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Der Markt an Zeiterfassungssystemen ist in den letzten Jahren eher unübersichtlich geworden. Häufig lässt sich erst durch den Einsatz der Software feststellen, ob sie überhaupt den eigenen Anforderungen entsprechen kann. Wir haben für Sie einen kleinen Leitfaden erstellt, um Ihnen zu zeigen, was eine Zeiterfassungssoftware leisten sollte.

Inhalt

Arten Zeiterfassungssysteme?
Was leistet ein Arbeitszeitkonto?
Wie sollte ich Zeiten erfassen lassen?
Warum werden Zeiterfassungssysteme gehostet?
Was macht eine Arbeitszeiterfassung besonders gut?

Arten Zeiterfassungssysteme

Auf dem Weg zur richtigen Zeiterfassungssoftware, muss als erstes angefragt werden, wie genau das System eingesetzt werden soll. Hier können wir folgende Methoden unterscheiden:

1. Anwesenheitskontrolle

Über ein Terminal oder das Einloggen am PC wird festgestellt, ob und wie lange Mitarbeiter anwesend waren.

2. Pausenregeln und Überstundenkonto

Über das Erfassen der Stunden hinaus werden Mitarbeiter an Pflichtpausen erinnert. Überstunden werden auf ein Konto eingezahlt und können mit verschiedenen Regeln abgerechnet werden (inkludierte Überstunden, Freizeitentnahme, Überstundenauszahlung, Begrenzung von Überstunden

3. Zeiterfassung auf Kostenstellen

Arbeitsstunden werden nicht nur erfasst, sondern können verschiedenen Abteilungen, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden.

4. Zeiterfassung und Planung

Zusätzlich zur Stundenerfassung wird die gesamte Arbeitszeitorganisation über das System abgewickelt. Dazu gehören digitale Urlaubsanträge, Anwesenheitskalender und eine Schichtplanung.

Was leistet ein Arbeitszeitkonto?

Herzstück der Zeiterfassung ist das Arbeitszeitkonto. Hier wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit mit der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit verrechnet. Mitarbeiter müssen nur noch ihr Kommen und Gehen erfassen, alles andere macht das System. Es kontrolliert zum Beispiel ob Pausenzeiten eingehalten wurden. Berechnet Überstunden nach den ausgewählten Regeln (beispielsweise bei inkludierten Überstunden). Berechnet Stundenanteile bei Krankheit und Feiertagen (besonders wichtig bei Teilzeit und unregelmäßiger Arbeitszeit) und fasst am Ende des Monats alle nötigen Daten zusammen, die für die Lohnbuchhaltung notwendig sind.

Arbeitszeitkonto

Wie sollte ich Zeiten erfassen lassen?

Für die Erfassung von Arbeitszeiten stehen heute eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Diese gehen vom Einsatz robuster Terminals in Werkshallen bis hin zur mobilen Erfassung per Smartphone für unterwegs:

Stationäre Zeiterfassungsterminals: Moderne Zeiterfassungsterminals sind in der Regeln mit einer Software verbunden, die eine Administrierung sowie einen Self-Service-Bereich für Mitarbeiter über den PC anbieten. Neben den klassischen Türterminals, über die Mitarbeiter sich per Chip, Karte oder Fingerabdruck ein- und ausloggen, können die Terminals ebenfalls Teil der Zutrittskontrolle sein.

Spezial-Terminals: Bei besonderen Anforderungen bietet der Markt verschiedene Lösungen. Baustellen-Terminals müssen beispielsweise mobil und leicht anzubringen sein und mit den wetter- und bautechnischen Bedingungen zurechtkommen.

Per PC: Der Klassiker im Büro ist die Zeiterfassung über den PC. Hier lohnt sich der Blick auf Cloud-basierte Lösungen, die eine Erweiterung der Arbeitszeiterfassung auf Homeoffice-Plätze und Außendienstmitarbeiter bzw. Geschäftsreisen möglich macht. Außerhalb des Büros können Mitarbeiter über den Browser Stunden erfassen. Ist eine solche Möglichkeit nicht gewünscht, können gute Systeme die Erfassung außerhalb des Betriebes auch unterbinden.

Mobile Zeiterfassung: Nicht nur neue Arbeitsmodelle wie das mobile Arbeiten machen die Erfassung per App attraktiv. Diese Lösung ist auch für Betriebe interessant, die bereits andere Apps auf dem Smartphone oder Tablet einsetzen. Gute Zeiterfassungssysteme bieten eine gemischte Nutzung von PC, Terminal und mobilen Endgeräten an.

Per Barcode: Die Einsatzmöglichkeiten der Arbeitszeiterfassung per Barcode sind vielfältig. Zum Beispiel können die Barcodes an verschiedenen Arbeitsstationen angebracht werden. Mitarbeiter scannen diesen einfach ein, bevor sie mit der Arbeit beginnen. Diese Methode ist besonders dort geeignet, wo es keine Netzverbindung gibt.

Warum muss ein Zeiterfassungssystem gehostet werden?

Zeiterfassungssysteme funktionieren nur im Netzwerk. Sie sind keine Insellösungen, die auf einzelnen PC installiert werden. Dieses sogenannte Hosting kann mit einem hauseigenen Server umgesetzt werden oder (gerade bei kleinen Betrieben) über eine Cloud-Lösung. Diese hat den Vorteil, dass Aufgaben wie die Wartung der Software und des Servers in den Händen von fachkundigen Experten sind, die damit nicht extra eingestellt werden müssen.

Kleine Betriebe: Cloud-Lösungen ersparen das Einrichten einer IT-Infrastruktur (Server) und Wartungsarbeiten werden von professionellen Fachkräften erledigt.

Betriebe mit Server und IT-Fachpersonal: Inhouse-Lösungen haben den Vorteil, dass alles in der Hand der Betriebe bleibt. Hier sollte unbedingt ein fachkundiger Administrator im Haus sein, denn wie jede technische Einrichtung muss auch eine Software gewartet und geupdatet werden.

Was macht eine Arbeitszeiterfassung besonders gut?

Eine gute Arbeitssoftware hat folgende Eigenschaften:

  • Sie ist einfach und intuitiv zu bedienen
  • Sie bildet alle gängigen Arbeitszeitmodelle ab, inklusive Zeitarbeit und Freien Mitarbeitern
  • Sie geht problemlos mit Sondervereinbarungen um
  • Sie kann auf verschiedenen Geräten genutzt werden
  • Sie bietet eine durchdachte Strukturierung der Personaldaten
  • Sie kann individuelle Freigabeprozesse abbilden
  • Sie ermöglicht eine einzelne Verwaltung von Teams bzw. Filialen und Abteilungen
  • Sie vereinfacht die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Personalverantwortlichen
  • Sie wird in Deutschland gehostet und entspricht den hiesigen Datenschutzregeln
  • Sie ist auch noch in zehn Jahren modern und nutzbar

von | 10.07.2018

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