Zeiterfassung in der Jugendhilfe

Können Sie kurz beschreiben, was freestyle e.V. für ein Verein ist?

Christian Peters: freestyle e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der ambulante und stationäre Jugendhilfe in Berlin durchführt. Wir unterstützen zum Beispiel Jugendliche bei der Wohnungs- oder Ausbildungsplatzsuche und bieten Hilfen zur Erziehung an. Zudem geben wir mit verschiedenen Projekten den Jugendlichen die Möglichkeit zu zeigen, was sie können. Es ist wichtig, ihnen zu vermitteln, dass sie etwas wert sind.

Wie gestaltet sich Ihre Arbeitszeit und die Ihrer Mitarbeiter? Sie kommen vermutlich nicht morgens ins Büro und gehen am Nachmittag pünktlich nach Hause.

Christian Peters: Das ist wahr, wir arbeiten ein bisschen anders. Unsere Betreuer machen Termine, die sie meist völlig frei legen können. Die Arbeitszeit ist dadurch sehr flexibel. So kann es vorkommen, dass man eine vierstündige Mittagspause hat und erst am späten Nachmittag wieder arbeitet. Die meiste Zeit sind wir eher unterwegs und nicht im Büro. Es gibt aber auch Tage, da ist der Job einfach Nine to Five.

Wie wird das Zeiterfassungssystem askDANTE bei Ihnen eingesetzt?

Christian Peters: Wir nutzen den Windows-Client, die Browser-Anwendung und vor allem die iOS-/Android-App, mit der wir die Stunden von unterwegs messen können. Das hat uns die Arbeit sehr erleichtert. Vorher mussten wir Zeiten dreifach erfassen. Einmal die Arbeitsstunden der Mitarbeiter mit einer Excel-Tabelle. Dann hatten wir ein Extra-Tool für die Projektzeiten, die wir mit dem Berliner Senat abrechnen können und ein System, wo eingetragen wurde, was der Betreuer konkret gemacht hat. Alles das machen wir jetzt nur noch mit askDANTE, was wirklich toll ist. Außerdem hat jetzt jeder Mitarbeiter einen Überblick über seine Arbeits- und Projektzeiten, das war früher nicht so ohne weiteres möglich.

Generell nutzen wir askDANTE eher klassisch, also erfassen Arbeitszeiten. Die Leistungen für die Klienten messen wir mit der Projektzeiterfassung. Bei uns sind die Projekte dann einfach die Namen der Klienten. Die Daten laden wir dann mittels Reporting aus askDANTE herunter und können die Leistungen auf diese Weise leicht mit dem Senat abrechnen. Da in Echtzeit erfasst wird, habe ich immer einen aktuellen Überblick über die Zeiten aller Mitarbeiter. Toll finden wir auch, dass wir zum Beispiel bei internen Sitzungen die Arbeitszeit gleich als nicht-fakturierbar erfassen können.

Gut wäre noch ein Feature für Projektbudgets. Wir haben pro Jugendlichen immer nur ein bestimmtes Budget zur Verfügung. Alles, was darüber hinaus geht, können wir nicht abrechnen. Daher wäre es uns wichtig auch hier einen Überblick zu haben, damit wir die Zeiten gut auf den Monat verteilen und zumindest auf einen Blick sehen können, wie viel schon ohne Entgelt geleistet wurde. Wie ich gehört habe, ist eine solche Funktion geplant?

Ja, das stimmt. (Diese Funktion gibt es seit Mitte April 2015, Anm. der Redaktion)

Welche Gründe gab es für Sie noch, sich für askDANTE zu entscheiden?

Christian Peters: Für uns war von Anfang an klar, dass wir eine webbasierte Lösung suchen. Wir haben keine IT-Abteilung und so kam eine klassische Serverlösung nicht für uns in Frage. Das Abo-Modell von askDANTE ist genau das Richtige für uns. Es ist super kalkulierbar. Ich habe vor meiner Recherche einen Anforderungskatalog zusammengestellt und askDANTE hat von allen Anbietern die meisten dieser Punkte erfüllt. Toll ist zum Beispiel die automatische Überstundenerfassung, die man bei anderen Anbietern nicht findet. Bei den getesteten Systemen war mir das Eintragen der Überstunden viel zu kompliziert, in askDANTE erfolgt das einfach automatisch.

Und bei keinem der anderen getesteten Anbieter gab es die Möglichkeit, die Urlaubsplanung direkt über das System vorzunehmen. Ein weiterer Pluspunkt für askDANTE. Wir sind wirklich sehr zufrieden mit der Software. Sie bietet uns ein Plus an Flexibilität und ist intuitiv bedienbar. Wir konnten sogar auf eine Schulung verzichten, denn jeder, der mit einem Smartphone umgehen kann, kann askDANTE innerhalb kurzer Zeit verstehen und benutzen. Den Preis finde ich, für die vielen Funktionen, die man bekommt, absolut fair. Also, wir sind rundum zufrieden.