#10 Zeiterfassungspflicht Teil 1: Was bisher geschah

Einstempeln. Ihr askDANTE Podcast rund um Zeiterfassung, Abwesenheiten, Schichtplanung und bessere HR-Prozesse. Der neue Arbeitstag beginnt.

Andreas: "Herzlich willkommen zu einer neuen Folge unseres askDANTE Podcasts. Mein Name ist Andreas Jähne. Und hier ist Simon Hallen."

Simon: "Hallo. Ja, herzlich willkommen auch von meiner Seite aus. Wir haben ja nun Sommerzeit und haben uns überlegt, auch im Redaktionsmeeting, was für ein Thema ziehen wir uns eigentlich für die Folge zehn heute heran? Wir haben uns überlegt, dass wir uns ein Thema vornehmen, wozu wir eigentlich keinen Podcast machen wollten, nämlich das Thema Zeiterfassungspflicht. Wie sind wir darauf gekommen, Andreas? Warum haben wir uns heute trotzdem dazu gesetzt und auch tolle Sachen vorbereitet?"

Andreas: "Ja, ich habe so einen kleinen Suchagenten laufen und der spült mir regelmäßig, wenn neue Seiten im Internet zu gewissen Keywords auftauchen, das per E-Mail rein, damit ich das irgendwie im Blick behalten kann. Und dort las ich folgende Überschrift: 'Merz fordert Pflicht-Arbeitszeiterfassung. Oft haben die lautesten Meckerer etwas zu verbergen.' Und da bin ich ganz hellhörig geworden."

Simon: "Mhm. Okay."

Andreas: "Weil ich mir gedacht habe: Okay, unser Bundeskanzler schreitet jetzt zur Tat und fordert die Arbeitszeiterfassung. Das fand ich jetzt auch aufgrund seiner politischen Färbung erst mal überraschend. Aber ich bin dann direkt in diesen Artikel der Frankfurter Rundschau reingegangen und habe mir das durchgelesen. Ich war dann tatsächlich ein bisschen überrascht, wie die Dinge hier zusammengesetzt waren und wie diese Überschrift mich angelockt hat. Man muss sagen, die Frankfurter Rundschau hat das veröffentlicht. Es ist auch im Münchner Merkur erschienen – die gehören wohl zu einer Mediengruppe zusammen. In dieser Mediengruppe gab es ein Interview mit einem Brancheninsider, wie sie sagen. Das ist ein Geschäftsführer von einem Zeiterfassungsanbieter."

Simon: "Find ich überraschend. Ja, ja."

Andreas: "Und dann geht es darin um die eigentlich bekannten Themen, die wir aus der politischen Diskussion kennen: Dass man über eine Flexibilisierung der Wochenarbeitszeit spricht, dass man über die Frage spricht, was Herr Merz, glaube ich, gesagt hat. Mit der Vier-Tage-Woche und Work-Life-Balance werden wir den Wohlstand in unserem Land nicht erhalten werden können. Und..."

Simon: "Stimmt, ja."

Andreas: "Letztendlich wird das Ganze dann in dieses Arbeitszeiterfassungsthema überführt und wie einfach das natürlich alles mit einer elektronischen Zeiterfassung wird und so weiter. Ja, also da war ich von dieser Überschrift doch sehr angezogen. Der englische Begriff dafür ist, glaube ich, Clickbait."

Simon: "Clickbait, ja."

Andreas: "Ja, weil da natürlich auch Dinge zusammengestellt worden sind. Erstens habe ich nirgendwo gelesen, dass Herr Merz eine Arbeitszeiterfassungspflicht fordert. Und das andere, auch dieses 'Die lautesten Meckerer haben etwas zu verbergen', wird in der Überschrift in den Kontext von Herrn Merz gestellt, ist aber tatsächlich etwas, was von diesem Brancheninsider gesagt wurde."

Simon: "Ja."

Andreas: "Und das zeigt noch mal deutlich, wie präsent das Thema noch ist und gleichzeitig, wie krass die Verunsicherung eigentlich ist, die mit dem Thema noch zusammenhängt. Das ist ja auch etwas, was wir bei uns immer merken. Deswegen müssen wir jetzt vielleicht doch einmal die Taschenlampe herausholen, diese rostige Tür aufschließen, einmal in den dunklen Keller hinabsteigen und genau gucken, was denn überhaupt die Hintergründe sind und was wir im Archiv der letzten Jahre eigentlich finden. Kommen Sie mit uns auf eine investigative Reise in die Hintergründe der Zeiterfassungsgesetzgebung, die uns die letzten Jahre beschäftigt hat."

Simon: "Ja, spannend. Okay, das ist also der Anlass für unsere heutige Folge. Eventuell sogar nicht nur eventuell für ordentlich Inhalt, sondern auch für eine zweite Folge. Aber der Reihe nach: Wir wollen erst mal im ersten Teil heute die Ist-Situation beleuchten. Für mich ist das Thema natürlich alles noch ein bisschen neuer. Ich bin noch nicht seit Jahren in der Zeiterfassungs-Bubble unterwegs, aber dennoch, als ich mich ein bisschen darauf vorbereitet habe, wie eigentlich die aktuelle Situation, also die Ist-Situation, ist, habe ich festgestellt – gerade auch in der Recherche –: Eigentlich ist es auf gut Deutsch krass, dass wir uns seit 2019 in einem Spannungsfeld befinden, was das Thema Gesetzgebung, Urteile und Pflicht angeht. Da wollen wir jetzt gleich als Erstes reingehen, weil man muss ja auch sagen, Andreas – und da wirst du mich gleich bestimmt auch noch mal erhellen können –, Zeiterfassung ist ja eigentlich kein neues Thema. Das gab es ja irgendwie immer schon, und ich meine, askDANTE selber gibt es ja schon seit zweitausend...?"

Andreas: "Vierzehn."

Simon: "Vierzehn, ja."

Andreas: "Und als wir 2014 gestartet sind – und das erzähle ich auch einfach immer offen jedem –, sind wir ein bisschen auch in dieses Thema hineingewachsen. Als wir damit gestartet sind, war ich schon auch überrascht, dass wir mit dem Thema den Erfolg haben können, den wir heute haben. Und auch, dass sich das über die Jahre weiterentwickelt hat und weiter zunimmt. Jetzt muss man sagen, wir sind natürlich viel – und darüber haben wir auch in anderen Folgen gesprochen – in diesem HR-Prozess-Thema unterwegs. Das ist dann vielleicht sozusagen die große Entwicklung, die auch in der HR-Digitalisierung seit 2014, 15, 16 gestartet ist, wo wir dann drin gelandet sind. Aber erst mal auch 2014 rückblickend gab es schon seit zwanzig, dreißig Jahren Zeiterfassungssysteme, auch elektronische. Und das Thema Stechkarten an der Tür und so weiter, das ist ja noch viel älter. Deswegen ist es irgendwie schon seltsam, dass man sich mit einem so alten Thema dann plötzlich in einer so großen Unsicherheit, auch in einer so großen gesetzlichen Unsicherheit wiederfindet, die den Markt eigentlich bis heute beherrscht und auch Entscheidungen von Unternehmen beeinflusst und beherrscht. Und da ist ja dieses Thema, dieses EuGH-Urteil von 2019, das war ja so der große Auslöser. Jetzt wissen bestimmt die meisten unserer Zuhörer, ja, da gab es 2019 ein Urteil, aber möglicherweise weiß nicht jeder, worum es darin eigentlich gegangen ist."

Simon: "Ja."

Andreas: "Und wir mussten das auch nachgucken, und es ist eigentlich spannend. Da hat eine spanische Gewerkschaft einen Teil der Deutschen Bank verklagt, weil die Arbeitszeitdokumentation zum Arbeitsschutz nicht vorhanden gewesen ist. Wir hatten es also wirklich mit einer europäischen Situation zu tun, weil natürlich mehrere Ländergesellschaften involviert waren, und das Ganze ist halt eskaliert bis zum Europäischen Gerichtshof 2019. Und dort gab es dann ein Urteil, Simon."

Simon: "Ja, ich habe es gerade schon aus der Mottenkiste quasi geholt, weil es tatsächlich..."

Andreas: "Aus der ersten knarzenden Kiste."

Simon: "Das ist so diese erste knarzenden Kiste, die knarzt jetzt im Hintergrund so leicht, und unter einem Schwall von Staub kommt dieses Urteil hervor. Ja, genau. Also das war tatsächlich der 14. Mai 2019, also vor über sechs Jahren. Das muss man sich halt auch mal auf der Zunge zergehen lassen, wie lang die Reise eigentlich seitdem auch schon gewesen ist. Und da war es eben so, dass der EuGH gesagt hat, die Mitgliedstaaten der EU müssen die Arbeitgeber verpflichten – also da taucht das Wort Pflicht auf jeden Fall auf –, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen. Sie definieren relativ genau, was die Kriterien für ein System sind, das eingeführt werden muss, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer gemessen werden kann. Ziel dieser Regelung – auch das ist noch mal spannend – ist der Schutz der Arbeitnehmer, insbesondere die Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten sowie der Ruhezeiten. Das sollte man sich auch noch mal gut merken, weil wenn wir irgendwann dann, vielleicht auch erst in der nächsten Folge, auf die aktuelle Situation hinkommen, kann das ja auch noch mal spannend werden. Aber das ist eigentlich schon wichtig und ein Meilenstein, weil damals im Prinzip diese Pflicht schon ausgesprochen wurde auf europäischer Ebene."

Andreas: "Ja, beziehungsweise eigentlich finde ich das ja auch wenig überraschend, weil es geht ja eigentlich nicht darum, einen zusätzlichen Bürokratiemechanismus obendrüber zu bauen, den man so macht, weil man die Zeiterfassungsbranche unterstützen will... die selbstverständlich sehr dankbar dafür wäre."

Simon: "Ja, ja."

Andreas: "Aber nur als wirtschaftliche Förderung ist das nicht gedacht."

Simon: "Genau."

Andreas: "Sondern es geht um Arbeitsschutz."

Simon: "Schutz."

Andreas: "Also es geht darum, Arbeitnehmer zu schützen, dass man halt Mindestarbeitszeiten, Ruhezeiten und so weiter einhält. Und Arbeitsschutz ist jetzt auch kein neues Thema. Eigentlich sind das alles Themen, die gibt es schon irgendwie ewig und die sind eigentlich schon ausverhandelt. Trotzdem gibt es Streit darüber, und jetzt wird festgestellt: Ja, du musst aber eine Arbeitszeiterfassung haben, damit das überhaupt kontrollierbar ist. Das hat der Europäische Gerichtshof dann festgestellt und hat die Staaten der EU dafür in die Pflicht genommen, das in nationales Gesetz zu gießen. Das war 2019, und das haben auch viele wahrgenommen. Aber es haben nicht so viele etwas damit getan, weil man gewartet hat, bis das Ganze in nationales Recht übernommen wird. Wirklich irgendwie ein spannender Punkt, weil was ist denn eigentlich danach passiert? Andreas, ich frage dich jetzt mal so herausfordernd: Wer war denn eigentlich 2019 Bundesarbeitsminister?"

Andreas: "Das war der – das haben wir vorher schon nachgeguckt, Simon –, das war der Herr Heil. Und man hätte jetzt gedacht, auch ein SPD-Arbeitsminister schreitet dann schnell zur Tat, aber wir wollen ihn jetzt nicht direkt festnehmen dafür, dass er nicht aktiv geworden ist, denn es ist etwas passiert."

Simon: "Tja, wir erinnern uns alle ganz gut. Als man hätte sich dann vielleicht mal aufraffen können und irgendwie gesetzgebend werden können, kam Anfang 2020 die Corona-Krise."

Andreas: "Richtig."

Simon: "Ja. Und in Corona hatten wir irgendwie alle andere Themen, nicht wahr? Ich glaube, das weiß jeder von uns. Ich habe damals auch noch bei einem anderen Arbeitgeber gearbeitet, und ich erinnere mich noch: Von heute auf morgen alle irgendwie ins Homeoffice oder mobiles Arbeiten."

Andreas: "Ja, klar. Diese ganzen Themen. Und da war ja im Prinzip alles, was bisher galt, irgendwie auch außer Kraft gesetzt. Das haben wir ja an mehreren Stellen gesehen."

Simon: "Es war bei uns genau das Gleiche. Als Corona losging, weiß ich noch, wir haben blitzschnell alle Leute mit Laptops ausgestattet, weil wir hatten natürlich auch noch viel mehr Präsenzzeit zu dem Zeitpunkt hier bei uns."

Andreas: "Ja, klar."

Simon: "Wir sind alle ins Homeoffice gegangen. Es hat überraschend gut geklappt alles, aber es war natürlich ein starker Cut. Und allein schon, wie du jetzt sozusagen diese Begriffe Homeoffice, mobiles Arbeiten, dann gibt's ja noch das Thema Telearbeit und so weiter benutzt... Man merkt, diese juristischen Begrifflichkeiten haben Schwierigkeiten, mit aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten. In der Situation war es definitiv so, da sind ganz andere Sachen gewesen. Da ging es dann irgendwie um die Aussetzung von Insolvenzrecht und überhaupt die Frage: Wie kriegen wir die Wirtschaft durch diese Zeit? Ich trage es insofern der damaligen Regierung nicht so stark nach, dass sie nicht gesagt hat: 'Komm, lass uns ein Arbeitszeiterfassungsgesetz machen.' Nichtsdestotrotz ist es eigentlich spannend, dass gerade Corona genau zu dieser Notwendigkeit noch stärker geführt hat."

Simon: "Ja."

Andreas: "Weil das, was wir dann ja erlebt haben – das ist jetzt so aus unserem Nähkästchen, ein bisschen off topic –, wir haben dann ganz viele Unternehmen gehabt, die gesagt haben: 'Ich muss plötzlich mobiles Arbeiten aufzeichnen. Wie soll ich das denn machen? Ich möchte eine Homeoffice-Quote bei mir haben. Wie soll ich das denn machen?' Und dann überhaupt erst mal in diese Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung reingegangen sind."

Simon: "Ja. Und so hat sich insofern für unsere Branche indirekt Corona auch wirklich noch mal zu so einem Beschleuniger, zu so einem Triebsatz entwickelt, weil natürlich diese ganze dezentrale Arbeitszeiterfassung und so... da haben alte Lösungen halt nicht mehr funktioniert."

Andreas: "Ja. Ich erinnere mich auch noch, Kurzarbeit war ja auch so ein großes Thema in Corona."

Simon: "Oh ja, Kurzarbeit."

Andreas: "Auch das... gut, da will ich jetzt..."

Simon: "Haben wir noch gar nicht drüber gesprochen."

Andreas: "Nee, aber Kurzarbeit ist auch so ein Thema gewesen. Aber man merkt auf jeden Fall, wie so eine gesellschaftliche Veränderung und wie so ein Ereignis sich dann einfach so krass auswirkt und plötzlich auch starre Gesetzgebung überhaupt nicht mehr hinterherkommt."

Simon: "Ja. Und dann ging Corona also so vorüber und dann waren wir... ich erinnere mich noch, dann waren wir im Jahr zweiund..."

Andreas: "Zweiundzwanzig."

Simon: "2022, ja. Dann waren wir im Jahr 2022 auf der Messe in Köln auf der Zukunft Personal. Andreas, was ist am 13.09.22 dann passiert?"

Andreas: "Na ja, das war im Prinzip der Mainstream des Bundesarbeitsgerichts, nicht wahr? Es gab einen Fall, in dem ein Betriebsrat sich dafür eingesetzt hat, dass die Arbeitgeberin in dem Fall ein System zur elektronischen Zeiterfassung einführt. Da hat sich aber jemand versperrt, beziehungsweise es gab einfach keine Einigung."

Simon: "Es gab keine Einigung, genau."

Andreas: "Genau. Und dieser Betriebsrat ist dann im Prinzip auch vor Gericht gegangen und hat geklagt. Und das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September, also zur besten Messezeit sozusagen, dann im Prinzip auch eine Entscheidung getroffen und hat wirklich klargestellt: 'Hey Arbeitgeber, ihr seid verpflichtet, eben dieses objektive, verlässliche, zugängliche System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen' – eben auch wieder vor dem Hintergrund des Schutzes der Arbeitnehmer."

Simon: "Genau, richtig, ja. Das wurde im Prinzip dann durch dieses Urteil noch mal auch auf Bundesebene bekräftigt. Und ich war damals noch nicht bei askDANTE, aber wie war das auf der Messe, Andreas?"

Andreas: "Na ja, die Leute kamen dann sofort. Ich glaube, das war der zweite Tag, und die Leute kamen dann und haben gesagt: 'Hier, es gibt jetzt dieses Gesetz.' Und wir haben gesagt: 'Ja, okay, danke.' Aber wir wissen dazu natürlich auch nicht so sehr viel mehr, weil wir kannten natürlich nur dieses EuGH-Urteil. Wir wussten, dass das aus dem Arbeitsschutz kam. Und ich finde auch diese Rechtsprechung von dem BAG-Urteil auch superspannend, wenn man eigentlich mal darüber nachdenkt, dass es darum ging, eine Betriebsvereinbarung zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber irgendwie zu schließen, und die konnten sich nicht einigen. Dann klagt der Betriebsrat, und das Bundesarbeitsgericht sagt: 'Ja, ist ja schön, dass du klagst, aber unabhängig mal davon ist der Arbeitgeber sowieso verpflichtet, das zu machen.' Es gibt ganz klar diese Aussage, und wenn man heute im Internet recherchiert – was wir im Vorfeld zu dieser Folge ein bisschen intensiver gemacht haben –, habe ich auch auf Seiten von Arbeitsjuristen ganz klar die Ansage gesehen: Es existiert diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für den Arbeitgeber. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem existiert de facto, und man sollte nichts anbrennen lassen. Das ist eigentlich auch das, was das BAG-Urteil doppelt unterstrichen hat. Aber es ist halt indirekt induziert in die Unternehmenswelt, immer nur durch diesen Arbeitsschutz. Arbeitsschutz ist ja das eine, das andere, was man vielleicht heranziehen könnte, wäre das Thema Mindestlohn. Kann ich eigentlich feststellen, dass jemand Mindestlohn bekommt? Ich habe mal im Mindestlohnbereich ein Zitat von einem Arbeitgeber irgendwo gelesen. Es war natürlich ein bisschen sehr polemisch, aber der hat gesagt: 'Wenn ich schon nicht bestimmen darf, was jemand pro Stunde bekommt, dann kann ich doch immer noch bestimmen, wie lang die Stunde eigentlich ist.' Das sind so... man merkt, für die Kontrolle bestehender gesetzlicher Vorschriften brauche ich das."

Simon: "Mhm."

Andreas: "Und trotzdem gibt es bis heute nichts. Und da sind wir jetzt im Jahr 2022. Was danach passierte: Wir hatten natürlich auf der Messe diese Anfragen, und danach haben wir über den Jahreswechsel '22/'23 und auch bis Ende '23 ganz stark diese Anfragen bekommen: 'Ja, jetzt gibt’s ja das Gesetz, wir müssen jetzt was einführen. Wie macht man dies? Wie macht man jenes? Wir wollen uns schon mal proaktiv Systeme angucken.' Das haben wir auch in unserem Reporting ganz klar gesehen, dass bis Ende '23 diese Anfragen gekommen sind."

Simon: "Ja, ja. Und man muss auch sagen, diese Anfragen sind nicht irgendwie nur auf bestimmte Branchen gemünzt. Ob das jetzt soziale Träger sind, ob das produzierende Unternehmen sind, im Einzelhandel et cetera – da gibt’s ja die verschiedensten Kundengruppen, die wir bedienen können. Das ist der Effekt, den wir gemerkt haben. Jetzt bin ich ja quasi aktuell mit dabei, das war ja auch ungefähr meine Zeit, in der ich hier eingestiegen bin. Diesen Effekt spürt man bis letztes Jahr eigentlich auch schon, '24. Viele Kunden sagen: 'Na ja, das ist mir auf jeden Fall wichtig. Ich muss es sowieso einführen.' Aber es gibt auch den Trend, dass immer noch mal ein Projekt auf Eis gelegt oder verschoben wird."

Andreas: "Weil Unsicherheit da ist, nicht wahr?"

Simon: "Genau, weil... Jetzt machen wir den Bogen ein bisschen zum Anfang der Folge, und das ist so die aktuelle Situation: Wo stehen wir denn jetzt eigentlich?"

Andreas: "Und tja, also..."

Simon: "Wo stehen wir?"

Andreas: "Erst mal gibt's ja noch einen Schritt, den viele nicht mitbekommen haben: Es gibt ja noch diesen Referentenentwurf."

Simon: "Ja gut, stimmt. Den haben wir natürlich auch noch."

Andreas: "Und dieser Referentenentwurf ist dann auch noch aufgetaucht. Nach dem BAG-Urteil hat sich jemand aufgerafft, hat was gemacht, und dann gab es diesen Referentenentwurf, den der ein oder andere Arbeitgeber dann auch schon kannte. Ich zitiere mal aus diesem Referentenentwurf – er war zur Vorlage für die Gesetzgebung im Bundestag –: 'Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.'"

Simon: "Ja."

Andreas: "Da ist im Prinzip alles drin: Es muss am richtigen Tag passieren, es muss elektronisch passieren. Wie waren die Kriterien aus dem EuGH-Urteil?"

Simon: "Objektiv, verlässlich und zugänglich. Richtig, genau."

Andreas: "Und das muss da drin sein. In weiteren Absätzen werden dann auch noch Änderungen vorgenommen, wo drin steht: Auch wenn die Pflicht für die Erfassung vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer abgegeben wird, selbst dann muss der Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, um über Verstöße informiert zu werden. Im Prinzip hatte dieses Gesetz eigentlich schon alles drin und war auch schon fast fertig, kam dann aber nicht zur Abstimmung."

Simon: "Also Akte zu, zurück in die Kiste, Kiste wieder zugemacht."

Andreas: "Nächste Kiste, ja, ja."

Simon: "Und wo stehen wir jetzt?"

Andreas: "Wo stehen wir jetzt? Genau. Und das ist eigentlich das, was wir dann im zweiten Teil der Folge beleuchten wollen."

Simon: "Haben wir uns zumindest vorgenommen, nicht wahr? Also..."

Andreas: "Genau, wir haben jetzt schon wieder über zwanzig Minuten Archivarbeit gemacht."

Simon: "Genau, richtig. Taschenlampe aus."

Andreas: "Genau. In der nächsten Folge werden wir uns dann daran anschließen mit der Frage: Was ist denn jetzt die aktuelle Situation? Wie geht es jetzt weiter? Zurückkoppelnd auf den eingangs erwähnten Frankfurter Rundschau-Artikel fordert Friedrich Merz eine Arbeitszeiterfassung. Und vor allem: Was ist jetzt eigentlich mit dieser Vertrauensarbeitszeit? Das ist ja der größte Unsicherheitsfaktor von allen."

Simon: "Ja, gibt's auch noch."

Andreas: "Diese und viele weitere Fragen..."

Simon: "...klären wir in unserer nächsten Folge."

Andreas: "Genau. Also dranbleiben, und dann freuen wir uns schon auf den zweiten Teil dieser Doppelfolge zum Thema Zeiterfassungspflicht."

Simon: "Bis dann. Tschüss."

Andreas: "Tschüss."

Simon: "Und ausstempeln."

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