Stempelkarte zur Zeiterfassung: Definition und Vorteile

Die elektronische Arbeitszeiterfassung geht nicht immer mit dem Verzicht auf manuelle Hilfsmittel einher. Eine digitale Stempelkarte oder ein Transponder eröffnen vielfältige Möglichkeiten, verschiedene Erfassungsarten komfortabel miteinander zu kombinieren.

Wir zeigen Ihnen klassische Anwendungsfelder von Stempelkarten, ihre technologische Entwicklung und wie HR passgenaue Zeiterfassungsmethoden im Unternehmen etabliert.

Inhalt
• 1Stempelkarte – Definition
• 2Wie funktioniert die digitale Stempelkarte?
• 3Zeiterfassung mit Stempelkarte – Anwendungsbeispiele
• 4Vor- und Nachteile von Stempelkarten
• 5Die Zukunft der Stempelkarte
• 6Fazit: Stempelkarten als sinnvolle Komponenten in der Zeitwirtschaft

Stempelkarte – Definition

Die Stempelkarte ist ein physisches Dokument, das der manuellen oder elektronischen Arbeitszeiterfassung dient. In ihrer ursprünglichen Form handelte es sich um Stechkarten aus festem Papier, in die mittels Stechuhr, Stempeluhr oder Kontrolluhr Löcher gestanzt wurden. Diese Methodik bildete das erste standardisierte System für einen sicheren Stundennachweis. Die Technologie moderner Stempelkarten hat mit diesem traditionellen Vorgehen jedoch nur noch wenig zu tun.

Heutige Stempelkarten sind mit einem RFID-Chip ausgestattet, der das kontaktlose Ein- und Ausstempeln von Beschäftigten an einem entsprechend konfigurierten Zeiterfassungsterminal ermöglicht. Anschließend erfolgt eine Übermittlung der aufgezeichneten Daten an das digitale Zeiterfassungssystem. Dies macht Arbeitszeiten, ungeplante Abwesenheiten sowie Plus- und Minusstunden für berechtigte Nutzer, insbesondere Führungskräfte, transparent einsehbar.

Ein solches Stempelkarten System erleichtert nicht nur die Entgeltabrechnung, sondern ermöglicht auch eine faire Personaleinsatzplanung für ein ganzheitliches Arbeitszeitmanagement.

Wie funktioniert die digitale Stempelkarte?

Die Funktionsweise der Stempelkarte hat sich technologisch stark verändert. Ursprünglich wurde auf die mitarbeiterbezogene Karte aus Papier das Datum und die genaue Uhrzeit gestempelt. Diese physische Stechkarte war typischerweise für einen Monat konzipiert, bevor sie durch ein neues Exemplar ersetzt wurde.

Die KMU Digitalisierung macht diese manuelle Vorgehensweise weitestgehend obsolet. Heute funktioniert die Stempelkarte meist über einen integrierten RFID-Chip, ähnlich wie in einem Transponder. Dieser Chip ermöglicht die Arbeitszeiterfassung durch einfaches Vorhalten an ein Lesegerät. Die erfassten Daten werden automatisch und präzise an ein digitales Zeiterfassungssystem übermittelt.

Alternativ oder parallel nutzen viele Unternehmen digitale Möglichkeiten zum Ein- und Ausstempeln über den PC oder eine Zeiterfassung mit App. So haben Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit, sich im Büro am Terminal einzustempeln, im Homeoffice hingegen eine App oder eine Weboberfläche am PC zu nutzen. Alle Erfassungsarten laufen zentralisiert in einer intelligenten Zeiterfassungssoftware zusammen.

Zeiterfassung mit Stempelkarte – Anwendungsbeispiele

Inwiefern die Zeiterfassung mit Stempelkarte konkret Anwendung findet, ist stark von der Branche und der Arbeitsform der Beschäftigten abhängig. Unabhängig vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens können verschiedene Lösungen sinnvoll sein.

Beispiel 1: Sicherstellung der physischen Anwesenheit

Ein Bürokaufmann hält seinen Arbeitsbeginn und sein Arbeitsende per Stempelkarte fest. Auch seine gesetzlichen Pausenzeiten kennzeichnet er durch das Vorhalten der Chipkarte am Terminal. Die erfassten Zeiten werden automatisch an das Zeiterfassungssystem übertragen und so mit seinen hinterlegten Sollstunden verrechnet.

Der Vorteil gegenüber rein digitaler Erfassung: Arbeitgeber stellen sicher, dass Beschäftigte sich tatsächlich an ihrem Arbeitsplatz aufhalten. Eine noch sicherere Unterbindung von Arbeitszeitbetrug ist lediglich durch den Einsatz biometrischer Verfahren wie Fingerprint möglich. So lässt sich vor allem das unerlaubte Stempeln durch Kollegen (sog. Buddy Punching) verhindern.

Noch essentieller als die Kontrollfunktion der Arbeitszeiterfassung ist an dieser Stelle jedoch der Mehrwert, den Unternehmen und Beschäftigte gewinnen. Ein transparenter Einblick in Arbeitszeiten sowie vereinfachte Verwaltungsprozesse zählen zu den größten Vorteilen der Zeiterfassung mit Stempelkarte.

Beispiel 2: Verbindung mit Einlasskontrolle

Zusätzlichen Nutzen erhält beispielsweise ein Labormitarbeiter, sofern seine Chipkarte mit individuellen Zutrittsrechten zu bestimmten Bereichen im Unternehmen gekoppelt wird. Aufgrund ihrer hohen Sicherheitsstandards eignen sich RFID-Chipkarten und Transponder optimal auch für sensible Vorgänge. Daher können Stempelkarten ebenso die grundsätzliche Zutrittskontrolle zum Unternehmensgebäude reglementieren und klassische Schlüssel ersetzen.

Beispiel 3: Projekt- und Standortbuchung

Bei verschiedenen Unternehmensstandorten ermöglichen Stempelkarten eine fehlerfreie Buchung von Arbeitszeiten auf spezifische Orte. Nehmen beispielsweise Mitarbeiter in einem Fitnessstudio ihre Arbeit regelmäßig in verschiedenen Studios auf, so wird durch das Einstempeln an einem bestimmten Transponder der korrekte Standort im System hinterlegt. So kann die Personalplanung der Fitnesstrainer HR-seitig auf einen Blick geprüft werden. Auch für die Projektzeiterfassung ist dieses Vorgehen praktikabel.

Alternative: Arbeitszeiterfassung ohne Chipkarte

Alternativ zu den genannten Chipkarten-Lösungen ist auch eine ausschließlich digitale Erfassung realisierbar. Dies geschieht beispielsweise über ein digitales Terminal am PC, bei dem Mitarbeiter sich per Login anmelden, oder direkt über eine Zeiterfassung mit App. Diese Flexibilität ist vor allem notwendig, sofern Mitarbeiter teilweise im Homeoffice oder remote arbeiten. Auch eine Kombination digitaler und analoger Lösungen ist reibungslos umsetzbar.

Vor- und Nachteile von Stempelkarten

Digitale Stempelkarten bringen spezifische Vor- und Nachteile mit sich, die das Personalmanagement bei der Wahl ihres Zeiterfassungssystems abwägen müssen.

Vorteile der Stempelkarte

Die Zeiterfassung mit Stempelkarte Zeiterfassung ist durch eine besonders einfache und sichere Anwendung geprägt:

• Einfache Handhabung und geringe Fehleranfälligkeit: Die Bedienung ist intuitiv. Das manuelle Ein- und Ausstempeln minimiert Fehler und macht manuelle Eingaben obsolet. Insbesondere für Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeitsplatz ist dies unersetzlich.
• Kostengünstige Anschaffung: Die initialen Kosten für Stempelkarten und mechanische Stempeluhren sind vergleichsweise gering.
• Unabhängigkeit von komplexen technischen Systemen: Die Funktionalität erfordert grundsätzlich keine aufwendige IT-Infrastruktur oder ständige Wartung.
• Flexibler Einsatz in anspruchsvollen Umgebungen: Auch an Orten wie Baustellen, wo moderne Elektronik anfällig ist, können Chipkarten zuverlässig genutzt werden.

Nachteile der Stempelkarte

Trotz ihrer Integration in digitale Systeme hat die Stempelkarte einige Nachteile, die ihre Anwendbarkeit im Unternehmen einschränken:

• Risiko von Beschädigung oder Verlust: Physische Stempelkarten können leicht verloren gehen oder beschädigt werden, was den Stundennachweis erschwert und den Aufwand für den HR Manager erhöht.
• Inkompatibilität mit modernen Arbeitsmodellen: Der Einsatz der Chipkarte setzt zwingend die physische Anwesenheit am Gerät voraus. Sie ist daher nicht kompatibel mit Homeoffice-Regelungen. Ihre ausschließliche Nutzung kann daher das Work Life Blending von Beschäftigten einschränken.
• Gefahr der Manipulation: Das sogenannte „Buddy Punching“, bei dem Kollegen füreinander stempeln, ist ein verbreitetes Problem. Denn werden die Stempelkarten untereinander weitergegeben, können falsche Arbeitszeiten gestempelt werden.

Die Zukunft der Stempelkarte

Der langfristige Trend geht zur rein digitalen Arbeitszeiterfassung. Denn für Arbeitnehmer mit Bildschirmarbeitsplatz überwiegen ihre Vorteile gegenüber analogen Prozessen. Dennoch wird die Chipkarte auch zukünftig nicht komplett obsolet.

In einigen Branchen bleibt sie trotz fortschreitender Digitalisierung präsent. Insbesondere in Sektoren mit geringerer Digitalisierungsrate oder sehr spezifischen Anforderungen an die physische Anwesenheitskontrolle finden Stempelkarten weiterhin Anwendung. Beispielsweise in Teilen des produzierenden Gewerbes, auf Baustellen oder zur Zeiterfassung in der Kita. Sie bieten dort eine unkomplizierte Lösung, die keine komplexe Infrastruktur erfordert.

Fazit: Stempelkarten als sinnvolle Komponenten in der Zeitwirtschaft

Physische Stempelkarten sind in ihrer ursprünglichen Papierform längst obsolet. Ihre Funktion wird jedoch von modernen, digitalen Lösungen übernommen, die die Arbeitszeiterfassung revolutioniert haben. Eine digitale Stempelkarte, oft in Kombination mit einer App für Mitarbeiter, vereinfacht die Zeiterfassung erheblich und bietet dem Personalmanagement wertvolle Daten für effiziente Prozesse und rechtliche Sicherheit. Die Initiierung einer Umstellung auf ein solches Stempelkarten System ist für jeden HR Manager ein legitimer und notwendiger Schritt in der KMU Digitalisierung. Nicht nur, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und das Employer Branding zu stärken, sondern auch, um Verwaltungsprozesse nachhaltig effizienter zu gestalten.