Neun Tipps für effektives Zeitmanagement

Überlastung und Arbeit bis spät in die Nacht. Erfolgsversprechende Projekte, die liegen bleiben oder in Vergessenheit geraten. Oft liegt das Problem nicht an fehlender Zeit, sondern im falschen Zeitmanagement.

Zeit

Tipp 1: Organisieren

Nur wer den Überblick behält und seine Ziele definiert, kann seine Arbeitszeit effektiv planen. Daher sollte der Tag gut geplant sein. Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Wieviel Zeit soll dafür eingeplant werden. Sind die Prioritäten richtig verteilt und wo lauern Zeitfresser, die nicht zum Erfolg eines Projektes beitragen? Schnell erhält man einen Überblick darüber, was machbar ist und was verschoben werden muss.

 

Tipp 2: Limitieren und Terminieren

Etwa 50 Prozent des Engagements sollte in Aktivitäten gesteckt werden, die unmittelbar zum Erfolg eines Projektes beitragen. Nachdem man sich Gedanken darüber gemacht hat, wie viel Zeit in die einzelnen Abschnitte gesteckt werden muss, sollte jede Aufgabe ein Zeitlimit und einen Termin bekommen, an dem sie erledigen werden soll. Auch Arbeiten, die nicht unmittelbar zum Erfolg beitragen aber wichtig sind, sollten ein eigenes Zeitfenster bekommen. Zudem sind Pausen aktiv einzuplanen, um produktiv zu bleiben und die Energiereserven wieder aufzuladen.

 

Tipp 3: Priorisieren

Zu Beginn eines Tages oder Projektes sollte eine Liste aller Dinge angefertigt werden, die zu tun sind. Danach werden die Aufgaben differenziert: Welche sind wichtig und dringend, welche unwichtig aber dringend und welche wichtig aber nicht dringend.

 

Tipp 4: Zeit im Auge behalten

Wer sich in der Arbeit verliert, vergisst darüber die Zeit. Eine Uhr in Sichtweite hilft, die eingeplante Zeit im Auge zu behalten. Außerdem ist es sinnvoll, sich einen Alarm 15 Minuten vor dem Beginn einer neuen Aufgabe zu setzen. Wer seine Zeit mit einem Time Tracking Tool wie AskDante misst, kann über die Stoppuhr-Funktion auf einem Blick sehen, wie viele Minuten oder Stunden er schon verbraucht hat. Zudem sind die gemessenen Zeiten Erfahrungswerte, die bei der Planung und Terminierung ähnlicher Aufgaben helfen.

 

Tipp 5: Nein sagen und Deligieren

Der Mensch ist kein Roboter und der Tag hat nur 24 Stunden. Wer ständig neue Aufgaben annimmt und den Überblick über seine Zeit verliert, erledigt seine Arbeit schlecht und setzt sich selbst unnötigem Druck aus. Daher rechtzeitig Nein sagen und Aufgaben an Kollegen oder Mitarbeiter deligieren, um sich auf Wichtiges konzentrieren zu können.

 

Tipp 6: Eliminieren von Zeitfressern und Unterbrechungen

Das Telefon klingelt, eine neue E-Mail flattert ins Postfach, der Kollege kommt auf einen kurzen Plausch vorbei und der letzte Besuch auf Facebook ist auch schon wieder einige Minuten her. Wer produktiv arbeiten will, der sollte alle potenziellen Unterbrecher und Zeitfresser von seinem Arbeitsplatz eliminieren. Chatdienste wie WhatsApp und Skype sowie soziale Netzwerke am Besten soweit wie möglich abschalten, denn sie bergen das größte Potenzial zu Zeitfressern zu mutieren. Wer keine zeitkritischen Anrufe zu erwarten hat, kann sich einen Termin einrichten, an dem er Rückrufe tätigt. Das Gleiche gilt für das Bearbeiten von E-Mails. Und für ausufernde Telefonate und Meetings gilt sowieso, sie zu beenden, wenn sie nicht unmittelbar zum Erfolg eines Vorhabens beitragen.

 

Tipp 7: Fokussieren

Das Gleiche gilt für Multi-Tasking. Wer sich nicht auf eine Aufgabe konzentriert, wird sie nicht gut und zeiteffizient erledigen. Wer zudem ähnliche Aufgaben wie Schreiben, Telefonieren usw. zusammenfasst, kann Synergie-Effekte nutzen.

 

Tipp 8: Prokrastination bekämpfen

Menschen mit Aufschieberitis sind gehemmt, eine Aufgabe zu beginnen. Das kann vielschichtige Gründe haben. Große Projekte sollten auf kleine Aufgaben heruntergebrochen werden, um sich die Angst vor ihrer schlichten Größe zu nehmen. Ein weiterer Tipp ist es, sich vorzunehmen, erst einmal nur zehn Minuten an einem Projekt zu arbeiten. Oft stellt sich dadurch das erwünschte „ins Arbeiten kommen“ ein. Zudem hilft es zu wissen, zu welcher Tageszeit man besonders produktiv ist. Hier fällt der Einstieg besonders leicht.

 

Tipp 9: Perfektionismus ablegen

An unwichtigen Details sollte keine Zeit verschwendet werden. Selten wird am Ende alles so, wie man es sich am Anfang vorgestellt hat. Mehr zum Thema gibt es in unserem Artikel „Perfektionismus: ineffizient und karriereschädlich?“.

 

Foto: Gratisography.com

Schlagwörter
projektmanagement, tipps, work-life-balance, zeitaufwand, zeiterfassung, zeitfresser, zeitmanagement

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