Blog für Digitalisierung und Arbeiten 4.0

Die Veränderungen der letzten Wochen stellen uns alle gemeinsam vor neue Aufgaben. Aus diesem Grund haben wir bei askDANTE unsere Prioritäten umgestellt und arbeiten an neuen Lösungen und Verbesserungen, um Ihnen den Weg durch die schwierige Zeit zu erleichtern.

Wie askDANTE jetzt helfen kann

Die aktuelle Corona Krise zwingt viele Unternehmen, die Arbeitsabläufe anzupassen, dezentral zu arbeiten und auf die veränderte Auftragslage zu reagieren. Damit rücken vor allem diese Themen in den Fokus:

  • Homeoffice inkl. Anwesenheitsplanung
  • Kurzarbeit – teilweise oder komplett
  • Verrechnung von bestehenden Überstundenkonten
  • Angepasste Schicht- und Dienstpläne

Die genannten Themen hängen direkt oder indirekt mit den Funktionen von askDANTE zusammen – die Anforderungen haben sich jedoch innerhalb weniger Wochen stark verändert. Aus diesem Grund haben wir von askDANTE uns entschieden, die ursprüngliche Entwicklungsagenda für 2020 anzupassen, um Sie so schnell wie möglich mit passenden Hilfestellungen zu unterstützen.

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Thema 1: Homeoffice

Um unnötige gesundheitliche Risiken für die Mitarbeiter zu vermeiden, setzen viele Unternehmen auf ein verteiltes Arbeiten im „Homeoffice“. Gleichzeitig ist die flexible Einteilung der Arbeitszeiten besonders wichtig, um die ausgefallene Kinderbetreuung in Kitas und Schulen aufzufangen. Daraus entstehen neue Fragen:

  • Wer arbeitet gerade?
  • Wann ist wer am Arbeitsplatz?
  • Wie wird die Arbeitszeit gezählt?

askDANTE bietet für die Übersicht und die Kommunikation der Mitarbeiter schon jetzt verschiedene Funktionen:

  • Nutzen Sie das Virtuelle Terminal, damit die Mitarbeiter sich online ein- und ausstempeln können. Die Berechtigung für das Virtuelle Terminal kann zusätzlich zu bestehenden Hardware-Terminals vergeben werden und kann später auch problemlos wieder entzogen werden. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, die Arbeitszeiten über diese Funktion zu erfassen. Bei jeder Stempelung ist später erkennbar, ob diese vom Virtuellen Terminal gekommen ist oder nicht.
  • In der Ansicht für die Anwesenheit sehen Sie, welche Mitarbeiter zur Zeit angemeldet sind (Berechtigungen beachten!). Jeder Mitarbeiter, der sich eingestempelt hat, ist vor seinem Namen mit einem grünen Balken markiert. So kann auch im Team jeder sehen, wer momentan ansprechbar ist.
  • Nutzen Sie die Notiz-Icons, damit Ihre Mitarbeiter die Tage in Homeoffice, Dienstreise oder sonstige Markierungen im Kalender hinterlegen können. Ebenso können Ihre Mitarbeiter eine kurze Notiz zur Erreichbarkeit hinterlegen. Diese Informationen sind über den Anwesenheitskalender für alle anderen Kollegen einzusehen. Die Tagesnotizen kann jeder Mitarbeiter selber eintragen im Bereich „Mein Profil > Kalender“. Weitere Infos finden Sie in unserem Handbuch zum Thema Kalender

Um die genannten Funktionen noch einfacher und besser nutzen zu können, werden wir kurzfristig diese Verbesserungen zur Verfügung stellen:

  • Verbesserung der Lesbarkeit der Icons im Anwesenheitskalender
  • Möglichkeiten zur Hinterlegung der Notizen aus allen anderen Zeiterfassungsmasken, u.A. im Virtuellen Terminal

[Update 03.04.2020] Diese Verbesserungen wurden am 01.04.2020 bereitgestellt.

Thema 2: Kurzarbeit

Führen Sie in Ihrem Unternehmen Kurzarbeit ein? askDANTE kann Ihnen die offiziellen Anträge und die tatsächliche Abrechnung nicht abnehmen – aber wir können Sie dabei unterstützen Ihre abzurechnenden Kurzarbeitsstunden pro Monat zu berechnen und die Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter mit wenigen Klicks zu korrigieren.

Kurzarbeit kann ganze Unternehmen betreffen oder nur Unternehmensteile. Sie kann komplett die gesamte Arbeitsleistung betreffen (100%) oder nur eine anteilige Arbeistleistung (z.B. 30%). Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter sind gleichermaßen betroffen und Krankheit, Urlaub und andere Ausfälle können weiterhin auftreten. Zudem müssen Überstundenkonten erst abgeschmolzen werden, bevor Sie Kurzarbeitsgeld beantragen können.

askDANTE hilft bei der Berechnung der Kurzarbeitsstunden unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine Funktion, damit die Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter nicht ins Negative laufen.

Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass die hier aufgeführten Informationen keine rechtliche Beratung darstellen. Informieren Sie sich bei den zuständigen Stellen verlässlich über die Regeln und Abrechnungswege. 

Lösung bisher: Abwesenheitsgründe

Sie können sofort mit dieser Lösung starten, auch wenn diese Variante einige Nachteile mit sich bringt, die wir mit den avisierten neuen Funktion (siehe unten) aufheben wollen:

  • Legen Sie einen neuen Abwesenheitsgrund „Kurzarbeit“ an unter Menü > Einstellungen > Abwesenheitsgründe
  • Stellen bei der Abwesensheitsart die Zeitgutschrift auf „durchschnittlicher Arbeitstag des Nutzers“
  • Tragen Sie bei den einzelnen Benutzern die Kurzarbeit nun als Abwesenheitszeiträume ein

Diese Lösung markiert alle betroffenen Nutzer in der Anwesenheitsansicht und die markierten Tage werden im Zeitkonto kompensiert.

Nachteile dieser Lösung sind:

  • viel manuelle Arbeit bei der Eintragung
  • Führt zu Problemen, wenn die Kurzarbeit nur anteilig abgerechnet wird
  • Verrechnet nicht automatisch die bestehenden Überstundenkonten
  • Keine direkte Unterstützung in der Abrechnung bzw. Beantragung der Kurzarbeitsstunden
  • eine automatische Verrechnung mit eingetragenen Urlauben und Krankheiten ist nicht möglich

 

Neue Lösung mit extra Funktion für Kurzarbeit

askDANTE wird Ihnen so schnell wie möglich eine spezielle Funktion für Kurzarbeit zur Verfügung stellen. Ziel ist es, die genannten Nachteile der Abwesenheitsgründe zu umgehen und Ihnen eine schnelle und einfache Hilfestellung für Konfiguration und Abrechnung der Kurzarbeitsstunden anzubieten.

Die neue Funktion wird so funktionieren:

  • Sie erstellen über Menü > Verwaltung > Kurzarbeit einen Kurzarbeitszeitraum, üblicherweise einen Kalendermonat. Die Funktion ist ähnlich zu benutzen wie die Leistungszeiträume. Für das Fortsetzen der Kurzarbeit über mehrere Monate erstellen Sie bitte mehrere Zeiträume.
  • In jedem Kurzarbeitszeitraum können Sie die betroffenen Mitarbeiter auswählen und hinzufügen. Sie können die Mitarbeiter einzeln auswählen, alle hinzufügen oder die Mitarbeiter aus einem anderen Zeitraum übernehmen.
  • Alle Mitarbeiter werden in der Anwesenheitsansicht markiert wie unten auf dem Screenshot gezeigt
  • Die Mitarbeiter können in Kurzarbeit nach wie vor Zeiten erfassen, Krankmeldungen einreichen oder in Urlaub gehen. Es werden jedoch nicht die vollen Sollstunden erreicht, daher sammeln sich „Minusstunden“ bei den Mitarbeitern. Sie bekommen hierfür eine Funktion zur Abrechnung der Kurzarbeitsstunden bereitgestellt, welche alle Zeitkonten der Mitarbeiter auf Knopfdruck wieder ausgleicht – und zwar unter Berücksichtigung aller geleisteten Stunden, Urlaub, Krankheit sowie des Überstundenkontos.
  • Für Ihren Antrag zur Erstattung des Kurzarbeitsgeldes können Sie eine CSV Liste als Report über die angefallenen Kurzarbeitsstunden herunterladen.

Mit den genannten neuen Funktionen sparen Sie deutlichen Aufwand bei der Eingabe und bei der Abrechnung. Zudem bleiben die Zeitkonten der Mitarbeiter ausgeglichen und müssen nicht nachgearbeitet werden.

[Update 03.04.] Wir werden die neuen Funktionen schrittweise veröffentlichen, voraussichtlich ab KW 16. 

Thema 3: Releases und Lizenzversion

Um die Bereitstellung neuer Funktionen zu beschleunigen, werden wir in den nächsten Wochen zwischen den üblichen Monats-Updates weitere Versionen einspielen.

Für Lizenzkunden werden wir die neuen Funktionen ebenfalls kurzfristig bereitstellen und hierfür einen Bereich „Early Access“ unter support.askdante.com einrichten. Bitte beachten Sie, dass diese Versionen vorab und ohne die übliche monatliche Verzögerung bereitgestellt werden. Sofern die neuen Funktionen nicht dringend benötigt werden, empfehlen wir weiterhin die Installation des regulären Releases.

Bei weiteren Fragen

Sollten Sie in dieser besonderen Situation weitere Fragen haben, schreiben Sie uns gern an service@askdante.com

Abschließend verweisen wir nochmal auf unseren Newsletter, in dem Sie alle aktuellen Informationen und Neuigkeiten erfahren.

 

Bleiben Sie gesund!

Ihr askDANTE Team

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