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Sie sind auf der Suche nach der passenden Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen oder wurden von Ihrem Chef beauftragt, die richtige Software zu finden? Wir geben Ihnen einige Tipps, worauf sie achten sollten.

Zeiterfassung ja, aber bitte das Passende

Wer einmal bei Google das Wort Zeiterfassung eingegeben oder in eine Anbieterübersicht geschaut hat, erkennt, dass der Markt von Anbietern überschwemmt zu sein scheint. Dieser erste Eindruck täuscht, denn die Ergebnisse unterscheiden sich untereinander sehr. Einige der aufgelisteten Seiten führen zu umfangreichen Software-Paketen, die Zeiterfassung nur als Zusatzleistung anbieten. Andere sind auf einen bestimmten Anwendungsfall beschränkt. Hier finden sich Spezialanbieter für Logistik-Software genauso, wie kleine Apps für Freiberufler und große Workforce-Lösungen für Konzerne. Irgendwo dazwischen sind die Zeitwirtschaftssysteme, die sich an kleine und mittelständische Unternehmen richten.

Die Unübersichtlichkeit und geringe Transparenz des Marktes führt leider immer wieder dazu, dass Kunden auf zu teure oder zu einfache Lösungen zurückgreifen. Nicht immer ist das erste Suchergebnis das Richtige für den persönlichen Anwendungsfall.

Sie sollten sich daher im Vorfeld folgende Fragen stellen:

a) Was soll die Software abdecken (Funktionsumfang)?

b) Passt die Software zur Anzahl meiner Mitarbeiter?

c) Welche IT-Infrastruktur habe ich vor Ort (Hosting)?

d) Wo landen meine Daten (Cloudanbieter)?

Einfach aber funktional eingeschränkt

Viele, gerade jüngere Anbieter werben offensiv mit Reizwörtern wie „einfach“ und „schnell“. Einfach bedeutet dabei oft nicht eine einfache, d.h. intuitive Bedienung, sondern eine Herunterbrechung auf Basisfunktionen, die die Software schlicht einfach machen. Werden die Anwendungsfälle komplexer, was bei heterogenen Arbeitsverträgen und Belegschaften, Tarifregelungen und anderen gesetzlichen Vorgaben schnell passieren kann, stoßen diese Programme schnell an ihre Grenzen. Große Anbieter sind in der Regel darauf ausgerichtet, sehr große Unternehmensstrukturen abzubilden. Ihre Software erfordert dadurch eine umfangreiche IT-Struktur (SAP). Sie sind daher für kleinere Unternehmen auch nicht die richtige Wahl.

Auch Software altert

Achten Sie bei Ihrer Recherche darauf, dass der Anbieter weder zu jung (StartUp) noch zu alt ist. Die Einführung einer Zeiterfassung ist ein Prozess, der nicht jedes Jahr wiederholt werden kann, nur weil der Dienstleister vom Markt verschwindet. Wie in anderen Bereichen auch, entwickeln sich Computersprachen weiter oder werden durch eine neue ersetzt. Daher können auch zu alte Lösungen zum Problem werden, weil sie irgendwann mit der technologischen Entwicklung nicht mehr mithalten können und ineffizient werden. So ist zum Beispiel bei der mobilen Zeiterfassung immer wieder zu beobachten, dass Notlösungen programmiert werden, weil die mobile Nutzung nicht anders in die Programmierung des Systems integriert werden kann.

Welche Anbieter kommen in Frage?

Schauen Sie bei der Wahl Ihrer HR-Software genau hin und achten Sie darauf:

a) Ist der Anbieter mindestens 10 Jahre alt?

b) Entspricht die Optik der Software modernen Standards?

c) Kommt der Anbieter aus Deutschland oder kennt er sich potenziell mit dem deutschen Arbeits- und Tarifrecht aus?

Im besten Falle suchen Sie nicht im Internet, sondern besuchen Sie Messen wie die Personal Nord & Süd oder die Zukunft Personal und lassen sich vor Ort beraten. Dort kann Ihnen die Software persönlich erklärt werden und Sie erhalten einen Eindruck von den Menschen, die dahinter stehen.

Testen Sie die Software und stellen Sie Fragen

Nur durch Anwendung können Sie am Ende herausfinden, welche Software die richtige für Sie ist. Spielen Sie verschiedene Szenarien mit den Programmen durch, die Sie in die engere Auswahl genommen haben. Stellen Sie dem Anbieter Fragen und nehmen Sie an Webinaren und Schulungen teil, wenn diese angeboten werden.

Egal wie intuitiv die Software am Ende für Ihre Mitarbeiter zu bedienen ist, wenn Sie komplexe Strukturen abbilden kann, müssen Sie verstehen, wie die Bedienlogik des Programms funktioniert und was Sie damit machen können. Deckt die Software für Zeiterfassung oder Schichtplanung nicht alles ab, was Sie sich wünschen, so fragen Sie nach Möglichkeiten der Anpassung oder Weiterentwicklungen. Einige IT-Dienstleister nehmen Ihr Input gern auf und machen individuelle Anpassungen für Sie.

von | 05.12.2017

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