Arbeitszeitkonto: Diese Funktionen braucht HR

Ein Arbeitszeitkonto ist der Mittelpunkt einer elektronischen Arbeitszeiterfassung. Im Arbeitszeitkonto werden gearbeitete Stunden von Mitarbeitern im Hinblick auf ihre Sollzeiten aufgezeichnet. Auf diese Weise gewinnen Beschäftigte Überblick über den eigens geleisteten Arbeitsumfang. Vorgesetze profitieren dagegen von einer elementaren Grundbasis für die korrekte Lohnabrechnung.

Was ein Arbeitszeitkonto funktional leisten muss, um Unternehmen in dieser Hinsicht zu unterstützen, erfahren Sie hier.

Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Das Arbeitszeitkonto ist ein zentrales Werkzeug für das interne Arbeitszeitmanagement von KMUs. In der Regel werden Arbeitszeitkonten für die Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle eingesetzt. So behalten Vorgesetzte Übersicht bei der Personaleinplanung und geben Beschäftigten Raum für die Ausgestaltung der eigenen Arbeitszeit.

Auf einem Arbeitszeitkonto wird die tatsächlich geleistete Arbeit eines Mitarbeiters mit der vertraglich zu leistenden Arbeitszeit verrechnet. Zudem berücksichtigt es Urlaubsansprüche sowie Krankheitstage und gibt beiden Vertragsparteien einen Überblick über Fehlzeiten und Überstunden.

Unterschied Langzeit- und Kurzzeitkonten

Man unterscheidet zwischen Langzeit- und Kurzzeitkonten. Auf Langzeitkonten können Stunden über mehrere Jahre gesammelt werden und dienen dann als Ausgleich für ein Sabbatical oder den frühen Renteneintritt mit Altersteilzeit. Durch den langen Zeitraum müssen sie daher gegen Insolvenz abgesichert sein. Kurzzeitkonten, auch Gleitzeit bzw. Gleitzeitkonto genannt, halten nur kurzfristige Schwankungen der Arbeitszeiten fest.

Wie funktioniert ein elektronisches Zeitkonto?

Ein Arbeitszeitkonto wird in der Regel an eine elektronische Zeiterfassung gekoppelt. Das ist im Prinzip das wichtigste Zusammenspiel für Arbeitgeber, die Übersicht in der Teamplanung und fehlerfreie Prozesse in der Buchhaltung suchen.

Dem System zur Arbeitszeiterfassung obliegen im Prinzip zwei Kernfunktionen:

• Die eigentliche Zeiterfassung bzw. Stempelung von Arbeitszeiten: Das Erfassen von Kommen und Gehen erfolgt durch die Mitarbeiter auf verschiedenen Endgeräten – per Zeiterfassungsterminal, PC-Anwendung oder Smartphone.

Oftmals kombinieren Teams auch eine Erfassung auf den verschiedenen Erfassungstypen. Dies stellt den einfachsten Schritt einer digitalen Zeiterfassung dar.

• Die komplexe Zeitbewirtschaftung: Was passiert nämlich, wenn Arbeitsstunden zu bestimmten Uhrzeiten (Nachtarbeit) anders bewertet werden als zu den „üblichen“? Und wie werden Feiertage und der Feiertagszuschlag mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verrechnet? Wie Überstunden bewertet?

Das und noch viel mehr berechnet ein elektronisches Zeitkonto automatisch. Die Daten können anschließend über eine Schnittstelle – sprich die Lohnanbindung – direkt ins Lohnbuchhaltungs-System gespielt werden.

Urlaubsplanung über das Zeiterfassungssystem

Auch die Urlaubsverwaltung kann heute komplett über eine Zeiterfassungssoftware organisiert werden. Einige Tools bieten Kalenderübersichten, über die Mitarbeiter und Teamleiter auf einem Blick sehen können, an welchen Tagen Urlaub genommen werden kann. Der Antrag wird dann elektronisch an den zuständigen Vorgesetzten geschickt, der ihn mit einem Klick bestätigen oder ablehnen kann. Lange Abstimmungsprozesse werden dadurch vermieden.

Schichtplanung

Zudem können über bestimmte Zeiterfassungssysteme Schichten geplant und verteilt werden. Über den digitalen Schichtplaner lassen sich auf einem Blick feststellen, ob der Personalbedarf gedeckt ist oder zusätzliches Personal eingeplant werden muss. Auf elektronischem Wege können Mitarbeiter zudem Einsatzwünsche kommunizieren und ihre Schichten abrufen. Durch die Entwicklung flexibler Schichtsysteme wird eine elektronische PEP sogar unabdingbar, um die Komplexität des Dienstplan effizient und fehlerlos zu managen.

Mitarbeiter Selfservice

Zudem bietet ein elektronisches Arbeitszeitkonto beiden Seiten jederzeit einen guten Überblick über die geleistete Arbeitszeit, verfügbare Urlaubstage, Fehlzeiten und Überstunden. Viele Systeme halten sogar die Möglichkeit bereit, diese Daten von zu Hause aus oder über eine Smartphone App abzurufen. Im Zuge des Wertewandels in der Arbeitswelt führt das zu mehr Eigenverantwortung und Flexibilität der Mitarbeiter, denn sie können selbst kontrollieren, wie viele Stunden sie innerhalb eines Leistungszeitraums erarbeitet haben.

Highlight-Funktionen für HR im Arbeitszeitkonto

Die Arbeitsweisen von Teams entwickeln sich im Zuge von New Work kontinuierlich weiter. Unternehmen sind nicht selten dazu angehalten, auf gewisse Trends in dieser Hinsicht zu reagieren. Leistungsstarke Arbeitszeitkonten können dafür ideale Partnerlösungen sein: Seien es die Zeiterfassung im Homeoffice, die Raucherpause oder das Thema Arbeitszeitbetrug – die Einführung einer Zeiterfassung kann Teams bei diesen Themen auf unterschiedliche Art und Weise unterstützen.