Kompakter Schichtplan | Tutorial

Mehr Einfachheit und Überblick bei der Dienst- und Schichtplanung bekommen Kunden mit dem neuen kompakten Schichtplaner von askDANTE. Das neue Planungsmodul ist auf das Anforderungsprofil eines Teams von ca. 10 bis 15 Mitarbeitern angelehnt und setzt auf eine intuitive Einsatzplanung. In diesem Video erhalten Sie Einblick ins moderne Design und in die Funktionsübersicht.

Transkript:

[00:00] Einleitung

Moin aus Kiel! Für alle, die ihr Personal so einfach planen wollen wie einen Terminkalender, ohne dabei Abwesenheiten, Überstunden, Arbeitszeitkonten oder gesetzliche Vorgaben aus dem Blick zu verlieren, haben wir in askDANTE den kompakten Schichtplan. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie den kompakten Schichtplaner benutzen und gebe Ihnen am Ende ein paar Tipps, wie Sie damit Ihre Planung noch übersichtlicher gestalten können. Viel Spaß!

[00:30] Grundlagen der Bedienung: Schichtplan anlegen

Als Erstes zeige ich Ihnen, wie man einen neuen Schichtplaner anlegt. Dazu wechselt man in den Bereich „Verwaltung > Schichtplanung“. Dort sieht man die Liste aller bereits angelegten Schichtpläne. Mit dem Klick auf „+ neu“ öffnet sich ein Fenster, in dem man zunächst den Schichtplaner-Typ auswählt – in diesem Fall „Schichtplaner Kompakt“.

Im nächsten Schritt vergeben Sie einen Namen (z. B. „Testplan Kompakt“) und können weitere Einstellungen vornehmen. Sie legen fest, welcher Zeitbereich in der Ansicht dargestellt wird (z. B. von 7:00 bis 20:00 Uhr). Zudem definieren Sie Standardwerte für die Schichtdauer (z. B. 480 Minuten für 8 Stunden) und die Pausendauer. Auch die Standardfarbe für Schichten lässt sich hier festlegen. Nach dem Speichern ist der neue Dienstplan bereit.

[01:10] Bedienung der Wochenansicht

In der Wochenansicht sehen Sie die Wochentage (Montag bis Sonntag) vertikal untereinander und die Uhrzeiten horizontal. Über die Navigation oben links können Sie zwischen den Kalenderwochen blättern. Auf der linken Seite finden Sie die Karten Ihrer Mitarbeiter.

Um jemanden einzuplanen, ziehen Sie den Mitarbeiter per Drag-and-Drop einfach in den gewünschten Tag. Die Schicht erscheint sofort im Plan. Per Klick auf eine Schicht öffnet sich eine Detailansicht, in der Sie die Schicht mit Anfassern verlängern oder verkürzen können. Ein Doppelklick auf die Schicht erlaubt es Ihnen, Start- und Endzeit sowie Pausenzeiten präzise manuell anzupassen. Auch das Verschieben von Schichten zwischen verschiedenen Tagen ist per Drag-and-Drop jederzeit möglich.

[01:54] Die Mitarbeiterkarte

Die Mitarbeiterkarten am linken Rand enthalten wichtige Informationen:

Avatar & Name: Zur schnellen Identifikation.
Planbare Stunden: Zeigt an, wie viele Stunden für die aktuelle Woche noch verfügbar sind.
Icons: Symbole weisen direkt auf geplante Abwesenheiten oder spezielle Mitarbeiter-Tags (z. B. Qualifikationen) hin.
Farbliche Hinterlegung: Eine graue Karte bedeutet volle Verfügbarkeit, eine blassere Karte steht für teilweise Verfügbarkeit (z. B. durch eine Teilzeit-Abwesenheit) und eine rote Karte signalisiert, dass der Mitarbeiter für diese Woche gar nicht zur Verfügung steht.

[02:22] Planungsfehler erkennen

askDANTE unterstützt Sie aktiv dabei, Fehler zu vermeiden. Oben rechts erscheint ein Symbol mit der Anzahl der aktuellen Planungsfehler (z. B. Überschneidungen mit Urlaub, Krankheiten oder gesetzlichen Ruhezeiten). Klicken Sie auf das Symbol, werden die betroffenen Schichten im Plan farblich hervorgehoben. So sehen Sie sofort, wo Korrekturbedarf besteht, und können die Konflikte direkt lösen.

[02:40] Praktische Tipps: Farben verwenden

Farben sind ein mächtiges Werkzeug zur Strukturierung Ihres Schichtplans. In den Einstellungen können Sie wählen, ob die Schichten automatisch die Farbe des Mitarbeiter-Avatars übernehmen sollen. Dies hilft, die Verteilung einzelner Personen im Plan auf einen Blick zu erfassen. Alternativ können Sie Schichten manuell einfärben, um beispielsweise unterschiedliche Funktionen oder Aufgabenbereiche (z. B. Schichtleitung) zu kennzeichnen. Administrativ lassen sich Avatare auch nach Gruppen (z. B. Aushilfen in Grün, Vollzeit in Blau) organisieren.

[03:10] Effiziente Bedienung mit der Tab-Taste

Ein kleiner Profi-Tipp für die Kontrolle: Mit der Tab-Taste können Sie im fertigen Plan schnell von Schicht zu Schicht springen. Mit Shift+Tab navigieren Sie rückwärts. Dies ist besonders hilfreich, um den Plan am Ende noch einmal zügig durchzugehen und alle Details zu prüfen.

[03:32] Abschluss

Ich hoffe, diese Erklärungen waren hilfreich für Sie und Sie wissen nun genau, wie Sie den kompakten Schichtplan optimal einsetzen. Über ein Like oder ein Abo würden wir uns sehr freuen. Aktivieren Sie auch das Glöckchen, um keine neuen Videos mehr zu verpassen. Bis zum nächsten Mal – Ihr askDANTE Team!