Schichtplan erstellen mit askDANTE

Mit askDANTE können Sie mit wenigen Klicks einen Schichtplan erstellen und versenden. Alle Stammdaten wie Sollstunden, Verfügbarkeiten und Namen der Mitarbeiter werden direkt aus der Software zur Verfügung gestellt. Wir zeigen Ihnen an einem Beispiel, wie Sie einen 2-Schichtenplan mit Sonderschichten und Bereitschaftsschichten zusammenstellen könnten.

Bei askDANTE unterscheiden wir zwischen Einsatzplänen und Schichten. Zunächst muss ein Einsatzplan erstellt werden, danach können Sie bequem definieren, wie lang und zu welcher Zeit die Schichten sind. Zum Schluss müssen Sie mit Mitarbeiter nur noch Per Drag&Drop in die Schichten einteilen und den Plan freigeben.

Einsatzplan erstellen

Öffnen Sie über das Menü den Punkt Schichtplanung. Da noch keine Dienstpläne erstellt wurden, finden Sie hier den Hinweis „keine Einträge gefunden“. Tragen Sie hier einen Namen für den Einsatzplan ein sowie die Zeitspanne von wann bis wann Schichten eingetragen werden können. Zuletzt können Sie dem Schichtplan ein Team zuordnen. In unserem Fall wäre das „Filiale Kiel“. Speichern nicht vergessen.

Schichten erstellen

In askDANTE können Sie verschiedene Arten von Schichten erstellen. Wir stellen Ihnen hier zur Vereinfachung die gängigsten vor:

• Serienschicht
• Sonderschicht / Einzelschicht
• Bereitschaftsschicht

Serienschicht

Zunächst wollen wir eine Frühschicht und eine Spätschicht einrichten, die sich jeden Tag wiederholen. Dazu gehen wir unten auf den Button „Neue Schicht“ und wählen die „Serienschicht“ aus. Es öffnet sich folgender Dialog:

Hier tragen Sie den Modus (in diesem Fall eine wöchentliche Wiederholung), den Rhythmus (ob jede Woche oder alle zwei-bzw. drei Wochen) sowie die Wochentage ein, in denen die Schichten angelegt werden sollen. Zum Schluss geben Sie an, ab wann diese Schichten gültig sein sollen.

Wiederholen Sie das gleiche auch mit der Spätschicht. Nun haben wir einen 2-Schichtenplan mit Früh und Spätschicht.

Sondersicht / Einzelschicht

Nun haben wir am Mittwoch eine Sonderaktion, weswegen eine Sonderschicht eingerichtet werden muss. Dazu gehen Sie erneut auf „Neue Schicht“ und wählen den Punkt „Einzelschicht“ aus.

Gehen Sie wie oben vor und tragen Sie das Datum, die Uhrzeit und die Anzahl der Plätze ein. Speichern Sie die Angaben ab.

Mit der Maus können Sie übrigens Einzelschichten nachträglich direkt im Schichtplan verschieben, verlängern oder verkürzen. Gehen Sie dazu mit dem Cursor an das Ende oder den Anfang der Schicht. Sobald ein Pfeil erscheint ziehen Sie mit der gedrückten linken Maustaste die Schicht in die gewünschte Länge und Lage.

Bereitschaftsschicht

Als letztes erstellen wir noch eine Bereitschaftsschicht für Zeiträume, in denen Kundenverkehr unerwartet hoch ist. Bereitschaftsschichten können Einzel- oder Serienschichten sein.

Bereitschaftsschichten werden nicht von den Stundenkontingenten der Mitarbeiter abgezogen, wenn kein tatsächlicher Einsatz stattfindet.

Um eine Bereitschaftsschicht anzulegen, gehen Sie wie oben beschrieben vor und legen Sie eine Einzel- oder Serienschicht an. Klicken Sie nach dem Ausfüllen der üblichen Daten am Schluss das Kästchen für „Bereitschaftsdienst“ an. Sie können danach ebenfalls bestimmen, ob der Dienst vor Ort oder nur am Telefon geleistet werden soll.

Mitarbeiter verteilen

Mitarbeiter können Sie im askDANTE Schichtplan auf verschiedenen Wegen auf Schichten verteilen. Am einfachsten lässt sich das in der Einsätze-Übersicht umsetzen:

Hier können Sie ebenfalls die freien Stundenkontigente der Mitarbeiter sehen und ablesen, ob diese für einen bestimmten Tag eingeteilt sind oder nicht.

Um einen Mitarbeiter für eine Schicht einzuteilen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile mit der rechten Maustaste in den Kasten. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Das System Ihnen eine passende Schicht für den Mitarbeiter vor. Klicken Sie diese an, so ist er bzw. sie eingeteilt.

Eine zweite Möglichkeit ist es in der Schichtplan-Ansicht die Mitarbeiter mit gehaltener linker Maustaste in die entsprechende Schicht zu ziehen. Sollte der Mitarbeiter nicht passen, so gibt Ihnen das System umgehend Rückmeldung.

Aufteilung auf Arbeitsbereiche

Im askDANTE Schichtplan ist es übrigens auch möglich Mitarbeiter auf Arbeitsbereiche einzuteilen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in Kürze in einem weiteren Blogartikel.

Stundenkontingente im Überblick

In der Auslastungsübersicht sehen Sie alle Stunden Ihrer Mitarbeiter des jeweiligen Teams. Die Ampelfarben zeigen an, ob Stundenkontigente frei oder bereits ausgereizt sind. Zudem finden Sie alle Informationen aus dem askDANTE Anwesenheitskalender wie Urlaube, Krankheiten, Sonderurlaube und andere Abwesenheiten.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen damit einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten des askDANTE Schichtplans geben, weitere Funktionen finden Sie hier.