Webinar 2 | Teams Workflows Alarme

(00:00) Einführung und Rückblick auf Teil 1

"Im letzten Video haben Sie den grundlegenden Aufbau von askDANTE kennengelernt. Wir haben über die Themen Zeiterfassung gesprochen, wir haben über den Mitarbeiter Self-Service gesprochen, wir haben auch schon in die Benutzeradministration reingeschaut und auch in das Thema Arbeitszeitprofile und was man da alles einstellen kann. Jetzt ist ja die Frage: Wenn wir diese Daten alle sammeln, wie werten wir das eigentlich aus? Was können wir damit machen? Wie können wir das vielleicht an den Lohn weiterleiten? Welche Prozesse bilden sich darauf ab? Und wie können zum Beispiel auch meine Führungskräfte damit arbeiten? Und genau das will ich Ihnen jetzt zeigen."

(01:33) Leistungszeiträume in askDANTE

"Dafür logge ich mich jetzt wieder bei askDANTE ein und gehe hier einmal auf die linke Seite in den Bereich Auswertung. Und hier in Auswertung finden Sie vier Unterpunkte: Das Thema Leistungszeiträume, Projektzeit – da geht es natürlich um Projektzeiterfassung, das kommt dann in einem separaten Video – hier das Thema Reports und Alarmcenter. Und ich gehe jetzt erst mal rein oben in den Bereich Leistungszeiträume.

Leistungszeiträume, das sind bei uns so Datumsklammern, die nicht unbedingt Kalendermonate sein müssen. Also man könnte auch hier einfach die Monatsnamen reinschreiben oder die Kürzel, so wie das jetzt hier tatsächlich passiert ist. Aber sollten Sie in Ihrem Unternehmen einen Fiskalmonat haben und andere Zeiträume betrachten wollen, dann können Sie das hier drin auch entsprechend abbilden. Sie können das zum Beispiel auch wochenweise machen. Und das Besondere an einem Leistungszeitraum ist, dass diese Datumsklammer dann einige Daten aggregiert und zusammenfasst. Und es ist die Basis für unsere weitere Abrechnung, zum Beispiel für die Übergabe an den Lohn, aber auch dafür, dass wir Daten dann final sperren können für die weitere Bearbeitung. Deswegen kann ich in einem Leistungszeitraum zum Beispiel hier einen Status setzen und sagen: Dieser Leistungszeitraum, der ist offen oder geschlossen. Und wenn der abgeschlossen ist, dann können in diesem Zeitraum auch keine Daten mehr geändert werden. Insofern ist das halt ein bisschen was anderes als so ein reiner Reporting-Zeitraum, denn das ist es natürlich auch. Es ist dann hier an der Stelle eben auch die Möglichkeit, wirklich zu sagen: Okay, diese Daten dürfen halt auch nicht mehr bearbeitet werden, die sind jetzt geklammert und abgeschlossen."

(02:40) Die askDANTE Reports: Übersicht und Nutzung

"Der Leistungszeitraum, der fasst halt Daten zusammen, auch wie zum Beispiel die fakturierbaren Stunden, wenn Sie die Projektzeiterfassung übertreiben. Aber Sie sehen auch hier schon mal die ersten Urlaubstage und so weiter. Ein Leistungszeitraum ist eben auch das Rückgrat für unsere Übergabe an den Lohn. Also wenn Sie dann zum Beispiel eine Lohnschnittstelle einrichten bei uns oder einrichten lassen, dann haben Sie hier die Möglichkeit, zum Beispiel an DATEV den LODAS-Export zu machen oder an die Hamburger Software, das sind so zwei, die ich jetzt mal aktiviert habe. Wir können aber auch weitere Formate wie zum Beispiel DATEV Lohn und Gehalt, wir können auch einen SAP-kompatiblen CSV-Export hier machen oder zum Beispiel P&I Loga exportieren. Und diese Exporte, das sind dann alles richtige Bewegungsdaten, richtige Lohnarten, die wir vorher mit Ihnen abklären. Da können Zuschläge drin sein, da können Stundenlöhner-Lohnarten mit drin sein, Aushilfslohnarten und so weiter. Und die werden dann alle in dem entsprechend richtigen Format an Ihre Lohnabrechnung weitergegeben. Dazu gibt es dann hier auch noch eine Zusammenfassung des Leistungszeitraums und auch eine Krankheitsübersicht. Wir sind ja eAU-zertifiziert. Also wenn Sie bei uns zum Beispiel die eAU abfragen, dann möchten Sie ja auch die Krankmeldung und den bei uns bereits abgefragten eAU-Status noch an Ihren Steuerberater weitergeben. All das ist erst mal in dieser Klammer, in diesem Objekt Leistungszeitraum mit drin. Es gibt dann hier oben auch weitere kleine Kennzahlen für Benutzer und Projekte, da gehe ich jetzt aber gar nicht weiter rein. Ich möchte nämlich wechseln in den Bereich Reports. Und in den Reports, da haben wir hier erst mal so fünf Standard-Reports eingerichtet. Und diese fünf Standard-Reports, da gibt es auch einen, der heißt Leistungszeitraum. Da gehe ich jetzt mal rein und lade für den ersten Monat diesen Jahres lade ich einmal die Daten. Und dann sehen Sie, hier haben wir so das, was man klassischerweise so als so tabellarische Auswertung erwartet. Das sehen Sie hier: Die Mitarbeiter von oben bis nach unten. Wir haben hier die gearbeitete Arbeitszeit – in meinen Testdaten ist da nicht so viel drin jetzt – wir haben die Sollstunden drin, die Überstunden, die Überstunden gesamt, also auch die Salden. Wir haben die Resturlaubstage, die genommenen Urlaubstage, Urlaubsstunden und so weiter. Und diese Spalten, die lassen sich auch noch weiter ergänzen. Sie können diese ganzen Daten auch entsprechend filtern nach Team zum Beispiel oder wenn Sie Tags, Benutzertags haben, können Sie auch danach bei uns filtern. Und das Besondere hier ist: Sie können diese Daten auch immer als Excel oder CSV runterladen."

(04:06) Das Alarmcenter: Automatische Fehlermeldungen und Korrekturen

"Das also zum Thema Reports. Und nun würde ich weitergehen einmal in den Alarmcenter. Auch der hängt hier bei mir bei der Auswertung mit drin. Der Alarmcenter, der listet Alarme auf. Jetzt nehme ich mal hier einen größeren Zeitraum und zwar nehme ich mal das ganze Jahr bis heute. Und dann sehen Sie, hier stehen so Alarme drin wie: Peter Meier hat sich nicht ausgestempelt, Inge Kempf hat ihre AU nicht eingetragen. Auch das haben wir hier im Bereich Auswertung mit drin. Ein Alarm ist halt ein Prozess, der bei uns im Hintergrund läuft, und diese Alarmregeln, die erzeugen dann diese Meldung und überwachen askDANTE dauerhaft und stetig im Hintergrund. Was wir halt nicht wollen, ist, dass Sie am Ende eines Monats, wenn Sie die Zeiten erfasst haben, da sitzen und feststellen, dass in Ihrem Datenbestand Fehler sind. Deswegen gibt es halt im Hintergrund dieses Alarmregelwerk, was die ganze Zeit vollautomatisch läuft und was dann Alarme erzeugen kann. Und ein Alarm taucht immer hier im Alarmcenter auf, kann aber auch dem Vorgesetzten oder dem Mitarbeiter direkt als E-Mail-Benachrichtigung zugeschickt werden. Und damit sind im Prinzip alle Teilnehmer, die in askDANTE aktiv sind, können die ganze Zeit über Inkonsistenzen, über Verletzungen, Pausenzeitverletzungen oder zum Beispiel das Vergessen einer Stempelung dann auch informiert werden, ohne dass Sie sich drum kümmern müssen. Und viele Sachen kann man dann ja auch entsprechend automatisch im Self-Service-Bereich heilen bzw. mit einem Antrag korrigieren."

(05:16) Team-Verwaltung für Führungskräfte

"Besser zu sehen, welche Alarme wir haben, ist hier drüben im Bereich Alarmregeln. Dazu gehe ich einmal in die Auswertung hinein und in die Alarmregeln. Das sind die Alarmregeln, die wir haben. Alarme werden zum Beispiel geworfen, wenn die AU fehlt, wenn keine Zeiten erfasst wurden, obwohl man hätte Zeiten erfassen müssen, wenn die Kernarbeitszeit vielleicht verletzt worden ist. Mein Lieblingsalarm ist 'nicht ausgestempelt'. Ich glaube, das ist der Klassiker, wenn eine elektronische Zeiterfassung schon mal verwendet hat, weiß: Mitarbeiter stempeln ein und man vergisst einfach abends auszustempeln. Hier sind dann weitere Rahmenarbeitszeit, Nicht zum Dienst erschienen, offene Urlaubstage, die noch zum Stichtag genommen werden müssen, das Überstundenkonto, das vielleicht sich seiner Grenze nähert. Und dann gibt es hier auch noch ein paar gesetzliche Vorgaben wie zum Beispiel 6 Wochen krank am Stück, Erreichung von maximalen Arbeitszeiten pro Tag, Monat oder Woche oder 42 Tage krank im Jahr, das ist so betriebliches Eingliederungsmanagement, dass man das eben auch im Blick hat. Und hier unten so ganz leicht, ich sag mal HR-Management Ultra-Light, wir haben dann hier auch einen Geburtstag mit drin oder eine Sollstundenende oder Vertragsendewarnung, sodass Sie dann eben auch bei solchen Dingen entsprechend handeln können und rechtzeitig aktiv werden können."

(06:14) Workflows für Anträge und Freigaben

"Bei so einem Alarm ist es so, ich gehe hier oben mal in 'nicht ausgestempelt' rein, dass man pro Alarm einstellen kann, ob eine Regel aktiv ist, ob oder wie das Ganze priorisiert ist und vor allem, wer eine Nachricht bekommen soll. Und hier kann ich einstellen, ob ein Mitarbeiter – Entschuldigung – ob ein Alarm an den nächsten Vorgesetzten, an den obersten Vorgesetzten oder an alle Vorgesetzten versendet wird und auch, ob eine Nachricht an den Mitarbeiter versendet wird. In diesem speziellen Fall macht die Regel mit dem Versand an den Mitarbeiter total Sinn, denn der Mitarbeiter stempelt morgens ein und vergisst abends auszustempeln und wird dann darauf hingewiesen, dass er oder sie eben dann dafür auch sorgen muss, dass eine Änderung beantragt wird, damit die Zeiterfassung komplett ist. Tatsächlich ist askDANTE da relativ restriktiv und konsequent drauf ausgelegt, den Mitarbeiter da auch ein bisschen in die Pflicht zu nehmen. Also wenn jemand einstempelt, aber vergisst auszustempeln, dann kriegt er oder sie für den Tag auch gar keine Zeitgutschrift. Und das heißt, der Mitarbeiter bekommt dann eine Nachricht: Pass auf, du hast vergessen auszustempeln, kann dann in seinen Self-Service-Bereich gehen und kann dann dort den entsprechenden Antrag stellen. Dann geht das Ganze an den Vorgesetzten, der Vorgesetzte ist ja derjenige, der das beurteilen kann, ob das genehmigt wird oder nicht, und der Vorgesetzte kann das dann abhaken und dann wird das gebucht und dann ist alles gut. Und auf diese Art und Weise kann man natürlich so diese typischen Tagesgeschäftsfälle auch wunderbar in die Verantwortung geben, wo es eigentlich auch dann hingehört."

"Was Sie davon nutzen, das liegt natürlich bei Ihnen, wie Sie diese Regeln einrichten und auch wie Sie Vorgesetzte einrichten. Und damit ist dann auch schon das nächste Stichwort gefallen, nämlich die Frage: Wer ist eigentlich Vorgesetzter für wen? Und auch Thema Urlaubsantrag, wo geht das eigentlich hin? Dafür haben wir bei uns die sogenannte Personalstruktur.

Die Personalstruktur, die bildet dann im Prinzip Ihr Unternehmen ab. Es ist nicht ganz das Organigramm, das man so kennt, denn in einem Organigramm ist ja klar, dass der Geschäftsführer oder der Vorstand immer ganz, ganz oben ist. Diese Personalstruktur, die ist ein bisschen funktionaler gedacht, damit wir in askDANTE dann die Prozesse da drauf richtig abbilden können. Hier habe ich erst mal eine Personalabteilung oben angelegt. Ich habe hier dann zwei Abteilungen Logistik und Sales angelegt und hier unten drunter haben wir dann die entsprechenden Teams, die da drin stehen. Und hier habe ich jetzt zum Beispiel einen Shop in Kiel. Und mein Shop in Kiel, da drin sind entsprechend fünf Mitglieder und einer davon – das ist mein Login, mit dem ich gerade angemeldet bin – einer davon ist eben auch hier der Teamleiter und das andere sind die Mitglieder.

Aus dieser Personalstruktur können wir also ableiten, wer wo in der Hierarchie steht und wir wissen jetzt, wer Führungskräfte sind. Und diese Führungskräfte, die können dann eben in den Workflow-Definitionen adressiert werden. Das heißt, wir können Anträge an die Führungsebene dann entsprechend schicken. Und wir wissen ja jetzt, dass das eine Führungskraft ist, und weil ich eine Führungskraft hier bin, habe ich einen besonderen Bereich im Zugriff. Und das ist dieser Bereich Teamverwaltung. Die Teamverwaltung ist nur für Führungskräfte sichtbar und beinhaltet dann ja so teiladministrative Funktionspunkte, die Sie hier sehen, und zwar immer nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zu meinem Team gehören. Also hier drin sehe ich die Anträge, die ich genehmigen muss für meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

In der Anwesenheit sehe ich den Anwesenheitskalender nur für mein Team. Das sind diese fünf Leute, die wir eben auch gesehen haben. Hier kann ich dann auch zum Beispiel direkt hingehen und auf so einen Urlaubsantrag draufklicken und dann eben auch genehmigen oder ablehnen drücken, um dann direkt auch das halt hier draus dann zu genehmigen oder abzulehnen. Genauso kann ich hier in den Anträgen dann zum Beispiel sehen, was habe ich eigentlich für Anträge vorliegen, das ist ein Urlaubsantrag, ich habe hier von Christoph Pötter auch ein Arbeitszeitänderungsantrag. Und da hat der Christoph gesagt, er möchte gerne, er möchte gerne Zeiten nachtragen, weil er hat vergessen auszustempeln. Und er hat halt von 8 bis 10 Uhr und dann 10:20 Uhr, danach hat er nicht ausgestempelt, und er möchte gerne geändert haben in 8 bis 10 Uhr und 10:20 Uhr bis 14:12 Uhr. Und das kann ich dann hier jetzt halt genehmigen oder ablehnen. Und so können wir halt alle unsere Workflows, die wir haben, die können wir halt auf diesem Wege dann an die Teamleitung, an die Bereichsleitung, an die Personalleitung geben und dann ein, zwei oder drei Schritte dann hier genehmigen lassen.

Gibt dann hier noch so ein paar andere Funktionen, ich habe zum Beispiel auch einen Alarmcenter auf der Teamebene, ich habe hier ein Reporting, wo ich auch nur Daten sehe auf der Teamebene, ich habe hier meine Dienstplanung in meinem Team. Und damit können Führungskräfte halt alle ihre Führungsaufgaben wahrnehmen.

Abschließend vielleicht noch ein kleiner Blick, um das abzurunden hier, in das Thema Workflowkonfiguration. Wir haben sechs Workflows, die Sie bei uns einrichten können: Das ist einmal das Thema Urlaub natürlich. Urlaub ist bei uns immer Urlaub, Sonderurlaub und Überstundenabbau. Wir haben dann das Thema Stornierung von Urlaub, weil die Stornierung von Urlaub, da können Urlaubsanträge schon genehmigt sein, die wollen wir dann natürlich auf diesem Weg auch wieder zurücknehmen können, wenn dem zugestimmt wird. Wir haben die Arbeitszeitkorrektur. Wo dann Arbeitszeiten entsprechend korrigiert werden, nachgetragen werden. Wir haben eine Auszahlung von Überstunden. Wir haben noch allgemeine Abwesenheitsanträge, also wenn Sie eigene Abwesenheiten eintragen, die Sie konfigurieren, dann können Sie die auch auf einen Workflow schicken. Und wir haben hier das Thema Zeitgutschrift, das ist ein etwas anderer Korrekturfall, hängt vielleicht manchmal so ein bisschen zusammen mit dem automatischen Pausenabzug, weil der automatische Pausenabzug, der zieht ja bei uns oder kann bei uns eine Zeit auf der Bruttoanwesenheitszeit abziehen, und zwar einfach ohne konkrete Zeitpunkte. Und dementsprechend kann es sein, ja, ich krieg 30 Minuten abgezogen, ich konnte aber aufgrund des Geschäfts bei mir im Shop konnte ich aber nur 10 Minuten eine Stulle essen und möchte deswegen die 20 Minuten Pause, die ich nicht machen konnte, die möchte ich gerne zurückbekommen. Also das ist hier dieser Zeitgutschriftantrag. Ja, ich hoffe, damit konnte ich Ihnen einen guten Einblick in unsere Themen Auswertung, Reports, Führungskräftefunktion und Alarmsystem geben. Weiter geht es jetzt mit dem Thema Schicht- und Einsatzplanung."