eAU | Top-6-Fragen

[00:00] Einleitung

Hallo und herzlich willkommen bei askDANTE. Heute möchte ich mich mit Ihnen über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, unterhalten. Die ist ja seit Januar 2023 für Arbeitgeber Pflicht. Was das für Sie bedeutet und wie askDANTE als Zeiterfassung Sie bei der eAU unterstützen kann, das klären wir in diesem Video. Viel Spaß!

[00:32] Wie funktioniert die eAU?

Lassen Sie uns zunächst mit einer Zusammenfassung beginnen: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung tritt an die Stelle des „gelben Scheins“. Das heißt, Ihre Mitarbeiter haben in Zukunft kein Dokument mehr, das sie Ihnen in die Hand drücken, sondern Sie als Arbeitgeber müssen diese elektronische AU aktiv abfragen. Damit das funktioniert, übermittelt der Arzt oder die Ärztin automatisch und digital die elektronische Krankschreibung an die Krankenkassen. Sie als Arbeitgeber können dann bei den Krankenkassen die elektronische AU abfragen. Dazu gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: nämlich entweder die Abfrage über das Lohnprogramm oder die Abfrage über ein Zeiterfassungsprogramm. Und genau da kommt dann askDANTE ins Spiel.

[01:20] Reicht die Abfrage über den Lohn?

Reicht es, die eAU mit dem Lohnprogramm abzufragen? Das ist eine Frage, die müssen Sie für Ihr Unternehmen individuell beantworten. Es ist unbestritten, dass im Lohn die eAU abgefragt werden muss, weil das abrechnungsrelevante Informationen sind. Ein Problem kann aber entstehen, wenn dann plötzlich der Lohnabrechner derjenige ist, der die ganze Information hat, ob der Mitarbeiter wirklich beim Arzt gewesen ist oder nicht – und ob die Angaben der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wirklich mit dem übereinstimmen, was der Mitarbeiter angegeben hat.

Wenn Sie die Abfrage nur im Lohn machen, dann weiß eben der Lohnabrechner darüber Bescheid. Und wenn Sie dann Ihren Lohn noch in einem Lohnbüro oder in einem Steuerbüro ausgelagert haben, dann haben Sie natürlich noch weniger Kontrolle darüber, wann das abgefragt wird. Und da Sie ja nicht tagesaktuell Ihre Daten an Ihr Lohnbüro rübergeben und der Lohnabrechner auch nicht tagesaktuell abfragen wird, kann diese Abfrage sehr, sehr lange dauern. Wenn Sie also Ihren Prozess wieder nach vorne bringen wollen und selber – oder vielleicht durch Ihre Führungskräfte oder Administratoren – diese Abfrage machen lassen wollen, dann können Sie eine weitere Abfrage machen. Und deswegen hat askDANTE sich schon früh auf den Pfad der Zertifizierung gemacht, damit wir Ihnen eben eine zusätzliche eAU-Abfrage in askDANTE anbieten können und damit Sie jederzeit so schnell wie möglich und aktuell über den Stand der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Ihrer Mitarbeiter optimal informiert sind.

[02:53] Wie funktioniert die Abfrage in askDANTE?

Um Ihnen zeigen zu können, welche Funktionen wir in askDANTE für die Abfrage der eAU vorbereitet haben, habe ich mich einmal auf einem unserer Testserver angemeldet. Sie sehen hier die bekannte Mitarbeiterakten-Ansicht und die bekannten Reiter hier oben, wie zum Beispiel Zeitkonto, Kalender und Ausfälle. Und unter „Ausfälle“ kann man ja schon heute Krankschreibungen, Urlaub und andere Abwesenheiten eintragen. In diesem Testfall habe ich hier eine Liste, in der ausschließlich Krankheiten drin sind.

Und für jede Krankmeldung sehen Sie auch hier in einem Ampelsystem (rot, gelb oder grün), ob diese Krankmeldung mit der eAU-Abfrage bestätigt worden ist oder ob es vielleicht einen Fehler gegeben hat. Ich gehe jetzt hier einmal weiter runter in der Liste auf die Krankeneintragung 26.09. bis 27.09. und hier gibt es dann in dem Detaildialog einen neuen Unterdialog, der heißt „Status Abfrage eAU“. Hier kann ich dann auch genau sehen: Ist die eAU-Anfrage gestellt worden? Ja, sie ist gestellt worden, ist erfolgreich übermittelt worden, ist an die betreffende Krankenkasse weitergeleitet worden und die Antwort ist auch zurückgekommen – nämlich dass es eine Erstbescheinigung ist, und zwar vom 26.09. bis zum 27.09. Entspricht also genau dem, was wir hier eingetragen haben, deswegen ist das auf grün.

Wenn Sie eine neue Krankmeldung eintragen, dann ist der Weg wie immer der gleiche: Hier eine neue Krankschreibung eintragen, dann tragen wir vielleicht eine an vom 14. bis zum 15.12. Die Art ist „krank“, die AU-Bescheinigung fehlt. Der Mitarbeiter war beim Arzt, und zwar beim Kassenarzt. Und jetzt kann ich hier weiterklicken zur eAU. Wenn ich hier dann draufklicke, dann krieg ich noch mal so eine Bestätigung, mit welchen Daten die Abfrage gestartet wird. Und wenn ich jetzt „Abfrage jetzt senden“ drücke, dann wird entsprechend auch die Abfrage gesendet.

[05:03] Wie lange dauert die Abfrage?

Als Arbeitgeber dürfen Sie ab dem vierten Tag nach Beginn der Krankheit die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einfordern, sofern Sie mit Ihren Mitarbeitern nichts anderes vereinbart haben. Wenn der Arzt oder die Ärztin dann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits an die Krankenkasse digital übermittelt hat, dann bekommen Sie von der Kasse auch kurzfristig eine Antwort. Das heißt also: Wenn Sie nichts anderes vereinbart haben, dann können Sie am vierten Tag Ihre Anfrage stellen. Wenn Sie etwas anderes vereinbart haben, also zum Beispiel die Vorlage der AU ab dem ersten Tag, dann können Sie auch schon früher Ihre Abfrage stellen. Dann kann es allerdings sein, wenn die Verarbeitung bei der Krankenkasse noch etwas auf sich warten lässt, dass Sie vielleicht ein oder zwei Tage warten müssen, bis Sie dann die Antwort von der Krankenkasse bekommen.

[05:59] Kann man die eAU mehrfach abfragen?

Die Antwort auf diese Frage ist eindeutig: Ja, man kann die eAU mehrfach aus verschiedenen Systemen abfragen. Wir möchten das an dieser Stelle noch mal ganz deutlich klären, weil sich in verschiedenen Fortbildungen und von verschiedener Kundenseite hartnäckig das Gerücht hält, dass die eAU nur ein einziges Mal abgefragt werden kann. Das ist aber nicht der Fall. Das haben wir sowohl getestet als auch mit der ITSG (der IT-Gesellschaft der gesetzlichen Krankenkassen) geklärt. Also: Sie können als Arbeitgeber mit zwei verschiedenen Systemen die eAU zweimal abfragen und es muss nicht von einem System ins andere System übertragen werden.

[06:47] Einrichtung in askDANTE

Damit Sie die eAU mit askDANTE abfragen können, müssen einige Konfigurationen vorgenommen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Betriebsnummern Ihrer Standorte, ein paar Schnittstelleninformationen und der Import der Sozialversicherungsdaten für Ihre Mitarbeiter. Der ist besonders wichtig, damit die Abfragen bei den richtigen Krankenkassen gestellt werden können. Wie das genau funktioniert, das erklären wir Ihnen in weiteren Videos, damit Sie diese Einrichtung selbstständig vornehmen können.

[07:25] Abschluss

Ich hoffe, damit konnte ich die wichtigsten Fragen zunächst beantworten. Wenn Sie weiter auf dem Laufenden bleiben wollen, freuen wir uns über ein Abo und vergessen Sie nicht, die Glocke zu drücken, um Benachrichtigungen über neue Videos zu bekommen. Wir freuen uns aufs nächste Mal – Ihr askDANTE Team!