4 Tage Woche: Der neue Standard für KMUs?

Ein Wochenende, das bereits am Donnerstagnachmittag startet – für viele Arbeitnehmer der Weg in einen neuen Arbeitsalltag, für Arbeitgeber dagegen ein utopischer Trend, der den Fachkräftemangel verstärkt. Das Modell 4 Tage Woche polarisiert: Lesen Sie hier über die wichtigsten Vor- und Nachteile, wann das Pilotprojekt in Deutschland startet und wie Sie die verkürzte Arbeitswoche mithilfe der digitalen Zeiterfassung von askDANTE mühelos umsetzen.

Work-Life-Balance, Homeoffice und dann?

Die globale Arbeitswelt befindet sich seit einer Weile in einer umfassenden und breitgefächerten Neuausrichtung – mit den Themen Digitalisierung, Vertrauensarbeitszeit und Work-Life-Blending hatte alles begonnen, mit Homeoffice, Gen Z, Fachkräftemangel und verpflichtender Arbeitszeiterfassung geht es nun weiter.

Wie Unternehmen auf diesen extern evozierten Umstellungsprozess auf interner Ebene geeignet reagieren können, ist eine der zentralen Fragen, an denen sich diverse Arbeitgeber, Unternehmensberater und interne Employer Branding-Konzepte abmühen.

Neue Herausforderungen, neue Arbeitstrends

Die große Neuerung im New Work-Ansatz zeichnet sich neben der generellen Vorliebe für agile und hybride Arbeitsmodelle vor allem in der Neuausrichtung des Verhältnisses von Arbeitnehmer und Arbeitgeber aus, was zum Beispiel die jeweiligen Ansprüche an die Unternehmenskultur und bestimmte Employer Benefits angeht.

Kurz gesagt: Fachkräftemangel, wachsende Herausforderungen im Wettbewerb und komplexere Aufgaben einzelner Berufsgruppen, haben dazu geführt, dass sich Unternehmen parallel zu aktiven Recruiting-Maßnahmen auch im Retention-Bereich – sprich in der Mitarbeiterbindung – verstärkt einsetzen müssen.

4 Tage Woche – vom Trend zum Zukunftsmodell

Teambuilding-Events, frischer Kaffee, gemeinsame Chat-Tools und eine vertrauensvolle Feedbackkultur sind nur einige Beispiele, die moderne Betriebe heute bei der Arbeit um- und einsetzen, um die eigene Unternehmenskultur zu fördern.

Inmitten dieser bereits für viele KMUs kräftezehrenden Umstellungsphase, die sich vor dem Hintergrund der EU-weiten Einführung einer Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vollzieht, tritt ein weiterer Trend in den Vordergrund, der hohe Wellen schlägt: die Vier Tage Woche.

Was ist das 4 Tage Woche Arbeitszeitmodell?

Was ist das 4 Tage Woche Arbeitszeitmodell – die Frage lässt sich kurz beantworten: Die 4 Tage Woche ist ein relativ neues Arbeitszeitmodell, unter dem man im generellen Sinne die Verkürzung bzw. die Umverteilung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern in einem Unternehmen von fünf auf vier Arbeitstage in der Woche versteht.

Zwei verschiedene Typen bestimmen den Diskurs

In der Diskussion um das Arbeitszeitmodell der 4-Tage-Woche haben verschiedene Wünsche und Bedenken seitens der Arbeitgeber und Beschäftigten Berücksichtigung gefunden. Inzwischen haben sich jedoch zwei konkrete Formate herauskristallisiert, die den Diskurs maßgeblich bestimmen:

Typ 1: Verkürzung der Arbeitsstunden

Im ersten Modell geht es um die tatsächliche Reduzierung von Arbeitsstunden im Umfang eines Arbeitstags pro Woche. Hierbei werden Ansätze diskutiert, die eine solche Umsetzung sowohl bei Lohnausgleich als auch mit möglichen Gehaltseinbußen umfassen.

Typ 2: Umverteilung des Arbeitsumfangs

Im zweiten Modell soll „nur” der bestehende Umfang an Stundenkontingent eines Mitarbeiters von fünf auf vier Arbeitstage in der Woche verteilt werden. Im konkreten Beispiel heißt das: Insofern ein Vollzeit- oder Teilzeit-Mitarbeiter 40 bzw. 20 Stunden in der Woche zu erbringen hat, werden die zu leistenden Stunden statt wie bisher an fünf jetzt in vier Wochentagen erbracht.

Sind 4 Tage Woche mit 10 Stunden Arbeitszeit vereinbar?

Wird bei der 4 Tage Woche lediglich auf eine Umverteilung der Arbeitsstunden gesetzt, sind arbeitsrechtliche Bestimmungen mit größter Sorgfalt zu beachten, so etwa beim Thema Überstunden. Denn das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt stets voraus, dass vorgeschriebene Ruhezeiten eingehalten werden müssen. Der Gesetzgeber sieht aktuell eine tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden vor, die jedoch auf 10 Stunden erweitert werden kann (ArbZG § 3). Die Umsetzung 4 Tage Woche und 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag erscheint in dieser Form durchaus realisierbar.

4 Tage Woche Deutschland – Pilotprojekt startet 2024

Das Konzept zur 4 Tage Woche Deutschland befindet sich aktuell in einer Art inoffiziellem Testlauf, was sich jedoch bald ändern dürfte. Australien, Belgien, Irland und Großbritannien haben es vorgemacht, nun möchte auch Deutschland an den Erfolg der verkürzten Arbeitswoche anknüpfen:

50 Unternehmen verschiedener Branchen sind Teil eines repräsentativen und umfassenden Pilotprojekts zur 4-Tage-Woche, das ab Februar 2024 deutschlandweit startet. Hierbei wird in einer Testphase von sechs Monaten die Arbeitszeit bei gleichbleibendem Gehalt von fünf auf vier Tage gekürzt.

Die Auswertungen des Projekts dürften für viele Unternehmen als Anlass genommen werden, das Modell der Vier-Tage-Woche auch im eigenen Betrieb zu realisieren. Nicht in jeder Branche kann eine verkürzte Arbeitswoche sinnvoll umgesetzt werden, trotzdem wagen sich immer mehr Unternehmen aus eigener Motivation heraus, den Schritt in die kreative, flexible 4 Tage Woche in Deutschland zu gehen.

4 Tage Arbeitswoche polarisiert

Das Pilotprojekt mag noch nicht gestartet sein, klare Positionierungen seitens zahlreicher Unternehmen und Angestellter in Deutschland scheinen jedoch bereits im Vorwege eingenommen zu sein:

Von Angestellten als lang erwartetes Benefit mit offenen Armen begrüßt, dass den Stresslevel senkt, von Arbeitgebern hingegen als realistisch nicht umsetzbares Konzept eingestuft, das den Fachkräftemangel zusätzlich befeuern würde, hat das aktuelle Top-Thema Vier Tage Woche die Gemüter bereits vorab mächtig erhitzt.

Arbeitszeitmodelle, in denen Arbeitszeit und Freizeit im harmonischen Verhältnis zueinander stehen, liegen im Interesse beider Parteien. Das hat zuletzt auch die vielfältige Diskussion um das Thema Work-Life-Balance zutage gefördert.

Mitarbeiter wünschen sich flexible Arbeitszeiten, auf die Arbeitgeber bisher mit verschiedenen (mobilen und hybriden) Arbeitszeitmodellen eingegangen sind – von Vollzeit- und Teilzeit- bis hin zu Vertrauensarbeitszeit- und Gleitzeitmodellen. Die 4 Tage Arbeitswoche scheint hier jedoch eine Ausnahme darzustellen – aber warum?

Mehrheit fragt: Wann kommt die 4 Tage Woche?

Wann kommt die 4 Tage Woche – eine Frage, die vielerorts von Arbeitnehmern zu hören ist. Das verwundert nicht, denn: Vier Tage in der Woche zu arbeiten, macht Beschäftigte gesünder, zufriedener und motivierter – auf dieses Ergebnis lassen zahlreiche Studien schließen. Aus der im Mai 2023 veröffentlichten Umfrage der Hans-Böckler-Stiftung geht entsprechend hervor, dass sich über 72% der deutschen Erwerbstätigen eine Viertagewoche wünschen, jedoch nur bei Lohnausgleich.

54% der befragten Personen in Deutschland sagt, sie würden zudem eher einer 4-Tage-Woche zustimmen, als einer Gehaltserhöhung. Zu diesem Ergebnis kam der aktuelle HubSpot Studienreport zum Thema Hybrides Arbeiten – ein Prozent-Satz, der Angestellte zahlreicher Unternehmen kaum überraschen dürfte.

Reduzierung der Arbeitsbelastung sowie mehr Zeit für die Familie und die eigenen Freizeitaktivitäten gehören zu den Hauptgründen, die dabei genannt werden. Die Einführung einer 4-Tage-Woche hebt nicht nur das Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben auf die nächste Stufe, sondern auch die Produktivität in Teams und im Bereich der sogenannten Mitarbeiterperformance.

4 tägige Arbeitswoche fester Bestandteil moderner Unternehmen

Die Vier-Tage-Woche gehört inzwischen neben Homeoffice, Freelancing, Workation und dem agilen Arbeiten zum sogenannten New Work-Ansatz, an dem sich moderne Unternehmen in der Optimierung interner Arbeitsmodelle und Unternehmenskulturen orientieren.

Der Ansatz zielt im Grunde darauf ab, erfüllende Arbeitsformen und ein zukunftsweisendes, gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Wünsche von Vorgesetzten und Mitarbeitern gleichermaßen berücksichtigt.

Die 6 wichtigsten Vorteile der 4 Tage Woche

Die Vier-Tage-Woche kann als ein weiterer Schritt in der Prozesskette dieses New Work-Ansatzes betrachtet werden. Vor dem Hintergrund einer dezidierten Forderung nach einer tatsächlichen Arbeitszeitreduzierung setzt das Konzept der Vier-Tage-Woche auf die Entlastung von Arbeitnehmern und die Umverteilung von Aufgaben bzw. die Umstrukturierung des bestehenden Aufgabenmanagements, das die Produktivität in Teams fördert.

Die konkreten Vorteile der 4 Tage Woche sind:

1. Förderung der Work-Life-Balance: 4 Tage arbeiten, 3 Tage frei – die Arbeitszeitverkürzung bzw. die Umverteilung der Arbeitszeit würde Mitarbeitern zunächst mehr Zeit für private Dinge ermöglichen. Hobbys, ehrenamtliches Engagement, Haushaltsführung, Pflege sozialer Kontakte: mit dem neuen Arbeitszeitmodell würde der Erholungsfaktor im Rahmen eines verlängerten Wochenendes oder eines freien Tages zwischendrin deutlich größer sein.

2. Steigerung der Produktivität: 43% der Meetings sind laut einer aktuellen Umfrage entbehrlich: Das gewohnte Arbeitspensum an weniger Tagen zu erledigen, erzwingt eine strategische (Neu-)Priorisierung von Aufgaben und ggf. ein Umdenken in der eigenen Meetingkultur, was Vorgesetzten und Beschäftigten gleichermaßen zugute kommt.

3. Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit: Jeder Zweite fühlt sich gestresst und traurig – zu diesem Resultat kam das Marktforschungsunternehmen Ipsos. Die 4-Tage-Woche erfordert eine Optimierung des individuellen Aufgabenmanagements, was produktiver macht und den Stresspegel im Arbeitsalltag reduziert. Sie erlaubt ein perfektes Zusammenspiel von Freizeit, Familie und Beruf und sorgt für mehr Erholung – die persönliche Resilienz und das Wohlbefinden von Mitarbeitern steigen.

4. Unterstützung der Mitarbeitergesundheit: Mehr Erholung heißt automatisch weniger Fehltage. Ob chronische Erschöpfung, Überlastung, Ängste oder im schlimmsten Fall Burnout – der Arbeitsausfall aufgrund psychischer Erkrankungen war laut einer DAK-Umfrage 2022 auf Rekordhöhe. Inzwischen reicht auch der klassische Erholungsurlaub (Studie) nicht mehr aus, um motiviert in den Arbeitstag zu starten. Eine dauerhafte Reduzierung der Arbeitszeit auf 4 Tage könnte diesem Trend entgegenwirken.

5. Beteiligung am Klimaschutz: Müssen Mitarbeiter einen Tag weniger ins Büro fahren, bedeutet das geringere Fahrtkosten. Gleichzeitig wird der Pendlerverkehr reduziert und eine nachhaltige Arbeitsform gefördert.

6. Entgegenwirken Fachkräftemangel: Unternehmen, die Angestellten eine Vier-Tage-Woche anbieten, tun etwas für ihr Employer Branding und werden für potenzielle Fachkräfte im Wettbewerbsvergleich attraktiver.

4 Tage Woche: Nachteile

Die Vier-Tage-Woche bringt neben zahlreichen Vorteilen auch eine Reihe negativer Aspekte, die Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichwohl adressieren.

Die 4 Tage Woche Nachteile umfassen zum Beispiel:

• Etwaige Gefahren der Arbeitsüberlastung bei Mitarbeitern, wenn das gewohnte Arbeitspensum innerhalb weniger Tage geleistet werden muss.

• Längere Arbeitstage für Beschäftigte, an denen weniger Zeit für Freizeitaktivitäten, Familie und Erholung zur Verfügung steht.

• Ein Risiko an Zuwachs von Überstunden, wenn der bestehende Umfang an Aufgaben in der verkürzten bzw. verteilten Arbeitszeit nicht bewältigt werden kann.

• Umsatzeinbußen für Arbeitgeber drohen, wenn etwa Produktionsbetriebe einen Tag kürzer laufen, die Qualität im Kundenservice nicht aufrechterhalten werden kann oder sich die Verkaufszeit von Produkten verringert.

• Der Fachkräftemangel könnte verstärkt werden, insofern es zur tatsächlichen Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit komme. Insbesondere systemrelevante Berufszweige wären hiervon betroffen (zum Beispiel der Pflegesektor).

• Der mögliche Personalmangel dürfte zu mehr Aufwand im Recruiting- und Retention-Bereich führen, was mehr Zeit und Kosten für das Thema internes Employer Branding bedeuten würde.

• Personalengpässe würden auch das Risiko bereithalten, dass Kundenservice oder Qualitätssicherung in Betrieben leiden könnten.

Mühelose Umsetzung mit Zeiterfassung askDANTE

Ganz gleich, welche Art von Zeiterfassungssystem Unternehmen aktuell einsetzen – die Etablierung einer 4-Tage-Woche als zusätzliches Arbeitszeitmodell würde im Prinzip im Zusammenspiel mit einer elektronischen Zeiterfassung einhergehen, für die für Arbeitgeber in Deutschland seit 2023 gesetzliche Pflicht besteht.

Die größten Vorteile für Vorgesetzte dürften dabei sein:

1. Korrekte Arbeitszeiterfassung auch beim 4-Tage-Modell
2. Urlaubstage, Pausen, abrechnungsrelevante Daten werden weiterhin fehlerfrei berechnet
3. Mögliche Umsetzung eines Schichtbetriebs für verkürzte Wochenarbeitszeit dank implementierter Schichtplanung
4. Vollständige Übersicht über geleistete und geplante Stunden
5. Tägliche An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern und Teams im Überblick

Die Allround-Lösung für Ihre Vier Tage Woche

Mit der askDANTE Zeiterfassung online hätten Teamleiter nicht nur einen übersichtlichen Anwesenheitskalender zur Verfügung, der freie und besetzte Arbeitstage ausweist. Ihnen stünde auch eine digitale Allround-Lösung zur Seite, mit der die Umsetzung der Vier Tage Woche problemlos klappt:

Von individuellen Arbeitszeitkonten und den passenden Arbeitszeitprofilen, mithilfe derer die vereinbarten Wochen- und Monatsstunden mit den gewünschten Arbeitstagen abgebildet werden, über die korrekten Berechnungen von Urlaubstagen und Überstunden bis hin zur vollintegrierten Schichtplanung und Projektzeiterfassung, mit der die Produktivität in Teams verfolgt und gesteigert werden kann.

Branchenspezifische Features für eine kürzere Arbeitswoche

askDANTE bietet in diesem Rahmen auch einige Highlight-Features an, wie beispielsweise die Abbildung sogenannter „flexibler freier Tage”: Im Einzelhandel und anderen Branchen sind Arbeitszeitprofile wichtig, in denen „flexible freie Tage“ (also wechselnde freie Tage pro Woche) erfasst werden müssen. askDANTE bildet solche und weitere spezielle Fälle perfekt ab.

Bestandskunden können einfach von 5 auf 4 Arbeitstage umstellen

Bei Bestandskunden können Arbeitszeitprofile ganz einfach gewechselt werden. Dazu werden die Sollstunden zu einem bestimmten Zeitpunkt abgegrenzt. Im konkreten Beispiel heißt das: Ab dem 01.01.2024 wechselt ein Unternehmen von der 5-Tage- zur 4-Tage-Woche. Indem eine Abgrenzung mit der Erstellung neuer Arbeitszeitprofile vorgenommen wird, werden die zurückliegenden Datensätze korrekt weitergeführt bzw. davon unberührt gelassen – und askDANTE führt die Arbeitszeiterfassung künftig automatisch am neuen Arbeitszeitmodell entlang.

Fazit zur 4-Tage-Woche

Vom Produktivitätsbooster bis zur Verschärfung des Fachkräftemangels – noch ist das Modell der 4 Tage Woche nicht offiziell in Deutschland angekommen, polarisieren tut es aber bereits jetzt. Arbeitnehmer erhoffen sich von der 4 tägige Arbeitswoche mehr Zeit für Familie und Privates, und eine Umstrukturierung beim Thema Aufgabenmanagement. Arbeitgeber hingegen befürchten Umsatzeinbußen und wachsende Probleme im Bereich Manpower.

Das offizielle Pilotprojekt, das 2024 startet, dürfte die jeweiligen Positionen sicher noch einmal zurechtrücken. Die Umsetzung einer 4 Tage Arbeitswoche konnte in vielen Bürojobs und Branchen trotz allem bereits heute erfolgreich umgesetzt werden – auch mithilfe einer digitalen Zeiterfassungslösung.