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Mit dem zweiten Funktions-Update zur Kurzarbeit können Sie ab sofort die fehlenden Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter kompensieren und erhalten einen Report mit allen wichtigen Kennzahlen.

Hinweis: askDANTE stellt Ihnen mit der „Abrechnung“ von Kurzarbeitsstunden Funktionen zur Verfügung, die Ihnen die Verwaltung und Auswertung von Kurzarbeit innerhalb der Zeiterfassung erleichern können. Bitte beachten Sie, dass eine Prüfung und fachgerechte Weiterverarbeitung der berechneten Werte Ihrerseits weiterhin notwendig ist. Dies gilt insbesondere für Krankstunden innerhalb der Kurzarbeit sowie für tarifbedingte oder unternehmensinterne Regelungen.

 

Kurzbeschreibung

Ab sofort können Sie mit askDANTE Kurzarbeit in den Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter abrechnen. Die dafür notwendigen Kurzarbeitszeiträume finden Sie unter Menü > Verwaltung > Kurzarbeitszeiträume, eine Beschreibung zu deren Nutzung finden Sie in unserem Blogartikel zu Kurzarbeit Teil 1

Mit der neuen Abrechnungsfunktion errechnet askDANTE alle Stunden, die ein Mitarbeiter aufgrund seiner Kurzarbeit im angegebenen Zeitraum nicht erbringen konnte. Diese Stunden werden dem Mitarbeiter als Korrektur gutgeschrieben, um das Zeitkonto auszugleichen. Die Ergebnisse der Abrechnung können Sie als CSV Datei herunterladen und weiterverarbeiten.

Abrechnung durchführen

Nachdem Sie Ihre Kurzarbeitszeiträume angelegt und die betroffenen Mitarbeiter hinzugefügt haben, steht Ihnen im Tab „i – Info“ unten rechts der Knopf „Abrechnen zur Verfügung“

Wenn Sie die Abrechnung starten wollen, dann können Sie dabei die folgenden Optionen setzen:

  • Buchungsdatum – ist das Datum, mit dem die errechnete Zeitkompensation bei allen Mitarbeitern im Zeitkonto eingebucht wird, vorzugsweise der letzte Tag des Kurzarbeitszeitraumes.
  • Bestehende Überstunden einrechnen – Wenn der Haken gesetzt ist, werden die bestehenden Überstundenkonten der Mitarbeiter zur Kompensation der Fehlstunden mit eingerechnet (siehe unten). Sofern Sie dies nicht wünschen, können Sie die Option abwählen.

Abrechnung zurücknehmen

Sie können eine durchgeführte Abrechnung jederzeit rückgängig machen. Dafür steht Ihnen unten rechts der Button „Abrechnung zurücknehmen“ zur Verfügung. Wenn Sie diese Funktion ausführen, werden die errechneten Zeitkorrekturen aus den Konten der Mitarbeiter wieder entfernt.

So berechnet askDANTE die Kurzarbeit

Kurzarbeit bedeutet im Sinne der Zeiterfassung, dass ein Mitarbeiter seine eigentlichen „Soll-Stunden“ aufgrund der Kurzarbeit nicht erbringen kann. Es fehlen ihm somit Stunden im Monat und sein Zeitkonto läuft ins Minus.

Einem Mitarbeiter muss im Kurzarbeitszeitraum also das Zeitkonto „aufgefüllt“ werden. Beispiel:

  • Mitarbeiter hat im Monat 168 Sollstunden
  • Gearbeitet hat er 120
  • → 48 Kurzarbeitsstunden

Überstundenkonten von Mitarbeitern müssen vor der Beantragung der Kurzarbeiterstunden abgeschmolzen werden, sofern es keine anderen betrieblichen oder tariflichen Regelungen dazu gibt.

Siehe auch: https://www.etl-rechtsanwaelte.de/aktuelles/hilfe-fuer-arbeitgeber-bei-arbeitsausfall-durch-corona

Insofern verändert sich das Beispiel von oben so:

  • Mitarbeiter hat am Anfang des Monats 15 Überstunden stehen
  • Mitarbeiter hat im Monat 168 Sollstunden
  • Gearbeitet hat er 120
  • → 33 Kurzarbeitsstunden und 0 Überstunden am Ende des Monats

Zudem können in Kurzarbeit auch andere Abwesenheiten anfallen, wie z.B. Urlaub oder Krankheit. Diese werden ebenfalls nicht ins Kurzarbeitergeld eingerechnet. Angepasstes Beispiel:

  • Mitarbeiter hat am Anfang des Monats 15 Überstunden stehen
  • Mitarbeiter hat im Monat 168 Sollstunden
  • Gearbeitet hat er 120
  • 1 Tag Krank, Wert 8 Stunden
  • 2 Tage Urlaub, Wert je 8 Stunden = 16 Stunden
  • → 9 Kurzarbeitsstunden und 0 Überstunden am Ende des Monats

askDANTE berechnet die Kurzarbeitsstunden also unter Berücksichtigung aller Zeitgutschriften aus Urlaub, Krankheit, Abwesenheiten und Feiertagen, sowie unter Einberechnung bestehender Überstunden auf dem Zeitkonto.

 

Vorsicht bei Krankheit in der Kurzarbeit

Selbstverständlich kann es vorkommen, dass Mitarbeiter auch in der Kurzarbeit krank werden. In diesem Fall wird auch die Krankheit in der Lohnabrechnung entsprechend Ihrer Planung für Kurzarbeit (Quote) anteilig mit Gehalt und Kurzarbeitergeld vergütet.

Leider gibt es hier jedoch mögliche Ausnahmefälle, die eine besondere Beurteilung und Abrechnung in der Lohnabrechnung erfordern. Dies ist beispielweise der Fall, wenn die Krankheit bereits vor dem Eintritt in die Kurzarbeit begonnen hat. Oder wenn der Mitarbeiter innerhalb der Kurzarbeit seine Kurzarbeitsquote ändern soll.

Aus diesen Gründen ist gegenüber der Lohnabrechnung notwendig, die Kranktage einzeln manuell zu prüfen und dann anteilig korrekt abzurechnen. Damit Sie die Kranktage und die geplanten Quoten auf einen Blick sehen, haben Sie im CSV Report (siehe unten) die notwendigen Spalten. Darüber hinaus kann askDANTE hierfür leider keine automatische Unterstützung anbieten. Die Krankstunden sind in der von askDANTE errechneten Kurzarbeits-Kompensation nicht enthalten (siehe Beispiele oben).

Aus Sicht der Zeitkontorechnung bestehen die Probleme nicht, da die Krankheit mit der vollen Stundenzahl wie gewohnt ins Zeitkonto eingeht.

Für Sie bedeutet das konkret: Anteilige Kurzarbeitsstunden aus Krankheit sind in der von askDANTE errechneten Zeitkompensation nicht enthalten und müssen von Ihnen manuell errechnet werden. Die dafür notwendigen Spalten stehen im CSV Report zur Verfügung.

 

Der CSV Report

Nach erfolgter Abrechnung steht Ihnen im „i – Info“ Tab des Kurzarbeitszeitraumes unten links der Button „herunterladen“ zur Verfügung. Mit diesem Button können Sie sich einen Report mit allen berechneten Werten der durchgeführten Abrechnung herunterladen. Sie finden darin die folgenden Spalten:

  • Personalnummer
  • Name
  • Gearbeitete Zeit – die tatsächlich gestempelten Stunden
  • Sollstunden – die Zielstunden, die der Mitarbeiter gemäß Arbeitsprofil im Zeitraum gehabt hätte
  • Urlaub – Zeitgutschriften für genommene Urlaube
  • Krank – Zeitgutschriften für Tage Krank
  • Krank – Zeitgutschriften für Tage Kindkrank
  • Krank – Zeitgutschriften für Tage Arbeitsunfall
  • Abwesenheit – Zeitgutschriften für sonstige Abwesenheiten
  • Feiertage – Zeitgutschriften für Feiertage
  • Korrekturen – Alle Zeiten, die dem Mitarbeiter als Arbeitszeitkorrekturen eingetragen wurden
  • Überstunden – angerechnete Stunden vom Überstundenkonto
  • Kurzarbeitsstunden – berechneter Korrekturwert von askDANTE
  • Geplante Quote – die Kurzarbeitsquote, die für den Mitarbeiter geplant war (Soll)
  • Tatsächliche Quote – die Kurzarbeitsquote, die sich für den Mitarbeiter aus den tatsächlichen Werten ergibt (Ist)*

Anmerkung zur Berechnung der Ist-Quote: askDANTE berechnet hier Kurzarbeitsstunden / (Sollstunden – Feiertagsstunden)

 

Noch Fragen?

Sollten Sie weitere Fragen rund um das Thema Kurzarbeit mit askDANTE haben, dann schreiben Sie uns gerne an service@askdante.com

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