Dokumentenupload für Admins

askDANTE bietet Kunden in der neuen HR-Suite die Möglichkeit als Administrator Dokumente hochzuladen und zu verwalten. So können Sie die digitale Personalakte Ihrer Mitarbeiter einfach verwalten. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie als Admin das Tool bedienen.

Transkript:

[00:00] Einleitung

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie als Administrator Dokumente hochladen und verwalten können. Wir schauen uns an, wie Sie Dateien direkt in die digitale Personalakte Ihrer Mitarbeiter hochladen, wie Sie unternehmensweite Dokumente teilen und wie Sie Dateien verarbeiten, die von Ihren Mitarbeitern eingereicht wurden.

[00:19] Persönliche Dateien

Fangen wir direkt mit den persönlichen Dateien an. Dazu gehen wir in die Mitarbeiterverwaltung und öffnen eine spezifische Mitarbeiterakte. Wenn Sie unsere HR-Suite gebucht haben, finden Sie dort den Reiter „Dokumente“. Hier sehen Sie jetzt alle Kategorien, die Sie bereits eingerichtet haben – zum Beispiel Vertragsdokumente oder Protokolle.

Ein neues Dokument hochzuladen, ist ganz einfach: Klicken Sie entweder unten auf das Plus-Symbol, wählen den passenden Ordner und die Datei aus Ihrem System aus, oder nutzen Sie ganz einfach und bequem Drag-and-Drop. Ziehen Sie die Datei einfach aus Ihrem Explorer direkt in den Ordner im Browser. Denken Sie daran, dass die Sichtbarkeit dieser Ordner davon abhängt, wie Sie die Zugriffsberechtigung in den Einstellungen konfiguriert haben.

[01:11] Geteilte Dateien

Kommen wir nun zu den Dokumenten, die für das gesamte Unternehmen relevant sind. Diese verwalten wir nicht bei den einzelnen Personen, sondern zentral in der HR-Suite. Klicken Sie hier auf den Menüpunkt „Geteilte Dokumente“. Das Prinzip ist genau das gleiche wie bei den persönlichen Dateien: Sie finden Ihre vordefinierten Kategorien und können Dateien per Klick oder Drag-and-Drop hochladen.

[01:38] Uploads aus der Inbox

Ein besonders wichtiger Bereich der HR-Suite ist die Dokumenten-Inbox. Diese finden Sie ebenfalls im Bereich HR-Suite im Hauptmenü. Vielleicht fragen Sie sich, warum Dokumente, die von den Mitarbeitern hochgeladen wurden, nicht sofort in einem Ordner landen. Das hat einen guten Grund: Wir möchten, dass Sie die Kontrolle über die Sichtbarkeit, aber auch über die Weiterleitung an den Lohn behalten.

Wenn ein Mitarbeiter also ein Dokument einreicht, dann landet dies zunächst in Ihrer Inbox. Dort können Sie sich über die Vorschaufunktion genau ansehen, was hochgeladen wurde. Mit nur einem Klick entscheiden Sie dann, in welche Dokumentenkategorie Sie die Datei einsortieren wollen. Erst in diesem Moment wird sie fest zugeordnet und verschwindet dann aus der Inbox. So stellen wir sicher, dass Ihre digitale Ablage immer sauber und nach Ihren Vorgaben sortiert bleibt.

[02:35] Abschluss

Ich hoffe, dass ich Ihnen damit einen guten Überblick über den Dokumentenupload geben konnte. Viel Spaß beim Ausprobieren!