eAU Einrichtung | Teil 1

askDANTE bietet Kunden eine integrierte eAU-Schnittstelle für das automatische Abfragen der elektronischen Krankmeldung aus der Zeiterfassung heraus. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie in der Einrichtung der Funktion die Personal- und Betriebsnummer korrekt hinterlegen.

Transkript:

[00:00] Einleitung

Hallo und herzlich willkommen bei askDANTE. Heute besprechen wir, was Sie einrichten müssen, um die eAU direkt bei den Krankenkassen abfragen zu können. Viel Spaß!

[00:17] Notwendige Vorbereitungen

Um die eAU bei den Krankenkassen abfragen zu können, müssen Sie in askDANTE einige Vorbereitungen treffen. Dazu gehören insbesondere:

Die Pflege der Personalnummer.
Die Hinterlegung der Betriebsnummern an Ihren Standorten.
Die Einrichtung der Schnittstelle mit Kontaktdaten.
Und vor allem auch der Import der Sozialversicherungsdaten aus dem Lohnprogramm.

In diesem ersten Teil erkläre ich Ihnen die Themen Personalnummer, Betriebsnummer und Schnittstelleneinrichtung. In einem zweiten Video haben wir dann das Thema Import aus dem Lohnprogramm explizit und detailliert für Sie aufbereitet.

[01:00] Die Personalnummer

Damit beim Import der Sozialversicherungsdaten später alles richtig zugeordnet wird, brauchen wir als Erstes die Personalnummer aus dem Lohn auch in askDANTE. Sollten Sie die Personalnummer in askDANTE noch nicht richtig gepflegt haben, holen Sie dies als Erstes nach. Sie finden dazu in der Benutzerverwaltung ein entsprechendes Feld, wo Sie die Personalnummer eintragen können. Achten Sie dabei darauf, dass die Schreibweise genau dem entspricht, was auch im Lohn steht.

[01:33] Sonderfall: Mehrere Lohnmandanten

Einige von Ihnen haben die Situation, dass Sie zwar einen askDANTE Account haben, aber mehrere Lohnmandanten. Das Problem dabei ist, dass eine Personalnummer im Lohn nur innerhalb eines einzigen Lohnmandanten eindeutig sein muss. Somit kann z. B. die Nummer 47 in mehreren Lohnmandanten existieren. Deshalb eignet sich das nicht für die Zuordnung in askDANTE später beim Importvorgang.

Um das zu umschiffen, empfehlen wir Ihnen in askDANTE eine unternehmensweite, zusammengesetzte Personalnummer zu hinterlegen, bestehend aus Lohnmandantennummer und Personalnummer, wie sie im Lohn hinterlegt ist. Das heißt also: Mitarbeiter 47 in Lohnmandant 110 bekommt die Personalnummer 110 047. Dann haben wir die Möglichkeit, im Importvorgang nachher aus den Informationen Lohnmandant und Personalnummer diese eindeutige Nummer zusammenzusetzen und die Sozialversicherungsdaten richtig zuzuordnen.

[02:44] Die Betriebsnummer

Die Betriebsnummer ist ein Ordnungsmerkmal mit acht Ziffern, die in Deutschland jeder Arbeitgeber zur Meldung von Sozialversicherungsdaten an die Sozialversicherungsträger benötigt. Die Betriebsnummer wird auch gebraucht, wenn Sie eine eAU bei den Krankenkassen abfragen. Da wird die Nummer dann mit übermittelt.

Dazu können Sie in askDANTE in den Bereich „Einstellungen > Standorte“ wechseln. Dort können Sie einen Standort auswählen und im entsprechenden Feld für die Betriebsnummer die Daten eingeben. Sollten Sie mehrere Standorte haben, haben Sie wahrscheinlich auch mehrere Betriebsnummern; diese können Sie dann an den verschiedenen Standorten in askDANTE speichern. Die Mitarbeiter sind über die Sollstunden mit dem Standort verknüpft, wodurch dann auch die Betriebsnummer richtig zugeordnet ist.

[03:52] Einrichtung der Schnittstelle

Wechseln Sie als Drittes im Hauptmenü in den Bereich „Einstellungen > Schnittstellen“. Dort finden Sie eine Kachel namens „eAU“. Klicken Sie auf die Kachel und dann auf „Bearbeiten“, um die Schnittstelle zu aktivieren. Schalten Sie die Schnittstelle oben ein und tragen Sie den Ansprechpartner sowie die Kontaktdaten ein. Diese Daten werden beim Abruf der eAU mit übermittelt, falls sich Rückfragen ergeben.

Weiter unten finden Sie das Feld „Abgabefrist AU“. Dieses ist mit 4 Tagen vorbelegt (gesetzliche Frist). Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine abweichende Frist vereinbart haben (z. B. ab dem 1. oder 2. Tag), können Sie hier eine andere Zahl einstellen. Diese Frist kann später bei einzelnen Mitarbeitern individuell überschrieben werden. Ganz unten gibt es noch ein Feld für eine abweichende Abrechnungsstelle, falls die Abfrage durch einen Dritten durchgeführt wird.

[05:40] Abschluss

Damit sind wir am Ende des ersten Teils angekommen. Im zweiten Teil erklären wir, wie der Import der Sozialversicherungsdaten genau funktioniert. Wie immer freuen wir uns über einen Kommentar, ein Abo und das Aktivieren der Glocke. Bis zum nächsten Mal!