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Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Das richtige System für KMUs finden

Header zeigt Laptop mit Screenshot aus dem Zeiterfassungssystem askDANTE.

Der Markt an Zeiterfassungssystemen ist in den letzten Jahren unübersichtlich geworden. Häufig lässt sich erst durch den Einsatz der Software feststellen, ob sie überhaupt den eigenen Anforderungen entspricht. Vom Hardware-Terminal über den PC bis zur mobile App – Zeiterfassungsysteme gibt es im verschiedenen Arten-, Funktions- und Kostenumfang.

Um dem Aufkommen diverser Arbeitszeitmodelle entgegenzukommen, wird oftmals auch eine Kombination zweier oder mehrerer Zeiterfassungsgeräte bevorzugt. Hier lesen Sie, welche Arten der Zeiterfassung es gibt und was eine Zeiterfassungssoftware für ein modernes Unternehmen leisten sollte.

Zeiterfassungssystem: Definition

Mit Zeiterfassungssystemen sind heute in der Regel softwarebasierte Online-Tools gemeint, mit denen Beschäftigte und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Pausen erfassen.

Ein Zeiterfassungssystem unterstützt Beschäftigte und Vorgesetzte dabei, eine lückenlose Aufzeichnung von geleisteten Arbeitsstunden sicherzustellen, gesetzeskonforme Pausenzeiten einzuhalten, sowie Überstunden im Blick zu behalten. Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist außerdem wichtige Grundlage für eine saubere Entgeltabrechnung.

Verschiedene Typen von Zeiterfassungssystemen

Wie Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen können, ist breit gefächert: Während in der Vergangenheit oftmals Papier-Stundenzettel, Excel-Tabellen und die klassische Stechuhr in Form eines Zeiterfassunsgterminals beliebt waren, setzen moderne Unternehmen heute auf digitale Systeme.

Onlinebasierte Tools können KMUs neben der typischen Arbeitszeiterfassung weitere HR-Prozesse abbilden und automatisieren. Favorisierte Modelle sind dabei Softwareanwendungen in der Cloud, die durch einfache Implementierung überzeugen.

askDANTE ist beispielsweise eine Zeiterfassung in der Cloud, mit der Sie die Vorteile einer funktionsstarken HR-Software ohne Wartung und Verwaltung genießen.

Die Multifunktionalität eines Zeiterfassungssystems

Zeiterfassungssysteme gehören inzwischen zum wesentlichen Bestandteil des modernen Arbeitstags. Ihr Funktionsbereich reicht dabei von der einfachen Dokumentation von Arbeitszeiten, und der Erfassung von Überstunden und Projektzeiten für eine erfolgreiche Projektarbeit bis zur Automatisierung fehleranfälliger Prozesse wie der Urlaubsbeantragung und Schichtplanung.

Zahlreiche Unternehmen setzen ebenfalls auf ein Zeiterfassungssystem, um Arbeitsmodelle wie die Gleitzeit intern sauber zu realisieren.

Aber mehr noch: Zeiterfassungssysteme unterstützen KMUs inzwischen auch beim Thema Arbeitnehmerschutz:

Das BAG-Urteil von 2022 hat diesem Ansatz nochmals Kraft verliehen, indem es Arbeitgeber in Deutschland zur Einführung einer Arbeitszeiterfassung mittels eines elektronischen Zeiterfassungssystems verpflichtet hat. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fungiert hier maßgeblich im Sinne des Arbeitsnehmerschutzes, indem es die Themen Überstunden und Ruhezeiten konkret ins Blickfeld von Unternehmen rückt.

Vorab gilt: Anforderungen ans System klären

Bevor eine Zeiterfassungssoftware einsatzfähig ist, müssen die Anforderungen eines Unternehmens geklärt werden. Es gilt zu fragen, wie genau das System eingesetzt werden soll und welche lästigen Verwaltungsaufgaben vereinfacht werden können. Folgende Punkte und Vorteile eines Zeiterfassungssystems können bei der Analyse helfen:

1. Anwesenheitskontrolle

Für Vorgesetzte und HR, die stets Überblick behalten möchten: Über ein Terminal oder das Einloggen am PC wird festgestellt, ob und wie lange Mitarbeiter anwesend waren.

2. Pausenregeln und Überstundenkonto

Mithilfe digitaler Zeiterfassungssysteme werden Mitarbeiter über das Erfassen der Stunden hinaus auch an Pflichtpausen erinnert. Überstunden werden auf ein Konto eingezahlt und können mit verschiedenen Regeln abgerechnet werden (inkludierte Überstunden, Freizeitentnahme, Überstundenauszahlung, Begrenzung von Überstunden).

3. Arbeitszeiten erfassen auf Kostenstellen

Für Teams, die erfolgreiche Projektarbeit anstreben oder denen das Thema Zeit- und Kostenkontrolle enorm wichtig sind: Aufgaben und Arbeitsstunden werden nicht nur erfasst, sondern können mithilfe einer digitalen Arbeitszeiterfassung verschiedenen Abteilungen, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden.

4. Zeiterfassung und Planung

Zusätzlich zur Stundenerfassung wird die gesamte Arbeitszeitorganisation über das System abgewickelt. Dazu gehören digitale Urlaubsanträge, Anwesenheitskalender und eine Schichtplanung.

Was leistet ein Arbeitszeitkonto?

Infografik zeigt verschiedene Funktionen im Arbeitszeitkonto von askDANTE.

Das Herzstück einer jeden Online-Zeiterfassung ist das Arbeitszeitkonto. Hier wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit mit der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit verrechnet. Mitarbeiter müssen nur noch ihr Kommen und Gehen erfassen, alles andere macht das System.

Es kontrolliert zum Beispiel, ob Pausenzeiten eingehalten wurden. Berechnet Überstunden nach den ausgewählten Regeln (beispielsweise bei inkludierten Überstunden). Berechnet Stundenanteile bei Krankheit und Feiertagen (besonders wichtig bei Teilzeit und unregelmäßiger Arbeitszeit) und fasst am Ende des Monats alle nötigen Daten zusammen, die für die Lohnbuchhaltung notwendig sind.

Ein elektronisches Arbeitszeitkonto unterstützt Unternehmen außerdem in folgenden Bereichen: bei der Umsetzung von flexiblen Arbeitszeitmodelle wie der Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit, sowie dem Thema Raucherpause.

Auch die Sorge vor dem Thema Arbeitszeitbetrug – vor allem im Homeoffice – können Unternehemn mit dem Einsatz einer Zeiterfassung minimieren.

So vielfältig können Sie Arbeitszeiten erfassen

Für die Erfassung von Arbeitszeiten stehen heute eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Diese gehen vom Einsatz robuster Terminals in Werkshallen bis hin zur mobilen Erfassung per Smartphone für unterwegs:

Der klassische Stundenzettel

Der Stundenzettel gehörte einst zu den beliebtesten Methoden der Arbeitszeiterfassung, weil sie kostengünstig und schnell vonstattenging. Mitarbeiter haben hierbei ihr Kommen und Gehen manuell auf Papier-Zettel dokumentiert und anschließend an den Vorgesetzten übergeben. Nicht selten kam es zu fehlerhaften Angaben oder Stundenzettel gingen verloren. Der hohe Verwaltungsaufwand ist eines der größten Nachteile dieser Methode.

Die Urteile des EuGH und BAG zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung haben diese Problematik im Prinzip zusätzlich bekräftigt, indem sie die Pflicht zur Aufzeichnung an ein elektronisches Zeiterfassungsystem geknüpft haben.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Für moderne Unternehmen, die auf Digitalisierung setzen, stellt weder der Stundenzettel eine adäquate Erfassungsmethode dar noch die Excel-Tabelle. Die Zeiterfassung per Excel gehört zwar zu den digitalen Zeiterfassungsarten, ihre größten Nachteile bestehen hingegen in der einfachen Manipulationsmöglichkeit, Fehleranfälligkeit und Intransparenz.

Stempeluhr: Stationäre Zeiterfassungsterminals

Moderne Zeiterfassungsterminals sind in der Regeln mit einer Software verbunden, die eine Administrierung sowie einen Self-Service-Bereich für Mitarbeiter über den PC anbieten. Neben den klassischen Türterminals, über die Mitarbeiter sich per RFID-Chip, Karte oder Fingerabdruck ein- und ausloggen, können die Terminals ebenfalls Teil der Zutrittskontrolle sein.

Spezial-Terminals

Bei besonderen Anforderungen bietet der Markt verschiedene Lösungen. Baustellen-Terminals müssen beispielsweise mobil und leicht anzubringen sein und mit den wetter- und bautechnischen Bedingungen zurechtkommen.

Digitale Stechuhr: Online-Zeiterfassung mit PC

Der Klassiker im Büro ist die Zeiterfassung mit PC. Hier lohnt sich der Blick auf Cloud-basierte Lösungen, die eine Erweiterung der Zeiterfassung im Homeoffice und für Außendienstmitarbeiter bzw. Geschäftsreisen möglich macht. Außerhalb des Büros können Mitarbeiter über den Browser Stunden erfassen. Ist eine solche Möglichkeit nicht gewünscht, können gute Systeme die Erfassung außerhalb des Betriebes auch unterbinden.

Arbeitszeiten erfassen per App

Nicht nur neue Arbeitsmodelle wie das mobile Arbeiten machen die Erfassung per App attraktiv. Diese Lösung ist auch für Betriebe interessant, die bereits andere Apps auf dem Smartphone oder Tablet einsetzen. Gute Zeiterfassungssysteme bieten eine gemischte Nutzung von PC, Terminal und mobilen Endgeräten an.

Stempeln mit Barcode

Die Einsatzmöglichkeiten der Arbeitszeiterfassung per Barcode sind vielfältig. Zum Beispiel können die Barcodes an verschiedenen Arbeitsstationen angebracht werden. Mitarbeiter scannen diesen einfach ein, bevor sie mit der Arbeit beginnen. Diese Methode ist besonders dort geeignet, wo es keine Netzverbindung gibt.

askDANTE bietet für jedes Unternehmen die richtige Zeiterfassung an

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Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe

Zeiterfassungssysteme funktionieren nur im Netzwerk. Sie sind keine Insellösungen, die auf einzelnen PC installiert werden. Dieses sogenannte Hosting kann mit einem hauseigenen Server umgesetzt werden oder im besten Fall über eine Cloud-Lösung. Diese hat den Vorteil, dass Aufgaben wie die Wartung der Software und des Servers in den Händen von fachkundigen Experten sind, die damit nicht extra eingestellt werden müssen.

Kleine und mittelständische Unternehmen: Cloud-Lösungen ersparen das Einrichten einer IT-Infrastruktur (Server) und Wartungsarbeiten werden von professionellen Fachkräften erledigt.

Betriebe mit Server und IT-Fachpersonal: Inhouse-Lösungen haben den Vorteil, dass alles in der Hand der Betriebe bleibt. Hier sollte unbedingt ein fachkundiger Administrator im Haus sein, denn wie jede technische Einrichtung muss auch eine Software gewartet und geupdatet werden.

Preisfrage: Zeiterfassungsysteme im Vergleich

Die Kosten für ein Zeiterfassungssystem sind unterschiedlich und variieren je nach Anbieter, Anforderungspaket, Lösung und Nutzeranzahl.

Die klassische, manuelle Erfassung von Arbeitszeiten mit Stundenzettel oder Excel-Liste stellt in der Regel ein kostengünstiges, jedoch mühsames und oftmals fehleranfälliges Unterfangen dar. Das Mehr an Produktivität und Effizienz in HR-Prozessen, das mit dem Einsatz eines elektronischen Zeiterfassungssystems einhergeht, sowie die fehlerfreie Datenbasis für die Lohnabrechnung, machen die softwarebasierte Zeiterfassungslösung deshalb zu einer sinnvollen Investition in Unternehmen.

Mehrstufige Tarifpakete bestimmen Angebot

Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten heute in der Regel mehrstufige bzw. modulare Tarifpakete an, die sich an den verschiedenen funktionalen Anforderungen von KMUs orientieren. Die Kosten unterscheiden sich hierbei und sind in der Regel an die Nutzeranzahl der Software gekoppelt.

Das Zeiterfassungssystem askDANTE verfolgt dieses dreistufige Tarifmodell und bietet zusätzlich unter dem Tarif Flex ein Credit-basiertes Abrechnungsmodell an, mit dem askDANTE ohne Abo und Kündigungsfrist in Vollversion und in der Cloud genutzt werden kann.

Für Startups, Freelancer und kleine Betriebe mit etwa 5-15 Mitarbeitern bieten einzelne Anbieter auch kostenfreie Tarife an – askDANTE gehört dazu.

Was ist die beste Zeiterfassung? 10 Merkmale, auf die Sie achten sollten

Zehn Merkmale eines guten Zeiterfassungssystems, wie askDANTE.

Vom modernen Design bis zur simplen Bedienung – hier sind zehn Eigenschaften, die eine starke Zeiterfassung ausmachen und Sie bei Ihrer Wahl für das richtige System unterstützen:

  1. Sie ist einfach und intuitiv zu bedienen.
  2. Sie bildet alle gängigen Arbeitszeitmodelle ab, inklusive Zeitarbeit und Freie Mitarbeiter.
  3. Sie geht problemlos mit Sondervereinbarungen um.
  4. Sie kann auf verschiedenen Geräten genutzt werden.
  5. Sie bietet eine durchdachte Strukturierung der Personaldaten.
  6. Sie kann individuelle Freigabeprozesse abbilden.
  7. Sie ermöglicht eine einzelne Verwaltung von Teams bzw. Filialen und Abteilungen.
  8. Sie vereinfacht die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Personalverantwortlichen.
  9. Sie wird in Deutschland gehostet und entspricht den hiesigen Datenschutzregeln.
  10. Sie ist auch noch in zehn Jahren modern und nutzbar.

Fazit zum Thema Zeiterfassungssysteme

Ob es am Ende die einfache Erfassung von Kommen- und Gehen-Ereignissen ist oder die Vollversion mit integrierter Urlaubsverwaltung und Lohnanbindung - bei der Suche nach dem richtigen Zeiterfassungssystem müssen verschiedene Aspekte betrachtet werden. Vielen Unternehmen hilft es, sich zunächst auf die eigenen Bedürfnisse zu konzentrieren, bevor sie auf die Vorteile zahlreicher Anbieter ins Auge fassen: Wo liegen die aktuellen Pain Points? Was sind die betriebsinternen Ziele und Anforderungen? Wie passt sich das Produkt in die eigene Infrastruktur an? Und wo können wichtige, individuelle Wünsche berücksichtigt werden? Das sind die zentralen Fragen, die HR bei der Wahl eines guten Zeiterfassungssystems im Hinterkopf behalten sollten.

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