#6 Zeiterfassungsarten

Einstempeln. Ihr askDANTE Podcast rund um Zeiterfassung, Abwesenheiten, Schichtplanung und bessere HR-Prozesse. Der neue Arbeitstag beginnt.

Andreas: „Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge unseres askDANTE Podcasts. Mein Name ist Andreas Jene.“

Simon: „Und hier ist Simon Hallen. Hallo.“

Andreas: „Simon, heute haben wir uns ein Grundlagenthema herausgesucht, über das wir sprechen wollen. Und zwar wollen wir sprechen über die Arten von Zeiterfassung, die wir in askDANTE anbieten und die die Kunden bei uns so abfragen.“

Simon: „Ja, genau. Da freue ich mich besonders drauf, dass wir da heute einmal drüber sprechen, weil es natürlich auch ein viel gefragtes Thema ist. Was ist so der Plan für diese Folge?“

Andreas: „Wir wollen vor allen Dingen mal die verschiedenen Arten vorstellen und auch die Vor- und Nachteile beleuchten aus unserer Sicht und am Ende vielleicht noch darüber sprechen, was passt denn für mich eigentlich? Oder wie kommt man zu einer Entscheidung, welche Erfassungsarten jetzt für mich in meinem Anwendungsfall eigentlich relevant sind?“

Simon: „Genau. Und diese Frage, was geht eigentlich? Das hat auch dann, glaube ich, immer ein bisschen was damit zu tun, was sich Interessenten oder Kunden dann eigentlich auch so unter dem einen oder anderen vorstellen und was man damit so verbindet. Und letztendlich ja auch, ja, wo man sein Unternehmen dann hinentwickeln möchte, weil das ja alles dann auch wieder Thema Digitalisierung, Unternehmensentwicklung, Prozesse und so weiter. Das hängt ja alles dann wieder miteinander zusammen. Andreas, was fragen denn Kunden gerne so bei uns nach? Was kennen wir denn aus dem Vertrieb?“

Simon: „Oh, die unterschiedlichsten Dinge. Also eine generelle Frage ist erst mal so: Ja, brauche ich denn überhaupt ein Zeiterfassungsterminal? Das ist dann im Prinzip ja schon eine Erfassungsart, ne. Soll ich mir eigentlich eins aufhängen? Brauche ich das? Wofür ist das gut? Gibt es eine App? Das wird oft gefragt. Also haben Sie eine App? Bieten Sie das an? Was sind da die Vor- und Nachteile? Es gibt so viele verschiedene Anwendungsfälle. Das kommt natürlich auch ein bisschen auf die Branche drauf an, ne. Also wir haben ja zum Beispiel Kitas, die halt dann Anforderungen haben, oder eben Fertigungsunternehmen. Aber es gibt auch Unternehmen, die ja im Projektbereich unterwegs sind. Einfach viel, viel digitaler, auch viel digitaler arbeitende Mitarbeiter. Also das ist durchaus unterschiedlich. Übrigens, Projekt bringt mich noch zu einer kleinen Einschränkung, die wir noch vorab machen wollten. Genau.“

Andreas: „Wir haben ja eben auch ein Modul für das Thema Projektzeiterfassung. Wir sprechen heute aber erst mal ausschließlich über das Thema Kommen und Gehen, also die klassische Art der Arbeitszeiterfassung.“

Andreas: „Genau, ich glaube, das ist wichtig, dass du das jetzt auch noch mal klargestellt hast. Weil bei Projektzeiterfassung haben wir es ja dann auch mit einer ganz anderen Welt zu tun, ne. Also wenn wir über Arbeitszeiterfassung im Komm-und-Geh-Bereich sprechen, dann sprechen wir über Zeitkonten, über Stundenkonto, über wann ist ein Mitarbeiter da. Wenn wir über Projektzeiterfassung sprechen, dann sprechen wir über Kunden, Projekte, Tätigkeiten, Budgets, Verteilung von Arbeitszeiten auf unterschiedliche Tätigkeiten, Teilprojekte und so weiter bis hin zu einer Abrechnung. Und das ist natürlich irgendwie ein ganz anderer Fokus. Deswegen ist es, glaube ich, richtig und wichtig, dass du das hier noch mal eingeschränkt hast. Du hattest jetzt eben, um darauf zurückzukommen, auch schon gesagt, was fragen Kunden so nach. Da ist eine Sache, die mir auch so ein bisschen irgendwie hängen bleibt, manchmal so der Wunsch von Kunden: 'Ja, ich möchte gern, dass meine Mitarbeiter dann eingestempelt sind, wenn sie den PC hochfahren.' Ist das auch was, was du so kennst?“

Simon: „Also es kommt schon mal vor. Es ist jetzt nicht der Regelfall, aber durchaus, dass es halt irgendeine Art von Trigger gibt, ne. Mitarbeiter, die vielleicht einen Laptop haben und dann ins Büro kommen. Sobald der irgendwie an den Strom angeschlossen wird oder in die Dockingstation gesteckt wird, dann soll im Prinzip eine Art von Information kommen: So, jetzt wird eingestempelt. Die Frage ist natürlich: Ist das wirklich realistisch und passt das zu den Unternehmensrichtlinien? Wann beginnt denn überhaupt Arbeitszeit, ne? Das ist, glaube ich, eine der wichtigsten Fragen. Wann beginnt eigentlich Arbeitszeit? Und ich glaube, das, was wir heute hier sicherlich nicht machen können, is darüber jetzt irgendwie eine Rechtssicherheit zu erzeugen. Aber was wir auf jeden Fall ja machen können, ist einmal so aufzulisten, welche Möglichkeiten haben wir überhaupt. Und dann würden wir ja einfach mal so ein bisschen durchgehen, was so Vor- und Nachteile dieser einzelnen Zeiterfassungsvarianten sind. Und ganz vorne steht ja, hast du ja eben auch als Allererstes schon angesprochen, das Thema Zeiterfassungsterminal.“

Andreas: „Genau, ja, genau. Auf einem Zeiterfassungsterminal oder Gerät, das man sich irgendwo hinschraubt, haben wir das Thema dann mit RFID oder Fingerprint üblicherweise, dann Zeit zu erfassen. Wir haben dann das Thema, läuft immer so unter Stempeln am PC. Faktisch ist es ja Stempeln per Browser dann bei uns. Dort gibt's dann das virtuelle Terminal und auch die Webeingabe oder wie ich dann auch manchmal sage, so das Monatsblatt, ne, wo ich dann letztendlich ein Timesheet pflege.“

Simon: „Ja.“

Andreas: „Dann haben wir das Thema Stempeln per App, das hattest du ja auch schon angesprochen. Und bei der App haben wir im Prinzip letztendlich auch die beiden Varianten, sowohl einmal das virtuelle Terminal mit Ein- und Ausstempeln, als auch dann die Bearbeitung in der Webeingabe. Und dann haben wir ja auch noch, das wissen viele vielleicht gar nicht, diese QR-Codes, mit denen man auch Zeiten erfassen kann. Und auch da gibt es zwei unterschiedliche Spielarten. Die würden wir nachher auch noch mal kurz erläutern. Das heißt also, unterm Strich haben wir in askDANTE sechs beziehungsweise, wenn man App und Browser-PC als zwei unterschiedliche Arten nimmt, dann haben wir insgesamt acht unterschiedliche Erfassungsarten, die wir zur Verfügung stellen können, und die können ja auch miteinander kombiniert werden.“

Simon: „Ja, genau. Spannend eigentlich, ne, dass man... Also man denkt so, Zeiterfassung ist ja manchmal für viele... für jeden ist es ja was anderes. Das haben wir in den vorigen Folgen ja schon gelernt. Aber trotzdem, dass wir im Prinzip auch so viele Möglichkeiten bieten, auf unterschiedlichste Art und Weise Zeiten zu erfassen, das finde ich schon grundsätzlich erst mal eine spannende Sache. Fangen wir vielleicht mal mit dem Terminal an. Wir wollten uns ja vor allen Dingen auf Vor- und Nachteile fokussieren. Wenn ich jetzt so an so ein Zeiterfassungsterminal denke... Ich habe schon im Vorgespräch gesagt, vor meiner Zeit war das hier manchmal so, dass ich gedacht habe, klingt irgendwie erst mal oldschool, eine Stechuhr, irgendwie so, aber im Prinzip kommt man oftmals nicht drumrum. Also als ich heute Morgen ins Büro gefahren bin, für mich ist völlig klar, ich habe irgendwie meinen RFID-Transponder an meinem Schlüsselbund, ich komme hoch ins Büro und dann eben mit einem Pieps sozusagen eingestempelt. Es ist sehr intuitiv. Du hast auch... vielleicht musst du es gleich selber sagen, du hast auch im Vorgespräch schon diesen Begriff des stillen Mahners in der Ecke geprägt. Das fand ich eigentlich auch irgendwie bezeichnend.“

Andreas: „Ja, das ist immer... Das ist immer für mich, wenn's ums Terminal geht, dann sind wir plötzlich so... und jetzt muss ich noch mal ganz kurz ausbrechen aus diesem Thema. Es gab ja auch vor einiger Zeit viele Zeitungsartikel zu diesem Thema Zeiterfassungspflicht. Und ganz bemerkenswert ist, dass, wenn über Zeiterfassungspflicht gesprochen wird, alle Zeitungen dieser Welt sich darauf konzentrieren, das älteste Foto einer Lochkartenstechuhr irgendwie in ihren Artikel zu verbauen. Na ja gut, manchmal hat man dann natürlich auch ein modernes Terminal zu sehen, aber Terminals sind auf jeden Fall irgendwie so ikonisch für das Thema Zeiterfassung. Und dadurch, dass es das halt auch schon so lange gibt, zum Beispiel in Form von Lochkarten oder so, dadurch hat es halt auch irgendwie so einen angestaubten Charakter. Tatsächlich ist aber das Terminal auch, wie du sagtest, man kommt eigentlich gar nicht dran vorbei. Es wird erwartet. Und ich muss auch ganz ehrlich sagen, und das vertrete ich auch vielen Kunden gegenüber, ich bin eigentlich auch so ein Fan davon, weil das Terminal, ja, das hängt da halt wie der stumme Mahner, den du eben schon genannt hast. Das hängt halt vorne am Eingang und egal, ob ich reingehe oder ob ich rausgehe, es ist halt der schnellste Erfassungsprozess. Es ist unkompliziert und zugänglich.“

Simon: „Mhm.“

Andreas: „Und es erinnert jeden daran, dass er auch seine Zeiterfassung machen muss. Und dann hat's ja noch eine andere Eigenschaft, und zwar ist es halt stationär und man kann sich als Unternehmen eben auch immer sicher sein, dass an diesem Zeitpunkt dann dort jetzt eben auch die Zeit erfasst worden ist und nicht irgendwo anders. Und das alles macht das Terminal für mich irgendwie zu so einem universellen Werkzeug, das auch gar nicht so richtig durch was anderes dann abzulösen ist.“

Simon: „Schwierig auf jeden Fall, ne. Aber im Vergleich der anderen Möglichkeiten kommen wir da bestimmt gleich noch mal irgendwie drüber. Ich überlege gerade, gibt's so einen richtigen Nachteil? Na ja, klar, es gibt Kunden, gerade vielleicht auch die, die so ein bisschen preissensitiv sind, sage ich mal, die natürlich schon auch mit den Anschaffungskosten struggles. Das darf man natürlich nicht außer Acht lassen, ne. Also dafür haben wir ja zum Beispiel auch, sagen wir immer so, wir haben verschiedene Geräte, die wir quasi vermitteln, anbieten. Für jeden Anwendungsfall halt auch das Richtige. Da gibt's ja auch einige dabei, die auch ein bisschen günstiger sind, sage ich mal. Aber natürlich ist das ein Thema, wenn ich sage: 'Okay, das ist mir ehrlich gesagt zu teuer, ich brauche andere Wege', dass man da im Prinzip mit Einmalkosten rechnen muss sozusagen.“

Andreas: „Ja, ja genau. Und das Preisargument ist dann auch bei größeren Unternehmen, auch bei Filialisten und so weiter, ganz häufig eben das, wo dann gesagt wird: 'Nein, ich möchte es eigentlich auch ohne Terminal machen.' Also natürlich, ein Terminal muss installiert werden, also erst mal muss ein Terminal gekauft werden, dann muss das irgendwie vor Ort angebracht und installiert werden. Und das ist natürlich irgendwie ein administrativer Aufwand, den ich damit habe, und Kosten. Auf der allen Seite kommen die Geräte bei uns alle Plug and Play, und wenn man einen normalen Internetanschluss hat, dann funktioniert das eigentlich out of the box. Ich würde die steile These wagen, dass die Prozessvorteile, also die Prozesskosteneinsparung an einem Terminal über die Zeit, den Anschaffungspreis eigentlich in fast jedem Szenario rechtfertigen. Auch bei mit wenigen Mitarbeitern besetzten Filialisten würde ich diese These wagen, weil es hat halt auf der anderen Seite... es ist halt so einfach, so zugänglich, so unumstößlich, so undiskutabel. Ein Terminal ist halt ein Terminal und da gibt's halt nichts zu diskutieren. Entweder du benutzt das oder du benutzt das nicht. Aber das funktioniert halt auch immer. Aber da haben wir, glaube ich, auch schon so Vor- und Nachteile. Und vielleicht könnte man als kleinen Nachteil noch beim Terminal nennen: Es wird vielleicht auch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als ein Stück weit als Kontrollinstrument vielleicht subjektiv wahrgenommen, weil es halt irgendwie so eine Instanz ist, an der du dann auch vorbei musst. Und das ist eine subjective Wahrnehmung, würde ich sagen. Und da sind wir dann schnell wieder bei diesem Unternehmenskultur...“

Simon: „Genau, ja.“

Andreas: „Mitarbeitermix-Thema, was wir schon so häufig hatten: Was will ich eigentlich für mein Unternehmen?“

Simon: „Ja, genau. Richtig. Gut, kommen wir mal zu einer... Dann haben wir uns als Terminal-Fans geoutet hier.“

Andreas: „Genau. Könnten wir eine ganze Folge... Ja, ich stehe dazu wahrscheinlich.“

Simon: „Ausgezeichnet. Gehen wir mal einen Schritt weiter. Also, was haben wir noch für Möglichkeiten? Wir hatten ja eingangs gesagt, klar, ganz normal über die Webanwendung, also per Browser, PC, kann man sich anmelden auf im Prinzip zwei verschiedene Wege. Viele Kunden von uns nutzen das sogenannte virtuelle Terminal, also im Prinzip ähnlich wie ein physisches Terminal, nur eben virtuell in der Anwendung. Das heißt also, ich melde mich an und wir haben dann das grüne Türchen 'einstempeln', rotes Türchen 'ausstempeln'. Also das ist ein sogenanntes virtuelles Terminal. Das ist die eine Variante. Oder eben die Webeingabe, also eine freie Angabe – oder du hast es auch als Monatsblatt bezeichnet – von Zeiten im Prinzip. Also die Möglichkeit haben wir natürlich auch. Ja, was sind da die... Vielleicht erst mal zu den Vorteilen. Natürlich ist man damit, je nachdem, wie mein Arbeitsumfeld aussieht, flexibler, mobiler, gerade für Mitarbeiter, die im Homeoffice sind. Das ist natürlich was, das kann ein physisches Terminal nicht leisten.“

Andreas: „Also ich glaube, diesen Vorteil mit dieser Mobilität, das hat man gerade in der Corona-Zeit und auch in der direkten Nach-Corona-Zeit gemerkt, dass Unternehmen dann, die eben auch Homeoffice etabliert haben – und muss man ja auch ehrlich sein, auch bei uns ist ja auch Homeoffice in der Art, wie wir es heute leben, oder mobiles Arbeiten, ist ja etwas, das hat es auch dann vor Corona nicht gegeben. Und dieser Paradigmenwechsel, der hat natürlich alleine schon viele Unternehmen dazu gebracht, auch für ihre Mitarbeiter dann solche mobilen Lösungen irgendwie bereitzustellen. Und dann brauchen wir eben das Stempeln über, ja, über einen PC, über einen Browser, wie auch immer. Und Mobilität, Erreichbarkeit von überall, das ist dann eben auch von dieser Browserlösung dann sicherlich der allergrößte Vorteil. Und das virtuelle Terminal, das ist ja dann so eine Art Kompromiss, ne. Auf der einen Seite zu sagen, das ist von überall zu erreichen, auf der anderen Seite ist es aber trotzdem Kommen-und-Gehen-Stempeln. Also es ist halt Stempeln und ich muss es halt in dem Moment machen, wo ich den Knopf drücke. Das ist dann also eigentlich ein interessanter Mix, ne: örtliche Unabhängigkeit und trotzdem zeitliche Anbindung sozusagen. Und dann gibt es ja noch die Möglichkeit, auch den Mitarbeitern eine freie Bearbeitung zur Verfügung zu stellen, dass sie auch selber Änderungen vornehmen können. Und damit meine ich jetzt nicht den Antrag, sondern damit meine ich dann den direkten Zugriff auf die Bearbeitung auf der Zeiterfassung, sodass die Mitarbeiter dann mehr so eine Art Timesheet schreiben.“

Simon: „Mhm.“

Andreas: „Ja, beide Spielarten gibt es. Vorteile haben wir schon genannt: Mobilität, überall Erreichbarkeit, Flexibilität. So, Nachteil, Simon?“

Simon: „Na ja, es ist ja im Prinzip, im Gegensatz zu einem physischen Terminal, was als Mahner in der Ecke hängt, an dem man nicht dran vorbeikommt, ist es natürlich so: Ich habe grundsätzlich... also die Mitarbeiter sind im Prinzip freier über die Eintragswege und Möglichkeiten. Das kann von überall gemacht werden. Klar, man kann natürlich hinterher... es gibt Möglichkeiten, sage ich mal, in askDANTE selber, um dem so ein bisschen entgegenzuwirken.“

Andreas: „Darüber sprechen wir nachher noch mal kurz.“

Simon: „Genau, würde ich auch nachher noch mal darüber sprechen. Aber das ist einfach, dass man... man gibt da so ein bisschen das Zepter wirklich ab, oder das ist einfach eine Vertrauensmaßnahme sozusagen für die Mitarbeitenden, sich dann eben auch damit sozusagen umzugehen und halt eben mobil zu stempeln.“

Andreas: „Ja, genau. Also diese Angst eines Arbeitgebers sozusagen, dass der Mitarbeiter im Bus oder am Frühstückstisch schon diesen Knopf drückt, die ist ja nicht von der Hand zu weisen. Da sind wir dann irgendwie wieder in diesem Unternehmenskulturthema: Wie viel Vertrauen habe ich eigentlich? Wenn man... wenn ich jetzt auch mal so ein bisschen zurückblicke, es gibt zum Glück sehr, sehr selten, aber ab und zu dann natürlich auch so Arbeitszeitbetrugsthemen, die damit dann zusammenhängen, wo dann auch irgendwie jemand sich vielleicht mal nicht so an die Vorgaben hält und das Vertrauen vielleicht dann auch mal missbraucht. So etwas kann dann halt an diesem... mit diesem virtuellen Terminal oder mit der... oder ja, mit der Webeingabe im Browser und PC passieren. Dadurch, dass ich von überall drauf zugreifen kann, kann ich halt von überall drauf zugreifen. Dann muss ich halt meinen Mitarbeitern vertrauen. Und es gibt dann ja diese Kombination, ne: ob ich dann am Terminal stemple und ob ich dann auch noch das virtuelle Terminal dazu nehme – das eine, wenn ich im Büro bin, und das andere, wenn ich zu Hause bin und so weiter. Da fängt das dann ja auch an, irgendwie ein bisschen Spaß zu machen, das alles miteinander zu vermischen. Aber wir docken immer wieder an das Thema Unternehmenskultur und Projektziele an, und wo komme ich eigentlich her, wo will ich eigentlich hin? Da docken wir immer wieder an bei der Frage nach Vor- und Nachteilen.“

Simon: „Ja, dann haben wir das Thema App. Genau, das passt ja eh ganz gut in den aktuellen Kontext, weil wir ja quasi gerade dabei sind, die neue App im Prinzip auf den Markt zu bringen.“

Andreas: „Genau. Also letztendlich die beiden Möglichkeiten, virtuelles Terminal und auch die freie Eingabe von Zeiten, die haben wir bei der alten App und letztendlich bei der neuen App im Prinzip jetzt auch schon.“

Simon: „Und da ist es ja im Prinzip, ich sage mal ähnlich wie bei der Version, die wir gerade besprochen haben, nur noch schneller, noch mobiler. Also man nimmt quasi das Handy und drückt auf den Knopf, und sofort ist man im Prinzip eingestempelt.“

Andreas: „Ja, es ist super zugänglich, ne. Also man... vielleicht jetzt noch mal für alle, die technisch nicht so drin sind. Technisch ist es natürlich so, dass, wenn das virtuelle Terminal im Browser zugänglich ist, dann ist es natürlich nicht nur von einem PC vom Browser aus zugänglich oder nicht nur von einem Tablet vom Browser aus zugänglich, sondern es ist eben auch immer von einem Handy aus im Browser zugänglich. Das antizipieren ja aber viele dann auch nicht. Und da muss man auf jeden Fall schon mal kurz darüber nachdenken, dass das ja eigentlich so sein müsste. Und die App auf dem Handy ist ja insofern ohnehin nur eine bessere Bedienbarkeit dieser Mechanismen auf einem mobilen Endgerät, ohne halt in den Browser reinzumüssen. Aber technisch von der Zugänglichkeit ist beides immer parallel gegeben. Aber dieses Gefühl, das auf dem Handy zu haben und dann irgendwie auch viel schneller das aus dem Store mir zu holen und dann mit dem Daumen da irgendwie was schnell zu drücken und dann zack, bin ich... habe ich dann da halt ein- und ausgestempelt, um mir das wieder aus dem Speicher zu holen und so weiter – das ist halt viel... da ist die Hürde noch mal viel geringer. Und jetzt sind wir wieder bei diesem Thema Convenience-Faktor. Das haben wir in unserer Folge über die App auch so betont. App-Nutzung ist halt irgendwie Convenience pur und dadurch, dass das noch angenehmer ist, die Hürde noch niedriger ist, ist es halt irgendwie auch noch mehr ein Thema für dieses Unternehmenskulturthema: Vertraue ich eigentlich meinen Mitarbeitern? Möchte ich, dass die Mitarbeiter das können? Sollen die das auf dem Handy können? Und dann sind wir wieder beim Thema Nachteil der App-Lösung.“

Simon: „Genau, Nachteile. Also das ist ja auch so ein bisschen das, was... Eigentlich ist es irgendwie klar auf der anderen Seite: Man braucht natürlich ein Endgerät. In der Regel ist das ja ein privates Endgerät des Mitarbeiters, auf das dann diese App gespielt wird, und dementsprechend... das wollen nicht alle. Manche Mitarbeitende haben vielleicht... es gibt immer noch jemanden, der kein Smartphone hat. Wir haben da in der App-Folge schon ausführlich über die Mengen an Smartphones in Deutschland gesprochen. Also wer die Folge noch nicht angehört hat, dann gerne nach dieser Folge direkt noch mal nachhören, denn da haben wir auch spannende Themen zur neuen App besprochen. Aber das ist im Prinzip der Nachteil, dass wir auch sagen: Na ja, letztendlich man braucht halt als Unternehmen dann schon irgendwie eine Art Vereinbarung mit seinen Mitarbeitenden. Was passiert denn, wenn ich eine App auf mein privates Endgerät runterlade? Was hat das für Konsequenzen? Und ist das überhaupt so in der Unternehmenskultur verankert, dass die Mitarbeitenden das eben einfach so machen?“

Andreas: „Ja, genau. Also und wenn die... also die Mitarbeitenden, die müssen das halt wollen.“

Simon: „Genau, ja.“

Andreas: „Und das kann man denen nicht befehlen, weil das ist ja deren Endgerät. Also eine App ist immer nur sozusagen... also in den allermeisten Fällen, bis auf ein paar Randfälle, wo wir Dienstgeräte haben, ist die App immer nur sozusagen die Kirsche auf der Sahne obendrauf, weil man ja... wir kennen halt Unternehmen, wo unter zehn Mitarbeitern halt ein oder zwei Leute halt sagen: 'Nee, ich will mein Endgerät nicht hergeben.'“

Simon: „Genau, richtig, ja.“

Andreas: „Und dementsprechend kann ich das dann auch nur anbieten als Unternehmen, aber nie durchsetzen. Und das ist das Thema App. Und dann stoßen wir mal kurz in einen Bereich vor mit der Taschenlampe der Aufklärung in dieses Thema: QR-Code und Barcodes. Das ist ein Thema, das in der letzten Zeit gar nicht mehr so häufig vorkam, aber immer mal wieder so aufflackert, ne.“

Simon: „Ja, genau. Also die Möglichkeit bieten wir im Prinzip auch dann. Da differenzieren wir im Prinzip zwischen zwei verschiedenen Möglichkeiten, wie wir die QR-Codes einsetzen. Die eine Möglichkeit ist quasi ein eigener Login. Also letztendlich man hängt einen QR-Code auf und scannt ihn ab, also zum Beispiel irgendwie an einer Maschine – oder du hattest, glaube ich, auch das Thema schon mal gesagt, dass wir es schon mal im Auto aufgehängt haben für den Fahrer oder so – und dann scannt man den ab und das ist quasi dann der Trigger für Einstempeln und logischerweise auch wieder fürs Ausstempeln. Das ist die eine Variante. Und die andere Möglichkeit ist im Prinzip, dass man das aus der anderen Sicht betrachtet: Als lokaler Admin hat man im Prinzip ein Gerät, ein Tablet et cetera, wo ein Admin-Account drauf administriert wird sozusagen. Und die Mitarbeiter selber haben halt individuelle QR-Codes, zum Beispiel am Mitarbeiterausweis. So einen Fall hatten wir, glaube ich, schon mal. Das heißt also, wenn dann ein Mitarbeiter im Prinzip zur Arbeit, zum Dienst, zur Schicht erscheint, dann wird quasi mit diesem administrativen Account der Mitarbeiter abgescannt und ist dann im Prinzip auch eingestempelt.“

Andreas: „Genau. Also entweder bringt der Mitarbeiter das Gerät mit, dann hängt da der QR-Code, oder da hängt halt das Gerät, dann bringt der Mitarbeiter den QR-Code mit.“

Simon: „Ja, genau.“

Andreas: „Und das ist ja eine Lösung, die haben wir in der Projektzeiterfassung. Dann macht die vielleicht... ist vielleicht noch ein bisschen spannender, weil dort kann man dann eben auch auf die verschiedenen Projekte und Tätigkeiten und so weiter hin- und herstempeln, einfach ohne irgendwie da rumfummeln zu müssen. Vorteil der QR-Codes ist in jedem Fall die einfache Zugänglichkeit.“

Simon: „Ja, mhm.“

Andreas: „Auch das einfache Ausrollen und das einfache Anbringen. Und das kann ja eine Plakette oder das kann ein Aufkleber oder das kann halt irgendwas sein. Nachteil der QR-Codes ist: Es ist natürlich nicht fälschungssicher. Also so ein QR-Code kann fotografiert werden oder was auch immer und kann natürlich also dann repliziert werden, und dann kann da natürlich auch jemand einfach das Foto abscannen. Insofern würde ich sagen, ist der QR-Code so eine Art Zwischenlösung irgendwo, ne. Es ist zwar ein bisschen stationär, aber es ist nicht so fälschungssicher wie jetzt das Terminal.“

Simon: „Ja, genau. Und es ist aber auch gleichzeitig zugänglicher, als ich muss mich jetzt irgendwo einloggen und ich muss jetzt irgendwelche Sachen eingeben, sondern ich kann halt im Prinzip einfach meinen QR-Code vor den Scanner dann einfach hinhalten. Es piept und dann haben wir das halt. Ein kleines Schmankerl ist ja auch noch, dass die QR-Code-Scan-App, die wir haben, die ist ja auch offline-fähig, damit man eben auch den ganzen Tag sozusagen Scans einsammeln kann und abends irgendwo abliefern kann. Das ist auch noch mal was Besonderes, weil wir sonst gerade im Web und bei der App ja sehr auf always online setzen, macht das hier vielleicht einen kleinen Unterschied. Okay. Ja, spannend. Mit Blick auf die Zeit, was machen wir jetzt eigentlich denn damit? Jetzt haben wir schon alles vorgestellt, Vor- und Nachteile hier runtergeklappert. Ja, wie entscheidet man sich jetzt, ne?“

Andreas: „Genau. Also am Ende ist es wie bei allem: Der Mix macht's, ne. Und es ist die Frage, wo komme ich als Unternehmen eigentlich her? Wo will ich eigentlich hin? Wenn ich ein Unternehmen bin, das aus der Vertrauensarbeitszeit kommt und das jetzt zu einer Dokumentation kommen will, die dann aber sozusagen ganz mit viel Vertrauen und ganz mit einer liberalen Unternehmenskultur stattfindet, vielleicht auch mit einem Mitarbeiterkreis, der hauptsächlich akademisch geprägt ist – keine Ahnung – wenn ich so ein Unternehmen skizziere, dann bin ich vielleicht mehr bei einer Dokumentation, die meiner alten Vertrauensarbeitszeit ähnelt, wo auch viele Bearbeitungsmöglichkeiten drin sind. Und wenn ich vielleicht einen Mitarbeitermix habe, wo vielleicht die Hürde zur Technik ein bisschen höher ist – das kann ja altersmäßig sein, das kann ja auch Sprachbarriere sein, das kann irgendetwas sein – und wo wir dann einfache Mechanismen schaffen müssen, dass die Leute einen ganz, ganz einfachen Zugang haben und wo wir vielleicht auch ein bisschen mehr Kontrolle etablieren wollen... Und vielleicht haben wir auch in diesem Unternehmen früher schon mal ein altes Zeiterfassungssystem gehabt, das jetzt einfach nur durch etwas mit mehr Prozessen, mit mehr HR-Schwerpunkt abgelöst wird... Dann sind wir natürlich ganz klar irgendwie mehr bei diesen Terminal-Themen.“

Simon: „Auf jeden Fall, ja.“

Andreas: „Im Zweifel, also auch noch mal aus meiner Erfahrung: Die Kombinatorik macht den Mix und die Anzahl der Möglichkeiten. Man kann ja auch gucken, welchen Mitarbeitergruppen gibt man vielleicht auch welche Stempelarten frei, ne? Haben wir auch noch nicht drüber gesprochen.“

Simon: „Genau, das fiel mir gerade auch noch ein. Also auch in einem Unternehmen, ich sage mal einfach ein Produktionsunternehmen mit hundertdreißig Mitarbeitern, da habe ich vielleicht gewerbliche Mitarbeiter, da habe ich Leute in der Fläche, da habe ich Leute, die ich halt mit dem Terminal erfassen möchte, wo wir auch Raucherpausenthemen haben und so weiter und so fort.“

Andreas: „Ja.“

Simon: „Und wir haben natürlich genauso auch eine Verwaltung und eine Geschäftsleitung und einen Head of Marketing, was auch immer, die dann auch in der mobilen Arbeit unterwegs sind.“

Andreas: „Ja, genau. Und dementsprechend: Der Mix macht's auch für die Mitarbeitergruppen, und ich glaube, da haben wir auch hier wieder viel Beratungskompetenz über die Jahre aufgebaut, zu sagen, was geht gut, was geht nicht. Und auch, was sind so typische Irrtümer. Jetzt können wir vielleicht noch mal so ein bisschen an einige Irrtümer oder Themen, die vielleicht nicht so gut gehen oder die wir auch gar nicht anbieten, vielleicht noch mal so anecken. Das eine Thema ist vielleicht dann, wenn man sich wünscht, dass Mitarbeiter am PC einstempeln oder ausstempeln, ist ja immer die Frage: Wann beginnt die Arbeitszeit eigentlich? Wenn der PC hochgefahren ist oder nicht? Dann fällt mir auch immer ein: Ja, was passiert eigentlich, wenn ich abends nach Hause gehen will, meinen PC ausgestempelt habe – der PC mich schon ausgestempelt hätte, wenn man so ein Verfahren hätte – ja, Konjunktiv, weil merkt man schon, machen wir eigentlich so nicht, etablieren wir so auch nicht – aber wenn man so einem Gedanken nachgeht, ist die Frage: Ja, was passiert denn, wenn ich den Flur runtergehe, noch in ein Gespräch verwickelt werde? Ist das eine Arbeitszeit? Haben wir dann Korrekturszenarien oder nicht? Und das sind ja dann auch alles Sachen, die nerven mich dann nachher auch in der Zeiterfassung, die nerven die Mitarbeiter, die nerven dann auch nachher die Administratoren. Also dieses Thema so 'Stempeln am PC' unterliegt natürlich gewissen Restriktionen. Dann haben wir das Thema, was du vorhin schon angesprochen hattest: Kann ich eigentlich von überall stempeln? Und da haben wir ja zum Beispiel im Enterprise-Bereich auch eine weitere Funktion.“

Simon: „Genau, kann ich von überall stempeln. Da gibt's sogar verschiedene, verschiedene... Kann ich von überall stempeln? Und dann kommt auch direkt noch mal der Fall: Darf ich eigentlich überall stempeln, wenn ich auch gerade verschiedene Terminals zum Beispiel im Einsatz habe, ne? Also kann ich von überall stempeln: Wir haben im Enterprise die Möglichkeit, dass wir quasi einen IP-Filter oder eine Art IP-Whitelist schreiben. Heißt also, dass wenn Mitarbeitende... denen wird dann auch die Möglichkeit gegeben, vielleicht sogar über die App beziehungsweise über die mobile Version zu stempeln. Voraussetzung dafür ist aber, dass der Mitarbeiter mit seinem Endgerät dann im Firmen-WLAN ist und wir das dann sozusagen... die IP-Adresse als statische IP erkannt wird und gesagt wird: Alles klar, das ist eben erlaubt, ne. Also das nutzen doch durchaus einige Kunden von uns. Das weiß ich auf jeden Fall.“

Andreas: „Ja, ja genau. Weil es ist natürlich auch dann praktisch, weil wir haben dann so 'Bring Your Own Device' auf der einen Seite, auf der anderen Seite haben wir dann trotzdem diese Einschränkung auf den Ort. Aber dafür brauchen wir halt, was du eben sagtest, statische IP-Adresse, dafür brauchen wir Infrastrukturabstimmung, aber das kann askDANTE ja. So, das ist also ein Thema, was wir im Enterprise-Bereich da haben. Was war das zweite?“

Simon: „Das zweite war, genau, ich muss aufpassen, dass die Themen jetzt nicht schon durcheinander springen hier. Also letztendlich, das kommt tatsächlich auch nicht so selten vor, hatte ich letztens auch erst wieder bei einem Kunden, der mehrere Standorte hat oder an einem Standort mehrere Terminals hängen hat. Und der möchte im Prinzip, dass die Mitarbeitenden, die für einen bestimmten Bereich abgeteilt sind, sozusagen nach Dienstplanung et cetera – das können wir ja auch – dass die wirklich auch nur an bestimmten Terminals zum Beispiel einstempeln, ne.“

Andreas: „Wegen Wiegezeiten und so was, ne?“

Simon: „Genau, richtig.“

Andreas: „Ja, genau. Also nicht erst schon am Anfang einstempeln, aber am Ende fängt er im Prinzip erst an. Da ist wieder die Frage: Wann beginnt die Arbeitszeit? Und so was können wir grundsätzlich mit Terminals auch einrichten. Das heißt bei uns so schön: Stempel-Labels. Letztendlich ist es dann so, dass die Mitarbeitenden dann im Prinzip sich dann... also die Mitarbeitenden werden einer Gruppe zugeordnet sozusagen, und dann dürfen Mitarbeiter nur aus bestimmten Gruppen auch an bestimmten Terminals ein- und auch wieder ausstempeln.“

Simon: „Ja, genau. Oh ja, ich gucke jetzt auch auf die Uhr. Ich glaube, ey, jetzt das Spannende ist – und wir haben heute Morgen dann da gesessen und haben gesagt: Wie schaffen wir es, mit diesem Thema die Folge irgendwie so zu füllen? – und wir machen jetzt die längste Folge, die wir bisher produziert haben.“

Andreas: „Okay.“

Simon: „Also in diesem Sinne, ich glaube, wir haben alles Wesentliche zum Thema Erfassungsarten gesagt. Ich glaube, Vor- und Nachteile sind auch klar geworden. Wir werden das Ganze mal koppeln mit dem kommenden Thema: Zeiterfassungsterminals. Da steigen wir dann ein bisschen mehr auf die Hardware-Seite ein.“

Andreas: „Genau. Das wird auf jeden Fall auch noch mal aufklärend und spannend. Wir haben uns als große Fans auf jeden Fall geoutet vom Zeiterfassungsterminal.“

Simon: „Ja, es ist halt eine gute Sache, glaube ich. Gut, also in dem Sinne freuen wir uns natürlich wie immer über Feedback an podcast@askdante.com.“

Andreas: „Genau, richtig, ja.“

Simon: „Und verabschieden uns für heute aus Kiel. Viele Grüße.“

Andreas: „Liebe Grüße. Die anderen Folgen noch anhören, ne, nicht vergessen. Bis zum nächsten Mal. Tschüss.“

Simon: „Tschüss.“

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