eAU Abfrage mit der Zeiterfassung askDANTE

Der Jahreswechsel nähert sich unaufhaltsam und mit ihm die verpflichtende Abfrage der eAU für die Arbeitgeber. Wir von askDANTE haben viel dafür getan, Sie bestmöglich auf diese Umstellung vorzubereiten. Hier fassen wir den aktuellen Stand zusammen und sagen Ihnen, was Sie konkret zum eAU-Start benötigen und wissen müssen. 

Was ist die eAU?

Die Digitalisierung schreitet auch im Gesundheitswesen stetig voran. Eines der großen Digitalisierungsvorhaben der letzten Jahre ist die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz „eAU“. Diese tritt künftig an die Stelle des bekannten „gelben Zettels“, den ein Arbeitnehmer im Falle einer Krankschreibung vom Arzt bislang in drei Kopien bekommen hat: Eine Kopie für die Krankenkasse, eine Kopie für den Arbeitgeber und eine Kopie für sich selbst. Die Zustellung der Kopien an den richtigen Adressaten oblag bislang dem Arbeitnehmer.

Was ändert sich um 01.01.2023?

Damit soll ab dem 01.01.2023 Schluss sein. Nachdem die Pilotphase für das elektronische Verfahren bereits verlängert wurde, soll der elektronische Abruf der eAU durch den Arbeitgeber ab 2023 verpflichtend werden. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber zukünftig keinen „gelben Schein“ mehr vom Arbeitnehmer vorgelegt bekommen, sondern die Bescheinigung des Arztbesuches sowie die genaue Dauer der Krankschreibung elektronisch abfragen sollen. Dafür stellt der Gesetzgeber zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die Abfrage über die Lohnabrechnung oder über eine digitale und zertifizierte Zeiterfassung.

Abruf der eAU für den Arbeitgeber mit askDANTE

Um unsere Kunden bestmöglich bei diesem Schritt zu unterstützen, haben wir uns in der Weiterentwicklung unserer Software maßgeblich auf die erfolgreiche Implementierung der eAU-Abfrage in askDANTE fokussiert. Am 30.09.2022 wurde askDANTE von der ITSG (IT Gesellschaft der Krankenkassen) zertifiziert und für den Pilotbetrieb zugelassen. Aktuell starten wir mit einer Auswahl an Pilotkunden in die Betatest-Phase, um den eAU-Prozess unter realen Anwendungssituationen gemeinsam zu optimieren.
askDANTE hat zu diesem Zweck eine Vielzahl von kleinen und großen Anpassungen bekommen. Besonders sichtbar ist hier die Einführung der neuen CSV-Schnittstelle, um Stammdaten fortlaufend mit einem beliebigen Lohnprogramm abgleichen zu können, aber auch die Möglichkeit, die Versicherungsdaten der Mitarbeitenden zu hinterlegen, damit die Abfragen bei den richtigen Kassen gestellt werden.

Auswirkungen auf Personalprozesse

Die Vorgaben und Prozesse der eAU Abfrage sind vom Gesetzgeber insbesondere mit Blick auf die Verarbeitung in der Lohnabrechnung und bei den Krankenkassen erstellt worden. Wenngleich die Hersteller der Lohnprogramme sich und ihre Kunden schon lange auf diesen Schritt vorbereitet haben, so sind die Auswirkungen der eAU in der sonstigen Personalarbeit in vielen Unternehmen noch nicht ganz klar. Die Möglichkeit, dass Zeiterfassungen direkt mit den Krankenkassen kommunizieren können, ist für dieses Vorhaben erstmals geschaffen worden. Wie sich die Änderungen auf den Alltag in den Unternehmen auswirken, wird sich erst in den nächsten Monaten zeigen.

Status bei askDANTE

In askDANTE haben wir im vergangenen Jahr viel dafür getan, Sie und uns bestmöglich auf die Änderungen im neuen Jahr vorzubereiten. Momentan (November 2022) nehmen wir die neuen Strukturen Stück für Stück in Betrieb und lassen die ersten Abfrageprozess laufen. In der askDANTE Anwendung haben wir dafür eine Basisfunktionalität eingebaut, die eine Abfrage und einen Abgleich der eAU ermöglicht. Für die Gestaltung der weiterführenden Prozesse, wie z.B. Alarmregeln oder die Krankmeldung im Self-Service der Mitarbeiter, sind die praktischen Erfahrungswerte aus einem Echtbetrieb essenziell. Schon die ersten aktuellen Ergebnisse zeigen, dass die „Begegnung mit der Lebensrealität“ von Unternehmen noch Anpassungen an den eher theoretischen Vorgaben der Krankenkassen notwendig machen. Aus diesem Grund haben wir zum jetzigen Zeitpunkt nur einfache Funktionen gebaut und werden die  weiterführenden Funktionen im neuen Jahr so schnell wie möglich bereitstellen, wenn diese Erfahrungen einigermaßen gesichert vorliegen.

So bereiten Sie sich als Unternehmen bestmöglich vor

Sobald die Pilotphase in askDANTE abgeschlossen ist, wird die eAU-Funktion allen Kunden zur Verfügung gestellt. Als Vorbereitung darauf können Sie schon jetzt diese Schritte unternehmen:

1. Suchen Sie Ihre Betriebsnummer(n) heraus. Diese können in askDANTE an den Standorten im Bereich Einstellungen hinterlegt werden. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiter dann auch den richtigen Standorten zugeordnet sein müssen (Soll-Stunden).
2. Gleichen Sie die Personalnummern in askDANTE mit den Personalnummern Ihrer Lohnabrechnung ab.
3. Besorgen Sie sich aus Ihrem Lohnprogramm oder von Ihrem Dienstleiter einen Datenexport (Excel oder CSV) mit den folgenden Spalten:
   • Personalnummer
   • Vorname
   • Nachname
   • Geschlecht
   • Geburtstag
   • Versicherungsnummer
   • Betriebsnummer des Arbeitgebers
   • Art der Versicherung (Gesetzlich, Privat, Sonstige)
   • Betriebsnummer der Krankenkasse (wenn gesetzlich versichert)
   • Beginn des Versicherungsschutzes / Datum ab wann die ausgewählte Krankenkasse oder die Privatversicherung gilt

Achtung: Im Fall von GfBs (Minijob) benötigen wir die Betriebsnummer der „echten“ Krankenkasse, nicht der Knappschaft (BetrNr 98000006)

Je nachdem, wie Sie Ihre Lohnabrechnung organisieren oder welche Software eingesetzt wird, kann die Erstellung des Reports eine Zeit dauern.

Mit den genannten Vorbereitungen können Sie schnellstmöglich in die eAU Abfrage starten, sobald die Funktion offiziell freigegeben wird.

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