Funktionen der Zeiterfassung

askDANTE bietet Ihnen von Beginn an eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten. Die folgende Auflistung soll Ihnen einen Überblick darüber geben.

Da wir die Entwicklung eines Zeiterfassungssystems als nie endenden Prozess verstehen, haben wir auch einige Funktionen aufgeführt, die wir kurzfristig einschalten wollen. Diese Funktionen sind mit den folgenden Symbolen markiert:

  • Funktion umgesetzt und verfügbar
  • Funktion umgesetzt, aber noch nicht verfügbar oder im Test
  • Funktion konkret geplant und noch nicht umgesetzt
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Zeiten erfassen

Zeitnachweise mit askDANTE erstellen
  • Erfassung von Arbeitszeiten

    Die wichtigste Funktion in askDANTE. Hier können Sie Ihre Projekt- und Arbeitszeiten eintragen und pflegen. Die Zeiten können auf Projekte, Teilprojekte und Kunden gebucht und mit einem kleinen Kommentar versehen werden.

  • Kalenderansicht

    Die Kalenderansicht ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre erfassten Zeiten und eine kurze monatliche Auswertung. Mit dem Kalender können Sie schnell und einfach auf alle Tage zugreifen.

  • Erfassen auf allen Ebenen

    Die Zeiterfassung stellt sich flexibel auf Ihre Bedürfnisse ein. Sie können frei entscheiden, wie Sie Ihre Projekte, Tätigkeiten und Kunden organisieren und Zeiten verbuchen.

  • Schnelle Tastatureingabe

    Wir haben uns einiges einfallen lassen, damit Sie Ihre Zeiten so schnell wie möglich erfassen können. Dazu gehören verschiedene, optimierte Eingabemöglichkeiten für Zeiten, intelligente Vorauswahl in Feldern und Auto-Completing.

  • Stoppuhr

    Neben der „herkömmlichen“ Eingabe Ihrer Zeiten können Sie auch die Stoppuhr nutzen. Einfach auf „Start“ drücken, wenn Sie eine Aufgabe beginnen und „Ende“, wenn Sie fertig sind.

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Projektzeiterfassung und Kunden

Kunden und Projekte mit askDANTE verwalten
  • Projekte verwalten

    Ihre Arbeitszeiten werden auf Projekte gebucht. Sie können die Projekte auch mit einem Kunden verknüpfen.

  • Kunden verwalten

    Verwalten Sie Ihre Kunden und fügen Sie ihnen Projekte hinzu. So können Sie die Umsätze und Tätigkeiten für einen Kunden optimal zusammenfassen und auswerten.

  • Teilprojekte

    Jedes Projekt in askDANTE kann Teilprojekte enthalten. Dies ermöglicht Ihnen z.B. die bessere Aufteilung verschiedener Budgets, Stundensätze oder Auftragspositionen.

  • Start- und Enddaten für Projekte

    Nutzen Sie die optionalen Start- und Enddaten bei Projekten, um die Verfügbarkeit für Buchungen zeitlich einzuschränken. Damit können Sie fehlerhafte Einträge verhindern und Ihre Auswahllisten übersichtlicher gestalten.

  • Tätigkeiten

    Jede Buchung kann einer Tätigkeit zugeordnet werden. Dies kann wichtig sein für die Ermittlung des Stundensatzes oder für den Anteil der (nicht-) fakturierbaren Stunden. Leistungen sind (momentan) unabhängig von Projekten z.B. „Programmieren“, „Besprechen“, „Reise“ usw..

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Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung Screenshot
  • Schichtpläne erstellen

    Mit askDANTE können Sie Schichten individuell gestalten. Legen Sie einfach Zeitpunkt und Personalbedarf fest. Nach dem Speichern wird die Schicht direkt im Planungstool hochgeladen. Auch Serienschichten sind möglich.

  • Schichten planen per Drag & Drop

    Verteilen Sie Ihre Mitarbeiter per Drag & Drop auf vorher definierte Schichten. Über einen Kalender können Sie die Woche ansteuern, die Sie planen wollen.

  • Einsatzplan

    Im Einsatzplan sehen Sie alle Mitarbeiter, ihre Schichten und noch offene Stunden. Änderungen im Schichtplan können auch hier vorgenommen werden.

  • Auslastungsübersicht

    Der Auslastungsplan ist grafisch so für Sie aufbereitet, dass Sie auf einem Blick sehen, ob Ihre Schichten gut verteilt sind.

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Stundensätze und Budgets

  • Stundensätze allgemein

    Sie können für alle Ihre Tätigkeiten eigene Stundensätze eintragen. So können Sie unterschiedliche Preise für unterschiedliche Leistungen festlegen. Mit diesen Stundensätzen berechnet askDANTE für Sie, wie viel Sie verdient haben.

  • Individuelle Stundensätze

    Jeder Kunde ist anders und vielleicht haben Sie ja für einige Kunden oder Projekte andere Preise verhandelt. Deswegen können Sie für jeden Kunden, jedes Projekt oder jedes Teilprojekt einen eigenen Stundensatz eintragen, der dann anstelle der Preise für die Tätigkeiten benutzt wird.

  • Fakturierbarkeit

    Nicht jede Leistung kann auf die Rechnung gesetzt werden. Daher können Sie für jede Tätigkeit einstellen, ob diese abrechenbar (fakturierbar) ist oder nicht. So können Sie am Ende des Monats sehen, wie viele Stunden Sie mit Dingen verbracht haben, mit denen Sie nichts verdient haben ... und dies optimieren.

  • Budgets

    askDANTE ermöglicht Ihnen die Überwachung von vereinbarten Projektbudgets. Diese Budgets können als Zeitkontingente eingetragen und eingehalten werden. Die Auswertungen zeigen Ihnen dafür den aktuellen Verbrauch Ihres Zeitbudgets an.

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Benutzer und Account

  • Account-Verwaltung

    Wenn Sie sich bei askDANTE neu registriert haben, können Sie Ihren Account konfigurieren und verwalten. Dazu gehört beispielsweise die Verwaltung der Credits, wenn Sie den askDANTE Cloud-Service gewählt haben.

  • Sie wollen eine Zeiterfassung für eine größere Belegschaft?

    Dann könnten unsere exklusiven Serverlösungen für Sie interessant sein. Informieren Sie sich jetzt über unsere Private Server-Lösung und die Inhouse-Lizenz Version von askDANTE.

  • Benutzerverwaltung für Teams

    Ein Account kann mehrere Benutzer enthalten. Somit können Sie nicht nur einen Zugang für sich, sondern auch für Ihre Teamkollegen oder Mitarbeiter einrichten. Die Anzahl der „aktiven“ Benutzer pro Kalendermonat ist die Grundlage für den Verbrauch Ihrer Credits.

  • Benutzerrechte

    Alle Benutzer in Ihrem Account können unterschiedliche Benutzerrechte erhalten. Es stehen Ihnen die Rollen „Account-Besitzer“, „Administrator“ und „Benutzer“ zur Verfügung.

  • Credits-Konto

    Im Konto können Sie alle Käufe und Verbräuche für Ihre Credits sehen. So bleibt für Sie alles übersichtlich und transparent.

  • Credits kaufen

    In der Account-Verwaltung können Sie neue Credits kaufen. Für Unternehmen bieten wir auf Anfrage weitere Zahlungsmöglichkeiten an.

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Stundenzettel und Auswertungen

  • Stundenzettel für Benutzer, Projekte und Kunden

    Zeitnachweis oder Stundenzettel, bei askDANTE Timesheets genannt, können einfach heruntergeladen werden. Diese beziehen sich entweder auf den Benutzer oder auf Projekte, Teilprojekte und Kunden.

  • Individuelles Reporting

    Neben den vorgefertigten Stundenzetteln können Sie auch Ihre eigene Liste aus den erfassten Daten filtern und zusammenstellen. Die Listen können heruntergeladen und ausgedruckt werden.

  • In-Context Reporting

    Überall in askDANTE finden Sie stets aktuelle grafische Anzeigen zu den von Ihnen ausgewählten Bereichen. Auf diese Weise bekommen Sie einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen ohne einen extra Report zu bemühen.

  • Alle Downloads als PDF, Excel oder CSV

    Die Daten einer Zeiterfassung sind Grundlage für Verwaltung, Dokumentation und Abrechnung. Aus diesem Grunde können Sie alle Reports als PDF für ein sauberes Druckbild oder als Excel oder CSV für die Weiterverarbeitung herunterladen.

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Arbeitszeitkonten, Urlaub, Krankheit

  • Arbeitszeitkonten

    Sie können für sich und Ihre Mitarbeiter nicht nur die tatsächlichen Stunden eintragen (IST), sondern auch die vorgesehene Arbeitszeit pro Monat (SOLL). Damit erhalten Sie die Möglichkeit, Zeitkonten für sich und alle Benutzer zu führen. Die Zeitkonten enthalten Überstunden, Urlaubsanspruch, Ausfalltage und vieles mehr.

  • Feiertagskalender

    Für die Umsetzung der Arbeitszeitkonten werden auch alle Feiertage benötigt, an denen nicht gearbeitet werden darf oder soll. Dieser Kalender kann für jedes Unternehmen einzeln angepasst werden, abhängig von Land und Region.

  • Urlaub

    Urlaub ist für Viele die schönste Zeit im Jahr. Um Engpässe beim Personal zu vermeiden, muss jedoch gut geplant werden. Mit askDANTE kann jeder seine Urlaubsanträge direkt über das System versenden und im Arbeitszeitkonto wiederfinden.

  • Krankheit und Arbeitsausfälle

    Leider kann im Laufe eine Jahres viel passieren. Mitarbeiter werden krank oder sind anderweitig verhindert. Diese Ausfälle können ganz leicht im Arbeitszeitkonto eingetragen werden.

  • Überstundenkonten

    askDante bietet die Möglichkeit, ein Überstundenkonto zu führen. Zudem können monatliche Überstunden begrenzt und inkludierte Mehrarbeit im System vermerkt werden.

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Design und Oberfläche

Themes für die Zeiterfassung askDANTE
  • Bildschirmabhängige Darstellung

    Die Darstellung aller Funktionen und Daten passt sich mit Hilfe der Kacheln an Ihren individuellen Bildschirm ideal an (sog. „responsive design“).

  • Optimiert für Touch-Oberflächen

    Die großen Kacheln und Schaltflächen lassen sich nicht nur gut mit der Maus, sondern auch mit dem Finger auf einer Touch-Oberfläche bedienen, z.B. auf dem Tablet.

  • Individuelle Designs

    askDANTE bietet eine große Anzahl an Motiven, aus denen jeder Benutzer wählen kann. Das sogenannte „Theme“ steuert Hintergrundbild und Farbgebung. Die Benutzeroberfläche kann so auf den individuellen Geschmack eingestellt werden. Unternehmen können auf Anfrage eine Designvorlage im Stile der eigenen Corporate Identity erhalten.

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Software für PC, Tablet, Smartphone und Terminal

  • Touch-optimierte Oberfläche

    Die mobile Zeiterfassung steht Ihnen auch als App für Smartphone und Tablet zur Verfügung. Dank der großen Schaltflächen und dem an mobile Anforderungen angepassten Design ist die Applikation insbesondere für Tablets eine gute Möglichkeit.

  • iOS App

    Installieren Sie sich die kostenfreie askDANTE App für iOS. Sie können damit von überall Ihre Zeiten frei erfassen, anzeigen lassen oder die Stoppuhr benutzen.

  • Android App

    Auch für Android steht die kostenfreie askDANTE App zur Verfügung. Sie können damit von überall Ihre Zeiten frei erfassen, anzeigen lassen oder die Stoppuhr benutzen.

  • Windows Desktop-Client

    Dieses kleine Helferlein steht Ihnen kostenfrei zum Download zur Verfügung. Sobald Sie das Programm installiert haben, können Sie von Ihrem Windows-Desktop aus Ihre Zeiten direkt für askDANTE aufzeichnen. Sehr praktisch.

  • Zeiterfassungsterminal

    askDANTE kann ebenfalls über exklusive Zeiterfassungsterminals betrieben werden. Wir bieten Ihnen verschiedene Terminalversionen mit unterschiedlichen Ausstattungsmöglichkeiten an, die sich nach Ihren individuellen Anforderungen und Einsatzwünschen richten.

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Sonstiges

  • Archivierung

    Daten, die Sie nicht mehr in der Anzeige sehen möchten, können archiviert werden. Damit bleiben alle Einträge und Verknüpfungen erhalten und können später wieder ausgewertet werden.

  • Sprachen

    Momentan stehen die Sprachen Englisch und Deutsch zur Auswahl. Zukünftig werden noch weitere Sprachen folgen.

  • Währungen

    askDANTE kann jede beliebige Währung ausweisen. Das Kürzel dafür können Sie einfach im Account einstellen.

  • Starthilfe für Neukunden: Testdaten

    Jeder Neukunde kann sich dafür entscheiden, für seinen Testzeitraum auf einen Bestand von Testdaten zuzugreifen. Damit können Sie die Möglichkeiten und Ideen in askDANTE von Anfang an gut erkennen. Wenn Sie das System dann produktiv nutzen möchten, können Sie diese Daten ganz einfach löschen.

  • Suchfunktion „askDANTE“

    Daten zu erfassen ist gut und schön. Aber die Daten auch wiederzufinden ist noch viel wichtiger! Mit unserer Suchfunktion haben Sie die Möglichkeit, einfach nach Suchbegriffen in Ihrem gesamten Datenbestand zu suchen und schnell zu den gewünschten Daten zu gelangen.

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