Änderungen beim Betrieb von askDANTE als On-Premises-Lösung ab 2027

Die neuesten Versionen von askDANTE werden weiterhin zum Download bereitgestellt. Unternehmen können die Software somit auch künftig in ihrer eigenen Systemumgebung betreiben und regelmäßig aktualisieren. Das Einspielen neuer Versionen sowie administrative Updates des Servers liegen jedoch spätestens ab dem 1. Januar 2027 vollständig in der Verantwortung der internen IT oder eines beauftragten IT-Dienstleisters.

Was ändert sich zum 1. Januar 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 führt askDANTE keine administrativen Eingriffe in die Systemlandschaft von Unternehmen mit einer On-Premises-Installation mehr durch.

Dazu zählen insbesondere:

• das Einspielen neuer askDANTE-Versionen

• administrative Updates des Servers

• die Wartung der für den Betrieb erforderlichen Infrastrukturkomponenten

• notwendige Aktualisierungen der Systemumgebung

Sofern diese Aufgaben bislang noch durch askDANTE übernommen wurden, müssen sie künftig von der internen IT-Abteilung oder einem externen IT-Dienstleister durchgeführt werden.

Welche Leistungen bleiben weiterhin bestehen?

Die Änderung betrifft ausschließlich die Serverwartung und die administrative Pflege der kundeneigenen Systemumgebung.

Im Rahmen des bestehenden Softwarepflegevertrags haben On-Premises-Kunden auch künftig Zugriff auf die jeweils neueste Version von askDANTE. Die Software kann daher weiterhin intern betrieben und auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Auch bei technischen Problemen mit der Software sowie bei notwendigen Fehlerbehebungen unterstützen wir unsere Kunden weiterhin. Die Bereitstellung neuer askDANTE-Versionen und der Softwaresupport bleiben somit bestehen.

Warum wird der Service für On-Premises-Installationen angepasst?

Der Anteil der On-Premises-Lizenzen ist in den vergangenen Jahren stark zurückgegangen. Das Geschäftsmodell von askDANTE ist inzwischen auf SaaS-Lösungen ausgerichtet.

Einige unserer bisherigen On-Premises-Kunden haben ihre askDANTE-Instanz bereits in unser Rechenzentrum überführen lassen. Dadurch gibt es heute nur noch wenige selbst betriebene Installationen. Diese laufen zudem auf teilweise sehr unterschiedlichen Systemumgebungen.

Die Vielzahl individueller technischer Voraussetzungen erhöht den Aufwand für Wartung, Updates und administrative Eingriffe erheblich. Gleichzeitig werden einige neue Funktionen ausschließlich für die SaaS-Umgebung entwickelt. Dazu gehören beispielsweise die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, sowie bestimmte Funktionen der HR Suite.

Welche Verantwortung haben Unternehmen beim On-Premises-Betrieb?

Das On-Premises-Modell von askDANTE basiert auf der Voraussetzung, dass die IT des jeweiligen Unternehmens sowohl die askDANTE-Version als auch die erforderlichen Infrastrukturkomponenten regelmäßig und selbstständig wartet.

Zu diesen Komponenten gehören insbesondere:

• das Betriebssystem

• Tomcat

• die Java-Version beziehungsweise die Java Virtual Machine

• PostgreSQL

Der Servicevertrag sieht daher vor, dass Kunden mindestens zweimal pro Jahr ein Update durchführen beziehungsweise eine aktuelle askDANTE-Version einspielen. Diese Verpflichtung ist in Ziffer 4.3.1 des Vertrags festgehalten.

Unsere Empfehlung liegt bei mindestens vier Updates pro Jahr. Zusätzlich sollten erforderliche Aktualisierungen der Java Virtual Machine, der Datenbank und weiterer Systemkomponenten regelmäßig vorgenommen werden.

Warum sind regelmäßige Updates so wichtig?

Unsere Erfahrungen aus den vergangenen Jahren zeigen, dass On-Premises-Installationen teilweise nicht kontinuierlich gewartet und aktualisiert werden.

Dadurch kann es vorkommen, dass Unternehmen nicht den aktuellen Funktionsumfang nutzen, der ihnen im Rahmen ihrer Lizenz zur Verfügung steht. Auch der Sicherheitsstandard der Installation entspricht dann unter Umständen nicht mehr dem aktuellen Stand.

Der Verzicht auf regelmäßige Wartung und Pflege erscheint bei Inhouse-Lösungen häufig nur auf den ersten Blick als Kostenersparnis. Werden Versions- und Systemupdates über einen längeren Zeitraum nicht durchgeführt, ist eine spätere Aktualisierung meist mit deutlich höherem Aufwand verbunden.

Die gleichzeitige Aktualisierung mehrerer veralteter Komponenten kann zudem zu technischen Komplikationen und zusätzlichen Kosten führen. Regelmäßige kleinere Updates sind daher in der Regel einfacher und sicherer als eine umfangreiche nachträgliche Aktualisierung.

Welche Möglichkeiten haben On-Premises-Kunden?

Für den weiteren Betrieb von askDANTE stehen zwei Optionen zur Verfügung.

Option 1: Ein letztes Systemupdate gemeinsam mit askDANTE

Auf Wunsch führen wir vor der Umstellung ein letztes Systemupdate in Zusammenarbeit mit der internen IT oder dem zuständigen IT-Dienstleister durch.

Damit wir den Aufwand einschätzen und ein individuelles Angebot erstellen können, benötigen wir folgende Informationen:

• die aktuell installierte askDANTE-Versionsnummer oder das Datum des letzten Updates

• die Versionsnummer der Java VM

• die verwendete PostgreSQL-Version

• den Namen und die Version des Betriebssystems

Die Versionsnummer von askDANTE wird in der Regel im unteren Bereich des Anmeldebildschirms angezeigt.

Nach diesem abschließenden Update liegt die weitere Wartung der Systemumgebung vollständig bei der internen IT oder dem beauftragten IT-Dienstleister.

Option 2: Überführung der askDANTE-Instanz in unser Rechenzentrum

Alternativ kann die bestehende askDANTE-Instanz in unser Rechenzentrum überführt werden. Dort wird sie auf einem exklusiv für das jeweilige Unternehmen bereitgestellten Server gehostet.

Die Kosten für diesen Server betragen monatlich 349 Euro.

Der bestehende Softwarepflegevertrag für Updates und Support bleibt unverändert bestehen. Weitere Tarifkosten entstehen durch die Überführung nicht.

Das Hosting-Angebot umfasst:

• die automatische Bereitstellung der jeweils neuesten askDANTE-Version

• die regelmäßige Wartung des Servers

• den Zugriff auf weitere Funktionen wie die eAU

• die Möglichkeit, neue Zusatzmodule wie die HR Suite zu nutzen

Die Verantwortung für die technische Wartung der Serverumgebung liegt in diesem Modell bei askDANTE.

Wie geht es weiter?

Unternehmen mit einer bestehenden On-Premises-Installation können sich bis zum 31. Juli 2026 für eine der beiden Optionen entscheiden.

Bitte senden Sie uns Ihre Rückmeldung sowie gegebenenfalls die für ein Angebot erforderlichen Systeminformationen per E-Mail an service@askdante.com.

Bei Fragen zur Umstellung, zum letzten Systemupdate oder zur Überführung Ihrer askDANTE-Instanz in unser Rechenzentrum steht Ihnen unser Serviceteam gerne zur Verfügung.