Dateiübertragung an das Lohnbüro

Dateiübertragung aus askDANTE an das Lohnbüro

Hallo und herzlich willkommen bei askDANTE. Wenn Sie Daten aus der Zeiterfassung askDANTE regelmäßig an das Lohnbüro übergeben wollen, dann nehmen Sie sich kurz die Zeit für dieses Video. Ich erkläre Ihnen, was wir aus askDANTE liefern können und welche Informationen Sie uns bereitstellen müssen, damit wir die Schnittstelle passend für Sie einrichten können.

Wir sprechen zunächst über die grundsätzliche Funktionsweise der Übertragung, über Sonderfälle mit Krank- und EAU und am Ende gibt es noch eine kleine Zusammenfassung als Checkliste. Bevor wir damit starten ist es vielleicht wichtig zu betonen, dass nicht jedes Unternehmen einen Lohnexport in gleichem Umfang braucht.

Wenn Sie ein Team haben, das ausschließlich aus Festangestellten mit einem festen Gehalt besteht, bei denen es kaum flexible Komponenten gibt, dann ist der Bedarf wahrscheinlich geringer. Aber sobald Sie mit Aushilfen arbeiten, gewerbliche Mitarbeiter auf Stundenbasis beschäftigen oder eben viele Zuschläge zahlen, dann macht eine Schnittstelle absolut Sinn.

Stammdaten und Bewegungsdaten

Über unsere Lohnschnittstelle können Sie regelmäßig und wiederkehrend alle relevanten Bewegungsdaten aus der Zeitwirtschaft für Ihre Lohnabrechnung exportieren. Das Ziel ist klar, alles soll am Ende korrekt abgerechnet werden, ohne dass jemand die Daten einzeln abtippen muss. Im Prinzip tritt diese Übertragung genau an die Stelle, an der man sonst vielleicht mühsam Excel-Listen manuell hin- und herschieben würde.

Dabei müssen wir am Anfang einmal kurz zwischen zwei Arten von Daten unterscheiden, damit es keine Missverständnisse gibt. Da sind zum einen die Stammdaten. Das sind die Infos die eigentlich nie oder nur selten geändert werden, wie zum Beispiel der Vorname der Nachname, die Personalnummer oder das Geburtsdatum.

Diese Stammdaten sind nicht Teil unseres monatlichen Lohnexports. Falls Sie diese auch synchronisieren wollen, entwickeln wir dafür Lösungen im Rahmen unserer HR-Suite. Aber da unterscheiden sich die Möglichkeiten sehr stark von Lohnsystem zu Lohnsystem. Worauf wir uns heute konzentrieren, das sind die sogenannten Bewegungsdaten.

Das sind die Daten, die wir üblicherweise jeden Monat frisch aus der Zeitwirtschaft an den Lohn übertragen müssen. Denken Sie hier zum Beispiel an Stunden von gewerblichen Mitarbeitern oder Aushilfen, an Sonntags-, Feiertags oder Nachtzuschläge oder auch an die Auszahlung von Überstunden. Aber auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit gehören dazu, damit diese im Lohnprogramm korrekt hinterlegt sind.

Die Exportdatei

Die verschiedenen Lohnabrechnungssysteme bieten hierfür ganz unterschiedliche Schnittstellen und Importmöglichkeiten an. Ein sehr etabliertes Verfahren ist der Import einer Textdatei. askDANTE ermöglicht es Ihnen, diese Lohndateien direkt mit dem speziellen Format zu erzeugen das Ihr System benötigt, egal ob es sich um DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, die Hamburger Software, LOGA, SD Worx oder ein anderes CSV-Format handelt.

Vom Verfahren her ähneln sich diese Dateien zwar, aber inhaltlich gibt es immer kleine Unterschiede je nachdem, wie das jeweilige Lohnprogramm funktioniert. Hier merkt man schnell, Lohnprogramm ist dann eben doch nicht gleich Lohnprogramm. Selbst wenn zwei Unternehmen dasselbe System nutzen, kann es bei den Lohnabrechnern fachlich unterschiedlich eingestellt sein. Und das ist genau der Grund, weshalb wir diesen Export bei askDANTE in enger Absprache mit Ihnen und Ihrem Lohnabrechner einrichten. Wir passen die Lohnarten und Abwesenheitsschlüssel genau an Ihre Anforderungen an, damit am Ende alles perfekt zusammenpasst. Wenn das Verfahren erst einmal eingerichtet ist, können Sie bei uns in den Auswertungen im Bereich der Leistungszeiträume ganz einfach eine Datei mit einem Klick herunterladen und sie an die Lohnabrechnung übermitteln.

Dieses Verfahren mit der Datei ist zwar zugegeben ein wenig oldschool, aber wie Sie wissen, ist Lohnabrechnung auch ein Thema, das es schon ist. Es ist also ein absolut bewährtes und stabiles Verfahren. Aktuell beobachten wir, dass viele Anbieter mit ihren Plattformen in Richtung neuer dynamischer Cloud-Schnittstellen aufbrechen. Und das sind Themen, die gerade entstehen und die wir auch Stück für Stück bedienen. Aber das etablierte Standardverfahren bleibt häufig doch der Austausch einer solchen Textdatei.

Lohnarten und Abwesenheitsschlüssel

Um diese Schnittstelle nun final einzurichten, müssen wir die Lohnarten und Abwesenheitsschlüssel abgleichen. Ein ganz wichtiger Punkt dabei, wir übertragen ausschließlich Werte aus der Zeiterfassung. Das bedeutet, wir melden Stunden oder Tage, aber niemals Geldbeträge. Die eigentliche Berechnung des Entgeltes findet immer im Lohnprogramm statt. Wenn also beispielsweise eine Aushilfe für 37 Stunden abgerechnet werden soll, dann übermittelt askDANTE genau diese 37 an die entsprechende Lohnart.

Bei Empfängern eines festen Gehalts ist eine Übermittlung der Stunden hingegen nicht notwendig, da das Festgehalt ohnehin monatlich gezahlt wird und das Überstundenkonto üblicherweise in der Zeiterfassung askDANTE gepflegt wird. Was wir also von Ihnen brauchen, das sind die Lohnarten, die sinnvoll aus der Zeiterfassung geliefert werden können. Also keine Festgehälter oder Weihnachtsgelder, sondern alles, was auf Basis von Stunden und Tagen berechnet wird. Zusätzlich können wir auch Abwesenheitsschlüssel übertragen, wie Urlaub, Krankheit oder Elternzeit. Als Beispiel für die Personalnummer 4711 wird am 01.06. der Schlüssel für Urlaub eingemeldet. So weiß das Lohnprogramm sofort bescheid und kann die entsprechenden Rückschlüsse daraus ableiten. Hier ist es wichtig zu wissen, dass nicht alle Lohnprogramme das gleichermaßen gut abbilden. Ein schönes Beispiel: in DATEV LODAS werden Abwesenheitsschlüssel üblicherweise nicht übertragen, vielleicht stattdessen mal die Anzahl der Urlaubstage, aber nicht die genauen Daten.

In DATEV Lohn und Gehalt ist das aber fast immer der Fall, dass es auch kalendarisch gemeldet wird.

Krank, Krankengeld und EAU

Bei der Übermittlung von Kranktagen ist jetzt Ihre besondere Aufmerksamkeit gefragt, besonders wenn es um das Ende der Entgeltfortzahlung geht. Nach sechs Wochen ändert sich die Abrechnung im Lohn ja massiv. AskDANTE kann das zwar übertragen, aber das setzt voraus dass Sie die Daten bei uns in askDANTE auch sorgfältig pflegen und zum richtigen Zeitpunkt auf Langzeitkrank umstellen. Da dieser Übergang besonderen Prüfungen unterliegt die wir in askDANTE nicht vornehmen können - zum Beispiel Stichwort Vorerkrankungen - überlassen viele Kunden das lieber ihrem Steuerbüro und übermitteln Langzeitkranken nicht automatisch. Das ist aber eine bewusste Entscheidung, die Sie für sich treffen können, Je nachdem, wie es bei Ihnen am besten passt.

Ein ähnlicher Punkt ist die EAU. Wir können diese in askDANTE abrufen, was super ist für Ihre internen Prozesse, aber eine vollautomatische Übertragung dieses Status an den Lohn gibt es technisch einfach nicht. Der Lohnabrechner wird den Status im Zweifel einfach selber nochmal abfragen, was aber unproblematisch ist. Und wenn Sie Ihrem Abrechner eine Übersicht geben wollen, welchen Status und welche Krankmeldungen Sie bei sich schon abgefragt haben, dann haben Sie auch unsere Krankübersicht wo alles drin steht.

Zusammenfassung

Fassen wir das Ganze also nochmal als kurze Anleitung für Sie zusammen.

• Erstens nennen Sie uns bitte Ihr Lohnprogramm damit wir prüfen können, ob wir das mit unseren Formaten bedienen können.

• Zweitens identifizieren Sie die Lohnarten und Abwesenheitsschlüssel, die Sie regelmäßig übertragen wollen. Wenn Sie Ihr Lohnbüro dazu befragen, weisen Sie bitte ausdrücklich darauf hin, dass es sich hier nur um Werte in Stunden und Tagen handelt, die regelmäßig übertragen werden sollen. So vermeiden wir einen unnötigen Riesenkatalog.

• Drittens, überlegen Sie, wie Sie mit den Abwesenheiten wie krank und langzeitkrank umgehen wollen.

• Viertens. Wir benötigen Ihre Mandanten- oder Unternehmensnummer.

• Fünftens. Bei DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt brauchen wir noch eine Beraternummer.

  Wenn Sie das alles zusammenstellen, sichten wir das gemeinsam mit Ihnen und klären eventuelle Details zu Ihren organisatorischen Prozessen oder Zuschlagsmodellen.

Sobald diese Punkte vorbereitet sind, können wir die Schnittstelle dann ganz schnell und schlank für Sie einrichten. Am Ende des Monats reicht dann ein einfacher Knopfdruck um eine Datei zu erzeugen. Das spart Ihnen eine Menge Kommunikation und natürlich manuelle Arbeit.

Falls Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen wie immer gerne per Mail zur Verfügung unter service@askdante.com

Wir freuen uns darauf, Sie zu unterstützen. Viel Spaß beim Ausprobieren und bis zum nächsten Mal. Ihr askDANTE Team.