Zeiterfassung mit Stoppuhr

Der 500-Meter-Lauf, das Formel-1-Rennen oder das professionelle Schachspiel – als Personaler assoziieren HRler wahrscheinlich keines dieser Ereignisse primär mit dem Begriff der Stoppuhr. Stattdessen sind sie gedanklich sofort beim Thema Arbeitszeiterfassung – insbesondere für einzelne Projekte, Kunden oder Aufgaben. Das ist naheliegend, denn die Relevanz der Zeiterfassung mit Stoppuhr ist in den vergangenen Jahren enorm gestiegen.

Eine Stoppuhr-Software ist dabei so vielfältig wie ihre möglichen Anwendungsbereiche. So reicht sie von einfachen Tools, die die Arbeitszeit stoppen, bis hin zu komplexen Zeiterfassungssystemen, in die ein Arbeitszeit-Tracker integriert ist. Doch ist diese Art der Zeiterfassung mit Stoppuhr die passende Lösung für Ihr Unternehmen? Erfahren Sie im Folgenden alles über die Merkmale, Vor- und Nachteile moderner Arbeitszeit-Timer – und inwiefern eine Stoppuhr die Arbeitszeit effektiver gestalten kann.

Merkmale der Zeiterfassung mit Stoppuhr

Ergänzend zur einfachen Arbeitszeiterfassung eignet sich die Zeiterfassung mit Stoppuhr vor allem für die Aufzeichnung einzelner Zeitabschnitte, die konkreten Aufgaben, Projekten oder Kunden zugeordnet werden sollen. Sie steht demnach in engem Bezug zur Projektzeiterfassung. Dabei besitzt moderne Stoppuhr-Software die gleichen Merkmale wie ihr analoger Vorgänger:

• Sie erfasst die verstrichene Zeit von einem bestimmten Startpunkt bis zu einem Endpunkt und kann zwischen ihrer Aktivierung und Deaktivierung beliebig oft pausiert und fortgesetzt werden.
• Derartige Timer sind besonders dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter häufig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herspringen und einzelne Zeitabschnitte exakt gemessen und zugeordnet werden sollen.

So funktioniert die Stoppuhr per Zeiterfassung

1. In der Regel werden dabei alle vollen Minuten erfasst: Entsprechend erscheint eine gemessene Zeit von 43 Minuten und 58 Sekunden als Wert von 43 Minuten in der Software, was in den meisten Fällen ausreichend präzise ist.
2. Sobald Mitarbeiter ihre jeweilige Arbeitszeit stoppen, ist die Aufnahmedauer direkt sichtbar und kann in der Regel eigenständig revidiert oder korrigiert werden.
3. Wurde die Aufzeichnung komplett vergessen oder zu spät gestartet, muss die verstrichene Zeit nach wie vor geschätzt werden, was häufig zu ungenauen und falschen Zeiteinträgen führt.
4. Je niedrigschwelliger und eingängiger die Stoppuhr Arbeitszeit erfasst, desto seltener kommt es zu derartigen Fehlerquellen.
5. Entsprechend ist die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit eines der zentralen Qualitätsmerkmale von Arbeitszeit Trackern – idealerweise über einen einfachen Klick auf den Play-Button in der Benutzeroberfläche.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Stoppuhr

Ist die Zeiterfassung mit Stoppuhr grundsätzlich für Ihr Unternehmen geeignet, gibt es verschiedene Vor- und Nachteile, die es vor der Einführung einer neuen Stoppuhr Software zu berücksichtigen gilt: Neben der präzisen Messung einzelner Zeitabschnitte bietet die Zeiterfassung mit Stoppuhr viele weitere Merkmale, die sich positiv auf die Produktivität und Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitern auswirken. Neben technisch-praktischen Verbesserungen zählen hierzu insbesondere psychologische Effekte.

Exakte Messung und Zuordnung von Arbeitszeit mit Stoppuhr

Der wohl wichtigste Vorteil der Stoppuhr Zeiterfassung ist ihre Genauigkeit in der Messung und Zuordnung. An die Präzision, mit der ein Timer-Arbeitszeit misst, kommen Schätzungen nur selten an. In Ergänzung zur Gesamtmessung der Arbeitszeit können Stoppuhr-Tools alle Unterbrechungen innerhalb einzelner Aufgaben und Projekte berücksichtigen, ohne sie mit Pausenzeiten gleichzusetzen.

So wird die Bearbeitungsdauer einzelner Schritte möglichst realistisch abgebildet. Die gewonnenen Daten bilden anschließend die Basis für eine Reihe möglicher nächster Schritte – wie die belastbare Rechnungserstellung oder die Entwicklung aufschlussreicher Statistiken und Analysen.

Arbeitszeit-Timer: mehr Selbstmanagement und weniger Verwaltungsaufwand

Je nach verwendeter Software kann der Verwaltungsaufwand der Zeiterfassung mit einer Stoppuhr relativ gering für Personalverantwortliche gehalten werden. In der Regel können Mitarbeiter selbstständig ihre Arbeitszeit stoppen und mögliche Korrekturen in der Stoppuhr eigenverantwortlich durchführen.

Manche Arbeitszeiten-Timer haben in diesem Kontext automatische Abzüge von Pausen und Höchstarbeitszeiten integriert, um arbeitsrechtliche Vorschriften auch für einzelne Projekte und Aufgaben einzuhalten. So werden Fehlerquellen minimiert und Arbeitszeitgesetze befolgt. Dies entschlackt nicht nur Prozesse, sondern fördert auch das Selbstmanagement jedes Teammitglieds – und häufig auch die Autonomie, Motivation und das generelle Vertrauen.

Hohe Akzeptanz von Stoppuhr Software im Team

Die meisten Stoppuhr Tools sind einfach in der Handhabung und lassen sich daher leicht in den Arbeitsalltag integrieren. Sie fördert die selbstständige Messung von Arbeitsschritten, die Autonomie von Mitarbeitern und stärkt das gegenseitige Vertrauen. Daher herrscht in der Regel eine hohe Akzeptanz im Team und eine schnelle Implementierung der neuen Stoppuhr-Software ins Unternehmen.

Stoppuhr Zeiterfassung flexibel an allen Endgeräten

Zeiterfassung im Homeoffice, Außendienst, Kundentermine: Viele Arbeitnehmer wechseln ihren Arbeitsort täglich oder sogar mehrfach innerhalb eines Tages. Dabei verwenden sie häufig unterschiedliche Geräte, wie ein Diensthandy oder einen zusätzlichen Laptop. Moderne Stoppuhr-Tools sind in der Lage, all diese Wechsel zu berücksichtigen und über verschiedene Devices auf die zentrale Stoppuhr Software zuzugreifen.

So lassen sich Fahrzeiten oder Vor-Ort-Termine unkompliziert einem bestimmten Projekt zuordnen – ganz gleich, von welchem Standort aus der Timer Arbeitszeiten misst. In diesem Zusammenhang sollte geprüft werden, ob eine stabile Internetverbindung für jeden Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist – und welche offline Lösungen ggf. eingesetzt werden können.

Neben den zahlreichen Vorteilen gibt es einige negative Aspekte, die es bei der Anwendung von Stoppuhr Tools im Arbeitsalltag zu berücksichtigen gilt.

Mehr Kontrolle über Arbeitszeit mit Stoppuhr

Für Arbeitgeber eigentlich ein Vorteil: Die Zeiterfassung mit Stoppuhr führt zu mehr Transparenz und Aufschluss darüber, wie viel Zeit in welchem Arbeitsbereich aufgewendet wird. Doch gerade bei der Neueinführung einer Stoppuhr zur Zeiterfassung kann es zu einem erhöhten Kontrollgefühl bei Mitarbeitern kommen, das sich möglicherweise negativ auf die Arbeitszufriedenheit auswirkt.

Hier gilt es, offen zu kommunizieren und zu erläutern, welche Interessen bei der Nutzung Ihrer Stoppuhr-Software im Mittelpunkt stehen. Werden Arbeitszeit-Timer jedoch genutzt, um Mitarbeiter engmaschig zu überwachen und zu kontrollieren, kann dies tatsächlich negative Folgen für das gegenseitige Vertrauensverhältnis haben. Entsprechend sollte für alle Beteiligten deutlich sein, dass die Stoppuhr Arbeitszeiten vorrangig aus übergeordneten betrieblichen Gründen erfasst.

Weitere negative psychologische Effekte der Stoppuhr Zeiterfassung

Aufbauend auf den zuvor genannten Punkt kann bei der Verwendung von Arbeitszeit-Timern für einzelne Aufgaben ein weiterer psychologischer Effekt in der Belegschaft auftreten: Ein erhöhtes Gefühl von Zeitdruck und Stress. Der Begriff der Stoppuhr ist von Haus aus mit Wettkampf, Zeitdruck und Bestleistung konnotiert. Die Betätigung des Arbeitszeit Trackers führt für manche Mitarbeitende entsprechend zu einem erhöhten Leistungsdruck, auf Knopfdruck abliefern, kreativ oder produktiv sein zu müssen.

So gehen Teamleiter mit negativen Effekten um

Die wichtigste Lösung ist auch hier eine transparente und wertschätzende Mitarbeiterkommunikation: Warum tracken wir die Arbeitszeit mit Stoppuhr? Und was könnte der Einsatz von Arbeitszeit-Timern im Unternehmen verändern?

1. Mit proaktiver Kommunikation lassen sich hier Vorurteile und Hürden abbauen, noch bevor es zu Stress oder Unzufriedenheit kommt. Zusätzlich sollten Mitarbeiter möglichst bereits bei der Auswahl des passenden Arbeitszeit Trackers eingebunden werden, um alle wichtigen Auswahlkriterien zu berücksichtigen.
2. Ein zweiter Lösungsansatz kann darin bestehen, Schätzwerte als Ergänzung zur exakten Zeiterfassung mit Stoppuhr anzubieten. Gerade die Kombination dieser beiden Verfahren gilt als gute Alternative zur reinen Zeiterfassung mit Stoppuhr.

Kosten der Zeiterfassung mit Stoppuhr

Je nachdem, ob für Sie eine einfache Stoppuhr oder komplexe Zeiterfassungssysteme mit Arbeitszeit-Stoppuhr sinnvoll sind, fallen unterschiedliche Kosten für die Nutzung an. Erstere lässt sich häufig kostenlos nutzen, während letzteres je nach Funktionsumfang hohe Kosten verursachen kann.

Bei der Auswahl sollte immer der dahinterstehende Mehrwert betrachtet werden: Tools, die Arbeitszeiten stoppen und mit den relevanten HR Tools im Unternehmen verknüpfen, schaffen oft Synergieeffekte, die die entstehenden Kosten relativieren. Dazu zählen implementierte Funktionen wie die Urlaubsverwaltung mit digitalem Urlaubsantrag, das Auffangen von Abwesenheiten (wie der Krankmeldung) oder das Abbilden verschiedener Arbeitszeitmodelle. In der Regel können alle erfassten Zeitdaten in das betriebliche Abrechnungsprogramm per Lohnanbindung übernommen werden. Oder in die Personaleinsatzplanung – insofern es sich um Schichtbetriebe handelt, die mit einem Schichtplan oder Dienstplan arbeiten.

Auswahlkriterien für Arbeitszeit-Timer

Der Markt für Arbeitszeit-Tracker ist von einer großen Vielfalt mit unterschiedlichen Funktionen geprägt. Hinter Bezeichnungen wie Arbeitszeit-Timer oder Tracker verbergen sich die klassischen Merkmale einer Stoppuhr – jedoch in einer großen Bandbreite an Funktionsumfängen und Kosten. Wer seine exakte Arbeitszeit mit Stoppuhr aufzeichnen möchte, sollte zunächst einen Blick auf gängige Stoppuhr-Software auf dem Markt werfen.

Folgende zentrale Fragen können bei der Auswahl des passenden Stoppuhr Tools als Orientierung dienen:

• Soll die Stoppuhr Arbeitszeiten für eine Person (z.B. Freelancer) oder mehrere Personen erfassen (z.B. Industrieunternehmen mit unterschiedlichen Abteilungen / Arbeitsbedingungen)?
• Gibt es Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeit und/oder Internetzugang, die auf den Arbeitszeit Tracker zugreifen müssen?
• Sollen arbeitsrechtliche Vorgaben wie Pausen in der Arbeitszeit mit Stoppuhr berücksichtigt werden?
• Soll die Stoppuhr Arbeitszeitkorrekturen oder manuelle Zeiteinträge durch Mitarbeiter ermöglichen?
• Soll es möglich sein, feste Zeitbudgets für Projekte vorzugeben?
• Welche weiteren Funktionen benötigen Sie (z.B. Export der Zeiterfassungsdaten für Rechnungen oder grafische Auswertungen)?
• Wie viel sind Sie bereit, für die passende Stoppuhr Software auszugeben?

Je nach benötigtem Funktionsumfang ergibt sich so die Festlegung auf bestimmte Typen von Arbeitszeit Timern – online, offline oder als Kombination aus beidem.

Stoppuhr Zeiterfassung on- und offline

Bei den verschiedenen Typen von Stoppuhren zur Zeiterfassung lässt sich am ehesten zwischen webbasierten Tools und offline Tools unterscheiden – sowie einer Kombination aus beiden Typen.

1. Webbasierte Stoppuhr-Zeiterfassung: Sie ermöglicht einen Zugriff über den Browser von unterschiedlichen Geräten aus. Voraussetzung hierfür ist eine stabile Internetverbindung, weshalb vorrangig Mitarbeiter mit Bildschirmarbeitsplätzen für die Nutzung infrage kommen. Durch einfaches Einloggen und einen Knopfdruck auf den Play-Button lassen sich Arbeitszeiten stoppen und einzelnen Aufgaben oder Projekten zuordnen. Auch Ortswechsel wie Home Office Tätigkeiten oder Kundenbesuche (mit vorhandenem Internetzugang) können hierbei berücksichtigt werden.

2. Offline Stoppuhr-Zeiterfassung: Diese hingegen eignet sich insbesondere für Mitarbeiter ohne Bildschirmzugriff oder Internetzugang. Natürlich können auch diese Teammitglieder ihre Arbeitszeit stoppen und mit der digitalen Stoppuhr Software synchronisieren. Denn offline heißt nicht gleich analog: Von offline Apps bis QR Codes gibt es vielfältige Möglichkeiten, wie Stoppuhren Arbeitszeit exakt und niedrigschwellig messen. Gut veranschaulichen lässt sich dies an einem Use Case für den QR-Code: Werden beispielsweise im Bereich der Abfallwirtschaft verschiedene Container mit unterschiedlichen Wertstoffen bearbeitet, können ausgedruckte QR-Codes an den Containern angebracht werden. Bei jedem Arbeitsstart und -ende an dem entsprechenden Container scannen Mitarbeiter diesen mit einem Smartphone oder QR-Code Scanner ein und können so die verstrichene Arbeitszeit stoppen – exakt und ohne jegliche Fehleranfälligkeit.

Einige Anbieter ermöglichen die Kombination von online und offline Stoppuhr-Tools und deren Zusammenführung in einer zentralen Software. Insbesondere für Unternehmen mit unterschiedlichen Abteilungen oder Fertigungsschritten kann dies eine optimale Lösung sein, um Tätigkeiten des gesamten Teams umfassend abzubilden.

Alternativen zur Zeiterfassung mit Stoppuhr

Sollen Projektzeiten und Arbeitsschritte exakt erfasst, jedoch nicht mit einem Arbeitszeit Tracker gemessen werden, bleibt als Alternative nur die manuelle Eintragung bzw. Schätzung der Zeiteinträge. In vielen Fällen ist dies sicherlich ausreichend. Beispielsweise wenn bestimmte Zeiträume für festgelegte Tätigkeiten geblockt werden, ohne dass Telefonate oder sonstige Tätigkeiten dazwischenkommen. Dies ist jedoch selten für alle Mitarbeiter eines Unternehmens gewährleistet.

Als optimal gilt daher die Kombination aus beiden Funktionen: Je nach Aufgabengebiet und persönlicher Vorliebe können Mitarbeiter so ihre Arbeitszeit stoppen oder Zeiteinträge manuell hinzufügen und korrigieren. Durch diese Freiheit werden Selbstmanagement, gegenseitiges Vertrauen und Arbeitszufriedenheit zusätzlich gestärkt.

Ist es für Ihren Geschäftserfolg nicht unbedingt notwendig, dass ein Timer Arbeitszeit exakt misst und Mitarbeiter einzelne Aufgaben innerhalb ihrer Arbeitszeit stoppen, sollte gänzlich auf Stoppuhr Software verzichtet werden. So vermeiden Sie ein unnötiges Gefühl von Kontrolle und Überwachung für Ihre Mitarbeiter. Sind weniger exakte Schätzungen ausreichend, kann auch die rein manuelle Eintragung einzelner Zeiteinträge als Alternative zu Stoppuhr-Tools genutzt werden.

Das Stoppuhr Tool in askDANTE

In askDANTE erreichen Sie die Arbeitszeit-Stoppuhr auf einfachem Wege:

• Klicken Sie in der Zeiterfassungsmaske auf den Punkt Stoppuhr. Sie finden diesen auf der rechten Seite.
• Nun erscheint am rechten Bildschirmrand ein Dialog, mit dem Sie die Aufnahme Ihrer Zeiten steuern können. Tragen Sie hier das Projekt und die Tätigkeit ein, auf die Sie buchen möchten und drücken Sie den Play-Button.
• Ihr Arbeitszeit Tracker ist nun aktiviert und zählt alle vollen Minuten.
• Durch Klick auf den Pause-Button können Sie jederzeit Ihre Arbeitszeit stoppen und mit dem Play-Button fortsetzen.

Sie bestimmen, wann Sie Ihre Arbeitszeit stoppen

Jetzt können Sie sich um Ihre Projekte und Kunden kümmern. Wenn Sie möchten, können Sie die Stoppuhr auch schließen (Pfeil oben) – sie wird dadurch nicht angehalten. Auch Ab- und Anmeldungen sind möglich. Es geht immer weiter, bis Sie die Arbeitszeit stoppen – mit einem einfachen Klick auf den Stopp-Button.

Arbeitszeit geräteübergreifend stoppen

Das Stoppuhr Tool ist nicht nur in der Webanwendung von askDANTE verfügbar, sondern auch in der mobile Zeiterfassung per App (Android und iPhone) sowie im Windows-Client. Das Besondere ist, dass die Stoppuhr Software sich auf allen Geräten regelmäßig miteinander synchronisiert. So können Sie z.B. vor Beginn einer Reise am heimischen PC die Fahrtzeiterfassung starten und nach Ankunft beim Kunden per iPhone wieder stoppen. Auch Veränderungen in der Beschreibung oder Buchung werden regelmäßig synchronisiert.

Listen oder Stoppuhr – welcher Typ sind Sie?

Benutzen Sie die Liste, ist ein dauerhaftes Bedienen der Software nicht notwendig. Sie können Ihre Projekte abarbeiten und am Ende des Tages oder einer Aufgabe die Zeiten in der Liste eintragen. Das kann ein gutes Resümee sein und Ihnen die Möglichkeit geben, Projekte oder Arbeitsschritte noch einmal durchzugehen.

Fazit

Bei der Auswahl eines geeigneten Stoppuhr Tools gilt es mehr zu beachten, als auf den ersten Blick ersichtlich ist. Wer seine Arbeitszeit stoppen und einzelne Arbeitsschritte exakt messen möchte, statt sie nur zu schätzen, der kommt an der Auswahl einer geeigneten Stoppuhr Software nicht vorbei. Die oben genannten Auswahlkriterien und Alternativen schaffen Transparenz und können so den Auswahlprozess vereinfachen. Ist eine passende Arbeitszeit-Stoppuhr gefunden, führt die Anwendung in der Regel nicht nur zu einer exakten Zeiterfassung mit weniger Verwaltungsaufwand, sondern auch zu mehr Übersicht und Transparenz im gesamten Unternehmen.