Wie entwickle ich eigene Schichtmodelle?

2-Schichten- oder 3-Schichtenmodell, Vollkonti und Teilkonti, ergonomische Schichtmodelle und vieles mehr. Während für kleinere Unternehmen einfache Schichtmodelle ausreichen, experimentieren große Betriebe mit neuen Formen der Schichtplanung ganz im Sinne des Industrie 4.0. Wir wollen uns hier vor allem Schichtmodelle für mittelständische Unternehmen ansehen.

In diesem Artikel lernen Sie:

• Basismodelle für die Schichtplanung
• Planung des eigenen Schichtmodells
• Beispiel „Kleines Möbelhaus“
• Einsätze planen nach Arbeitsbereichen
• Flexible Einsatzplanung

Basismodelle für die Schichtplanung

Eine Übersicht über alle gängigen Schichtmodelle ist kaum möglich, da sich Schichtmodelle immer am individuellen Bedarf des Unternehmens und seiner Mitarbeiter sowie Kunden orientiert. Um Ihnen dennoch eine Vorstellung von dem zu vermitteln, was möglich ist, möchten wir Ihnen einige Basisformen vorstellen.

Ein- bzw. Zwei-Schichtmodell

In seiner einfachsten Form besteht ein Schichtplan aus einer oder zwei Schichten pro Tag, die in der Regel aus 8-Stunden Schichten bestehen. Kürze Schichten, die nach Wochentagen variieren sind ebenfalls möglich.

Vollkontinuierliches Schichtmodell

Dieses Schichtmodell deckt eine gesamte Woche von sieben Tagen bei 24 Stunden ab. Es ist vor allem in der Produktion und im Gesundheitswesen zu finden. Das Vollkonti wird gerne in Wechselschichten organisiert, d.h. die Arbeitnehmer wechseln regelmäßig zwischen Früh, Spät- und Nachtschicht. Darüber hinaus kann dieses Modell auch mit weiteren Schichten ausgestattet werden, um zum Beispiel verkürzte Arbeitszeiten zu berücksichtigen.

Das teilkontinuierliche Schichtmodell orientiert sich am Vollkonti, kommt jedoch ohne Wochenende bzw. Nachtschichten aus.

Planung des eigenen Schichtmodells

Die Basismodelle zeigen, dass es trotz flexibler Arbeitszeiten Sinn macht, an festen Schichtfolgen festzuhalten. Denn die Flexibilisierung wirkt sich vor allem auf die Schichtbesetzung aus, wie wir im unteren Teil des Textes zeigen werden. Zunächst wollen wir hier auf die Planung eines individuellen Schichtmodells eingehen. Dieses wird durch verschiedene Faktoren bestimmt:

• Betriebszeiten
• Personalbedarf pro Schicht
• Ausfallmanagement
• Besetzung nach Qualifikation bzw. Arbeitsbereich
• Berücksichtigung von Mitarbeitern mit eingeschränkter Verfügbarkeit (Studenten, Nachtschichtuntauglichkeit etc.)
• Arbeitszeitmodelle

Schichtmodell erstellen an einem Beispiel

Um den Bau eines eigenen Schichtmodells zu veranschaulichen, zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie vorgehen könnten.

Kleines Möbelhaus

• Öffnungszeiten 9-20 Uhr, jeweils eine Stunde Vor- und Nachbereiten
• 4 Vollzeitkräfte (40 Std.), 1 Filialleiter, 1 Stellvertreter
• 2 Teilzeitkräfte (20 Std.)
• 5 Aushilfen auf 450 Euro Basis (flexibel, Mindestlohn)
• Die Filialleiterin bzw. der Stellvertreter sollen immer anwesend sein, außer samstags
• Samstags ist das Geschäft von 9-13 Uhr geöffnet, eine Stunde Nachbearbeitung
• Stoßzeiten sind dienstags bis freitags von 14-18 Uhr, hier sollen mehrere Kassen geöffnet sein
• Neue Ware wird immer montags geliefert und eingeräumt
• Vollzeitkräfte haben 1 Stunde Pause, Ruhezeit von 11 Stunden zwischen Spätschicht und Frühschicht

Aus diesem Szenario ergeben sich auf vier Wochen hochgerechnet 250 verfügbare Stunden. Wir nehmen in diesem Beispiel an, dass die Aushilfen durchschnittlich 10 Stunden pro Woche arbeiten.

Planung der Schichten

Zunächst muss festgelegt werden, wie lang die Schichten für die vorliegenden Arbeitszeitprofile sind.

Schichtlängen Beispiel

Vollzeitkräfte: 9 Stunden (inklusive 1 Stunde Pause) Teilzeitkräfte + Aushilfen: 5 Stunden

Festlegung der Serienschichten

Serienschichten werden Schichten genannt, die sich immer wieder unter den gleichen Bedingungen wiederholen. Grundsätzlich ist es hilfreich, gleiche Arbeitszeitprofile in einer Schichtfolge zusammenzufassen.

Vollzeitkräfte

Im vorliegenden Beispiel ergibt sich für die Vollzeitkräfte ein 2-Schichtenmodell, d.h. es liegen an jedem Wochentag eine Frühschicht und eine Spätschicht mit jeweils zwei Plätzen vor.

Teilzeitkräfte

Für die Teilzeitkräfte ergeben sich drei verschiedene Arten von Schichten. Da der Montag und der Freitag weniger stark besucht ist, wird hier jeweils nur eine Teilzeitkraft bzw. eine Aushilfe benötigt. Für alle anderen Tage werden zwei Personen eingeteilt. Am Samstag gibt es eine Samstagsschicht, in die jeweils eine Teilzeitkraft und zwei Aushilfen eingeteilt werden.

Aushilfen

Neben den Schichten der Teilzeitkräfte und der Samstagseinsätze sind für die Aushilfen zusätzlich die Schichten „Waren einräumen“ am Montag und „Kassenschichten“ von Dienstag bis Freitag vorgesehen. Damit wird die höhere Kundenauslastung optimal besetzt.

Fertig ist das Schichtmodell für das Möbelhaus.

Einsätze nach Arbeitsbereichen planen

Eine zweite Variante ist die Verteilung der Schichten nach Arbeitsbereichen. Das hat den Vorteil, dass entsprechende Mitarbeiter nach Qualifikationen verteilt werden können. Zudem kann man auf einen Blick sehen, ob alle Stationen tatsächlich besetzt sind.

Flexible Einsatzplanung

Bei der Besetzung von Schichten setzen sich immer mehr Modelle durch, die von der Flexibilisierung der Arbeitszeit vorangetrieben werden. Wo früher nur ein Planer entschieden hat, wer welche Schicht bekommt, werden Systeme wie die Bewerbung auf Schichten sowie die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen immer beliebter. Größere Unternehmen arbeiten zum Teil mit einer Wahlarbeitszeit, bei der Arbeitnehmer sich selbstständig im Schichtplan verplanen. Manche Systeme vergeben Schichten anhand der vorliegenden Datenlage voll automatisch. Ob dies immer zu einem gerechten und menschennahen Schichtplan führt, ist dahingestellt.