eAU Einrichtung | Teil 2

[00:00] Einleitung

Herzlich willkommen zurück bei askDANTE. In diesem zweiten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie ganz einfach Ihre Sozialversicherungsdaten importieren können. Viel Spaß!

[00:16] Warum Sozialversicherungsdaten importieren?

Wenn Sie die eAU für Ihre Mitarbeiter abfragen wollen, dann müssen die Sozialversicherungsdaten in askDANTE hinterlegt sein. Denn nur dann weiß askDANTE, bei welcher Versicherung die eAU abgefragt werden kann. Um diese Daten möglichst einfach für alle Mitarbeiter zu hinterlegen, haben wir eine neue CSV-Importfunktion bereitgestellt. Die Daten bekommen Sie normalerweise direkt als Export von Ihrem Lohnabrechner.

[01:02] CSV und Excel: Ein wichtiger Hinweis

In askDANTE importieren wir die Daten im sogenannten CSV-Format. CSV ist ein textbasiertes Dateiformat zum Austausch von Daten zwischen Programmen. Man kann es zwar mit Excel öffnen und bearbeiten, aber man muss im Hinterkopf behalten: Eine Excel-Datei (.xlsx) ist keine CSV-Datei. Wenn Sie also Daten in Excel bearbeiten, müssen Sie diese danach explizit wieder als CSV speichern.

[01:51] Die Beispieldatei

Ich zeige Ihnen den Vorgang nun anhand einer Beispieldatei. Diese dient als Orientierungshilfe, damit Sie sehen, welche Daten in welcher Form importiert werden müssen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Daten exakt in dieses Format zu bringen, um unnötige Fehler beim Import zu vermeiden.

[02:37] Erläuterung der Tabellenspalten

Gehen wir die Spalten der Datei einzeln durch:

• Personalnummer: Muss exakt der Nummer aus dem Lohn entsprechen.

• Vorname / Nachname: Selbsterklärend.

• Geschlecht: Verwenden Sie die Kürzel M (männlich), W (weiblich), D (divers) oder U (unbekannt).

• Versicherungsnummer: Die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.

• Geburtsdatum: Wird zur Validierung der Versicherungsnummer benötigt.

• Betriebsnummer AG: Die Betriebsnummer des Arbeitgebers.

• Versicherung ab: Das Datum, ab dem askDANTE die eAU-Abfragen starten soll (z. B. 01.01.2023).

• Versicherungsform: S (Gesetzlich/Kasse), P (Privat) oder O (Sonstige).

• Betriebsnummer KK: Die achtstellige Betriebsnummer der Krankenkasse.

[08:00] Tipp: Führende Nullen in Excel

Achtung bei Krankenkassen-Betriebsnummern, die mit einer Null beginnen! Excel schneidet führende Nullen oft automatisch weg. Da wir aber zwingend acht Ziffern benötigen, markieren Sie in Excel die gesamte Spalte und wählen Sie unter „Zellen formatieren“ ein benutzerdefiniertes Format mit acht Nullen („00000000“). So bleiben die führenden Nullen erhalten.

[09:08] Sonderfall: Minijobber

Bei Minijobbern gibt es eine Besonderheit: Diese sind bei der Bundesknappschaft angemeldet, haben aber oft eine andere Krankenkasse für die ärztliche Versorgung (z. B. Barmer oder Techniker). Da der Arzt die eAU an die tatsächliche Krankenkasse meldet, muss in askDANTE auch die Betriebsnummer dieser echten Krankenkasse hinterlegt sein und nicht die der Knappschaft.

[10:33] Der Export als CSV

Um die Datei aus Excel heraus zu speichern, klicken Sie auf „Datei > Speichern unter“ und wählen Sie als Dateityp „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“ aus.

[11:13] Durchführung des Imports

Gehen Sie in askDANTE in die Benutzeransicht. Dort sehen Sie bei den Mitarbeitern unter dem Reiter „Versicherung“ aktuell noch keine Einträge. Klicken Sie unten rechts auf den Button „Importieren“ und laden Sie Ihre CSV-Datei hoch (per Drag-and-Drop oder Auswahl). Bestätigen Sie mit dem Haken, dass die Daten aus einem Lohnprogramm stammen.

[12:48] Feldzuordnung & Überprüfung

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Spaltenköpfe Ihrer Datei den entsprechenden Feldern in askDANTE zu (z. B. Spalte „Pers-Nr“ zu Feld „Person: Personalnummer“). Klicken Sie auf „Weiter“ zur Überprüfung. askDANTE zeigt Ihnen an, wie viele Datensätze geändert oder neu angelegt werden. Prüfen Sie diese Zahlen auf Plausibilität. Mit dem Haken „Neue Datensätze hinzufügen“ können Sie steuern, ob askDANTE auch komplett neue Benutzerprofile anlegen darf. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

[17:32] Fehlerbehandlung beim Import

Sollten Fehler auftreten, bricht askDANTE den Import ab. Sie erhalten dann eine CSV-Datei mit Fehlermeldungen zum Download. Dort finden Sie in der Spalte „Fehler“ genaue Angaben (z. B. „Betriebsnummer Standort stimmt nicht überein“). Korrigieren Sie die Werte in Ihrer Quelldatei und starten Sie den Importvorgang erneut.

[20:23] Abschluss

Nach dem erfolgreichen Import sind die Daten unter „Versicherung“ bei den jeweiligen Mitarbeitern sichtbar. Nun ist askDANTE bereit für die eAU-Abfrage!