Krankmeldung: Selfservice einrichten

(00:00) Begrüßung und Einleitung

„Hallo und herzlich willkommen bei askDANTE. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie die Krankmeldung für Ihre Mitarbeiter im Self-Service aktivieren und konfigurieren können. Diese Funktion steht Ihnen ab den Tarifen Professional und Enterprise zur Verfügung. Wir schauen uns dazu drei Schritte an: Zuerst, wie Sie die Krankheitsgründe richtig konfigurieren, danach, wie Sie den Workflow entsprechend einschalten, und als Drittes, wie Sie unsere Alarmregeln einsetzen können, um automatisch über neu eingegangene Krankmeldungen informiert zu werden.“

(00:34) Schritt 1: Einrichtung der Krankheitsgründe

„Lassen Sie uns direkt mit der Einrichtung der Krankheitsgründe starten. In askDANTE gibt es im Bereich ‚Krank‘ verschiedene Unterarten. Das ergibt sich aus den Anforderungen der Sozialversicherung und der Lohnabrechnung. Dazu gehören Dinge wie krank, Kind krank, Arbeitsunfall oder Verletztengeld. Diese Abwesenheitsgründe können und müssen Sie einzeln konfigurieren. Gehen Sie dazu im Hauptmenü in den Bereich ‚Einstellungen‘ und dort in den Punkt ‚Abwesenheiten‘. Hier finden Sie nun alle verfügbaren krankheitsbedingten Abwesenheiten. An dieser Stelle entscheiden Sie also, welche dieser Gründe Sie für Ihre Benutzer im Self-Service bereitstellen wollen. Es ist oft sinnvoll, hier nicht alle Gründe freizugeben, da Nutzer vielleicht gar nicht zuverlässig unterscheiden können, um welche spezifische Unterart es sich handelt – und einige Entscheidungen wollen Sie sich vielleicht auch administrativ selbst vorbehalten. Wählen Sie also den Grund aus, den Sie im Self-Service anbieten möchten; klicken Sie zum Beispiel einfach auf ‚Krank‘. In den Details finden Sie unten eine Einstellung, die heißt: ‚Eintragung erfolgt durch‘. Hier haben Sie verschiedene Optionen zur Auswahl. Wählen Sie ‚Über Workflow beantragen‘, wenn der Mitarbeiter das im Self-Service verfügbar haben soll. Die Einstellung ‚Nur Admin‘ würden Sie wählen, wenn Sie sich diese Einträge in dieser speziellen Art für sich selbst vorbehalten möchten. Speichern Sie das ab und wiederholen Sie das für alle relevanten Gründe, wie zum Beispiel auch für ‚Kind krank‘.“

(02:11) Schritt 2: Einrichtung des Workflows

„Wenn Sie das erledigt haben, gehen wir zum zweiten Schritt. Bleiben Sie in den Einstellungen und wechseln Sie in den Bereich ‚Workflows‘. Damit der Antrag für die Benutzer auch wirklich verfügbar ist, muss hier der Prozess ‚Krankmeldung‘ eingeschaltet sein. Hier legen Sie auch fest, was mit einer eingegangenen Krankmeldung passiert. Wie bei Urlaubsanträgen haben Sie die Möglichkeit, eine Freigabe einzustellen – und das konfigurieren Sie, wie immer bezogen auf unsere Personalstruktur. Wenn ich also ein Mitarbeiter auf Teamebene bin, würde ich meine Freigabe vielleicht durch die Teamleitung erfolgen lassen. Die Krankmeldung wird auch dann erst gebucht, wenn die Führungskraft den Antrag genehmigt hat. Alternativ – und das ist ja bei Krankheit oft der Fall – können Sie die Einstellung auf ‚Automatische Freigabe‘ belassen, da man eine Krankheit in der Regel ja nicht ablehnen kann. Sie wird dann sofort im System gebucht, ohne dass eine Führungskraft den Antrag erst bestätigen muss.“

(03:17) Schritt 3: Aktivierung der Alarmregel

„Und damit kommen wir zum dritten und letzten Punkt. Wenn Sie die automatische Freigabe nutzen, stellt sich ja die Frage: Wie bekomme ich dann mit, dass jemand krank ist, wenn ich nichts mehr freigeben muss? Dafür nutzen Sie am besten unsere Alarmregeln. Wir haben hierfür extra den Alarm ‚Mitarbeiter erkrankt‘ eingeführt. Diese Regel erzeugt eine Nachricht, wann immer eine neue Krankmeldung eingegangen ist und gebucht wird. Das macht im Zusammenhang mit der automatischen Freigabe natürlich absolut Sinn, damit Führungskräfte sofort informiert sind. Richten Sie diesen Alarm einfach in der Alarmkonfiguration ein und speichern Sie das ab. Wenn Sie eine Freigabe für die Anträge konfiguriert haben, dann werden Sie das wahrscheinlich gar nicht brauchen.“

(04:07) Zusammenfassung und Profi-Tipp (eAU)

„So, damit haben Sie den Prozess jetzt komplett abgebildet. Die Gründe sind definiert, der Workflow erlaubt die Eingabe und der Alarm informiert Sie zuverlässig. Abschließend noch ein Tipp: Kombinieren Sie das alles mit der Abfrage der eAU. Wenn Sie dort die entsprechende Option aktivieren, dann werden die eAU-Abfragen auch automatisch ausgelöst, sobald ein Mitarbeiter sich krankmeldet.“

(04:33) Abschluss

„Ich hoffe, das Video hilft Ihnen bei der Einrichtung und wünsche wie immer viel Spaß beim Ausprobieren!“