Infopoint – eAU abrufen mit askDANTE

Die eAU-Funktion finden Sie, wenn Sie die eAU-Schnittstelle aktiviert haben. Erst nach Aktivierung der Schnittstelle werden alle entsprechenden eAU-Eingabefelder in der Anwendung eingeblendet.

Schritt 1: Betriebsnummer in askDANTE unter Standorten im Bereich Einstellungen hinterlegen.

Schritt 2: Personalnummern Ihrer Mitarbeiter mit Lohnabrechnung abgleichen und hinterlegen.

Schritt 3: Um eAU abfragen zu können, jetzt eAU-Schnittstelle in askDANTE aktivieren.

Schritt 4: Im nächsten Schritt Sozialversicherungsdaten per CSV-Import hinterlegen. Hierfür wird ein Datenexport (Excel oder CSV) Ihrer Mitarbeiter-Stammdaten benötigt. Welche Spalten relevant sind, finden Sie in diesem Blogartikel und Video. Schauen Sie sich dazu auch unsere Demo-Datei zum Daten-Import an: im CSV-Format und Excel-Format.

Schritt 5: Der Arbeitgeber trägt jetzt über „Ausfälle“ neue Krankschreibung ein.

Schritt 6: Klicken Sie nun auf „weiter zur eau“ und starten Sie nun die eAU Abfrage in askDANTE.

Folgende Voraussetzungen bestehen, damit Sie die eAU in askDANTE abrufen können:

1. Personalnummern und Betriebsnummer hinterlegen
2. eAU-Schnittstelle aktivieren
3. Sozialversicherungsdaten per Lohnprogramm abgleichen und anschließend per CSV-Import in askDANTE aktualisieren

Hinterlegen Sie die Personalnummern Ihrer Mitarbeiter und Ihre Betriebsnummer. Aktivieren Sie nun die eAU-Schnittstelle in askDANTE. Anschließend sind Sozialversicherungsdaten (Versicherungsnummern und Versicherungszeiträume) per CSV-Import einzutragen. Bitte beachten Sie, dass der Datenexport mit Ihrem Lohnprogramm zuvor abgeglichen worden ist. Jetzt können Sie in askDANTE die eAU abrufen.

Wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich „Einstellungen“ und „Schnittstellen“, klicken Sie anschließend auf die Kachel „eAU“. Gehen Sie auf „Bearbeiten“, aktivieren Sie im neu geöffneten Modulfenster die eAU-Schnittstelle und füllen Sie alle Felder unter Angabe Ihrer Daten aus. Fertig!

Wie die Aktivierung der eAU-Schnittstelle genau aussieht, sehen Sie auch in unserem Video.

Unter „Mein Profil“ finden Sie den Reiter „Versicherung“. Hier hinterlegen Sie die Sozialversicherungsdaten Ihrer Mitarbeiter per CSV-Import. Dazu zählen Angaben, wie: Versicherungszeitraum, Versicherungsart und Versicherungsnummer. Hier definieren Sie auch die Frist für die AU Abgabe.

Wie Sie den CSV-Import durchführen und welche Mitarbeiter-Stammdaten konkret benötigt werden, sehen Sie in diesem Video.

Gehen Sie in den Bereich „Einstellungen“ und „Standorte“, und wählen Sie dort Ihren Standort aus. Hier öffnet sich ein Modulfenster, wo Sie im entsprechenden Feld Ihre Betriebsnummer hinterlegen. Sind Betriebe an zwei Standorten tätig, sind zwei Betriebsnummern gefordert.

Die achtstellige Betriebsnummer benötigt jeder Arbeitgeber zur Meldung von Sozialversicherungsdaten. Sie wird auch bei der eAU Abfrage an die Krankenkassen übermittelt und muss daher in askDANTE hinterlegt werden.

Die CSV-Funktion finden Sie im Hauptmenü unter „Verwaltung“ und „Benutzer“ im Button „importieren“. Erstellen Sie zuerst eine Excel- oder CSV-Datei mit allen relevanten Mitarbeiter-Stammdaten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Personaldaten von einem Lohnprogramm abgeglichen wurden, bevor sie in askDANTE per CVS-Import eingepflegt werden. Importieren Sie die Datei anschließend per Drag and Drop. Welche Daten relevant sind und wie Sie Ihre Datei aufbauen, sehen Sie in dieser Beispieldatei im Excel- und im CSV-Format. Damit Ihr CSV-Import erfolgreich ist, empfehlen wir Ihnen, sich an den Aufbau dieser Demo-Datei zu halten.

Eine umfangreiche Anleitung zum CSV-Import finden Sie in unserem Handbuch oder als Videotutorial.

Unter dem Reiter „Ausfälle“ in der Benutzerverwaltung finden Sie die Spalte „eAU“. Hier zeigt Ihnen ein Ampelsystem farblich an, in welchem Status sich Ihre eAU Abfrage befindet.

• Orange = eAU Abfrage ist noch nicht abgeschlossen
• Grün = eAU liegt für gesamten Zeitraum vor
• Rot = eAU konnte nicht abgerufen werden oder eAU deckt nicht kompletten Zeitraum ab
• Grau = eAU wurde noch nicht abgefragt

In der Regel kommt es dazu, dass Krankenkassen keine Rückmeldung geben, wenn ihnen keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von ärztlicher Seite übermittelt wurde. In solchen Fällen greift ein Ersatzverfahren. Wir empfehlen an dieser Stelle, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nach einem ärztlichen Papierbeleg über die Arbeitsunfähigkeit fragen, der nach wie vor ausgestellt wird.

Im Allgemeinen gilt: Die eAU Abfrage wird grundsätzlich auch im Lohnprogramm durchgeführt. Die eAU Abfrage in askDANTE stellt somit eine Zusatzanfrage dar, mit der Sie als Arbeitgeber nach Wunsch alle Informationen bezüglich Ihrer eAU Abfrage schneller und einfacher erhalten können. Mit askDANTE ist die Übergabe einer eAU Abfrage an den Lohn nicht direkt möglich. Es besteht jedoch die Möglichkeit zum Download einer detaillierten Krankheitsübersicht, die Sie dem Lohn bereitstellen können.

Die eAU Abfrage steht allen askDANTE Kunden in den gebuchten Tarifpaketen Professional (ehemals TA+) und Enterprise (ehemals Flat/Private Server) kostenfrei zur Verfügung. Von diesem Angebot ausgenommen sind der Tarif Starter (ehemals TA) und alle kostenlosen Tarifpakete.

Die Vorteile

• Komfortabel: eAU-Abfrage läuft direkt über die Zeiterfassung von askDANTE (per Schnittstelle)
• Schnell: eAU-Abfrage erfolgt mit einem Klick!
• Direkte Info an Arbeitgeber: Rückmeldung der Krankenkassen zur eAU erfolgt automatisch in askDANTE
• Volle Transparenz: Info über eAU-Nachweis ist schneller beim Arbeitgeber (alternativ muss z. B. bis zur Lohnabrechnung gewartet werden)
• Arbeitgeber müssen kein Lohnprogramm im Hause haben oder ihr Steuerbüro bzgl. eAU-Nachweis kontaktieren
• eAU wird in askDANTE hinterlegt und kann gleich „weiterverarbeitet“ werden (z. B. für Zuschlagsberechnungen, Personaleinsatzplanung, Vergütung von Arbeitsstunden bei Lohnempfängern usw.)
• askDANTE kann alle Krankmeldungen von den Krankenkassen abrufen (ganz gleich, ob Ärzte mit eAU oder Ersatzverfahren übermitteln)

Ja – seit 2023 besteht für Arbeitgeber die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter elektronisch direkt bei den Krankenkassen abzufragen. Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber ab sofort nur noch über ihre Krankmeldung informieren, jedoch keine Bescheinigung vorlegen.