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Fakturierbare Zeiten sind alle Arbeitsstunden, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Doch Vorsicht! Nicht alle Leistungen können abgerechnet werden. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Was bedeutet Fakturierung?

Der Begriff kommt aus dem Rechnungswesen und bezeichnet den Vorgang, Kunden bestimmte Leistungen oder Lieferungen in Rechnung zu stellen. Grundlage ist in der Regel die Arbeitszeit, die für das Erstellen einer Dienstleistung oder eines Erzeugnisses aufgewandt wurde. Arbeiten, die in keinem direkten Zusammenhang mit der Auftragserfüllung stehen, können nur teilweise oder gar nicht fakturiert werden.

Fakturierbare Arbeitsstunden

Um eine transparente und faire Grundlage für die Abrechnung Ihrer Aufträge zu gewährleisten, ist eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten wichtig. Denn ohne sie sind Kosten und Zeitaufwand für ein Projekt nur schwer abzuschätzen. Hier ist ein Zeiterfassungstool hilfreich, denn damit werden die einzelnen Tätigkeiten schnell und einfach auf die einzelnen Kunden bzw. Projekte gebucht. Tätigkeiten können in einem guten System als fakturierbar und nicht-fakturierbar gekennzeichnet werden.

Doch einige Tätigkeiten, die Sie direkt oder indirekt für den Auftrag des Kunden erledigen, können ihm nicht in Rechnung gestellt werden. Natürlich muss hier jeder seine Abrechnungskultur definieren. Meist verbergen sich hinter nicht-fakturierbaren Tätigkeiten aber verwaltende und organisatorische Aufgaben.

Typische Tätigkeitsbereiche, die nicht abrechenbar sind

1. Interne Kommunikation und Meetings

Unnötig lange Meetings, schlechte interne Kommunikation und Abstimmungsprobleme können dem Kunden natürlich nicht in Rechnung gestellt werden. Vielmehr sollten ineffiziente Prozesse schnellstmöglich identifiziert und behoben werden, damit an ihrer Stelle abrechenbare Tätigkeiten erledigt werden können.

2. Allgemeine Verwaltungsaufgaben ohne Kundenbezug

Ein häufiger Streitpunkt sind Aufgaben, die im Rahmen des Projektmanagements anfallen. Diese gehören zu jedem Kundenprojekt dazu und können bis zu einem gewissen Grad in Rechnung gestellt werden. Zu den abrechenbaren Tätigkeiten gehören z.B. die Beantwortung von Kunden-E-Mails. Nicht fakturiert werden in der Regel Arbeiten wie die Angebots- und Rechnungserstellung sowie allgemeine, nicht auftragsbezogene Verwaltungs- oder Planungsaufgaben.

3. Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Es gehört zum normalen Firmenalltag, dass neue Mitarbeiter oder Teammitglieder eingearbeitet werden müssen. Diese brauchen natürlich am Anfang länger für ihre Aufgaben, häufig ist auch eine Kontrolle oder doppelte Bearbeitung notwendig. Die Arbeitszeit kann dem Kunden selbstverständlich nicht vollständig in Rechnung gestellt werden. Sitzt ein neuer Mitarbeiter an einem Kundenprojekt, so sollte die Zeit in Rechnung gestellt werden, die ein eingearbeiteter Mitarbeiter gebraucht hätte.

4. Selbst verschuldete Fehler und technische Probleme

Niemand ist davor gefeit, etwas verkehrt zu machen. Nur sollte das nicht zu Lasten des Kunden gehen. Das gleiche gilt, wenn die technische Infrastruktur streikt und die Zeit für das Beheben eines Druckerproblems oder ähnlichem aufgewendet werden muss.

Fakturierbare Stunden mit askDANTE

Mit askDANTE kann bereits beim Anlegen von Tätigkeiten entschieden werden, ob die erfassten Stunden fakturierbar oder nicht-fakturierbar sind. Wichtig für die Abrechnung ist zudem ein detaillierter Aufstellung, auf der alle Stunden – egal ob abrechenbar oder nicht – aufgeführt werden. Diese lässt sich mit askDANTE ganz einfach erstellen und als PDF- oder Excel-Datei exportieren.

Gut zu wissen: Pflichtangaben bei Rechnungen

Diese sind nach §14 Abs.4 Satz 1 UStG vorgeschrieben

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Steuernummer – die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Ausstellungsdatum

Rechnungsnummer – eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird

Leistungsumfang – die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Entgelt – das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist

Umsatzsteuer – den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,

in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und

in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift“.

 

von | 13.07.2015

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Bild: Samuel Zeller / Unsplash

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