arbeitsrechtlich verankert. Das Entgelttransparenzgesetz soll vielmehr Informationen schaffen, mit denen Benachteiligungen sichtbar und überprüfbar werden.

Für wen gilt das Entgelttransparenzgesetz?

Das Entgelttransparenzgesetz gilt nicht für alle Unternehmen und Beschäftigten im gleichen Umfang. Entscheidend sind vor allem die Größe des Betriebs und die jeweilige Pflicht.

Der individuelle Auskunftsanspruch greift nach geltendem Recht grundsätzlich in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten. Die Aufforderung zu betrieblichen Prüfverfahren und die Berichtspflicht betreffen vor allem größere private Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten.

Für Arbeitgeber ist diese Unterscheidung wichtig, weil nicht jede Regelung des Gesetzes automatisch jedes Unternehmen betrifft. Gleichzeitig sollten auch kleinere Unternehmen das Thema nicht komplett ausblenden. Denn die kommenden Anforderungen durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie werden voraussichtlich deutlich mehr Arbeitgeber betreffen als das bisherige deutsche Gesetz.

Was ändert sich beim Entgelttransparenzgesetz ab 2026?

Ab 2026 wird Entgelttransparenz für Arbeitgeber deutlich wichtiger. Grund dafür ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, offiziell Richtlinie (EU) 2023/970. Sie soll die Anwendung des Grundsatzes „gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ stärken und muss von den Mitgliedstaaten bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden.

Wichtig ist dabei die saubere Trennung: Das deutsche Entgelttransparenzgesetz besteht bereits seit 2017. Die EU-Richtlinie bringt nun zusätzliche Anforderungen, die in Deutschland voraussichtlich durch eine Anpassung des bestehenden Entgelttransparenzgesetzes umgesetzt werden. 

Was wichtiger wird

Durch die EU-Richtlinie rücken vor allem diese Punkte stärker in den Fokus:

• mehr Transparenz im Bewerbungsprozess

• erweiterte Auskunftsrechte für Beschäftigte

• regelmäßige Berichtspflichten für Unternehmen ab bestimmten Größen

• stärkere Anforderungen an objektive, geschlechtsneutrale Entgeltkriterien

• wirksamere Sanktionen und Beweislastregeln bei Entgeltbenachteiligung

Für Arbeitgeber heißt das: Auch wenn noch nicht jedes Detail im deutschen Recht final ist, lohnt sich die Vorbereitung schon jetzt. Wer erst beginnt, wenn das Gesetz vollständig beschlossen ist, muss Gehaltsstrukturen, Datenbasis, Prozesse und Kommunikation möglicherweise unter Zeitdruck aufarbeiten.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber beim Entgelttransparenzgesetz?

Arbeitgeber müssen Entgeltentscheidungen sachlich begründen können. Das bedeutet nicht, dass jede Vergütung identisch sein muss. Es bedeutet aber, dass Unterschiede nachvollziehbar und geschlechtsneutral erklärbar sein müssen.

Zulässige Kriterien können zum Beispiel sein:

• Qualifikation und Berufserfahrung

• Verantwortung und Führungsaufgaben

• Anforderungen der Stelle

• Belastungen und Arbeitsbedingungen

• Leistung, sofern sie nachvollziehbar bewertet wird

• tarifliche oder betriebliche Entgeltstrukturen

Weniger tragfähig sind dagegen Begründungen, die sich nicht objektiv überprüfen lassen. Das hat auch die Rechtsprechung deutlich gemacht: Das Bundesarbeitsgericht entschied 2023, dass eine Frau Anspruch auf gleiches Entgelt haben kann, wenn ein männlicher Kollege bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit mehr verdient. Allein der Umstand, dass der Mann besser verhandelt hat, reicht laut BAG nicht aus, um die höhere Vergütung zu rechtfertigen.

Für HR wird damit nicht nur die Vergütungslogik wichtig, sondern auch eine saubere Entgeltabrechnung und nachvollziehbare Dokumentation. Unternehmen sollten erklären können, mit welchen Faktoren bestimmte Stellen bewertet werden, welche Gehaltsgrenzen gelten und welche Kriterien für Gehaltsentscheidungen herangezogen werden.

Was bedeutet der Auskunftsanspruch im Entgelttransparenzgesetz?

Der Auskunftsanspruch ist eines der wichtigsten Instrumente des Entgelttransparenzgesetzes. Er ermöglicht Beschäftigten, mehr über die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung zu erfahren.

Nach geltendem Recht ist dieser Anspruch allerdings an Voraussetzungen geknüpft. Er besteht grundsätzlich in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten. Außerdem muss es eine vergleichbare Tätigkeit geben, die von mindestens sechs Personen des jeweils anderen Geschlechts ausgeübt wird. Beschäftigte können die Auskunft in der Regel alle zwei Jahre verlangen. Das Bundesfamilienministerium beschreibt den Auskunftsanspruch als zentrales Mittel, um Kriterien und Verfahren der Entgeltbestimmung nachvollziehbar zu machen.

Was muss die Auskunft enthalten?

Die Auskunft umfasst in der Regel zwei Bereiche:

Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung:
Hier geht es darum, wie das eigene Entgelt zustande kommt. Also zum Beispiel: Welche Kriterien gelten für Eingruppierung, Gehaltsbestandteile oder Entwicklungsmöglichkeiten?

Vergleichsentgelt:
Zusätzlich kann das Vergleichsentgelt für eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit erfragt werden. Dabei wird nicht das Gehalt einzelner Personen genannt, sondern ein statistischer Vergleichswert.

Welche Berichtspflichten sieht die Entgelttransparenz vor?

Nach dem bisherigen deutschen Entgelttransparenzgesetz betrifft die Berichtspflicht vor allem große, auskunftspflichtige Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten. Sie müssen über Gleichstellung und Entgeltgleichheit berichten.

Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird dieser Bereich voraussichtlich deutlich ausgeweitet. Nach dem Richtlinienstandard sollen künftig Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten zu Entgeltunterschieden berichten müssen. Für größere Unternehmen greifen die Berichtspflichten früher und regelmäßiger, für kleinere Unternehmen im Anwendungsbereich später. Nach dem Richtlinienstandard sollen künftig deutlich mehr Unternehmen über Entgeltunterschiede berichten. Fachübersichten nennen als erwartete Staffelung unter anderem:

• ab 250 Beschäftigten: jährliche Berichtspflicht ab 2027

• 150 bis 249 Beschäftigte: Berichtspflicht alle drei Jahre ab 2027

• 100 bis 149 Beschäftigte: Berichtspflicht alle drei Jahre ab 2031

Solange die deutsche Umsetzung noch nicht final ist, sollten diese Angaben als Orientierung am Richtlinienstandard verstanden werden. Für Unternehmen ist aber jetzt schon klar: Eine saubere Datenbasis wird entscheidend. Wer Entgeltdaten, Stellenbewertungen und Vergleichsgruppen erst später zusammensucht, macht sich das Thema unnötig schwer.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat beim Entgelttransparenzgesetz?

Der Betriebsrat spielt beim Entgelttransparenzgesetz eine wichtige Rolle. In Betrieben mit Betriebsrat wird ein Auskunftsverlangen grundsätzlich über den örtlichen Betriebsrat gestellt. Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat die notwendigen Informationen bereitstellen, damit dieser seine Aufgaben erfüllen kann.

Auch darüber hinaus ist der Betriebsrat relevant, etwa wenn es um Entgeltgrundsätze, betriebliche Prüfverfahren oder die praktische Umsetzung transparenter Vergütungsstrukturen geht. Für Arbeitgeber bedeutet das: Entgelttransparenz ist kein Thema, das HR allein im stillen Kämmerlein lösen sollte. Gerade in mitbestimmten Betrieben braucht es klare Abstimmung, saubere Prozesse und eine transparente Kommunikation.

Das ist nicht nur rechtlich sinnvoll, sondern auch praktisch. Denn wenn Beschäftigte Fragen zur Vergütung stellen, sollte intern klar sein, wer antwortet, welche Daten genutzt werden und wie die Auskunft nachvollziehbar dokumentiert wird.

Wie können sich Unternehmen auf mehr Entgelttransparenz vorbereiten?

Die beste Vorbereitung auf mehr Entgelttransparenz ist eine gute Grundlagenarbeit. Unternehmen sollten ihre Vergütungsstrukturen so aufstellen, dass sie nachvollziehbar, dokumentiert und erklärbar sind.

Sinnvolle Schritte für Arbeitgeber und HR

Unternehmen können sich vor allem mit diesen Maßnahmen vorbereiten:

• bestehende Stellen und Rollen sauber erfassen

• gleiche und gleichwertige Tätigkeiten definieren

• Gehaltsbänder und Entgeltbestandteile prüfen

• objektive, geschlechtsneutrale Kriterien festlegen

• Recruiting-Unterlagen und Stellenanzeigen überprüfen

• Zuständigkeiten für Auskunftsanfragen klären

• Entgeltdaten für mögliche Berichtspflichten aufbereiten

• Führungskräfte für transparente Gehaltskommunikation sensibilisieren

Besonders wichtig ist der Blick auf den Bewerbungsprozess. Die EU-Richtlinie sieht mehr Transparenz bereits vor oder während des Einstellungsverfahrens vor. Arbeitgeber sollten daher prüfen, wie sie künftig mit Angaben zu Einstiegsgehalt oder Gehaltsspannen umgehen wollen. Auch bestehende Muster für den Arbeitsvertrag sollten geprüft werden, vor allem wenn dort Regelungen zur Vergütung oder zur Vertraulichkeit von Gehaltsinformationen enthalten sind. 

Dabei geht es nicht darum, über Nacht perfekte Gehaltssysteme zu bauen. Aber Unternehmen sollten wissen, nach welcher Logik sie vergüten. Entgelttransparenz ist deshalb auch eine Aufgabe für ein strukturiertes Personalmanagement: Rollen, Zuständigkeiten, Daten und Prozesse müssen zusammenpassen.

Warum ist Entgelttransparenz mehr als eine gesetzliche Pflicht?

Entgelttransparenz ist ein rechtliches Thema, aber nicht nur. Sie berührt auch Vertrauen, Führung und Unternehmenskultur. Wenn Beschäftigte nicht nachvollziehen können, wie Gehälter entstehen, entstehen schnell Vermutungen: Wer wurde besser behandelt? Wer hat besser verhandelt? Wer wurde übersehen?

„Transparenz entsteht nicht durch einzelne Auskünfte, sondern durch klare Strukturen. Wer Rollen, Arbeitszeiten, Verantwortlichkeiten und Vergütung nachvollziehbar organisiert, schafft Vertrauen und entlastet gleichzeitig HR.“
— Andreas Jene, Geschäftsführer askDANTE 

Transparente Kriterien nehmen solche Fragen nicht vollständig aus der Welt. Aber sie schaffen eine sachlichere Grundlage. Beschäftigte müssen nicht jedes Gehalt kennen, um Vergütungsentscheidungen besser einordnen zu können. Oft reicht schon Klarheit darüber, welche Kriterien gelten, welche Entwicklung möglich ist und warum bestimmte Unterschiede bestehen.

Für Unternehmen kann das ein Vorteil sein. Wer Gehaltsentscheidungen sauber begründen kann, senkt Konfliktpotenzial, stärkt Fairness und macht HR-Prozesse belastbarer. Gerade im Wettbewerb um Fachkräfte kann nachvollziehbare Vergütung außerdem ein Zeichen von Professionalität sein.

Fazit: Entgelttransparenz wird für Arbeitgeber konkreter

Das Entgelttransparenzgesetz ist kein neues Thema, aber es wird durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie deutlich relevanter. Was bisher vor allem größere Unternehmen betraf, dürfte künftig für mehr Arbeitgeber zur praktischen Aufgabe werden.

Für HR bedeutet das: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, Vergütungsstrukturen zu prüfen, Daten aufzubereiten und interne Prozesse vorzubereiten. Entgelttransparenz funktioniert am besten, wenn sie nicht erst unter Druck entsteht.