Reform der Arbeitszeiterfassung 2026: Das ändert sich

Wir fassen zusammen, was heute schon gilt und worauf sich Arbeitgeber jetzt vorbereiten müssen.

Status Quo: Was seit 2022 gilt

Spätestens seit dem BAG-Urteil von 2022 ist die Zeiterfassungspflicht unmittelbar geltendes Recht. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System bereitzustellen. Bislang reichte hierfür theoretisch auch eine Erfassung auf Papier, und die Praxis beschränkte sich oft noch auf das Dokumentieren von Überstunden, obwohl die Rechtsprechung die Erfassung der gesamten Arbeitszeit fordert.

Wer sich der Pflicht entzieht oder sie aufschiebt, geht ein hohes Risiko ein: Bei Kontrollen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß.

Das ist neu: Die Kernpunkte des Entwurfs von Juni 2026

Mit dem neuen Gesetzesentwurf vom Sommer 2026 sollen die strengen BAG-Vorgaben endgültig rechtssicher im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgeschrieben werden. Folgende Änderungen stehen dabei im Fokus:

• Pflicht zur elektronischen Erfassung: Die Arbeitszeit soll künftig grundsätzlich elektronisch dokumentiert werden. Eine bloße Zettelwirtschaft ist dann für die meisten Betriebe nicht mehr zulässig.

• Taggenaue Aufzeichnung: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen am selben Tag dokumentiert werden. Das betrifft alle Arbeitsorte, vom Büro über das Homeoffice bis hin zur Dienstreise.

• Mehr Flexibilität (Wochen- statt Tageslimit): Ein zentraler Punkt des Entwurfs ist die mögliche Abkehr vom starren Acht-Stunden-Tag. Durch eine wöchentliche Betrachtung (maximal 48 Stunden) sollen künftig Arbeitstage von bis zu zwölf Stunden möglich werden.

• Tarifbindung als Hürde: Die neue Flexibilität von bis zu 12 Stunden täglich gilt laut Entwurf jedoch nicht automatisch für alle. Sie ist vor allem für Unternehmen vorgesehen, die einen Tarifvertrag oder eine darauf basierende Betriebsvereinbarung haben. Ohne diese kollektivvertragliche Öffnung bleibt es bei der bisherigen Grenze von maximal zehn Stunden am Tag.

• Vertrauensarbeitszeit mit strengeren Regeln: Vertrauensarbeitszeit bleibt zwar weiterhin möglich, wird jedoch deutlich restriktiver geregelt. Sie entbindet keinesfalls von der Aufzeichnungspflicht; Arbeitgeber müssen zwingend sicherstellen, dass Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten dokumentiert und bekannt werden.

Ausnahmen und Übergangsfristen für KMU

Der Gesetzgeber plant gestaffelte Fristen, um der Wirtschaft Zeit zur Umstellung auf digitale Systeme zu geben:

• Kleinstbetriebe (bis 10 Beschäftigte): Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden sollen dauerhaft von der Pflicht zur zwingend elektronischen Zeiterfassung befreit werden. Sie dürfen Zeiten weiterhin händisch (z.B. auf Papier) festhalten.

• Kleine Unternehmen (unter 50 Beschäftigte): Hier ist eine großzügige Übergangsfrist von bis zu fünf Jahren für den Wechsel auf digitale Systeme vorgesehen.

• Mittlere Unternehmen (unter 250 Beschäftigte): Diese Betriebe haben nach Inkrafttreten zwei Jahre Zeit für die Umstellung.

Fazit: Warum Sie jetzt handeln sollten

Auch wenn das finale Gesetz noch formell durch den Bundestag muss und der Entwurf beispielsweise nicht Teil des großangelegten 34-Punkte-Reformpakets vom Juli 2026 war, ändert das nichts an der Tatsache: Die Zeiterfassungspflicht gilt durch die Rechtsprechung schon heute. Wer jetzt noch zögert, riskiert nicht nur Compliance-Lücken und Bußgelder, sondern verschenkt auch das Potenzial digitaler Prozesse.

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