:quality(60)){kind=logo}
:quality(60))
:quality(60))
Die Änderung verstehen
Welche Vorgaben werden ab 01.01.2027 relevant?
GoBD · DLS · Lohnsteuerprüfung
Neue Regeln für die Betriebsprüfung ab 2027
Ab 2027 müssen Arbeitgeber bei einer Lohnsteuerprüfung auch relevante Daten aus Vor- und Nebensystemen elektronisch bereitstellen. Dazu zählen Arbeitszeitdaten, wenn sie in die Lohnabrechnung einfließen. Hier erfahren Sie, was sich ändert und was Unternehmen jetzt prüfen sollten.
Ab 2027 rücken elektronische Daten aus verschiedenen Systemen stärker in den Blick.
Unser Infopoint erklärt die wichtigsten Begriffe, ordnet die Bedeutung der Zeiterfassung ein und zeigt, worauf Unternehmen bei ihrer Dokumentation achten sollten.
Zusammehänge erkennen
Warum Zeitdaten für die Abrechnung wichtig sind.Vorbereitung planen
Welche Daten und Abläufe Unternehmen prüfen sollten.So unterstützt askDANTE
Arbeitszeitdaten nachvollziehbar erfassen und für Prüfungen bereitstellen.
:quality(60))
:quality(60))
:quality(60))
01 · Die Änderung
Was ändert sich ab 2027?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bei einer Lohnsteuerprüfung neben den im Lohnkonto erfassten Daten auch Daten aus Vor- und Nebensystemen elektronisch bereitstellen. Gemeint sind Daten, die in diesen Systemen ermittelt und für die lohnsteuerlichen Aufzeichnungen verwendet wurden.
Das betrifft zum Beispiel Arbeitszeitdaten aus einer digitalen Zeiterfassung, wenn sie in die Lohnabrechnung einfließen – etwa bei der Berechnung von Arbeitslohn, Überstundenvergütung oder Zuschlägen. Nicht automatisch jede gespeicherte Zeitbuchung gehört dazu: Entscheidend ist, ob die Daten für die lohnsteuerlichen Aufzeichnungen verwendet werden.
Die Daten müssen in der amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle bereitgestellt werden. Für dieselbe Betriebsstätte ist je Haupt-, Vor- und Nebensystem ein eigener Datenbestand zu übermitteln. Die neue Regelung gilt für Daten, die ab dem 1. Januar 2027 im Lohnkonto aufzuzeichnen sind.
Merksatz: Für die Prüfung zählt nicht nur, was im Abrechnungssystem steht. Auch relevante Daten aus Vor- und Nebensystemen können eine Rolle spielen. Die Vorschrift spricht ausdrücklich von Daten aus Haupt-, Vor- und Nebensystemen.
02 · Begriffe einordnen
GoBD und DLS: Was steckt dahinter?
GoBD und DLS betreffen unterschiedliche Seiten digitaler Lohnsteuerprüfungen: Die GoBD beschreiben Grundsätze für digitale Aufzeichnungen. Die DLS legt fest, wie Lohndaten einheitlich an die Finanzverwaltung exportiert werden.
GoBD
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie beschreiben, wie steuerlich relevante digitale Unterlagen ordnungsgemäß geführt, aufbewahrt und für Prüfungen zugänglich gemacht werden sollen.
DLS
Die Digitale LohnSchnittstelle (DLS) ist die einheitliche Datensatzbeschreibung für den Export von Lohndaten aus dem Lohnabrechnungsprogramm. Sie gibt vor, wie Dateien und Datenfelder aufgebaut sein müssen, damit die Finanzverwaltung die Daten unabhängig von der verwendeten Software auswerten kann.
03 · Bezug zur Zeiterfassung
Warum Arbeitszeitdaten bei der Lohnsteuerprüfung relevant sind
Arbeitszeitdaten sind Teil der elektronisch bereitzustellenden Unterlagen, sobald sie als Grundlage für lohnsteuerliche Aufzeichnungen dienen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn erfasste Arbeitszeiten für die Berechnung von Überstunden, Zuschlägen oder steuerfreien Bezügen verwendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber diese Daten aus Vor- und Nebensystemen elektronisch in der vorgeschriebenen einheitlichen Form bereitstellen. Die Daten sind dabei je System in einem eigenen Datenbestand zu übermitteln – zusätzlich zu den Daten aus dem Lohnkonto. Grundlage ist § 4 Absatz 2a LStDV.
04 · Vorbereitung
Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?
Eine kompakte Orientierung für die nächsten Schritte im eigenen Unternehmen.
SCHRITT 01
Relevante Daten finden
Welche Systeme liefern Daten, die für die Lohnabrechnung verwendet werden?
SCHRITT 02
Erfassung prüfen
Sind Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert?
SCHRITT 03
Abläufe abstimmen
Ist klar, wie relevante Daten für eine spätere Prüfung bereitgestellt werden?
Wie unterstützt askDANTE?
askDANTE unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten digital zu erfassen und die damit verbundenen Zeitdaten nachvollziehbar zu dokumentieren. Relevante Zeitdaten und Auswertungen lassen sich für die Lohnabrechnung nutzen und für spätere Prüfungen bereitstellen.
Welche Daten für eine Prüfung relevant sind, hängt davon ab, ob sie für die Ermittlung lohnsteuerlich relevanter Daten verwendet wurden. askDANTE unterstützt bei der Dokumentation der Arbeitszeiten; die Verantwortung für die vollständige Erfüllung der gesetzlichen Pflichten liegt beim Unternehmen.
Was bedeutet das für Free- und Starter-Kunden?
Die Unterstützung bei der nachvollziehbaren Dokumentation und Bereitstellung relevanter Arbeitszeitdaten für Prüfungen ist ab dem Professional-Tarif enthalten – also in Professional und Enterprise. In Free und Starter steht sie nicht zur Verfügung.
Wer noch bis zum 31. Dezember 2026 zu Professional oder Enterprise wechselt, kann sich die derzeit geltenden Konditionen sichern. Ab dem 1. Januar 2027 gelten die neuen Preise.
Häufig gestellte Fragen
FAQ zum Thema GoBD, Betriebsprüfung und Zeiterfassung
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bei einer Lohnsteuerprüfung neben den im Lohnkonto aufgezeichneten Daten auch die Daten elektronisch bereitstellen, die dafür in Vor- und Nebensystemen ermittelt und verwendet wurden. Die Übermittlung erfolgt in der amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form. Für dieselbe Betriebsstätte sind die Daten in getrennten Datenbeständen je Haupt-, Vor- und Nebensystem zu übermitteln.
Arbeitszeitdaten gehören dazu, wenn sie als Grundlage für lohnsteuerliche Aufzeichnungen dienen – zum Beispiel, wenn erfasste Stunden für die Berechnung von Arbeitslohn, Überstundenvergütung oder Zuschlägen verwendet werden. Dann stammen sie aus einem Vorsystem und müssen im Rahmen der neuen Vorgaben elektronisch bereitgestellt werden. Es geht dabei um die Daten, die tatsächlich für die Lohnabrechnung verwendet werden.
Die Vorschrift schreibt keine bestimmte Zeiterfassungssoftware vor. Relevante Daten müssen bei einer Prüfung jedoch elektronisch in der vorgeschriebenen Form bereitgestellt werden. Unternehmen mit Excel- oder Papierlösungen sollten deshalb frühzeitig mit ihrem Lohnbüro oder ihrer Steuerberatung klären, wie sie diese Daten elektronisch und nachvollziehbar bereitstellen.
Unternehmen sollten ermitteln, welche Vor- und Nebensysteme Daten für die Lohnabrechnung liefern und welche davon für lohnsteuerliche Aufzeichnungen verwendet werden. Dazu gehört zu prüfen, ob alle betreffenden Mitarbeitenden und Arbeitszeiten erfasst sind und die Daten für spätere Prüfungen bereitgestellt werden können. Sinnvoll ist außerdem, frühzeitig mit dem Lohnbüro oder dem Anbieter des Abrechnungssystems abzustimmen, wie die Datenübermittlung organisiert wird.
Nur wenn sie die dafür vorgesehene Unterstützung von askDANTE nutzen möchten. Diese steht ab Professional zur Verfügung, also in den Tarifen Professional und Enterprise. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten askDANTE-Tarif vor.
Aktualisierte Vertragsunterlagen
Zum 1. Januar 2027 aktualisieren wir unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Leistungsbeschreibung. Die ab diesem Datum gültigen Fassungen finden Sie auf unserer AGB-Seite.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Infopoint dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche oder juristische Beratung dar. Ob und welche Daten im konkreten Fall bereitgestellt werden müssen, sollten Unternehmen mit ihrer Steuerberatung oder Lohnabrechnung klären.
Ihr Weg zur kostenlosen Webdemo
Sie möchten wissen, welche Funktionen und Tarife zu Ihrem Unternehmen passen? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen, wie askDANTE bei der digitalen Erfassung, nachvollziehbaren Dokumentation und Bereitstellung relevanter Arbeitszeitdaten für Prüfungen unterstützt.