Blog für Digitalisierung und Arbeiten 4.0

Frieder Schilling, Personalverantwortlicher des Kita-Trägers Apoidea e.V. in Hamburg, spricht mit uns über den Nutzen von askDANTE in den Kindertagesstätten. Apoidea e.V. führt sechs Kindertagesstätten in Hamburg mit insgesamt 340 Kindern und 90 Mitarbeitern.

Herr Schilling. Wie wird askDANTE bei Ihnen eingesetzt?

Zum einen nutzen unsere Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Zum anderen werden auch von den Kindergartenkindern die Zeiten erfasst. Wann kommt ein Kind und wann geht es. Das haben wir vor der Einführung von askDANTE alles händisch nachgehalten. Das war ein ziemlicher Aufwand! Denn es müssen immer auch Nachkontrollen durch die Einrichtungsleitung stattfinden. Durch askDANTE werden Mitarbeiter und Leitung enorm entlastet.

In Hamburg existiert ein sogenanntes Gutscheinsystem. Das bedeutet, dass jedem Kind täglich mindestens 5 Stunden bis maximal 12 Stunden Betreuung zur Verfügung stehen. Mit askDANTE können wir nun – der Behörde und auch den Eltern gegenüber – gesichert nachweisen, wie lange ein Kind am Tag da war. Stunden, die deutlich über dem jeweiligen Gutscheinvolumen eines Kindes liegen, stellen wir den Eltern dann in Rechnung. Unser Ziel ist es, im Laufe der kommenden Monate askDANTE auf alle Einrichtungen auszuweiten, die mit unserem Logo bedruckten, dafür notwendigen Chips liegen bereits hier neben mir im Büro.

„Bei uns stempeln nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch unsere Kinder piepsen sich ein.“

Was sagen die Kinder zu askDANTE?

Jedes Kind hat einen eigenen Chip über der Garderobe hängen und „piepst“ sich morgens ein und wenn es abgeholt wird wieder aus. Da die Zeiterfassungsterminals aus Sicherheitsgründen höher hängen, wird das zusammen mit den Eltern gemacht. Die älteren Kinder schaffen das natürlich schon allein.

Wie wurde die Einführung von askDANTE von den Eltern aufgenommen?

Die Eltern haben die Einführung von askDANTE zum größten Teil positiv aufgefasst, sie müssen sich nun daran gewöhnen, ihr Kind täglich ein- und auszuloggen. Natürlich muss manchmal was nachgetragen werden. Aber auch das wird mit der Zeit besser.

Augenzwinkernd kann man somit sagen, dass wir zur Abwechselung mal die Eltern erziehen.

„askDANTE ist eine enorme Arbeitserleichterung für unsere Mitarbeiter und Sie haben nun Zeit für Ihren eigentlichen Job, das pädagogische Arbeiten.“

Wie nutzen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen askDANTE?

Für Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Früher hatte jeder Mitarbeiter einen eigenen Stundenzettel. Ausdrucken, ausfüllen, in die Verwaltung schicken, mit unleserlicher Schrift kämpfen, abheften. Das geht mit Hilfe von askDANTE elektronisch deutlich einfacher und bindet bei uns in der Verwaltung auch nicht mehr so viel Arbeitskraft.  Zudem finden keine Diskussionen bzgl. der Arbeitszeiten mit den Mitarbeitern mehr statt. Klar vertrauen wir ihnen, doch nun ist es eben so: entweder man hat sich eingeloggt oder eben nicht. Auch um das gesetzlich vorgeschriebene Nachweisen der Pausenzeiten muss ich mir keine Gedanken mehr machen, denn es wird automatisch von askDANTE erfüllt.

Der ganze Workflow mit den Urlaubsanträgen über askDANTE läuft zudem deutlich unkomplizierter. Ohne Papierkram! Denn bei uns muss sowohl die Einrichtungsleitung als auch das zentrale Büro den Urlaubsantrag bestätigen. Sie können sich vorstellen, was da an Zetteln früher hin und hergereicht wurden. Das wird nun alles auf elektronischem Weg „per Click“ bearbeitet. Denn in askDANTE können Genehmigungsverfahren angelegt werden.

Welche Vorteile ergeben sich aus Ihrer Sicht?

Es hat uns das Leben sehr erleichtert.

Auf der Messe Zukunft Personal haben ich mich damals auf die Suche nach einem System für Zeiterfassung gemacht. Dort sind eine Menge Anbieter vertreten. Doch askDANTE hat uns letztendlich durch die benutzerfreundliche Oberfläche überzeugt. Außerdem war es mir wichtig, einen konkreten Ansprechpartner zur Seite zu haben, der kurzfristig erreichbar ist. Und das hat sich auch bestätigt, denn sobald man Hilfe benötigt, ist immer jemand zur Stelle.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass ich askDANTE als Wettbewerbsvorteil in Bewerbungsgesprächen nutzen kann. Der Fachkräftemangel ist in Kindertagesstätten ein großes Thema und ein System für Zeiterfassung und elektronischer Urlaubsverwaltung kommt bei potenziellen Arbeitnehmern gut an.

Was gefällt Ihnen noch?

Zum einen ist es für mich ein „mit der Zeit gehen“. Zum anderen steht ganz klar die Erleichterung der täglichen Arbeit der Mitarbeiter im Vordergrund. Sie müssen sich nicht mehr mit unübersichtlichen Listen rumschlagen, sondern haben Zeit für ihren eigentlichen Job, nämlich gutes pädagogischen Arbeiten!

Vielen Dank für das Interview!

von | 27.02.2019

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Bild: La-Rel Easter / Unsplash

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