Dokumentenupload für Mitarbeiter

askDANTE bietet Kunden in der neuen HR-Suite die Möglichkeit als Mitarbeiter Dokumente hochzuladen und zu verwalten. So können Sie wichtige Personaldokumente oder auch Krankschreibungen digital verwalten. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie als Mitarbeiter das Tool bedienen.

Transkript:

[00:00] Einleitung

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre persönlichen Unterlagen ganz einfach im Self-Service einsehen und verwalten können. Dazu schauen wir uns drei Bereiche an: Zuerst zeige ich Ihnen, wie Sie auf Ihre eigenen Personaldokumente zugreifen können. Danach gehen wir gemeinsam durch, wie Sie Dokumente direkt im Webbrowser hochladen können, und im dritten Teil zeige ich Ihnen, wie einfach das Ganze auch mit unserer App funktioniert.

[00:25] Ihre Personaldokumente

Gehen Sie für den ersten Schritt im Browser in Ihren Self-Service-Bereich unter „Mein Profil“. Wenn Ihr Unternehmen das entsprechende Modul für die Dateinutzung aktiviert hat, finden Sie hier oben den Reiter „Dokumente“. Mit einem Klick öffnet sich ein Dateibrowser, über den Sie alle Dokumente einsehen können, auf die Sie Zugriff haben. Wir haben das übersichtlich unterteilt: In den persönlichen Dokumentenkategorien finden Sie Ihre ganz eigenen Unterlagen, wie zum Beispiel Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge, Krankenbescheinigungen oder allgemeine Personalunterlagen.

[01:04] Geteilte Dokumente

Zusätzlich können Sie oben in den Bereich „Geteilte Dokumente“ wechseln. Das sind Unterlagen, die unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, also etwa allgemeine Betriebsanweisungen oder Formulare – je nachdem, was Ihre Verwaltung dort hinterlegt hat.

[01:21] Upload im Browser

Kommen wir nun zum zweiten Teil: dem Hochladen von Dokumenten im Webbrowser. Falls diese Funktion in Ihrem Unternehmen aktiviert wurde, finden Sie dazu unten in der Actionbar ein Plus-Symbol. Damit können Sie eine Datei auswählen, einen Kommentar hinzufügen und die Datei dann direkt absenden. Ihre Administratoren werden dann automatisch informiert und können das Dokument dem richtigen Ordner zuweisen. Noch schneller geht es übrigens, wenn Sie die Datei am Rechner per Drag-and-Drop direkt in das Fenster auf Ihren „Gesendet“-Ordner ziehen. Das Beste daran ist, dass dieser Weg bei askDANTE absolut verschlüsselt und datenschutzkonform ist – im Gegensatz zu einfachen E-Mails oder Chatnachrichten also genau die richtige Lösung für Ihre sensiblen Daten.

[02:10] Upload mit der App

Nun schauen wir uns an, wie komfortabel das Ganze mit unserer App auf dem Smartphone funktioniert. Öffnen Sie in der App einfach im Hauptmenü den Bereich „Dokumente“ und klicken Sie auf das kleine Plus in der Ecke. Hier können Sie direkt eine bestehende Datei auswählen oder ein Dokument scannen. Das mache ich jetzt einmal: Halten Sie einfach die Kamera über das Dokument, scannen Sie es ein, schicken Sie es mit einem kurzen Kommentar ab, und schon liegt es Ihren Vorgesetzten zur weiteren Bearbeitung vor.

[02:46] Abschluss

Sie sehen also: Ob per Drag-and-Drop im Browser oder ganz fix mit der Handykamera – Ihre Dokumente zu verwalten und hochzuladen ist wirklich kinderleicht. Viel Spaß beim Ausprobieren!