10 versteckte Features in askDANTE

[00:00] Einleitung

Andreas Jene begrüßt die Teilnehmer zum Webinar aus dem askDANTE Studio in Kiel. Er erläutert, dass über die Jahre viele Funktionen entwickelt wurden, die nicht sofort in der Oberfläche sichtbar sind, und stellt zehn dieser „versteckten“ Features vor.

[00:36] 1. Rechte Maustaste

Ein einfaches, aber effektives Feature: In allen Listenansichten (z. B. der Benutzerverwaltung) kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Datensatz oder eine Zeile ein Kontextmenü aufgerufen werden. Dies ermöglicht ein deutlich schnelleres Navigieren und Ausführen von Aktionen (z. B. Daten löschen) im Vergleich zur herkömmlichen Auswahl über Checkboxen.

[01:00] 2. Einladungen für Abwesenheiten

askDANTE kann automatisch Kalendereinladungen per E-Mail für genehmigte Abwesenheiten versenden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Urlaub beantragt und dieser genehmigt wird, erhält er eine Termineinladung (z. B. für Outlook oder Google Kalender). Mit einem Klick wird die Abwesenheit so direkt in den persönlichen Kalender übernommen. Dies muss unter „Einstellungen > System > Allgemein“ aktiviert werden.

[02:08] 3. QR-Code mal anders

Während der „normale“ Anwendungsfall vorsieht, dass ein Handy einen fest installierten QR-Code scannt, ermöglicht askDANTE auch den umgekehrten Weg: Ein fest installiertes Tablet oder Smartphone fungiert als Terminal und scannt die personalisierten QR-Codes der Mitarbeiter. Dies ist besonders praktisch in Außenbereichen oder Filialen ohne stabile Mobilfunkstrecke.

[03:27] 4. Pausenzeiten einschießen

Neben dem herkömmlichen automatischen Pausenabzug (Netto-Arbeitszeit wird reduziert) bietet askDANTE das Verfahren des „Pausenschießens“. Hierbei werden basierend auf dem Pausenmodell automatisch echte Zeiteinträge (z. B. 12:00 bis 12:30 Uhr) in das Zeitkonto eingefügt. Dies ist besonders vorteilhaft für die korrekte Abrechnung von Zuschlägen (z. B. Nacht- oder Sonntagszuschläge).

[04:73] 5. Die „geheime“ /configurations-Seite

Es gibt eine Administrationsseite, die nicht über das Menü verlinkt ist, sondern durch manuelles Anhängen von /configurations an die URL des askDANTE-Accounts aufgerufen werden kann. Hier können Admins detaillierte Einstellungen zur Team-Verwaltung und zu den Berechnungen der Arbeitszeiten vornehmen.

[05:24] 6. Team-Login

Für Teams, die an einem gemeinsamen Gerät stempeln (z. B. Kassen-PC im Laden), kann ein Team-Login aktiviert werden. Über einen speziellen Link öffnet sich eine verkürzte Login-Maske, in der die Mitarbeiter nur noch ihren Namen auswählen und ihr Passwort eingeben müssen. Das Hintergrundbild der Maske lässt sich individuell anpassen.

[05:57] 7. Tagging (Fokus Zeitarten)

Stempelungen können mit Tags versehen werden, um sie verschiedenen Zeitarten zuzuordnen (z. B. Homeoffice, Dienstgang, Arztbesuch). Dies ermöglicht detaillierte Auswertungen in Reports oder im Lohn (z. B. für Homeoffice-Quoten). Tags können auch automatisch pro Terminal gesetzt werden.

[06:68] 8. IP-Filter für das Virtuelle Terminal

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das virtuelle Terminal nur im Firmennetzwerk nutzen, kann ein IP-Filter gesetzt werden. Nur Aufrufe von den hinterlegten IP-Adressen werden dann akzeptiert. In anderen Netzwerken können sich Mitarbeiter zwar weiterhin anmelden (z. B. für Urlaubsanträge), aber keine Zeiten stempeln.

[07:08] 9. Urlaubsmodelle

askDANTE unterstützt komplexe Urlaubslogiken, wie z. B. Zusatzurlaub nach Betriebszugehörigkeit, für Schwerbehinderte oder Minderjährige. Diese Modelle werden von askDANTE konfiguriert und erscheinen dann als Auswahlmöglichkeit in den Sollstunden der Mitarbeiter. Der Zusatzurlaub wird automatisch auf den normalen Anspruch aufgeschlagen.

[08:07] 10. Sonderurlaubsgründe als Auswahlbox

Statt eines Freitextfeldes für den Grund eines Sonderurlaubs kann eine vordefinierte Auswahlbox (z. B. Geburt, Hochzeit, Umzug) eingerichtet werden. Dies sorgt für eine einheitliche Datenbasis und vereinfacht die administrative Bearbeitung.

[08:95] BONUS: Die neue Löschfunktion

Andreas kündigt eine neue Funktion zur Einhaltung von Löschfristen aus dem Datenschutz an. Mit einem Klick können damit alle Daten vor einem bestimmten Stichtag (z. B. 01.01.2023) unwiderruflich gelöscht werden, wobei die Zeitkontostände zum Stichtag korrekt beibehalten werden. Die Funktion befindet sich aktuell in der Testphase.

[09:35] Ausblick: Jahreskalender & neue App

Abschließend gibt es einen Ausblick auf kommende Entwicklungen: Ein neuer, interaktiver Jahreskalender für die Team-Verwaltung sowie eine komplett neu entwickelte askDANTE App mit modernem Design und intuitiver Bedienung.