Dokumentenkategorien in der HR-Suite

[00:00] Einleitung 

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie als Administratoren in der HR-Suite die Dateiablage optimal einrichten, damit Ihre digitale Personalarbeit noch leichter wird.

[00:11] Navigieren zu den Einstellungen 

Um zu starten, wechseln Sie einfach in den Bereich „Einstellungen“ und wählen dort den Punkt „Dokumentenkategorien“. Diese Kategorien sind im Prinzip das, was Sie sonst als Dateiordner kennen, aber mit ein paar smarten HR-Funktionen im Hintergrund.

[00:26] Persönliche vs. Geteilte Kategorien 

Wir unterscheiden dabei zwischen persönlichen Kategorien, die direkt einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zugeordnet werden, und der geteilten Kategorie für Ihre unternehmensweite Ablage.

[00:38] Erstellen einer neuen Kategorie & Lohnrelevanz 

Wenn Sie nun mit „+ neu“ eine neue Kategorie anlegen – nennen wir sie beispielhaft „Gesprächsprotokolle“ – können Sie entscheiden, ob die neu angelegten Kategorien lohnrelevant sein sollen. Dieser kleine Haken ist extrem praktisch: Er sorgt nämlich dafür, dass Dokumente aus diesem Bereich automatisch beim Lohnexport mit ausgespielt werden. Das würde zum Beispiel bei Bescheinigungen für Kindkrank viel Sinn machen, weil diese ja immer an den Lohn übergeben werden müssen.

[01:06] Sichtbarkeit und Zugriffsrechte 

Gleichzeitig haben Sie hier auch die Kontrolle über die Sichtbarkeit. Mit diesen Optionen hier bestimmen Sie für jede Kategorie individuell, ob die Mitarbeiter selbst hineinschauen dürfen oder der Inhalt eventuell für die Führungskräfte sichtbar sein soll. Als Administrator haben Sie natürlich immer Zugriff. Sie können sicherstellen, dass sensible Notizen vertraulich bleiben, während Transparenz dort herrscht, wo sie von Ihnen gewünscht ist.

[01:35] Der „Gesendet“-Ordner (Digitale Inbox) 

Ein besonderes Highlight ist der „Gesendet“-Ordner. Während die meisten Ordner für Mitarbeiter nur lesbar sind, ist dies der Kanal, über den Ihr Team selbst Dokumente hochladen kann – quasi Ihre digitale Inbox. Sie können hier auch einstellen, wer benachrichtigt werden soll, wenn dort etwas Neues eingeht.

[01:55] Unternehmensweite Kategorien 

Und jetzt noch kurz zu den unternehmensweiten geteilten Kategorien: Diese sind der perfekte Ort für alles, was alle angeht. Das eignet sich hervorragend für Betriebsinformationen wie etwa Betriebsvereinbarungen, Datenschutzbelehrungen oder auch Verfahrensanweisungen – oder auch allgemeine Formulare und sogar die Bedienungsanleitung für den Kantinenautomaten.

[02:18] Ansicht für Mitarbeiter 

Wenn Sie die Dokumentenkategorien richtig eingestellt haben, finden Ihre Mitarbeiter alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort, und zwar im Self-Service unter „Mein Profil“ im Reiter „Dokumente“.

[02:31] Abschluss 

Ich hoffe, das hilft Ihnen dabei, Ihre Dateiablage perfekt zu strukturieren. Viel Spaß beim Umsetzen!